供应商采购管理制度.docx

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供应商采购管理制度

第七篇`采购管理

A供应商管理制度

供应商管理流程图

GA01.供应商开发

1.总则

1.1制定目的

为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。

1.2适用范围

本公司新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.供应商开发程序

2.1供应商开发权责

（1）采购部负责供应商开发主导工作。

（2）开发部负责供应商样品的确认。

（3）品管部、生技部、生管部、采购部组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核。

2.2供应商咨询来源

新供应商咨询来源一般有下列方式：

（1）各种采购指南。

（2）新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。

（3）各种产品发布会。

（4）各类产品展示（销）会。

（5）行业协会。

（6）行业或政府之统计调查报告或刊物。

（7）同行或供应商介绍。

（8）公开征询。

（9）供应商主动联络。

（10）其他途径。

2.3供应商问卷调查

2.3.1问卷设计

问卷设计由采购部主导，品管、开发等单位协助。

设计应注意的事项有：

（1）依本公司需要设计内容及设计。

（2）应尽可能掌握、了解供应商的资讯。

（3）易于填写。

（4）通俗易懂。

（5）便于整理。

2.3.2供应商基本资料表

应由厂商填写《供应商基本资料表》。

该表包括下列内容：

（1）公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。

（2）公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。

（3）设备状况。

（4）人力资源情况。

（5）主要产品及材料。

（6）主要客户。

（7）其他必要事项。

2.3.3供应商问卷调查表

供应商问卷调查表，一般包括下列内容：

（1）材料零件确认。

（2）品质验收与管制。

（3）采购合同。

（4）请款流程。

（5）售后服务。

（6）建议事项。

2.4供应商开发流程

（1）寻找供应商。

（2）填写供应商基本资料表。

（3）与供应商洽谈。

（4）必要时作样品鉴定。

（5）供应商问卷调查。

（6）提出供应商调查评核之申请。

2.5后续工作

依《供应商调查》规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。

3.附件

[附件]GA01-1《供应商基本资料表》

[附件]GA01-2《供应商问卷调查表（范例）》

GA02.供应商调查

1.总则

1.1制定目的

为了解供应商的制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。

1.2使用范围

对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查，除另有规定外，悉以本规章办理。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.供应商调查作业规定

2.1供应商调查程序

（1）采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。

（2）由采购、生技、品管、生管人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写《供应商调查》。

（3）评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。

（4）未经供应商调查认可之厂商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。

2.2供应商调查评核

2.2.1价格评核

对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：

（1）原料价格。

（2）加工费用。

（3）评估方法。

（4）付款方式。

2.2.2技术评核

对供应商之生产技术，由生技部依下列因素作评核：

（1）技术水准。

（2）技术资料管理。

（3）设备状况。

（4）工艺流程与作业标准。

2.2.3品质评核

对供应商之品质，由品管部依下列因素作评核：

（1）品管组织与体系。

（2）品质规范与标准。

（3）检验之方法与记录。

（4）纠正与预防措施。

2.2.4生管评核

对供应商之生产管理，有生管部依下列因素作评核：

（1）生产计划体系。

（2）最短及最长之交货期限。

（3）进度控制方法。

（4）异常排除能力。

2.3供应商复查规定

（1）经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。

（2）复查流程类同首次调查评核。

（3）复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。

（4）若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要检查。

3.附件

[附件]GA02-1《供应商调查表（范例）》

GA03.供应商评鉴

1.总则

1.1制定目的

为规范对合格供应商之日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。

1.2适用范围

仍在采购之合格供应商的评鉴，除另有规定外，悉依本规章执行。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.供应商评鉴程序

2.1评鉴项目

供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下（100分）：

（1）品质评鉴：

40分

（2）交期评鉴：

25分

（3）价格评鉴：

15分

（4）服务评鉴：

15分

（5）其他评鉴：

5分

2.2评分办法

2.2.1品质评鉴

由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。

（1）计算：

进料批次合格率=检验合格批数/总交验批数*100%

（2）评分：

得分=40*进料批次合格率率

2.2.2交期评鉴

由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：

（1）如期交货得分25分

（2）延迟1-2日每批次扣2分

（3）延迟3-4日每批次扣5分

（4）延迟5-6日每批次扣10分

（5）延迟7日以上不得分

本项得分以0分为最低分。

采购部每月将同一供应商当月各批次订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。

2.2.3价格评鉴

由采购部依供应商之价格水准评分，方式如下：

（1）价格公平合理，报价迅速10分

（2）价格尚属公平，报价缓慢8分

（3）价格稍微偏高，报价迅速6分

（4）价格稍微偏高，报价缓慢3分

（5）价格甚不合理或报价十分低效0分

2.2.4服务评鉴

2.2.4.1抱怨处理评分

由品管部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：

（1）诚意改善8分

（2）尚能诚意改善5分

（3）改善诚意不足2分

（4）置之不理0分

2.2.4.2退货交换行动评分

由采购部对不良退货交换行动评分：

（1）按期更换7分

（2）偶尔拖延5分

（3）经常拖延2分

（4）置之不理0分

2.2.5其他评鉴

由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，予以评分，满分5分。

2.3评鉴办法

（1）供应商之评鉴每月进行一次。

（2）将各项得分汇入《供应商评鉴表》，并合计总得分。

（3）每半年平均一次厂商得分，计算方式为：

半年平均得分=每月得分总和/评鉴月数

2.4评鉴分等

供应商评鉴等级划分如下：

（1）平均得分90.1～100分者为A等。

（2）平均得分80.1～90分者为B等。

（3）平均得分70.1～80分者为C等。

（4）平均得分60.1～70分者为D等。

（5）平均得分60分以下者为E等。

2.5评鉴处理

（1）A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。

（2）B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。

（3）C等厂商为合格厂商，由品管、采购等部门予以必要之辅导。

（4）D等厂商为辅导厂商，由品管、采购等部门予以辅导，三个月未能达到C等以上予以淘汰。

（5）E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。

（6）被淘汰厂商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评估。

3.附件

[附件]GA03-1《供应商评鉴表》

GA04.供应商管理

1.总则

1.1制定目的

为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。

1.2适用范围

凡本公司之供应商管理，除另有规定外，悉依本规章办理。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.供应商管理规定

2.1供应商开发

供应商开发程序如下：

（1）供应商资讯收集。

（2）供应商基本资料表填写。

（3）供应商接洽。

（4）供应商调查问卷。

（5）样品鉴定。

（6）提出供应商调查申请。

2.2供应商调查

供应商调查程序如下：

（1）组成供应商调查小组。

（2）分别对供应商之价格、技术、技术、生产管理作评核。

（3）列入合格供应商名列。

2.3订购、采购

订购、采购程序如下：

（1）请购。

（2）询价。

（3）比价。

（4）议价。

（5）定价。

（6）订购。

（7）交货。

（8）验收。

2.4供应商评鉴

供应商评鉴程序如下:

（1）每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。

（2）每半年进行一次总评。

（3）列出各供应商之评鉴等级。

（4）依规定奖惩。

2.5供应商复查

（1）每年对合格供应商进行一次复查。

（2）复查流程同供应商调查。

（3）有重大品质、交期、价格、服务等问题时。

随时可作供应商复查。

2.6供应商辅导

（1）对C等以下之供应商采取必要的辅导。

（2）不合格供应商应予除名。

（3）不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。

2.7供应商奖惩

2.7.1奖励方式

对优秀之供应商有下列奖励方式：

（1）A等供应商，可优先取得交易机会。

（2）A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。

（3）A等供应商，可获得品质免检或放宽检验。

（4）对价格合理化及提案改善、品质管理、生技改善推行成果显著者，另行奖励。

（5）A、B、C等供应商，可参加本公司举办之各项训练与研习活动。

（6）A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。

2.7.2惩处方式

（1）凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。

（2）C等、D等之供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅助措施。

（3）E等供应商即予停止交易。

（4）D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商标准，视同E等供应商，予以停止交易。

（5）因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。

（6）信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。

3.附件

[附件]GA04-1《合格供应商名录》

B采购管理制度

采购管理流程图

GB01.采购计划与预算

1.总则

1.1制定目的

为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。

1.2适用范围

本公司每年度之采购数量计划与资金预算，除另有规定外，悉依本规章处理。

1.3权责单位

（1）总经理负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.采购计划编制之规定

2.1采购计划的作用

编制采购计划有下列作用：

（1）预估用料数量、交期，防止断料。

（2）避免库存过多、资金积压、空间浪费。

（3）配合生产、销售计划之达成。

（4）配合公司资金运作、周转。

（5）指导采购工作。

2.2采购计划之编制

2.2.1销售计划

（1）公司于每年底制订次年度之营业目标。

（2）业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。

2.2.2生产计划

（1）生管部根据销售预测计划、本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划。

（2）物控人员根据生产计划预测计划、BOM、库存状况，制订次年度之物料需求计划。

（3）各单位根据年度目标、生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量，作成预估计划。

2.2.3采购计划

（1）采购部汇总各种物料、物品之需求计划。

（2）采购部编制次年度采购计划。

2.2.4采购计划编制注意事项

采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项：

（1）公司年度目标达成之可能性。

（2）销售计划、生产计划之可行性和预见问题。

（3）物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。

（4）物料标准成本之影响。

（5）保障生产与降低库存之平衡。

（6）物料采购价格和市场供需之可能变化。

3.采购预算编制规定

3.1一般原则

（1）采购预算分为用料预算与购料预算。

（2）财务部负责提供上年度材料价格、次年度汇率、利率等各项预算基准。

（3）本年底预计库存中之可用材料应计入次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。

（4）购料单价除特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均采购单价之95%计算）。

3.2用料预算

（1）物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。

（2）用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。

（3）同类物料不必细分（如不同颜色之塑料米）而以总用量预算。

（4）物料之损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率为目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标。

（5）财务部负责汇总工作。

3.3购料预算

（1）采购部负责次年度各购料预算明细致编列。

（2）采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。

（3）购料预算应以付款月份为编列依据。

（4）购料预算应考虑安全库存与最大量库存，符合年度库存周转率之目标。

（5）购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。

4.附件

[附件]GB01-1《材料采购计划》

[附件]GB01-2《采购现金预算表》

GB02.采购方式

1.总则

1.1制定目的

规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。

1.2适用范围

凡本公司之物料采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.采购方式规定

2.1采购方式确定依据

采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：

（1）物料使用状况。

（2）物料需求数量。

（3）物料需求频率。

（4）市场供需状况。

（5）经验。

（6）价格。

2.2采购方式

本公司物料采购方式一般有下列几种：

（1）集中计划采购

本公司通用性物料，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。

（2）合约采购

经常使用之物料，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，也确保物料供应来源，简化采购作业。

采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。

（3）一般采购

除

（1）

（2）之外的物料，采购部依《请购单》逐单办理询价，议价之作业。

3.询价、议价

3.1询价

（1）凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。

（2）确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受

（1）条限制。

（3）凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。

合约条件发生重大变化除外。

（4）如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。

（5）凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。

（6）选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。

（7）询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。

3.2议价

（1）议价后，选择两家以上供应商进行交互议价。

（2）议价时应注意品质、交期、服务兼顾。

3.3询价、议价注意事项

3.3.1议价优势掌握

以下状况，采购部应加强与供应商议价：

（1）市场价格下跌或有下跌趋势时。

（2）采购频率明显增加时。

（3）本次采购数量大于前次时。

（4）本次报价偏高时。

（5）有同样品质、服务之供应商提供耕地价格时。

（6）公司策略需要降低采购成本时。

（7）其他有利条件时。

3.3.2其他注意事项

（1）专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。

（2）供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购部应送请购部门确认后方可议价。

（3）询价之供应商应属合格供应商或总经理特准之供应商。

4.附件

[附件]GB02-1《采购询价单》

GB03.订购采购流程

1.总则

1.1制定目的

为落实物料、零件订购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。

1.2适用范围

本公司物料、零件之订购、采购管理业务。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.请购规定

2.1请购的提出

（1）生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，开立请购单。

（2）请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准。

（3）请购单一联送交采购部，一联自存，一联交财务部。

（4）交期相同且同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份请购单内。

（5）紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。

2.2请购核准权限

2.2.1国内物料采购核准权限

（1）请购金额预估在人民币1万元以下者，由经理核准。

（2）请购金额预估在人民币1万元以上，5万元以下者，由副总经理核准。

（3）请购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理核准。

2.2.2国外物料采购核准权限

（1）请购金额预估在美元1万元以下者，由经理核准。

（2）请购金额预估在美元1万元以上，5万元以下者，由副总经理核准。

（3）请购金额预估在美元5万元以上者，由总经理核准。

2.3请购的撤销

（1）已开具请购单，并经核准后因各种原因需撤销请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转采购部了解，必要时应先口头知会采购部。

（2）请购部门回收各联请购单，并加盖“撤销”单。

（3）采购部门接获通知后，立即停止一切采购动作。

（4）未能及时停止采购时，采购部门应通知原请购部门并协商善后工作。

3.采购规定

3.1采购方式

本公司采购方式一般有下列几种：

（1）集中采购

通用性物料，尽量采用集中采购方式。

（2）合约采购

经常性物料，尽量采用合约采购方式，以确保货源与价格之稳定。

（3）一般采购

除

（1）

（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。

3.2国内采购作业规定

3.2.1询价、议价

（1）采购人员接获核准后之《请购单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。

（2）供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。

（3）专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。

（4）采购议价应采用交互议价之方式。

（5）议价应注意品质、交期、服务兼顾。

3.2.2呈核及核准

（1）采购人员询价、议价完成后，于《请购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。

（2）标注拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。

（3）采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核，再呈总经理核准。

3.2.3订购作业

（1）采购人员接获经核准之《请购单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。

（2）若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明。

（3）采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

3.2.4验收与付款

（1）依相关检验与入库规定进行验收工作。

（2）依财务管理规定，办理供应商付款工作。

3.3国外采购作业规定

3.3.1询价、议价

参照国内采购作业方式进行。

3.3.2呈核及核准

参照国内采购作业方式进行。

3.3.3订购作业

（1）采购部接获核准之《请购单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物料，并以传真或E-mail形式确认交期。

（2）需与供应商签订长期合同者，应事先办妥相关事项，并呈核示。

3.3.4进口事务处理

（1）依国家法规办理进口签证。

（2）办理进口保险与公证。

（3）进口船务安排。

（4）进口结汇。

（5）依国家法令申办进口税。

（6）提供提货文件。

（7）办理进口报关手续。

（8）报关。

（9）公证。

（10）退汇。

4.附件

[附件]GB03-1《订购单》

GB04.采购价格管理

1.总则

1.1制定目的

为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。

1.2适用范围

各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.价格审核规定

2.1报价依据

（1）开发部提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。

（2）非通用物料之规格书，一般由供应商先提供样品，供开发部确认可用后，方予报价。

2.2价格审核

（1）供应商接到规格书后，与规定期限内提出报价单。

（2）采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。

（3）采购人员以《单价审核单》一式三份呈部门主管（经理）审核。

（4）采购部主管审核，认为需再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。

（5）采购部主管审核之价格，呈分管副总审核，并呈总经理确认批准。

（6）副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。

（7）《单价审核单》经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。

2.3价格调整

（1）已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。

（2）本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考。

（3）已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以《单价审核单》形式重新报批，且附上书面之原因说明。

（4）单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。

（5）在同等价格、品质条件下，涨跌后采购部应优先考虑与原供应商合作。

（6）为配合公司成本降低策略，原则上每年就采购之单价要求供应商作降价之配合。

（7）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。

3.采购成本分析

3.1成本分析项目

成本分析是就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。

一般包括以下项目：

（1）直接及间接材料成本。

（2）工艺方法。

（3）所需设备、工具。

（4）