IATF16949文件资料控制程序附表格和流程图.docx
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IATF16949文件资料控制程序附表格和流程图
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1目的
对集团所有与质量管理体系有关的文件和资料进行严格的控制，确保与质量管理体系有关部门使用的相应有效版本文件，确保质量管理体系的有效运行。
2适用范围
适用于集团与质量管理体系有关的所有文件资料及外来的，顾客提供的标准样件，电子媒体等文件的控制。
3术语和定义
3.1文件：
是指信息及其他承载媒体，包括记录、规范、程序、图样、报告、标准。
3.2媒体：
可以是纸张、计算机、磁盘、光盘或其它电子媒体，照片、标准、样品或它们的组合。
3.3规范：
是指阐明要求的文件。
4职责
4.1集团的文件和资料的控制采用统管和分管相结合的方式进行。
4.2集团办公室负责编制“文件和资料控制程序”，并组织各部门实施。
4.3行政性文件和资料由办公室负责收集、编写、复制、借阅等管理。
4.4体系文件和资料由质管部负责，并组织各部门编制、发放、运行、修订等管理。
4.5技术文件和资料由技术中心/质量技术负责，并对产品图纸、作业指导书、操作规程、工艺流程图的收集、编写、复制、借阅等进行管理。
4.6各部门的文件和资料由本部门负责管理，并分别建立本部门文件资料目录。
5.程序内容与要求
5.1文件的分类：
a.按文件来源分：
内部文件、外来文件；
b.按文件类别分：
质量管理体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件等；
c.按文件受控状态分：
受控文件、非受控文件。
5.2文件资料控制范围有
a.质量管理文件：
质量手册、程序文件、管理性文件及质量记录由质管部负责控制。
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b.技术性文件：
技术标准、图样、作业指导书、操作规程及相关技术性外来文件等由技术中心/质量技术负责控制。
c.行政性文件：
劳动合同、员工档案、政工文件、上级来文、外来文件、营业执照、税务登记文件由办公室控制。
d.各种财务帐薄、凭证、会计报表等文件，由财务中心/财务部控制。
e.记录：
按“记录控制程序”控制。
5.3文件和资料的编号
5.3.1质量管理体系文件的编号解释
a.质量手册：
XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭昇）-01（手册唯一序号），-XXXX（发布年号）。
b.程序文件：
XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-XM（旭日旭明）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭昇）-02（程序文件号），XX（对应要素号），XX（文件序号），XXXX（发布年号）。
c.管理性或辅助性文件XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭升）-03（该层次文件代号），XX（对应要素号），-XX（文件序号），-XXXX（发布年号）。
d.技术性文件资料的编号按“工程规范及图面管理程序”执行。
e.外来文件沿用原有编号。
5.4.文件的编制、审批和发布
5.4.1文件编制由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。
5.4.2文件审批、发布的权限：
a.质量手册由质管部组织编制，管理者代表审核，集团法定代表人批准发布；
b.质量计划（质量策划），由质管部组织编制，部门经理负责审核，管理者代表批准实施；
c.程序文件由有关责任部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准发布；
d.规范性文件与指导性文件，由相关部门负责人组织编制，如涉及到多部门的应由主要负责部门出面组织，最终由相关部门负责人会签负责部门批准；
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e.技术文件由技术中心/质量技术组织技术人员编制，由技术中心/质量技术负责人审核，分管负责人批准发布；
f.外来文件中直接引用的各类标准，规范等，由各研究所、质量技术或质量管理部提出，由分管负责人批准发布；
g.消防安全管理工作的有关标准、规范，由保安部编制并发布。
5.5文件的发放及使用、管理
5.5.1受控文件应盖有“受控文件”标识的印章，并注明分发号。
5.5.2由办公室统一编制“文件发放/回收登记表”，按文件主管负责人批准的发放范围发放。
文件领用人应在“文件发放/回收登记表”上签名，领用相应分发号的文件。
5.5.3“文件发放/领用登记表“在所发放文件的有效期间及作废后五年内，应由办公室妥善保管，以确保文件的可追溯性。
5.5.4文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。
5.5.5受控文件不得随意自行复印。
如需要时，使用者应向办公室申请领用。
5.5.6文件因破损严重而影响使用时，使用者应向办公室办理文件更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。
5.5.7文件遗失后，遗失人应填写“文件遗失登记表”，并申请重新领用，由办公室核准后补发。
补发文件时，应给予新的分发号，并注销原分发号。
必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。
5.5.8汇编成册的受控文件，应按每一单册进行受控标识，可统一发放管理。
文件合订本中有受控和非受控的，应在受控文件的封面或前页加盖受控标识印章。
5.5.9受控文件的使用人工作岗位发生变动时，其使用文件按如下方式管理：
a.在各公司内部调动其性质相同的岗位，保留原使用文件；
b.调出各公司或调到集团部门与质量无关岗位的，原使用文件由办公室负责收回；
c.调至各公司/集团各部门与质量有关的其他岗位的，原使用文件由办公室予以调整。
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5.6文件的更改
5.6.1文件需要更改时，由文件更改提出部门或人员填写“文件更改申请单”，说明更改原因。
5.6.2文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字用蓝黑细线进行划改，并签署修改人，不允许用修改液对正式文件进行修改。
5.6.3文件经多次修改，或需作较大幅度修订时，应予以换页或换版。
原页或原版文件作废，换发新页或新版本。
5.6.4文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。
当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回旧页或旧版文件。
5.7文件的作废
5.7.1文件作废时，应由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，以防止误用。
受控的作废文件，应按原“文件发放/回收登记表”名录逐一收回，并作记录。
5.7.2收回的作废文件，在暂不销毁前，应由办公室盖上“作废”印章，或归入作废档案类。
5.7.3作废文件销毁应填写“作废文件销毁登记表”，经办公室负责人批准后予以销毁。
5.7.4作废参考用的作废受控文件，由留用人填写“作废文件留用申请单”，经办公室负责人批准后，由办公室加盖“作废”印章后方可留用。
5.7.5作业现场不准保存“作废”的文件。
5.8有效版本的控制
5.8.1本集团发放的所有与质量管理体系有关的文件资料，必须加盖“有效版本”（红色）的印章，为有效版本。
5.8.2质量管理体系文件和技术文件，由质管部和技术中心形成“有效版本控制清单”发至各部门使用。
5.9外来文件的管理
5.9.1所有与质量管理体系有关的外来文件，都由质管部负责签收、登记、分类、编号和处理。
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5.9.2办公室根据外来文件的类别、性质递交集团/各公司，总裁/总经理阅批，或直接转发给有关职能部门。
a.属于上级机关下发的行政法规性和管理性文件，由办公室负责保存，并贯彻实施；
b.属于工艺、技术类文件，由办公室转发给技术中心或生产中心使用，并保存；
c.属于顾客、供方或相关方提供的文件资料，由办公室签收、登记后，转发给质管部使用、管理；
d.凡须从国际、国家、地区或行业标准中，引用的工艺、技术规范，由技术中心负责摘录，编制，并审核其是否属于有效文本，形成本集团的技术文件，经技术中心主任审批后，由技术中心发放，质量技术或生产中心使用和保存。
5.9.3由办公室转发或发放的各类外来文件，都须填写“文件发放/领用登记表”，由办公室保存。
5.10文件的归档
5.10.1各部门现使用的文件，由各部门自行收档，并建立本部门文件目录，主管应督促归档情况。
5.10.2需要归档的文件，由办公室按档案管理规定，进行分类、编目、归档。
5.10.3以项目为中心的文件管理，宜采取“一个项目立一档”的管理方式，在项目结束，产品交付后，由技术中心负责收集与该项目有关的文件资料，移交给办公室归档。
5.11文件的借阅
文件借阅人应填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人批准后，方可借阅，并在规定期限内归还。
6.质量记录
6.1文件发放/回收登记表
6.2外来文件登记表
6.3文件更改申请单
6.4作废文件销毁申请表
6.5作废文件留用申请表
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6.6文件资料目录
6.7作废文件销毁台帐
7.附记
各种媒体的文件，应由文件管理人员妥善保存，做到不丢失、不损坏、不变质。
流程图
乌龟图
文件发放/回收登记表
发放文件名称
发放部门
发放日期
是否有回收的说明
序号
接收部门
份数
接收人签名
接收日期
回收记录
外来文件登记表
部门：
序号
外来文件名称
编号
份数
外来文件来源
现在使用人签名
有效版本控制清单
有效版本文件类别
□技术文件□体系文件□行政文件
序号
文件名称
编号
份数
有效版本标识
第一版
第二版
第三版
第四版
批准：
审核：
编制：
文件更改申请单
更改文件名称
更改文件编号
申请更改部门
申请更改原因
申请人日期
更改前内容
更改后内容
更改方式说明：
应对换页、换行、深改、换版、换后收回旧文件处理等进行说明。
审查人日期
批准
批准人日期
本单一式两份，包括存根、企质办各一份
______文件资料目录
序号
文件名称
归档方式及要求
备注
批准：
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