供应商采购管理制度.docx

1、供应商采购管理制度第七篇 采 购 管 理A 供应商管理制度供应商管理流程图GA01.供应商开发1.总则1. 1制定目的为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。1. 2适用范围本公司新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。1. 3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2. 供应商开发程序2.1供应商开发权责（1） 采购部负责供应商开发主导工作。（2） 开发部负责供应商样品的确认。（3） 品管部、生技部、生管部、采购部组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核。2.2供应商咨询来源新供应商咨询来源一般有下列方式：（

2、1） 各种采购指南。（2） 新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。（3） 各种产品发布会。（4） 各类产品展示（销）会。（5） 行业协会。（6） 行业或政府之统计调查报告或刊物。（7） 同行或供应商介绍。（8） 公开征询。（9） 供应商主动联络。（10）其他途径。2. 3供应商问卷调查2.3.1问卷设计问卷设计由采购部主导，品管、开发等单位协助。设计应注意的事项有：（1） 依本公司需要设计内容及设计。（2） 应尽可能掌握、了解供应商的资讯。（3） 易于填写。（4） 通俗易懂。（5） 便于整理。2.3.2供应商基本资料表应由厂商填写供应商基本资料表。该表包括下列内容：（1） 公司名称、地址、电话、

3、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。（2） 公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。（3） 设备状况。（4） 人力资源情况。（5） 主要产品及材料。（6） 主要客户。（7） 其他必要事项。2.3.3供应商问卷调查表供应商问卷调查表，一般包括下列内容：（1） 材料零件确认。（2） 品质验收与管制。（3） 采购合同。（4） 请款流程。（5） 售后服务。（6） 建议事项。2. 4供应商开发流程（1） 寻找供应商。（2） 填写供应商基本资料表。（3） 与供应商洽谈。（4） 必要时作样品鉴定。（5） 供应商问卷调查。（6） 提出供应商调查评核之申请。2.5后续工作依供应商调查规定

4、，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。3. 附件附件GA01-1 供应商基本资料表附件GA01-2供应商问卷调查表（范例）GA02.供应商调查1. 总则1. 1制定目的为了解供应商的制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。1. 2使用范围对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查，除另有规定外，悉以本规章办理。1. 3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2. 供应商调查作业规定2.1供应商调查程序（1） 采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织

5、供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。（2） 由采购、生技、品管、生管人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写供应商调查。（3） 评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。（4） 未经供应商调查认可之厂商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。2.2供应商调查评核2.2.1价格评核对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：（1） 原料价格。（2） 加工费用。（3） 评估方法。（4） 付款方式。 2.2.2技术评核 对供应商之生产技术，由生技部依下列因素作评核：（1） 技术水准。（2） 技术资料管理。

6、（3） 设备状况。（4） 工艺流程与作业标准。 2.2.3品质评核 对供应商之品质，由品管部依下列因素作评核：（1） 品管组织与体系。（2） 品质规范与标准。（3） 检验之方法与记录。（4） 纠正与预防措施。2.2.4生管评核对供应商之生产管理，有生管部依下列因素作评核：（1） 生产计划体系。（2） 最短及最长之交货期限。（3） 进度控制方法。（4） 异常排除能力。2. 3供应商复查规定（1） 经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。（2） 复查流程类同首次调查评核。（3） 复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。（4） 若供应商之交期、品质、价格或服务产生

7、重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要检查。3. 附件附件GA02-1供应商调查表（范例）GA03.供应商评鉴1.总则1.1制定目的为规范对合格供应商之日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。1.2适用范围仍在采购之合格供应商的评鉴，除另有规定外，悉依本规章执行。1.3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2.供应商评鉴程序2.1评鉴项目供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下（100分）：（1） 品质评鉴：40分（2） 交期评鉴：25分（3） 价格评鉴：15分（4） 服务评鉴：15分（5） 其他评鉴：5分2.2评

8、分办法2.2.1品质评鉴由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。（1） 计算：进料批次合格率=检验合格批数/总交验批数*100%（2） 评分：得分=40*进料批次合格率率2.2.2交期评鉴由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：（1） 如期交货得分25分（2） 延迟1-2日每批次扣2分（3） 延迟3-4日每批次扣5分（4） 延迟5-6日每批次扣10分（5） 延迟7日以上不得分本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批次订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。2.2.3价格评鉴由采购部依供应商之价格水准评分，方式如下：（1） 价格公平合理，报价迅速 10分（

9、2） 价格尚属公平，报价缓慢 8分（3） 价格稍微偏高，报价迅速 6分（4） 价格稍微偏高，报价缓慢 3分（5） 价格甚不合理或报价十分低效 0分2.2.4服务评鉴2.2.4.1抱怨处理评分由品管部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：（1） 诚意改善 8分（2） 尚能诚意改善 5分（3） 改善诚意不足 2分（4） 置之不理 0分2.2.4.2退货交换行动评分由采购部对不良退货交换行动评分：（1） 按期更换 7分（2） 偶尔拖延 5分（3） 经常拖延 2分（4） 置之不理 0分2.2.5其他评鉴由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，予以评分，满分5分。2.3评鉴办法（1）

10、 供应商之评鉴每月进行一次。（2） 将各项得分汇入供应商评鉴表，并合计总得分。（3） 每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分=每月得分总和/评鉴月数2.4评鉴分等供应商评鉴等级划分如下：（1） 平均得分90.1100分者为A等。（2） 平均得分80.190分者为B等。（3） 平均得分70.180分者为C等。（4） 平均得分60.170分者为D等。（5） 平均得分60分以下者为E等。2.5评鉴处理（1） A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。（2） B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。（3） C等厂商为合格厂商，由品管、采购等部门予以必要之辅导。（4） D等厂商

11、为辅导厂商，由品管、采购等部门予以辅导，三个月未能达到C等以上予以淘汰。（5） E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。（6） 被淘汰厂商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评估。3.附件附件GA03-1 供应商评鉴表GA04.供应商管理1.总则1.1制定目的为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。1.2适用范围凡本公司之供应商管理，除另有规定外，悉依本规章办理。1.3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2.供应商管理规定2.1供应商开发供应商开发程序如下：（1） 供应商资讯收集。（2） 供应商基本资料表填写。（3）

12、 供应商接洽。（4） 供应商调查问卷。（5） 样品鉴定。（6） 提出供应商调查申请。2.2供应商调查供应商调查程序如下：（1） 组成供应商调查小组。（2） 分别对供应商之价格、技术、技术、生产管理作评核。（3） 列入合格供应商名列。2.3订购、采购订购、采购程序如下：（1） 请购。（2） 询价。（3） 比价。（4） 议价。（5） 定价。（6） 订购。（7） 交货。（8） 验收。2.4供应商评鉴供应商评鉴程序如下:(1) 每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。(2) 每半年进行一次总评。(3) 列出各供应商之评鉴等级。(4) 依规定奖惩。2.5供应商复查（1） 每年对合格供应商进行一

13、次复查。（2） 复查流程同供应商调查。（3） 有重大品质、交期、价格、服务等问题时。随时可作供应商复查。2.6供应商辅导（1） 对C等以下之供应商采取必要的辅导。（2） 不合格供应商应予除名。（3） 不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。2.7供应商奖惩2.7.1奖励方式对优秀之供应商有下列奖励方式：（1） A等供应商，可优先取得交易机会。（2） A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。（3） A等供应商，可获得品质免检或放宽检验。（4） 对价格合理化及提案改善、品质管理、生技改善推行成果显著者，另行奖励。（5） A、B、C等供应商，可参加本公司举办之各项训练与研习活动。（6

14、） A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。2.7.2惩处方式（1） 凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。（2） C等、D等之供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅助措施。（3） E等供应商即予停止交易。（4） D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商标准，视同E等供应商，予以停止交易。（5） 因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。（6） 信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。3.附件附件GA04-1合格供应商名录B 采购管理制度采购管理流程图GB01.采购计划与预算1.总则1.1制定目的为制定采购计划与预算编制流

15、程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。1.2适用范围本公司每年度之采购数量计划与资金预算，除另有规定外，悉依本规章处理。1.3权责单位（1） 总经理负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。 2.采购计划编制之规定 2.1采购计划的作用编制采购计划有下列作用：（1） 预估用料数量、交期，防止断料。（2） 避免库存过多、资金积压、空间浪费。（3） 配合生产、销售计划之达成。（4） 配合公司资金运作、周转。（5） 指导采购工作。2. 2采购计划之编制2.2.1销售计划（1）公司于每年底制订次年度之营业目标。（2）业务部根据年度目标、客户订单意向、市场

16、预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。2.2.2生产计划（1） 生管部根据销售预测计划、本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划。（2） 物控人员根据生产计划预测计划、BOM、库存状况，制订次年度之物料需求计划。（3） 各单位根据年度目标、生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量，作成预估计划。2.2.3采购计划（1） 采购部汇总各种物料、物品之需求计划。（2） 采购部编制次年度采购计划。2.2.4采购计划编制注意事项采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项：（1） 公司年度目标达成之可能性。（2） 销售计划、生产计划之可行性和预见问题。（3） 物料需求资讯与B

17、OM、库存状况之确定性。（4） 物料标准成本之影响。（5） 保障生产与降低库存之平衡。（6） 物料采购价格和市场供需之可能变化。3.采购预算编制规定3.1一般原则（1） 采购预算分为用料预算与购料预算。（2） 财务部负责提供上年度材料价格、次年度汇率、利率等各项预算基准。（3） 本年底预计库存中之可用材料应计入次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。（4） 购料单价除特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均采购单价之95%计算）。3.2用料预算（1） 物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。（2） 用料单位负责低值易耗品、间接物料

18、和资本支出预算明细的编列。（3） 同类物料不必细分（如不同颜色之塑料米）而以总用量预算。（4） 物料之损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率为目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标。（5） 财务部负责汇总工作。3.3购料预算（1） 采购部负责次年度各购料预算明细致编列。（2） 采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。（3） 购料预算应以付款月份为编列依据。（4） 购料预算应考虑安全库存与最大量库存，符合年度库存周转率之目标。（5） 购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。4.附件附件GB01-1 材料采购计划附件GB01-2 采购现

19、金预算表GB02.采购方式1.总则1.1制定目的规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。1.2适用范围凡本公司之物料采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。1.3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2.采购方式规定2.1采购方式确定依据采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：（1） 物料使用状况。（2） 物料需求数量。（3） 物料需求频率。（4） 市场供需状况。（5） 经验。（6） 价格。2.2采购方式本公司物料采购方式一般有下列几种：（1） 集中计划采购本公司通用性物料，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行

20、采购。（2） 合约采购经常使用之物料，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，也确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。（3） 一般采购除（1）（2）之外的物料，采购部依请购单逐单办理询价，议价之作业。3.询价、议价3.1询价（1） 凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（2） 确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条限制。（3） 凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。（4） 如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时

21、索要报价明细表。（5） 凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。（6） 选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。（7） 询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。3.2议价 （1） 议价后，选择两家以上供应商进行交互议价。（2） 议价时应注意品质、交期、服务兼顾。3.3询价、议价注意事项3.3.1议价优势掌握以下状况，采购部应加强与供应商议价：（1） 市场价格下跌或有下跌趋势时。（2） 采购频率明显增加时。（3） 本次采购数量大于前次时。（4） 本次报价偏高时。（5） 有同样品质、服务之供应商提供耕地价格时。

22、（6） 公司策略需要降低采购成本时。（7） 其他有利条件时。3.3.2其他注意事项（1） 专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。（2） 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购部应送请购部门确认后方可议价。（3） 询价之供应商应属合格供应商或总经理特准之供应商。4.附件 附件GB02-1 采购询价单GB03.订购采购流程1.总则1.1制定目的为落实物料、零件订购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。1.2适用范围本公司物料、零件之订购、采购管理业务。1.3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止

23、之核准。2.请购规定2.1请购的提出（1） 生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，开立请购单。（2） 请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准。（3） 请购单一联送交采购部，一联自存，一联交财务部。（4） 交期相同且同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份请购单内。（5） 紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。2.2请购核准权限2.2.1国内物料采购核准权限（1） 请购金额预估在人民币1万元以下者，由经理核准。（2） 请购金额预估在人民币1万元以上，5万元以下者，由副总经理核准。（3）

24、请购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理核准。2.2.2国外物料采购核准权限（1） 请购金额预估在美元1万元以下者，由经理核准。（2） 请购金额预估在美元1万元以上，5万元以下者，由副总经理核准。（3） 请购金额预估在美元5万元以上者，由总经理核准。2.3请购的撤销（1） 已开具请购单，并经核准后因各种原因需撤销请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转采购部了解，必要时应先口头知会采购部。（2） 请购部门回收各联请购单，并加盖“撤销”单。（3） 采购部门接获通知后，立即停止一切采购动作。（4） 未能及时停止采购时，采购部门应通知原请购部门并协商善后工作。3.采购规定3.1采购方式本公司采

25、购方式一般有下列几种：（1） 集中采购通用性物料，尽量采用集中采购方式。（2） 合约采购经常性物料，尽量采用合约采购方式，以确保货源与价格之稳定。（3） 一般采购除(1)(2)以外之物料，采用随需求而采购之方式。3.2国内采购作业规定3.2.1询价、议价（1） 采购人员接获核准后之请购单，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（2） 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。（3） 专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。（4） 采购议价应采用交互议价之方式。（5） 议价应注意品质、交期、服务兼顾。3.2.2呈核及核准（1） 采购

26、人员询价、议价完成后，于请购单上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。（2） 标注拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。（3） 采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核，再呈总经理核准。3.2.3订购作业（1） 采购人员接获经核准之请购单后，应以订购单形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。（2） 若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明。（3） 采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。3.2.4验收与付款（1） 依相关检验与入库规定进行验收工作。（2） 依财务管理规定，办理供应商付款工作。3.3国外

27、采购作业规定3.3.1询价、议价参照国内采购作业方式进行。3.3.2呈核及核准参照国内采购作业方式进行。3.3.3订购作业（1） 采购部接获核准之请购单后，应以订购单形式向供应商订购物料，并以传真或E-mail形式确认交期。（2） 需与供应商签订长期合同者，应事先办妥相关事项，并呈核示。3.3.4进口事务处理（1） 依国家法规办理进口签证。（2） 办理进口保险与公证。（3） 进口船务安排。（4） 进口结汇。（5） 依国家法令申办进口税。（6） 提供提货文件。（7） 办理进口报关手续。（8） 报关。（9） 公证。（10） 退汇。4.附件 附件GB03-1订购单GB04.采购价格管理1.总则1.1

28、制定目的为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。1.2适用范围各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。1.3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2.价格审核规定2.1报价依据（1） 开发部提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。（2） 非通用物料之规格书，一般由供应商先提供样品，供开发部确认可用后，方予报价。2.2价格审核（1） 供应商接到规格书后，与规定期限内提出报价单。（2） 采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价

29、、议价依据。（3） 采购人员以单价审核单一式三份呈部门主管（经理）审核。（4） 采购部主管审核，认为需再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。（5） 采购部主管审核之价格，呈分管副总审核，并呈总经理确认批准。（6） 副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。（7） 单价审核单经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。2.3价格调整（1） 已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。（2） 本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考。（3） 已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以单价审核单形式重新报批，且附上书面之原因说明。（4） 单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。（5） 在同等价格、品质条件下，涨跌后采购部应优先考虑与原供应商合作。（6） 为配合公司成本降低策略，原则上每年就采购之单价要求供应商作降价之配合。（7） 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。3.采购成本分析3.1成本分析项目成本分析是就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：（1） 直接及间接材料成本。（2） 工艺方法。（3） 所需设备、工具。（4）