浅谈行政公文写作中应注意的语言特点.docx

1、浅谈行政公文写作中应注意的语言特点浅谈行政公文写作中应注意的语言特点 随着我国经济社会的发展，作为“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”、“依法行政和进行公务活动的重要工具”的行政机关公文的应用也越来越广泛，质量要求也越来越高。本文想就行政机关公文（以下简称“公文”）写作中应注意把握的几个语言特点，谈几点实践工作中的体会，以供探讨。 一、简洁明了，开门见山 应用文体的实用性要求公文应当更加注重语言的简洁明了。由于公文属于应用文体，是根据实际需要，为了达到某个具体的目标而写的，是作为“工具”直接用来办事的，如向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的“报告”；向上级

2、机关请求指示、批准的“请示”；非隶属关系单位之间商洽工作的“函”等等。因此，实用就成为公文的出发点和归宿，这就决定了公文应当简短而不宜过长，只要把问题说清楚了，意图讲明白了，就可以了，决不能罗罗嗦嗦，不着边际。特别是供上级领导阅读的公文，更要写得简明扼要，以便上级领导用最短的时间了解作者的意图，作出相应的决策。否则，虽洋洋万言却言不约，意不明，使人阅读时还得用心去寻觅要求解决的问题，是很难达到预期目的的。像明朝刑部尚书茹太素的“奏折”写了17000字，朱元璋叫秘书给读了一个多小时还没有谈到正题，朱元璋发火狠狠训斥了他一顿，第二天又接着读，读到最后500字，才讲到他要解决的几个具体事，前面165

3、00字全都是废话。从此，朱元璋下令，凡是上书不得超过500字。当前的一些机关公文虽然没有像茹太素“奏折”那样超级拖沓，但是繁琐罗嗦的现象仍然比较突出。如： 例1：“为了加大煤矿安全管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市政府组织专家研究制定了关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定，初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿，年月日，市政府常务会议讨论一致通过，现在印发给各单位，各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本规定的行为。”（某市政府关于印发关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知）这份公文，前半部分过多的叙述了印发的规定的形成过程，后半部分又在要求上强

4、调的过于罗嗦，可以简洁为： “关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定，业经年月日，市政府常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。” 要做到简洁明了，就要惜墨如金，开门见山。当前，行政机关公文繁琐拖沓的一个突出的现象，就是公文开头总要罗列出一堆“以.为指导”、“贯彻.”、“落实.”，好象不这样写就与上级精神不一致了，如： 例2：“年初以来，以党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神为指导，在中央关于通知精神的鼓舞下，在全国工作会议和全省工作会议的推动下，在市委、市政府的关怀下，在局领导的具体领导下，在公司全体员工的共同努力下，全局上下坚持科学发展观，深入贯彻“三个代表”重要思想，全面落实局

5、党组提出的.”（某局的一份“工作报告”的开头）这份“工作报告”的开头，洋洋洒洒一二百字，却全都是空话、套话，还没有进入公文主题。另一个突出现象就是过渡的描写、论述，如后文中的“例13”。这样穿靴戴帽，画蛇添足，削弱了对主要问题的表达力度，消耗阅读者的精力，使人阅读起来也比较反感。因此，我们在公文写作中，要有“千金一字”的意识，能用一个字表达的不要用两个字，能用一句表达的不要用两句，用最少的词句表述较多的内容。特别是要开门见山，一落笔就要直奔主题，进入中心，抓住主要事实、主要矛盾、主要特点、主要意义写下去。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子，直截了当照直说，简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知

6、道或不需要了解的事情、与基本观点无直接关系的内容，在公文中都可以不写。如温家宝总理政府工作报告的开篇： 例3：“现在，我代表国务院，向大会作政府工作报告，请予审议，并请全国政协各位委员提出意见。”仅用这36个字开篇，简洁而且清楚明白。不仅是在开篇上，在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面，国务院的政府工作报都是简洁明了的范文。 二、用语准确，表意分明 较强的政策性、时效性，决定了使用准确语言表达明确意思是公文写作的基本要求。由于公文的目的是进行公务活动，事关公务，政策性、时效性极强，必须借助准确的语言予以表达，特别讲究遣词造句的准确恰当，切不可有疏漏含糊之处。可以说，公文对语言的准确、分明

7、要求更高。俗话说：“一字入公文，九牛拔不回”，也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如： 例4：“该项工程工期为一年；凡省内具备一定资质的单位，均可参加投标；参加投标的单位，请派人持相关证件于年月日前来报名登记，领取招标文件及施工图（收取成本费元）。”（某地关于大桥工程施工招标通告）在这段公文中说明了“工期为一年”，但是没有明确起止时间；要求投标单位要“具备一定资质”，但没有表明应具备哪一级资质；需要“相关证件”，但是没有列出具体哪些证件；要求“年月日前来”，不知是“年月日前”“来”，还是“年月日”“前来”报名登记；只讲了“报名登记”时间，却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准

8、确，表意含糊的语言，不仅使投标者陷入迷茫猜测之中，到处打听详情，而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑，严重影响了工作的顺利开展。 努力克服语言含糊现象,做到准确分明。在公文写作实践中，语言不准确，表意不分明，一般来说有四种情况，只要我们把握好，就可以尽力避免含糊的现象。一是避免产生歧义。此类问题较多的出现在时间、年限、条件设定以及并列事物等地方，如“例5”中的“年月日前来”。再如“30岁以上”，使人不知道是否含“30岁”；“具有下列行为的”不能够确定构成结果的充分条件是全部还是其中任一项。再如： 例5：张市长和李市长的助理第一时间到达了事故现场。这句话至少可以理解为张市长本人和李市长的助理、张市

9、长的助理和李市长的助理两个意思，这就是在人物并列中产生了歧义。二是避免含糊不清。主要是由于在公文中使用了一些不确定性的词语，如“似无不可”、“大致尚可”、“似有不合”、“推测如此”等，使阅文者感到模棱两可，无所适从，难以把握工作施行尺度。如： 例6：“你乡关于修建乡招待所的请示收悉，经县政府常务会研究，大致同意你乡修建招待所，可以酌情修订设计标准，适当时机可以开工建设。”（某县政府关于修建乡招待所的批复）在这段公文中，对是否批准的问题，表示“大致同意”，使请示单位不能掌握上级的明确态度；对设计标准问题，表示“酌情修订”，使请示单位，无法确定应该降低标准，还是提高标准；对工期问题，表示“适当时机

10、可以开工建设”，请示单位对“适当时机”没有把握依据。类似的含糊不清的表述，既不便于对方把握发文机关的真实意图，又容易使对方扩大想象空间，往往成为一些违规行为的借口。因此，我们在公文写作中，要尽量避免使用不确定性的词语，而使用表意严密确定的词语，如：“十五日内”、“.及以上”等，把能量化的尽可能量化。三是避免表述的不完整。这个问题的出现多数是由于公文作者对专业业务掌握不透，在关键的细节方面容易疏漏，导致公文表述不完整，如： 例7：“针对以上事实，依据中国共产党纪律处分条例，区委决定给予同志留党察看一年处分。”（某市辖区关于对同志违纪问题的处理决定）在这份处理决定中，明确了给予“留党察看一年”的处

11、分，但是并没有说完，因为一年期限的起止时间没有交待明白。在公文写作中要首先掌握透相关的业务知识，尤其是要对处罚、奖励、行政决定等容易出现纰漏的业务要抓住关键细节掌握深透。四是避免界定事物性质不准。这方面问题主要是对专业术语掌握不好，应该使用专业术语的地方没有使用，或专业术语区分不清，相互混用而造成的。如： 例8：A 活立木活的树、罚款罚钱、吊销作废 B 挪用公款滥用公款、疑犯罪犯、警告严重警告“例9”中A组是专业术语与非专业术语的对比，这里不难看出，非专业术语在其他文体中使用是完全正常的，而在公文中则必须使用专业术语，如果公文中使用非专业术语，就会给公共交际形成一些不必要的麻烦。B组是容易出现

12、混用现象术语的对比，我们可以看出，每一对有的只有一字之差，但性质却完全不同，如果使用不当，就会给事件评价、事物定性带来极大的差异，对工作造成严重的影响。因此，我们在公文写作中，特别是在事物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语，只要多学习、多掌握专业知识，认真对待，负起责任，就能够选用准确的术语，准确分明地反映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。 三、言词规范，严谨周密 公文作为行政机关进行公务活动的工具，是正式交际中的正规文书，因此要特别讲究言词的规范性，保证公文严谨周密。规范的公文语言，言简意赅，有独特的表达作用，人们对此一目了然，不仅体现了公文语体的正规、严谨的独特

13、风格，而且还可以收到简洁、庄重、严肃的效果。如果象下面这份通知的语言，就失去了公文的特点。 例9：“七一建党85周年纪念日就要到了，局党委决定，在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是03年以前入党的”，“各支部要快点上报推荐名单”（某局党委关于庆祝建党85周年评选先、优、模的通知）在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局”、“就要到了”、“03年”、“快点”，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严禁的特点，而且不够周密，如“03年”，是“1903年”还是“2003年”，或者是其他都无法确定。按照公文的规范严谨的

14、要求，可以改为： “七一建党85周年纪念日在即，局党委决定，在全局党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是2003年以前入党的”，“各支部要从速上报推荐名单” 坚持使用规定语言，规范言词。首先要使用标准的官方语言。我国规定“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字”像“俺”、“侬”、“哪门子”等土语、俗语、方言一般是不能在公文中使用的。其次要使用书面语言。书面语言来源于口头语言，但他比口头语言更加规范、更加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订”、“合乎预定的日期”、“越快越好”、“暂时不要付印”，意思虽然清楚，但是公文中一般

15、不使用这些，而使用“拟订”、“如期”、“从速”、“缓印”这些书面语言。如： 例10：“今年春耕时节就快到了，我们乡里还缺少两万吨水稻种子，希望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。”（某乡政府关于商请调拨水稻种子的函）这个函的语言十分随便，不像公文。应当用书面语言改成： “春耕在即，我乡尚缺水稻种子两万吨，望速拨付，以应急需，可否？急盼复函”。第三要使用公文专用语。公文中要使用公文专用语，例如“兹”、“为”、“兹因”、“鉴于”、“遵照”、“欣值”、“拟请”、“信悉”、“电悉”、“谨此”等等。据有关部门初步整理的公文常用语例释中就列举了41字200多个词。另外还常用“急请审核批复”、“特此批复”、“希即遵照办理”、“望研究执行”、“请认真贯彻执行”等许多人们习惯的公文专用句子。第四要遵守对特定语言的规范要求。公文中的人名、地名、数字、引文、结构层次序数、法定计量单位、规范化简称、年份等必须符合规范要求。例如：人名必须是全称；年份要写足四位，“1999年”不能写成“99年”，“2003年”不能写成“03年”等。 四、庄重严肃，体现效力 公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到：“君子不重则不威”，公文写作更是如此。公文是代制发机关立言，是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体，是受文机关和人员活动的准绳，具有鲜明的