办公系统软件详解.docx

1、办公系统软件详解 办公软件重点：Word文档的编辑、排版及格式重用图文混排表格制作Excel工作表的建立与编辑 图表的制作数据库管理功能Power Point演示文稿的创建及外观设计幻灯片的基本操作及放映难点：Word中的分栏排版及图文混排Excel中的公式与函数数据清单的排序、筛选、分类汇总等 幻灯片的制作及放映时的特殊效果办公软件由办公自动化技术引出，主要用于办公信息处理。一般而言，在日常工作中所使用的应用软件都可以称为办公软件，如文字处理、电子表格、演示文稿制作等。目前，在我国使用较多的办公软件有微软公司的Office和金山公司的WPS。4.1 办公软件概述4.1.1 办公软件简介 最常

2、用的办公软件有微软公司的Microsoft Office和金山公司的WPS。1.微软Office 微软公司1993年推出微软Word 5.0，1997年推出办公自动化软件包Microsoft Office 97，1999年推出Microsoft Office 2000，2001年推出Microsoft Office XP，2003年推出Microsoft Office 2003，而今Microsoft Office 2007已经问世。随着新版本的不断推出，Microsoft Office的功能越来越强大。目前，广泛使用的办公软件版本是Microsoft Office 2003。Office 2

3、003主要由Word 2003文字处理、Excel 2003表格处理、PowerPoint 2003演示文稿、Outlook 2003邮件收发、Access 2003数据库、OneNote 2003记事本、FrontPage 2003网页制作、InfoPath 2003信息收集、Publisher 2003排版制作、Visio流程图和Project项目管理等组件组成。Microsoft Office是世界领先的桌面效率产品，可以帮助用户更好地通信、创建和共享文档、使用信息和改进业务过程。2.金山WPS金山文字处理软件WPS是由珠海金山公司研制开发的文字处理软件。金山公司在1989年推出的WPS

4、(Word Processing System)是完全针对汉字处理重新开发设计的，在DOS操作系统下运行，称雄DOS时代，成为中国第一代电脑使用者的启蒙软件。1997推出在Windows下运行的WPS 97。1999年推出中文智能办公软件WPS 2000，集文字处理、电子表格、多媒体演示制作、图文排版、图象处理等五大功能于一身，从此，WPS走出了单一字处理软件的定位。2001年推出WPS Office金山办公组合软件，在同一界面上集成了文字处理、图文混排、电子表格、图像处理和多媒体演示制作等多项功能。2005年研发出了拥有完全自主知识产权的WPS Office 2005。2007年8月，金山办

5、公软件WPS Office 2007正式发布，并同时推出中、日、英多语言版本。目前WPS Office 2005使用的较为广泛，WPS Office 2005分为个人版、专业版和开发版，以个人版为例，WPS Office 2005由WPS文字、WPS表格和WPS演示三个模块构成，是根据中国国情开发的办公处理软件，功能强大，并与Microsoft Office完全兼容。本章主要介绍Microsoft Office 2003的Word、Excel和PowerPoint，这些套件的界面以及启动、退出、帮助等基本操作基本相同，下面以Word 2003为例来介绍。4.1.2 Office 2003的启动

6、和退出 1.Office 2003的启动在Windows下启动Word 2003的方法有多种，常用的两种方法如下：(1)通过开始菜单启动。单击Windows的“开始”按钮，选择“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Word 2003”即可。(2)通过Word文档启动。双击某个欲打开的Word文档图标，即可启动Word并打开此文档。 2. Office 2003的退出退出Word 2003应用程序的方法也有多种，最常用的操作是单击Word窗口右上角的“关闭”按钮，或者执行“文件”菜单中的“退出”命令，也可双击Word窗口左上角的控制菜单按钮，或按Alt+F4，都可

7、以退出Word。在退出Word时，若编辑过的文档未保存，则弹出提示对话框，询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。4.1.3 使用帮助系统 为了解决使用Office时遇到的问题，可以使用帮助系统。1.帮助菜单帮助菜单能为使用者提供关于Word 2003的在线帮助信息。选择“帮助”菜单的“Microsoft Office Word 帮助”子命令，出现 “Word 帮助”任务窗格，在“搜索”文本框内输入相应的内容，单击按钮即可得到相关信息。或单击“目录”，在弹出的在线帮助目录内从中查找相关信息。或选择使用Office助手也能提供相同功能。在联网的情况下，可以选择“帮助”菜单的“Microsoft

8、 Office Online”子命令来获得朋友或计算机专家的在线指导，解决实际操作中遇到的问题。2.“输入需要帮助的问题”框若要快速访问“帮助”，可以使用菜单栏右上角的“输入需要帮助的问题”框，在此框中输入问题可以快速找到所需的答案。3.屏幕提示如果不能确定特定的命令或按钮的功能，或是要了解对话框中有关选项的详细信息，可以通过“屏幕提示”获得帮助，可以通过下列方式获得：(1)对于带有对话框选项的帮助，单击按钮，然后在出现的“Microsoft Office Word 帮助”对话框中选择所需选项，了解相应信息。(2)显示提示性帮助信息。将鼠标指向某一对象，系统就会显示出该对象的简单说明。如查看某

9、工具栏按钮的名称，将鼠标指针停留在该按钮上，直至其名称出现。4.2 文字处理软件Word 20034.2.1 文字处理软件Word 2003概述Microsoft Office Word 2003（以下简称Word）具有强大、完善的字处理及图文混排功能，其主要特点有：所见即所得、支持多种显示方式、具有丰富的表格处理功能、支持图文混排功能和不同文档格式自动转换等。启动Word后的窗口如图4-1所示。下面对其组成部分分别介绍。1.标题栏位于屏幕的顶端，包含控制菜单按钮、正在编辑的文档名、应用程序名“Microsoft Word”以及“最小化”、“还原”和“关闭”按钮等，这些按钮的用法同Window

10、s窗口。2.菜单栏通常位于标题栏的下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”、“帮助”等菜单项，且每个菜单项又包含下拉菜单。菜单是Word的核心部分，所有的编辑和排版等操作命令都能在这些菜单中找到。打开下拉菜单的方法同Windows。Word 菜单是折叠设计，弹出的下拉菜单只给出此项菜单中最常用的菜单命令，如需其他菜单命令，可单击最下端的“”按钮。3.工具栏Word将一些常用的命令和功能用图标按钮来代替，并且将功能相近的图标集中在一起，形成工具栏。单击图标按钮即可执行相应的菜单命令。要想知道某个图标的功能，可以将鼠标指针移到该图标上，稍停片刻，就会

11、出现功能提示。Word默认只显示“常用”工具栏、“格式”工具栏和“绘图”工具栏。“常用”工具栏提供了一些最常用的命令，如新建空白文档、打开、保存等；“格式”工具栏提供了对文档格式进行设置的一些命令，如设置样式、字体、字号等。除此以外，Word还为用户提供了其它多种工具栏，用户可以根据需要来显示或隐藏这些工具栏。方法与Windows类似，可以使用“视图”菜单中的“工具栏”命令；也可以在任意一个工具栏中单击鼠标右键，从而选择显示或隐藏的工具栏名称。当显示的工具栏位置不理想时，可以移动工具栏。移动时将鼠标指针指向工具栏的移动柄，按住鼠标左键将其拖动到合适位置后松开鼠标左键即可。4.标尺Word标尺有

12、水平标尺和垂直标尺，分别位于文档窗口的上方和左侧。用户可以利用水平标尺来设置段落的缩进、页边距、制表位以及改变栏宽等。垂直标尺用于显示和调整上下页边距、表格的行高以及图形高度等。标尺上的数字代表实际的尺寸，为表格的制作、分栏控制和宽度调整提供了方便。5.文档窗口图4-2 任务窗格导航按钮Word的文档窗口是文档内容显示的地方。用户可以在此查看和处理文档。在文本区有一个闪烁的垂直条，称为插入点。插入点表明输入文档和嵌入对象将出现的位置。文档窗口的左边空白处为选定栏，当把鼠标指针移到选定栏中时，鼠标指针会变成向右的箭头。选定栏用于选定文档内容。6.任务窗格Word 2003的任务窗格位于文档窗口的

13、右侧，以窗格的形式提供最常用的任务(如新建文档、剪贴板和样式等)，方便用户操作。选择“视图”菜单中的“任务窗格”命令，可打开或关闭任务窗格。任务窗格也会根据用户当前的操作自动出现，如使用帮助时，自动出现“Word帮助”任务窗格。任务窗格导航按钮共有5各地方，如图4-2所示，拖动处可移动任务窗格，单击处出现“其他任务窗格”列表，处是“返回”和“向前”按钮，单击处打开“开始工作”任务窗格，单击处关闭任务窗格。7.滚动条Word包括垂直和水平两种滚动条，用于控制屏幕滚动。单击滚动条的上下、左右箭头，可查看在当前窗口中看不到的文档内容。垂直滚动条下方有一个“选择浏览对象”按钮，单击它可选择按什么对象进

14、行浏览(如页、节、脚注、批注等)，加快浏览活动文档。8.视图切换条Word视图方式是指用户查看文档的方式，包含有5个显示方式切换按钮：“普通视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”、“页面视图”和“阅读版式”。其中，普通视图显示文本格式，但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象等，在该视图方式下可以键入文字、编辑和排版文本。Web版式视图主要用于创作Web页，它能够仿真Web浏览器来显示文档。页面视图是Word默认的视图，显示的文档与实际打印效果相一致，用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理分栏和图形对象等。大纲视图能够帮助用户确定写作思路，合理地组织文档结构。9.状态栏状态栏位于屏幕底部，其

15、中显示当前文档的一些状态信息，包括页数、节、当前页码/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。在状态栏的右侧有4个按钮：“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”，双击按钮可改变其状态。4.2.2 Word文档的基本操作 在使用Word时，所有的操作都是围绕文档进行的，下面介绍Word文档的新建、打开、保存、打印、关闭等基本操作。1.创建新文档(1)创建空白文档Word启动时，如果没有指定Word文档，则会自动创建名为“文档1”的空白文档，空白文档是指使用“空白文档”摸板(即Normal)创建的文档；也可以直接单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮来创建空白文档；还可以在某个文件夹下单击鼠标右键

16、，选择快捷菜单中的“新建”中的“Microsoft Word 文档”来进行。允许创建多个空白文档，按创建次序Word暂时将其命名为“文档1”、“文档2”等。(2)利用模板创建特定格式的文档模板是定义文档基本结构的格式文件，用于创建新文档。当使用模板新建文档时，其中预定义的文本和格式等信息将自动添加进文档，用户只需输入文档的内容既可。Word提供了大量的模板，如网页、报告、备忘录、论文、新闻稿、信函等等。选择“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建文档”任务窗格中，通过“本机上的模板”或“网站上的模板”等按需要选择模板。有些Word模板是向导模板，会指导用户一步一步地建立新文档。用户也可以创建自定

17、义模板，即创建一个扩展名为.dot的模板文件。可以使用“本机上的模板”来创建模板，也可以使用已有文档建立模板(通过后面介绍的“另存为”来实现)。注意，必须将自定义模板文件保存在“用户模板”文件夹中才能使用。单击“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，通过“文件位置”选项卡即可实现。2.打开文档只有当文档处在打开状态时，才能对其进行编辑。打开文档是指将指定的文档从外存读到内存工作区，并显示在文档窗口。常用的方法如下： (1)双击Word文档图标，先启动Word，并自动打开该文档。 (2)选择“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，出现如图4-3所示的“打开”

18、对话框。用户可以单击左侧的文件夹以进入相应的位置；也可以在“查找范围”下拉列表框中选择文件夹。在“文件类型”下拉列表框选择文件类型。选定要打开的文档图标，单击“确定”按钮即打开该文档。另外，使用Ctrl或Shift键可以同时选择多个文档进行打开。(3)在Word工作时，会记下用户最近使用过的文件。从“文件”下拉菜单的底部可以选择这些文件并打开。Word记忆最近使用过的文件数量可以通过“工具”菜单中的“选项”命令进行更改。在Word中允许打开多个文档，但只有一个是活动的(当前文档)，以单击Windows任务栏中的图标可进行切换。使用“窗口”菜单也可切换活动文档，并可拆分活动文档窗口。3.文档的保

19、存因为用户所输入的文档都是临时保存在内存中，如果计算机突然断电或者系统发生意外而无法正常退出Word，那么这些内存中的信息就将全部丢失，所以应当及时地将文档保存到外存中。保存文档的常用方法有以下两种。 (1)使用“文件”菜单的“保存”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮(快捷键为Ctrl+S)，可以将当前编辑的文档按原文件名保存到原文件夹。若是新建文档，“保存”命令和“另存为”命令作用相同，会弹出如图4-4所示的“另存为”对话框。在“保存位置”框中选择文件保存的磁盘和文件夹。在“文件名”文本框中输入文件名。单击“保存”按钮，则Word自动为文档添加上扩展名.DOC，将该文档保存为Wo

20、rd 文档。Word还允许用户将文档保存为其他格式，如网页、文档模板和XML格式等。用户只需单击“保存类型”框右边的向下箭头，选择相应的类型即可。按住Shift键，单击“文件”菜单的“全部保存”命令，可保存打开的全部文档。(2)使用“文件”菜单的“另存为”命令，弹出如图4-4所示的“另存为”对话框，对于已有文档往往是为了备份，用户可以另起文件名，也可改变保存路径和类型。另外，通过“工具”菜单的“选项”命令可更改Word文档自动保存的时间间隔和保存的文件位置，可以设置打开文件时的密码和修改文件时的密码等等。4.关闭文档关闭文档是指关闭用于编辑该文档的文档窗口和相应的内存工作区。方法是：选择“文件

21、”“关闭”菜单命令或单击右上角的“关闭窗口”按钮。若编辑过的文档未保存，则弹出提示对话框，询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。按住Shift键，单击“文件”菜单的“全部关闭”命令，可关闭打开的所有文档。5.打印文档在实际打印文档之前，可选择“文件”菜单的“打印预览”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮观察到打印效果。选择“文件”菜单的“打印”菜单命令将弹出“打印”对话框，单击“确定”按钮即开始实际打印。在打印前，可通过该对话框进行打印机类型、打印的页面范围、打印内容、打印的份数、缩放、手动双面打印等设置。另外，单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，将直接打印整个文档，不能进行

22、打印机类型、打印的页面范围等设置。4.2.3 文档编辑 1.插入点的移动编辑文档时，经常需要移动插入点。在文档中移动插入点的方法很多，可以利用鼠标也可以利用键盘。利用鼠标移动插入点。把I形光标移到新的位置，然后单击鼠标左键，就可以在文本区重新设置插入点。利用键盘移动插入点。如表4-1所示，利用快捷键就可以快速移动插入点。表4-1 移动插入点的常用快捷键按 键将光标定位到向上移动一行向下移动一行向左移动一个字符或一个汉字向右移动一个字符或一个汉字Home移到该行开头End移到该行末尾PgUp向上滚动一屏幕PgDn向下滚动一屏幕Ctrl+Home移到文档开头Ctrl+End移到文档末尾Shift+

23、F5移到上一次修改处F5或Ctrl+G打开“查找和替换”对话框，可进行定位或查找、替换等操作2.输入文本在Word中输入文本只需简单地输入即可，但要注意以下输入技巧。(1) Word有两种文本输入状态，即“插入”和“改写”。“插入”状态是指状态栏中的“改写”指示为灰色，输入的文字插入到插入点位置，并且插入点后面的文字将自动后移。“改写”状态是指状态栏中的“改写”指示为黑色，输入的文字将覆盖光标后的文字。“插入”和“改写”状态的切换可以通过键盘上的Insert键或鼠标双击状态栏中的“改写”指示实现。(2)记忆式键入功能。如果启用这一功能，则当键入自动图文集(即一些经常重复使用的文字、符号或图形，

24、如落款、问候语等)词条的前几个字符时，Word会显示屏幕提示，此时按回车键将输入该词条的余下部分。可使用“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单的“自动图文集”命令，启用或关闭记忆式键入功能，或添加、删除自动图文集词条。(3)特殊符号的插入。若要输入键盘上没有的特殊符号(如、)，则可以使用“插入”菜单的“符号”命令，也可使用输入法提供的软键盘。(4)自动更正功能。Word通常会自动更正用户输入时的一些常见错误，如将句首的he改为He，将seh改为she等。可通过选择“工具”菜单的“自动更正选项”命令，来设置Word自动更正功能的特性。(5)段落生成与合并。输入文本时，按Enter键将生成一个段落。

25、Word文档的每个段落以一个段落标记(又称硬回车)符“”结束，每个段落可以包含多行文本。若删除此标记，则将把相邻两段合并为一段。但如果在输入文本时按Shift+Enter键，则将输入换行符(又称软回车)“”，使后续文本另起一行，并不分段，仍与上一行属于同一段落。(6)插入文件。选择“插入”菜单的“文件”命令，可将其他兼容文件(如.doc、.txt、.htm)的内容插入到当前文档的插入点位置。3.文本的选定、复制、移动和删除(1)选定文本在Word中，许多操作要先选定文本，再操作，如删除、移动、复制等。选定的文本按反白方式显示，即黑底白字，而不是标准的白底黑字。选定文本可以使用鼠标或者键盘。用鼠

26、标选定文本选定一个单词或汉字时，双击该单词或汉字。选定一个句子(相邻两个句号之间的部分) 时，按住Ctrl键，再单击句子中的任意位置。选定一行文本时，单击相应位置的选定栏。而在选定栏中单击并拖动可选定多行文本。选定一段文本时，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标。选定某一连续区域的文本时，从插入点开始拖动鼠标。如果要选定的文本范围比较大，可先在要选定文本块的开始处单击，然后按住Shift键，再单击要选定块的末尾。选定整个文档时，可以用鼠标在选定栏中三击，或按住Ctrl键同时单击选定栏。选定某一矩形区域文本时，按住Alt键的同时拖动鼠标。选定不连续区域文本时，先选定第一个文本区，

27、然后在按下Ctrl键的同时使用鼠标再选定其他文本区。选定一个大范围的连续区域文本时，为避免失误，可采用“扩展”选区方式。即，先确定插入点，再激活“扩展”模式(双击状态栏上的“扩展”字样或按F8键)，然后移动鼠标单击，则插入点到单击处的文本被选定。再双击状态栏上的“扩展”字样或按F9键，则切换回正常状态。用键盘选定文本要用键盘选定文本，先将插入点移到要选定的文本块处，再利用表4-2中的按键进行选定，其中按住 Shift键并按方向键则可将选定范围从插入点扩展至某一处。表4-2 使用键盘选定文本按 键功 能Shift+选定插入点左边的一个字符Shift+选定插入点右边的一个字符Shift+选定上一行

28、Shift+选定下一行Shift+Home由插入点位置选定至该行的开头Shift+End由插入点位置选定至该行的末尾Ctrl+Shift+到段首Ctrl+Shift+到段尾Ctrl+Shift+Home到文档开头Ctrl+Shift+End到文档结束Ctrl+A选定整个文档单击选定区域外的任何区域或按键盘上的任意方向键可取消选定。 (2)复制和移动文本复制和移动文本的常用方法有拖曳法和粘贴法。拖曳法：首先要选定文本，然后将鼠标指针移到选定的文本上，按住鼠标左键拖动可实现选定文本的移动。若拖动的同时按住Ctrl键，即可实现文本的复制。也可以使用鼠标右键拖动。拖曳法适合在短距离内的复制或移动文本。

29、粘贴法：Word的“编辑”菜单有“剪切”、“复制”和“粘贴”等命令，其用法与Windows相似。首先，通过 “剪切”(或“复制”)命令将选定的文本删除并放入剪贴板(或复制到剪贴板)，然后单击“粘贴”命令完成选定文本的移动(或复制)。也可以使用“常用”工具栏中的“剪切”、“复制”和“粘贴”按钮，对应的快捷键依次为Ctrl+X，Ctrl+C、Ctrl+V。剪贴板既是指Windows的剪贴板，也是指Office的剪贴板，所以可以在Office文档内或者文档间以及不同应用程序文档间进行文本的复制与移动。(3)删除文本若要删除几个文字，可将插入点定位后，用Delete键删除插入点后面的字符或用Backs

30、pace键删除插入点前面的字符。若删除大段文字，则先选中这些文字，然后用Delete键删除即可。(4)重复、撤消和恢复文本重复：在输入文本或者对文档进行编辑的过程中，如果要重复刚进行的操作(如文字输入、删除等)，可选择“编辑”菜单中的“重复键入”命令或者按Ctrl+Y键即可。撤消：在用户编辑文档时，Word自动记下了用户的每步编辑操作。当用户想撤销操作时，可选择“编辑”菜单中的“撤消”命令(或单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮或按Ctrl+Z键)撤消最后一步操作。若想撤消最近进行的多次操作，则单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮右边的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择要撤消的操作。恢复：可以恢复

31、被撤消的操作。只有当用户执行了“撤消”命令后，才可使用“编辑”菜单中的“恢复”命令或“常用”工具栏中的“恢复”按钮进行恢复(快捷键为Ctrl+Y)。4.查找和替换在文字处理软件中，查找和替换是经常使用、效率很高的编辑功能。根据输入的要查找或替换的内容，系统可自动地在规定的范围或全文内查找或替换。查找或替换不但可以作用于文字，也可作用于格式、特殊字符、通配符等。查找：将插入点定位于文档的开始处，选择“编辑”菜单中的“查找”命令或按Ctrl+F键，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中输入要查找的文本，单击“查找下一处”按钮开始查找。在查找过程中用户可对每个找到的文本进行操作。单击对话框中的“高级”按钮，可随意设置搜索选项，可以选择要查找的格式或特殊字符。替换：将插入点定位于文档的开始处，选择“编辑”菜单中的“替换”命令或按Ctrl+H键，在“查找内容”框中输入要查找的内容，在“替换为”框中输入新文本，如图4-5所示，单击“查找下一处”按钮，则开始查找，找到指定内容后，可选择要不要替换成新文本。若单击“全部替换”按钮，Word将不再显示每一处查找到的位置，而是自动将所有找到的文本替换为新文本。4.2.4 文档的