会计电算化班 讲义 第三章.docx
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会计电算化班讲义第三章
第一部分第三章 会计电算化基本要求
【系统讲解】
第一节会计电算化法规制度
第二节会计核算软件的要求
第三节会计电算化岗位及权限设置要求
第四节计算机代替手工记账的基本要求
第五节会计电算化档案管理的基本要求
第一节 会计电算化法规制度
一、中国人民共和国会计法
二、会计基础工作规范
三、会计档案管理办法
一、中国人民共和国会计法
1.名称：
1999年10月31日，新修订《中国人民共和国会计法》
2.要求：
使用的会计软件应达到财政部规定功能和技术标准；计算机生成的会计资料应符合国家统一的会计制度；
资料要求：
由会计凭证、账簿等在格式、内容、数据合法、真实、准确、完整等方面必须符合国家统一会计制度的规定。
二、会计基础工作规范
1.名称：
1996年，财政部《会计基础工作规范》
2.要求：
对于机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员记账人员及会计机构够负责人、会计主管人员印章或签字；账簿要按时打印。
三、会计档案管理办法
1.名称：
1998年，财政部《会计档案管理办法》
2.要求：
采用电算化会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案，具备采用磁介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
时间
名称
1999年10月31日
会计法
1989年底
会计核算软件管理的几项规定《试行》
1990年7月
关于会计核算软件评审问题的补充规定《试行》
1994年
会计核算软件基本功能规范----生产商
1994年
会计电算化管理办法----管理者
1996年
会计电算化工作规范
1996年
会计基础工作规范
1998年
会计档案管理办法
2008年6月
企业内部控制基本规范
2008年11月
中国会计信息化委员会暨XBRL中国地区组织成立
第二节 会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求
二、会计数据输入功能的基本要求
三、会计数据处理功能的基本要求
四、会计数据输出功能的基本要求
【例题·单选题】1989年财政部颁布的会计电算化法规是（ ）。
A.《会计电算化管理办法》
B.《商品化会计核算软件评审规则》
C.《会计核算软件基本功能规范》
D.《会计核算软件管理的几项规定（试行）》
【答案】D
【解析】1989年财政部颁布《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，其余三项都是在1994年颁布的。
一、会计核算软件的基本要求
1.合规性：
符合我国法律、法规、规章，提高会计工作效率
2.分期核算：
可以划分会计期间，进行分期结账和编制报表
3.中文语言：
输入、屏显、打印输出必须采用中文、可同时提供少数民族文字或者外国文字对照
4.分工权限：
人员岗位及操作权限设置
5.接口标准：
GB/T19581-2004《信息技术-会计核算软件数据接口》
6.系统稳定：
会计核算软件在设计性能允许使用的范围内，不能造成死机、非正常退出
7.数据恢复：
应当具备数据备份，利用现有的数据恢复到最近状态
8.内部审批：
升级系统、改变环境时需要内部审批
9.技术服务：
软件销售单位必须为使用单位提供人员培训、运行维护、版本更新等服务
二、会计数据输入功能的基本要求
1.对初始数据输入的基本要求
（1）初始项目完整：
科目名称、编号、年初数、期初数、累计发生额、数量指标；
（2）数据完整：
包含本期对账的未达账项；
（3）核算方法：
记账、折旧、计价、成本核算，记录更改过程；
（4）自动转账：
设置自动转账定义；
（5）操作权限：
具有操作权限、登陆密码的设置功能；
（6）平衡校验：
期初数据平衡校验；
（7）符合规章：
科目、编码符合统一会计制度。
2.输入原始凭证的相关要求
（1）项目齐全：
包含原始凭证输入的全部项目；
（2）记账凭证、原始凭证同时输入：
金额相等校验、同时审核；
（3）原始凭证生成记账凭证：
审核后生成记账凭证，记账凭证登账后不能修改原始凭证。
3.输入记账凭证的相关要求
基本要求
（1）项目齐全：
日期、编号、摘要、会计科目或编码、金额；
（2）输入选择：
凭证号可手工输入也可自动生成。
控制功能
（1）凭证号检查：
是否重号；
（2）自动参照：
输入科目编码，自动参照出科目名称；
（3）借贷平衡：
借贷双方金额不平衡，拒绝执行；
（4）借贷完整：
有借必有贷，只有单方应拒绝执行；
（5）凭证字控制：
收款凭证借方必有库存现金或银行存款，付款凭证贷方必有库存现金或银行存款；
（6）修改控制：
未审核未记账可修改、审核记账不能修改，红字凭证冲销法或补充凭证法；
（7）权限控制：
审核制单不能同一人。
三、会计数据输出功能的基本要求
1.屏幕查询的基本要求
（1）科目查询：
包括总分科目、明细分类科目，金额项目完整；
（2）凭证查询：
包括已经输入的记账凭证、原始凭证；
（3）账簿查询：
本期和以前期间内的总账、明细账；
（4）往来查询：
往来账款结算情况；
（5）会计报表：
本期和以前期间内的会计报表；
（6）结账提示：
若查询出来的数据已结账，给出提示。
2.打印输出的基本要求
（1）凭证打印：
应提供机内记账凭证打印输出的功能，格式内容符合国家统一制度要求；
（2）原始凭证：
应提供机内原始凭证打印输出的功能格式符合统一制度要求；
（3）账簿打印：
包括日记账、明细账、总分类账，三栏、多栏、数量金额；
（4）数据来源：
数据来源一致下，总账由余额表替代（判断题）；
（5）格式要求：
在保证会计账簿清晰的条件下，表格线可适当减少；
（6）满页打印：
对于业务量较少的账户，可以提供满页打印输出功能。
3.提供的其他数据输出要求
（1）生成的会计账簿、会计报表不能提供直接修改功能；
（2）年终结账提供强制备份功能：
可以备份到磁带、可装卸硬盘、软盘中。
四、会计数据处理功能的基本要求
1.账簿登记：
根据审核的记账凭证及所附原始凭证；
2.银行对账：
手工辅助下完成银行自动对账；
3.期末结账：
结账前检查机制凭证、结账状态，结账后不能输入上一期数据；
4.会计报表：
应提供会计报表的自定义功能，包括定义报表格式、项目、各项数据来源、表内和表间数据运算和稽核关系；
5.数据安全：
应具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能，磁性数据应进行双备份；
6.提供会计制度允许的多种会计核算制度备选，对会计核算方法的更改，必须有相应更改记录。
第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
一、电算化会计岗位的划分及职责
二、中小企业实行会计电算化的岗位设置
一、电算化会计岗位的划分及职责
岗位
岗位职责
能力要求
兼任
电算主管
协调计算机及会计软件系统运行工作
管理经验
会计主管
兼任
软件操作
输入记账凭证、原始凭证
输出记账凭证、账簿、报表
会计电算化初级
会计核算
兼任
审核记账
审核凭证、登记账簿、审核账簿报表
会计电算化初级
主管会计
兼任
电算维护
保证软、硬件正常运行，管理机内数据
会计电算化中级
专职
电算审查
监督运行、防止舞弊
会计电算化中级
稽核兼任
数据分析
机内会计数据分析
会计电算化中级
主管会计
兼任
档案管理
电算数据和程序备份、打印相关输出数据、档案保管
档案管理
软件开发
本单位会计软件开发和维护
二、中小企业实行会计电算化的岗位设置
1.对于中小企业可以一人兼任多岗
2.一人多岗要满足不相容职务分离的要求
【例题·多选题】下列属于电算维护人员的职责有（ ）。
A.定期检查软件、硬件的运行情况
B.负责软件的安装和调试工作
C.对系统进行功能完善、欠缺和改善
D.负责会计数据的录入
【答案】AB
【解析】电算维护人员不涉及具体业务操作。
C项属于电算主管的职责范围，选项D属于审核记账的职责。
第四节 计算机替代手工记账的基本要求
一、替代手工记账的任务和条件
二、替代手工记账的过程
一、替代手工记账的任务和条件
1.替代手工记账是会计电算化的目标之一
（1）替代手工记账（俗称甩账）是会计电算化的阶段性目标。
（2）广义：
将各种会计数据输入计算机，采用计算机和会计软件对输入的数据加工处理，生成会计信息并存储，按规定输出，即使用计算机替代手工记账、算账、报账过程。
（3）狭义：
是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式过渡阶段，脱离手工会计核算的过程。
2.替代手工记账的条件
（1）前提：
并行3个月以上（一般不超过6个月），数据一致输出整账表格式正确、签章齐全。
（2）基本条件：
①配备适用的会计软件和硬件设备
硬件设备：
必须配有足够的专门或主要用于会计核算的计算机或终端。
网络系统（会计核算软件模式）：
F/S（文件系统模式）、C/S（客户端访问模式）、B/S（网页访问模式），
适用的会计软件：
要进行总体规划、分步实施。
②配备相应的会计电算化工作人员
人才是会计电算化成功关键因素
持证上岗：
主要有三种培训形式，包括财政部培训、软件公司培训、企业自行培训
③建立严格的内部管理制度
保证会计电算化工作正常运行的重要措施
《会计电算化岗位责任制》
《会计电算化日常操作管理》
《会计电算化的计算机软件和硬件系统的维护管理》
《会计电算化系统的会计档案管理》
二、替代手工记账的过程
1.整理手工会计业务数据
（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账账实相符；
（2）整理各账户余额：
如果是年初建账，只需整理账户的期初余额；如果是年中建账，则还需整理以前个月个账户的发生额；
（3）清理往来账户和银行账户：
包括未达账项、往来账。
2.建立会计账户体系并确定编码
（1）符合财政部和有关部门的规定；
（2）满足本单位会计核算与管理的要求；
（3）满足会计报表的要求；
（4）保持体系完整，不能只有下级科目、没有上级科目；
（5）保持相对稳定；
（6）考虑与其他模块衔接；
（7）本级会计编码=上级科目全编码+本级编码。
3.规范账证表格式和会计核算方法与过程
（1）电算化方式下，部分会计资料格式需要修改，使重新确认的会计账、证、表格式更加规范；
（2）会计核算过程自动化程度高，要求预先确定数据传递次序，发挥计算机优势；
（3）结合计算机特点，重新确定会计核算方法。
4.会计核算软件初始化
（1）确定会计软件核算规则，输入基础数据；
（2）账务处理初始化、成本核算初始化、报表初始化和工资核算初始化。
5.计算机与手工并行
（1）双重劳动、双向对比检验，将计算机与手工核算的结果进行对比分析；
（2）时间选择：
可以选择年初、年末、季初、季末；
（3）原则：
前期人工为主计算机为辅，后期相反。
手工和计算机对比：
①检验各种核算方法；
②检查会计科目体系的正确性和完整性；
③考察操作熟练程度；
④纠正会计软件程序错误或业务处理错误，软件设计；
⑤错误则暂停试运行；
⑥建立各项管理制度；
⑦合理安排进度、学习经验、前期准备充分。
第五节 会计电算化档案管理的基本要求（重点内容）
一、会计电算化档案管理的基本要求
二、保存打印出的纸质会计档案
三、系统开发资料和会计软件系统应视同会计档案保管
四、制定与实施会计电算化档案管理制度
五、会计电算化档案安全和保密措施
一、会计电算化档案管理的基本要求
1.概念：
指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息。
2.范围：
包括记账凭证、会计账簿、会计报表、会计软件系统开发中编制的各种文档程序和资料。
3.要求：
符合国家统一的会计制度要求；
语言文字：
必须采用中文或中文对照；
磁性保存：
采用磁性介质保存的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
二、保存打印出的纸质会计档案
1.记账凭证
（1）计算机打印视同手工填制
（2）签章：
录入人员、复核人员、会计主管、出纳（收付凭证）
（3）直接录入并打印--保存打印。
（4）先手写再录入--任选存档。
2.会计账簿
（1）日清月结：
现金日记账、银行存款日记账每天打印（活页）；业务量少无法满页打印可按旬打印。
。
（2）明细账：
每年打印一次或按需打印。
（3）一般账簿：
按月、按季打印，业务量少可满页打印。
（4）总账打印：
每月打印，可用总分类科目余额、发生额对照表替代。
3.会计报表
会计报表按月打印。
三、系统开发资料和会计软件系统应视同会计档案保管
1.范围：
会计电算化档案包括系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单和各种解决方案
2.保管期限：
软件停止使用或有重大更改之后的5年
3.注意版本升级的管理。
【例题·多选题】下列属于电算化会计档案的有（ ）。
A.计算机中存储的会计账簿
B.打印输出的会计报表
C.会计核算软件
D.上机操作记录
【答案】ABC
【解析】电算化会计档案：
纸质打印输出的会计档案、磁性存储的会计档案，程序开发相关资料。
四、制定与实施会计电算化档案管理制度
1.存档手续；
2.各种安全和保密措施；
3.档案管理员的岗位责任制度；
4.档案分类管理办法；
5.档案使用的各种审批手续；
6.各种文档的保存期限及销毁手续。
各会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》规定执行。
五、会计电算化档案安全和保密措施
1.专人负责；
2.防磁、防火、防尘，重要会计档案异地双备份；
3.磁性介质资料定期复制；
4.原则上档案原件不得外借；
5.档案使用的各种审批手续。
【本部分总结】
1.本章内容第一次学习是倍感枯燥难懂，待学完实务操作部分回过头复习本章就会理解。
2.本章理论内容比较多，但逻辑紧密，注重理解基础。
3.把本章每个理论知识点和对应的操作放在一起去理解、操作，事半功倍。
4.本章是电算化知识的开门，入门后将海阔天空。
备注：
学完之后，请大家做讲义练习3
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