IATF16949文件资料控制程序附表格和流程图.docx

1、IATF16949文件资料控制程序附表格和流程图程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次文件资料控制程序制定日期年月日实施日期年月日版本修订日期修订页次修订内容修订者页次12345678910111213141516171819业版别核准会签制定程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次文件资料控制程序制定日期年月日实施日期年月日1 目的对集团所有与质量管理体系有关的文件和资料进行严格的控制，确保与质量管理体系有关部门使用的相应有效版本文件，确保质量管理体系的有效运行。2 适用范围适用于集团与质量管理体系有关的所有文件资料及外来的，顾客提供的标准样件，电子媒体等文件的控制。3 术

2、语和定义3.1 文件：是指信息及其他承载媒体，包括记录、规范、程序、图样、报告、标准。3.2 媒体：可以是纸张、计算机、磁盘、光盘或其它电子媒体，照片、标准、样品或它们的组合。3.3 规范：是指阐明要求的文件。4 职责4.1 集团的文件和资料的控制采用统管和分管相结合的方式进行。4.2 集团办公室负责编制“文件和资料控制程序”，并组织各部门实施。4.3 行政性文件和资料由办公室负责收集、编写、复制、借阅等管理。4.4 体系文件和资料由质管部负责，并组织各部门编制、发放、运行、修订等管理。4.5 技术文件和资料由技术中心/质量技术负责，并对产品图纸、作业指导书、操作规程、工艺流程图的收集、编写、

3、复制、借阅等进行管理。4.6 各部门的文件和资料由本部门负责管理，并分别建立本部门文件资料目录。5.程序内容与要求5.1 文件的分类：a.按文件来源分：内部文件、外来文件；b.按文件类别分：质量管理体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件等；c.按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。5.2 文件资料控制范围有 a.质量管理文件：质量手册、程序文件、管理性文件及质量记录由质管部负责控制。程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次文件资料控制程序制定日期年月日实施日期年月日b.技术性文件：技术标准、图样、作业指导书、操作规程及相关技术性外来文件等由技

4、术中心/质量技术负责控制。c.行政性文件：劳动合同、员工档案、政工文件、上级来文、外来文件、营业执照、税务登记文件由办公室控制。d.各种财务帐薄、凭证、会计报表等文件，由财务中心/财务部控制。e.记录：按“记录控制程序”控制。5.3 文件和资料的编号5.3.1 质量管理体系文件的编号解释 a.质量手册：XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭昇）-01（手册唯一序号），-XXXX（发布年号）。 b.程序文件：XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-XM（旭日旭明）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭昇

5、）-02（程序文件号），XX（对应要素号），XX（文件序号），XXXX（发布年号）。 c.管理性或辅助性文件XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭升）-03（该层次文件代号），XX（对应要素号）， -XX（文件序号），-XXXX（发布年号）。 d.技术性文件资料的编号按“工程规范及图面管理程序”执行。 e.外来文件沿用原有编号。5.4. 文件的编制、审批和发布5.4.1文件编制由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。5.4.2 文件审批、发布的权限：a.质量手册由质管部组织编制，管理者代表审核，集团法定代表人批准发布；b

6、.质量计划（质量策划），由质管部组织编制，部门经理负责审核，管理者代表批准实施；c.程序文件由有关责任部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准发布；d.规范性文件与指导性文件，由相关部门负责人组织编制，如涉及到多部门的应由主要负责部门出面组织，最终由相关部门负责人会签负责部门批准；程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次文件资料控制程序制定日期年月日实施日期年月日e.技术文件由技术中心/质量技术组织技术人员编制，由技术中心/质量技术负责人审核，分管负责人批准发布；f.外来文件中直接引用的各类标准，规范等，由各研究所、质量技术或质量管理部提出，由分管负责人批准发布；g.消防安全管理工

7、作的有关标准、规范，由保安部编制并发布。5.5 文件的发放及使用、管理5.5.1 受控文件应盖有“受控文件”标识的印章，并注明分发号。5.5.2 由办公室统一编制“文件发放/回收登记表”，按文件主管负责人批准的发放范围发放。文件领用人应在“文件发放/回收登记表”上签名，领用相应分发号的文件。5.5.3“文件发放/领用登记表“在所发放文件的有效期间及作废后五年内，应由办公室妥善保管，以确保文件的可追溯性。5.5.4 文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。5.5.5 受控文件不得随意自行复印。如需要时，使用者应向办公室申请领用。5.5.6 文件因破损严重而影响使用时，使用者应

8、向办公室办理文件更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。5.5.7 文件遗失后，遗失人应填写“文件遗失登记表”，并申请重新领用，由办公室核准后补发。补发文件时，应给予新的分发号，并注销原分发号。必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。5.5.8 汇编成册的受控文件，应按每一单册进行受控标识，可统一发放管理。文件合订本中有受控和非受控的，应在受控文件的封面或前页加盖受控标识印章。5.5.9 受控文件的使用人工作岗位发生变动时，其使用文件按如下方式管理：a.在各公司内部调动其性质相同的岗位，保留原使用文件；b.调出各公司或调到集团部门与质量无关岗位的，原使

9、用文件由办公室负责收回；c.调至各公司/集团各部门与质量有关的其他岗位的，原使用文件由办公室予以调整。程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次文件资料控制程序制定日期年月日实施日期年月日5.6 文件的更改5.6.1 文件需要更改时，由文件更改提出部门或人员填写“文件更改申请单”，说明更改原因。5.6.2 文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字用蓝黑细线进行划改，并签署修改人，不允许用修改液对正式文件进行修改。5.6.3 文件经多次修改，或需作较大幅度修订时，应予以换页或换版。原页或原版文件作废，换发新页或新版本。5.6.4 文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。当采用换

10、页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回旧页或旧版文件。5.7 文件的作废5.7.1 文件作废时，应由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，以防止误用。受控的作废文件，应按原“文件发放/回收登记表”名录逐一收回，并作记录。5.7.2 收回的作废文件，在暂不销毁前，应由办公室盖上“作废”印章，或归入作废档案类。5.7.3 作废文件销毁应填写“作废文件销毁登记表”，经办公室负责人批准后予以销毁。5.7.4 作废参考用的作废受控文件，由留用人填写“作废文件留用申请单”，经办公室负责人批准后，由办公室加盖“作废”印章后方可留用。5.7.5 作业现场不准保存“作废”的文件。5.8 有效版本的控制5.

11、8.1 本集团发放的所有与质量管理体系有关的文件资料，必须加盖“有效版本”（红色）的印章，为有效版本。5.8.2 质量管理体系文件和技术文件，由质管部和技术中心形成“有效版本控制清单”发至各部门使用。5.9 外来文件的管理5.9.1 所有与质量管理体系有关的外来文件，都由质管部负责签收、登记、分类、编号和处理。程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次文件资料控制程序制定日期年月日实施日期年月日5.9.2 办公室根据外来文件的类别、性质递交集团/各公司，总裁/总经理阅批，或直接转发给有关职能部门。a.属于上级机关下发的行政法规性和管理性文件，由办公室负责保存，并贯彻实施；b.属于工艺、技

12、术类文件，由办公室转发给技术中心或生产中心使用，并保存；c.属于顾客、供方或相关方提供的文件资料，由办公室签收、登记后，转发给质管部使用、管理；d.凡须从国际、国家、地区或行业标准中，引用的工艺、技术规范，由技术中心负责摘录，编制，并审核其是否属于有效文本，形成本集团的技术文件，经技术中心主任审批后，由技术中心发放，质量技术或生产中心使用和保存。5.9.3 由办公室转发或发放的各类外来文件，都须填写“文件发放/领用登记表”，由办公室保存。5.10 文件的归档5.10.1 各部门现使用的文件，由各部门自行收档，并建立本部门文件目录，主管应督促归档情况。5.10.2需要归档的文件，由办公室按档案管

13、理规定，进行分类、编目、归档。5.10.3以项目为中心的文件管理，宜采取“一个项目立一档”的管理方式，在项目结束，产品交付后，由技术中心负责收集与该项目有关的文件资料，移交给办公室归档。5.11 文件的借阅文件借阅人应填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人批准后，方可借阅，并在规定期限内归还。6. 质量记录6.1 文件发放/回收登记表6.2 外来文件登记表6.3 文件更改申请单6.4 作废文件销毁申请表6.5 作废文件留用申请表程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次文件资料控制程序制定日期年月日实施日期年月日6.6文件资料目录6.7作废文件销毁台帐7.附记 各种媒体的文件，应由

14、文件管理人员妥善保存，做到不丢失、不损坏、不变质。 流程图 乌龟图文件发放/回收登记表 发放文件名称发放部门发放日期是否有回收的说明序号接收部门份数接收人签名接收日期回收记录外来文件登记表部门： 序号外来文件名称编号份数外来文件来源现在使用人签名有效版本控制清单 有效版本文件类别技术文件 体系文件 行政文件序号文件名称编号份数有效版本标识第一版第二版第三版第四版批准： 审核： 编制：文件更改申请单 更改文件名称更改文件编号申请更改部门申请更改原因 申请人 日期更改前内容更改后内容更改方式说明：应对换页、换行、深改、换版、换后收回旧文件处理等进行说明。 审查人 日期批 准 批准人 日期本单一式两份，包括存根、企质办各一份_文件资料目录 序 号文件名称归档方式及要求备 注批准： 审核： 编制：