办公系统软件详解.docx
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办公系统软件详解
办公软件
重点：
·Word文档的编辑、排版及格式重用
·图文混排
·表格制作
·Excel工作表的建立与编辑
·图表的制作
·数据库管理功能
·PowerPoint演示文稿的创建及外观设计
·幻灯片的基本操作及放映
难点：
·Word中的分栏排版及图文混排
·Excel中的公式与函数
·数据清单的排序、筛选、分类汇总等
·幻灯片的制作及放映时的特殊效果
办公软件由办公自动化技术引出，主要用于办公信息处理。
一般而言，在日常工作中所使用的应用软件都可以称为办公软件，如文字处理、电子表格、演示文稿制作等。
目前，在我国使用较多的办公软件有微软公司的Office和金山公司的WPS。
4.1办公软件概述
4.1.1办公软件简介
最常用的办公软件有微软公司的MicrosoftOffice和金山公司的WPS。
1.微软Office
微软公司1993年推出微软Word5.0，1997年推出办公自动化软件包MicrosoftOffice97，1999年推出MicrosoftOffice2000，2001年推出MicrosoftOfficeXP，2003年推出MicrosoftOffice2003，而今MicrosoftOffice2007已经问世。
随着新版本的不断推出，MicrosoftOffice的功能越来越强大。
目前，广泛使用的办公软件版本是MicrosoftOffice2003。
Office2003主要由Word2003文字处理、Excel2003表格处理、PowerPoint2003演示文稿、Outlook2003邮件收发、Access2003数据库、OneNote2003记事本、FrontPage2003网页制作、InfoPath2003信息收集、Publisher2003排版制作、Visio流程图和Project项目管理等组件组成。
MicrosoftOffice是世界领先的桌面效率产品，可以帮助用户更好地通信、创建和共享文档、使用信息和改进业务过程。
2.金山WPS
金山文字处理软件WPS是由珠海金山公司研制开发的文字处理软件。
金山公司在1989年推出的WPS（WordProcessingSystem）是完全针对汉字处理重新开发设计的，在DOS操作系统下运行，称雄DOS时代，成为中国第一代电脑使用者的启蒙软件。
1997推出在Windows下运行的WPS97。
1999年推出中文智能办公软件WPS2000，集文字处理、电子表格、多媒体演示制作、图文排版、图象处理等五大功能于一身，从此，WPS走出了单一字处理软件的定位。
2001年推出WPSOffice金山办公组合软件，在同一界面上集成了文字处理、图文混排、电子表格、图像处理和多媒体演示制作等多项功能。
2005年研发出了拥有完全自主知识产权的WPSOffice2005。
2007年8月，金山办公软件WPSOffice2007正式发布，并同时推出中、日、英多语言版本。
目前WPSOffice2005使用的较为广泛，WPSOffice2005分为个人版、专业版和开发版，以个人版为例，WPSOffice2005由WPS文字、WPS表格和WPS演示三个模块构成，是根据中国国情开发的办公处理软件，功能强大，并与MicrosoftOffice完全兼容。
本章主要介绍MicrosoftOffice2003的Word、Excel和PowerPoint，这些套件的界面以及启动、退出、帮助等基本操作基本相同，下面以Word2003为例来介绍。
4.1.2Office2003的启动和退出
1.Office2003的启动
在Windows下启动Word2003的方法有多种，常用的两种方法如下：
（1）通过开始菜单启动。
单击Windows的“开始”按钮，选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftWord2003”即可。
（2）通过Word文档启动。
双击某个欲打开的Word文档图标，即可启动Word并打开此文档。
2.Office2003的退出
退出Word2003应用程序的方法也有多种，最常用的操作是单击Word窗口右上角的“关闭”按钮，或者执行“文件”菜单中的“退出”命令，也可双击Word窗口左上角的控制菜单按钮，或按Alt+F4，都可以退出Word。
在退出Word时，若编辑过的文档未保存，则弹出提示对话框，询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。
4.1.3使用帮助系统
为了解决使用Office时遇到的问题，可以使用帮助系统。
1.帮助菜单
帮助菜单能为使用者提供关于Word2003的在线帮助信息。
选择“帮助”菜单的“MicrosoftOfficeWord帮助”子命令，出现“Word帮助”任务窗格，在“搜索”文本框内输入相应的内容，单击
按钮即可得到相关信息。
或单击“目录”，在弹出的在线帮助目录内从中查找相关信息。
或选择使用Office助手也能提供相同功能。
在联网的情况下，可以选择“帮助”菜单的“MicrosoftOfficeOnline”子命令来获得朋友或计算机专家的在线指导，解决实际操作中遇到的问题。
2.“输入需要帮助的问题”框
若要快速访问“帮助”，可以使用菜单栏右上角的“输入需要帮助的问题”框，在此框中输入问题可以快速找到所需的答案。
3.屏幕提示
如果不能确定特定的命令或按钮的功能，或是要了解对话框中有关选项的详细信息，可以通过“屏幕提示”获得帮助，可以通过下列方式获得：
（1）对于带有对话框选项的帮助，单击
按钮，然后在出现的“MicrosoftOfficeWord帮助”对话框中选择所需选项，了解相应信息。
（2）显示提示性帮助信息。
将鼠标指向某一对象，系统就会显示出该对象的简单说明。
如查看某工具栏按钮的名称，将鼠标指针停留在该按钮上，直至其名称出现。
4.2文字处理软件Word2003
4.2.1文字处理软件Word2003概述
MicrosoftOfficeWord2003（以下简称Word）具有强大、完善的字处理及图文混排功能，其主要特点有：
所见即所得、支持多种显示方式、具有丰富的表格处理功能、支持图文混排功能和不同文档格式自动转换等。
启动Word后的窗口如图4-1所示。
下面对其组成部分分别介绍。
1.标题栏
位于屏幕的顶端，包含控制菜单按钮、正在编辑的文档名、应用程序名“MicrosoftWord”以及“最小化”、“还原”和“关闭”按钮等，这些按钮的用法同Windows窗口。
2.菜单栏
通常位于标题栏的下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”、“帮助”等菜单项，且每个菜单项又包含下拉菜单。
菜单是Word的核心部分，所有的编辑和排版等操作命令都能在这些菜单中找到。
打开下拉菜单的方法同Windows。
Word菜单是折叠设计，弹出的下拉菜单只给出此项菜单中最常用的菜单命令，如需其他菜单命令，可单击最下端的“
”按钮。
3.工具栏
Word将一些常用的命令和功能用图标按钮来代替，并且将功能相近的图标集中在一起，形成工具栏。
单击图标按钮即可执行相应的菜单命令。
要想知道某个图标的功能，可以将鼠标指针移到该图标上，稍停片刻，就会出现功能提示。
Word默认只显示“常用”工具栏、“格式”工具栏和“绘图”工具栏。
“常用”工具栏提供了一些最常用的命令，如新建空白文档、打开、保存等；“格式”工具栏提供了对文档格式进行设置的一些命令，如设置样式、字体、字号等。
除此以外，Word还为用户提供了其它多种工具栏，用户可以根据需要来显示或隐藏这些工具栏。
方法与Windows类似，可以使用“视图”菜单中的“工具栏”命令；也可以在任意一个工具栏中单击鼠标右键，从而选择显示或隐藏的工具栏名称。
当显示的工具栏位置不理想时，可以移动工具栏。
移动时将鼠标指针指向工具栏的移动柄，按住鼠标左键将其拖动到合适位置后松开鼠标左键即可。
4.标尺
Word标尺有水平标尺和垂直标尺，分别位于文档窗口的上方和左侧。
用户可以利用水平标尺来设置段落的缩进、页边距、制表位以及改变栏宽等。
垂直标尺用于显示和调整上下页边距、表格的行高以及图形高度等。
标尺上的数字代表实际的尺寸，为表格的制作、分栏控制和宽度调整提供了方便。
5.文档窗口
图4-2任务窗格导航按钮
Word的文档窗口是文档内容显示的地方。
用户可以在此查看和处理文档。
在文本区有一个闪烁的垂直条，称为插入点。
插入点表明输入文档和嵌入对象将出现的位置。
文档窗口的左边空白处为选定栏，当把鼠标指针移到选定栏中时，鼠标指针会变成向右的箭头。
选定栏用于选定文档内容。
6.任务窗格
Word2003的任务窗格位于文档窗口的右侧，以窗格的形式提供最常用的任务（如新建文档、剪贴板和样式等），方便用户操作。
选择“视图”菜单中的“任务窗格”命令，可打开或关闭任务窗格。
任务窗格也会根据用户当前的操作自动出现，如使用帮助时，自动出现“Word帮助”任务窗格。
任务窗格导航按钮共有5各地方，如图4-2所示，拖动①处可移动任务窗格，单击②处出现“其他任务窗格”列表，③处是“返回”和“向前”按钮，单击④处打开“开始工作”任务窗格，单击⑤处关闭任务窗格。
7.滚动条
Word包括垂直和水平两种滚动条，用于控制屏幕滚动。
单击滚动条的上下、左右箭头，可查看在当前窗口中看不到的文档内容。
垂直滚动条下方有一个“选择浏览对象”按钮
，单击它可选择按什么对象进行浏览（如页、节、脚注、批注等），加快浏览活动文档。
8.视图切换条
Word视图方式是指用户查看文档的方式，包含有5个显示方式切换按钮：
“普通视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”、“页面视图”和“阅读版式”。
其中，普通视图显示文本格式，但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象等，在该视图方式下可以键入文字、编辑和排版文本。
Web版式视图主要用于创作Web页，它能够仿真Web浏览器来显示文档。
页面视图是Word默认的视图，显示的文档与实际打印效果相一致，用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理分栏和图形对象等。
大纲视图能够帮助用户确定写作思路，合理地组织文档结构。
9.状态栏
状态栏位于屏幕底部，其中显示当前文档的一些状态信息，包括页数、节、当前页码/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。
在状态栏的右侧有4个按钮：
“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”，双击按钮可改变其状态。
4.2.2Word文档的基本操作
在使用Word时，所有的操作都是围绕文档进行的，下面介绍Word文档的新建、打开、保存、打印、关闭等基本操作。
1.创建新文档
（1）创建空白文档
Word启动时，如果没有指定Word文档，则会自动创建名为“文档1”的空白文档，空白文档是指使用“空白文档”摸板（即Normal）创建的文档；也可以直接单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮
来创建空白文档；还可以在某个文件夹下单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“新建”中的“MicrosoftWord文档”来进行。
允许创建多个空白文档，按创建次序Word暂时将其命名为“文档1”、“文档2”……等。
（2）利用模板创建特定格式的文档
模板是定义文档基本结构的格式文件，用于创建新文档。
当使用模板新建文档时，其中预定义的文本和格式等信息将自动添加进文档，用户只需输入文档的内容既可。
Word提供了大量的模板，如网页、报告、备忘录、论文、新闻稿、信函等等。
选择“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建文档”任务窗格中，通过“本机上的模板”或“网站上的模板”等按需要选择模板。
有些Word模板是向导模板，会指导用户一步一步地建立新文档。
用户也可以创建自定义模板，即创建一个扩展名为.dot的模板文件。
可以使用“本机上的模板”来创建模板，也可以使用已有文档建立模板（通过后面介绍的“另存为”来实现）。
注意，必须将自定义模板文件保存在“用户模板”文件夹中才能使用。
单击“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，通过“文件位置”选项卡即可实现。
2.打开文档
只有当文档处在打开状态时，才能对其进行编辑。
打开文档是指将指定的文档从外存读到内存工作区，并显示在文档窗口。
常用的方法如下：
（1）双击Word文档图标，先启动Word，并自动打开该文档。
（2）选择“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，出现如图4-3所示的“打开”对话框。
用户可以单击左侧的文件夹以进入相应的位置；也可以在“查找范围”下拉列表框中选择文件夹。
在“文件类型”下拉列表框选择文件类型。
选定要打开的文档图标，单击“确定”按钮即打开该文档。
另外，使用Ctrl或Shift键可以同时选择多个文档进行打开。
（3）在Word工作时，会记下用户最近使用过的文件。
从“文件”下拉菜单的底部可以选择这些文件并打开。
Word记忆最近使用过的文件数量可以通过“工具”菜单中的“选项”命令进行更改。
在Word中允许打开多个文档，但只有一个是活动的（当前文档），以单击Windows任务栏中的图标可进行切换。
使用“窗口”菜单也可切换活动文档，并可拆分活动文档窗口。
3.文档的保存
因为用户所输入的文档都是临时保存在内存中，如果计算机突然断电或者系统发生意外而无法正常退出Word，那么这些内存中的信息就将全部丢失，所以应当及时地将文档保存到外存中。
保存文档的常用方法有以下两种。
（1）使用“文件”菜单的“保存”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮（快捷键为Ctrl+S），可以将当前编辑的文档按原文件名保存到原文件夹。
若是新建文档，“保存”命令和“另存为”命令作用相同，会弹出如图4-4所示的“另存为”对话框。
在“保存位置”框中选择文件保存的磁盘和文件夹。
在“文件名”文本框中输入文件名。
单击“保存”按钮，则Word自动为文档添加上扩展名.DOC，将该文档保存为Word文档。
Word还允许用户将文档保存为其他格式，如网页、文档模板和XML格式等。
用户只需单击“保存类型”框右边的向下箭头，选择相应的类型即可。
按住Shift键，单击“文件”菜单的“全部保存”命令，可保存打开的全部文档。
（2）使用“文件”菜单的“另存为”命令，弹出如图4-4所示的“另存为”对话框，对于已有文档往往是为了备份，用户可以另起文件名，也可改变保存路径和类型。
另外，通过“工具”菜单的“选项”命令可更改Word文档自动保存的时间间隔和保存的文件位置，可以设置打开文件时的密码和修改文件时的密码等等。
4.关闭文档
关闭文档是指关闭用于编辑该文档的文档窗口和相应的内存工作区。
方法是：
选择“文件”→“关闭”菜单命令或单击右上角的“关闭窗口”按钮。
若编辑过的文档未保存，则弹出提示对话框，询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。
按住Shift键，单击“文件”菜单的“全部关闭”命令，可关闭打开的所有文档。
5.打印文档
在实际打印文档之前，可选择“文件”菜单的“打印预览”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮观察到打印效果。
选择“文件”菜单的“打印”菜单命令将弹出“打印”对话框，单击“确定”按钮即开始实际打印。
在打印前，可通过该对话框进行打印机类型、打印的页面范围、打印内容、打印的份数、缩放、手动双面打印等设置。
另外，单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，将直接打印整个文档，不能进行打印机类型、打印的页面范围等设置。
4.2.3文档编辑
1.插入点的移动
编辑文档时，经常需要移动插入点。
在文档中移动插入点的方法很多，可以利用鼠标也可以利用键盘。
①利用鼠标移动插入点。
把I形光标移到新的位置，然后单击鼠标左键，就可以在文本区重新设置插入点。
②利用键盘移动插入点。
如表4-1所示，利用快捷键就可以快速移动插入点。
表4-1移动插入点的常用快捷键
按键
将光标定位到
↑
向上移动一行
↓
向下移动一行
←
向左移动一个字符或一个汉字
→
向右移动一个字符或一个汉字
Home
移到该行开头
End
移到该行末尾
PgUp
向上滚动一屏幕
PgDn
向下滚动一屏幕
Ctrl+Home
移到文档开头
Ctrl+End
移到文档末尾
Shift+F5
移到上一次修改处
F5或Ctrl+G
打开“查找和替换”对话框，可进行定位或查找、替换等操作
2.输入文本
在Word中输入文本只需简单地输入即可，但要注意以下输入技巧。
（1）Word有两种文本输入状态，即“插入”和“改写”。
“插入”状态是指状态栏中的“改写”指示为灰色，输入的文字插入到插入点位置，并且插入点后面的文字将自动后移。
“改写”状态是指状态栏中的“改写”指示为黑色，输入的文字将覆盖光标后的文字。
“插入”和“改写”状态的切换可以通过键盘上的Insert键或鼠标双击状态栏中的“改写”指示实现。
（2）记忆式键入功能。
如果启用这一功能，则当键入自动图文集（即一些经常重复使用的文字、符号或图形，如落款、问候语等）词条的前几个字符时，Word会显示屏幕提示，此时按回车键将输入该词条的余下部分。
可使用“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单的“自动图文集”命令，启用或关闭记忆式键入功能，或添加、删除自动图文集词条。
（3）特殊符号的插入。
若要输入键盘上没有的特殊符号（如§、△、せ、①、Ⅷ），则可以使用“插入”菜单的“符号”命令，也可使用输入法提供的软键盘。
（4）自动更正功能。
Word通常会自动更正用户输入时的一些常见错误，如将句首的he改为He，将seh改为she等。
可通过选择“工具”菜单的“自动更正选项”命令，来设置Word自动更正功能的特性。
（5）段落生成与合并。
输入文本时，按Enter键将生成一个段落。
Word文档的每个段落以一个段落标记（又称硬回车）符“
”结束，每个段落可以包含多行文本。
若删除此标记，则将把相邻两段合并为一段。
但如果在输入文本时按Shift+Enter键，则将输入换行符（又称软回车）“
”，使后续文本另起一行，并不分段，仍与上一行属于同一段落。
（6）插入文件。
选择“插入”菜单的“文件”命令，可将其他兼容文件（如.doc、.txt、.htm）的内容插入到当前文档的插入点位置。
3.文本的选定、复制、移动和删除
（1）选定文本
在Word中，许多操作要先选定文本，再操作，如删除、移动、复制等。
选定的文本按反白方式显示，即黑底白字，而不是标准的白底黑字。
选定文本可以使用鼠标或者键盘。
①用鼠标选定文本
选定一个单词或汉字时，双击该单词或汉字。
选定一个句子（相邻两个句号之间的部分）时，按住Ctrl键，再单击句子中的任意位置。
选定一行文本时，单击相应位置的选定栏。
而在选定栏中单击并拖动可选定多行文本。
选定一段文本时，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标。
选定某一连续区域的文本时，从插入点开始拖动鼠标。
如果要选定的文本范围比较大，可先在要选定文本块的开始处单击，然后按住Shift键，再单击要选定块的末尾。
选定整个文档时，可以用鼠标在选定栏中三击，或按住Ctrl键同时单击选定栏。
选定某一矩形区域文本时，按住Alt键的同时拖动鼠标。
选定不连续区域文本时，先选定第一个文本区，然后在按下Ctrl键的同时使用鼠标再选定其他文本区。
选定一个大范围的连续区域文本时，为避免失误，可采用“扩展”选区方式。
即，先确定插入点，再激活“扩展”模式（双击状态栏上的“扩展”字样或按F8键），然后移动鼠标单击，则插入点到单击处的文本被选定。
再双击状态栏上的“扩展”字样或按F9键，则切换回正常状态。
②用键盘选定文本
要用键盘选定文本，先将插入点移到要选定的文本块处，再利用表4-2中的按键进行选定，其中按住Shift键并按方向键则可将选定范围从插入点扩展至某一处。
表4-2使用键盘选定文本
按键
功能
Shift+←
选定插入点左边的一个字符
Shift+→
选定插入点右边的一个字符
Shift+↑
选定上一行
Shift+↓
选定下一行
Shift+Home
由插入点位置选定至该行的开头
Shift+End
由插入点位置选定至该行的末尾
Ctrl+Shift+↑
到段首
Ctrl+Shift+↓
到段尾
Ctrl+Shift+Home
到文档开头
Ctrl+Shift+End
到文档结束
Ctrl+A
选定整个文档
单击选定区域外的任何区域或按键盘上的任意方向键可取消选定。
（2）复制和移动文本
复制和移动文本的常用方法有拖曳法和粘贴法。
①拖曳法：
首先要选定文本，然后将鼠标指针移到选定的文本上，按住鼠标左键拖动可实现选定文本的移动。
若拖动的同时按住Ctrl键，即可实现文本的复制。
也可以使用鼠标右键拖动。
拖曳法适合在短距离内的复制或移动文本。
②粘贴法：
Word的“编辑”菜单有“剪切”、“复制”和“粘贴”等命令，其用法与Windows相似。
首先，通过“剪切”（或“复制”）命令将选定的文本删除并放入剪贴板（或复制到剪贴板），然后单击“粘贴”命令完成选定文本的移动（或复制）。
也可以使用“常用”工具栏中的“剪切”、“复制”和“粘贴”按钮，对应的快捷键依次为Ctrl+X，Ctrl+C、Ctrl+V。
剪贴板既是指Windows的剪贴板，也是指Office的剪贴板，所以可以在Office文档内或者文档间以及不同应用程序文档间进行文本的复制与移动。
（3）删除文本
若要删除几个文字，可将插入点定位后，用Delete键删除插入点后面的字符或用Backspace键删除插入点前面的字符。
若删除大段文字，则先选中这些文字，然后用Delete键删除即可。
（4）重复、撤消和恢复文本
①重复：
在输入文本或者对文档进行编辑的过程中，如果要重复刚进行的操作（如文字输入、删除等），可选择“编辑”菜单中的“重复键入”命令或者按Ctrl+Y键即可。
②撤消：
在用户编辑文档时，Word自动记下了用户的每步编辑操作。
当用户想撤销操作时，可选择“编辑”菜单中的“撤消”命令（或单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮或按Ctrl+Z键）撤消最后一步操作。
若想撤消最近进行的多次操作，则单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮右边的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择要撤消的操作。
③恢复：
可以恢复被撤消的操作。
只有当用户执行了“撤消”命令后，才可使用“编辑”菜单中的“恢复”命令或“常用”工具栏中的“恢复”按钮进行恢复（快捷键为Ctrl+Y）。
4.查找和替换
在文字处理软件中，查找和替换是经常使用、效率很高的编辑功能。
根据输入的要查找或替换的内容，系统可自动地在规定的范围或全文内查找或替换。
查找或替换不但可以作用于文字，也可作用于格式、特殊字符、通配符等。
①查找：
将插入点定位于文档的开始处，选择“编辑”菜单中的“查找”命令或按Ctrl+F键，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中输入要查找的文本，单击“查找下一处”按钮开始查找。
在查找过程中用户可对每个找到的文本进行操作。
单击对话框中的“高级”按钮，可随意设置搜索选项，可以选择要查找的格式或特殊字符。
②替换：
将插入点定位于文档的开始处，选择“编辑”菜单中的“替换”命令或按Ctrl+H键，在“查找内容”框中输入要查找的内容，在“替换为”框中输入新文本，如图4-5所示，单击“查找下一处”按钮，则开始查找，找到指定内容后，可选择要不要替换成新文本。
若单击“全部替换”按钮，Word将不再显示每一处查找到的位置，而是自动将所有找到的文本替换为新文本。
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