学习笔记Word高效应用一日通1203.docx

1、学习笔记Word高效应用一日通1203目录Word高效应用一日通学习笔记 11 文档排版必会知识以排版公司国庆放假通知为例 11.1 设置文字大小、字体 11.2 选取标题文字按上面的方法设置字体为二号 11.3 设置首行缩进 11.4 制作文件头 11.5 排版公司落款 11.6 电子印章 11.7 制作文件尾 12 两类表格的实战技巧 12.1 从Excell表格中复制过来的表格 12.1.1 如何快速编号 12.1.2 如何去掉编号后烦人的制表符 12.1.3 如何汇总总计 22.1.4 如何加表格标题 22.2 如何制作复杂的人员信息表 22.2.1 如何快速制作表格 22.2.2 如

2、何快速调整单元格 22.2.3 如何调整表格上方填表日期的位置 22.2.4 如何插入复选框控件 22.3 文字转换成表格 制表符的应用 23 样式的套用和修改 23.1 什么是样式 23.2 如何修改样式 23.3 如何把隐藏的样式在样式库中显示 23.4 如何使每个标题另起一页 23.5 如何批量应用标题样式 33.6 为什么在长文档中应把图形改为嵌入式，而不是采用文字环绕？ 34 文件保护和修订 34.1 打开保护 34.2 修改保护 34.3 限制编辑 34.4 批注 34.5 修订 34.6 比较文档 34.7 如何使用自定义模板来修改别人的文档 35 邮件合并和多文档操作 35.1

3、 邮件合并之打印工资条 35.2 邮件合并之打印授权书 45.3 带照片的邮件合并 45.4 开始邮件合并选项中“目录”与“普通word文档”有何不同 45.5 如何修改域代码中的日期格式 45.6 多文档合并（制作规章制度汇编） 45.7 长文档拆分 46 长文档编辑实战 46.1 如何把封面、目录、正文三部分分别设置页面格式 46.2 样式-多级列表 46.3 题注的使用 56.4 页眉、页脚、页码的设置 57 主控文档与子文档 57.1 创建主控文档 57.1.1 创建空白主控文档 57.1.2 将已有的文档转成主控文档 57.1.3 通过添加子文档形成主控文档 57.2 管理子文档 5

4、7.2.1 子文档显示 57.2.2 子文档锁定 57.2.3 子文档合并 57.2.4 子文档拆分 57.2.5 取消链接 57.2.6 重新排列子文档顺序 5Word高效应用一日通学习笔记 yqzip9067写于2017年12月1 文档排版必会知识以排版公司国庆放假通知为例1.1 设置文字大小、字体选取全文开始选项卡字体三号/仿宋1.2 选取标题文字按上面的方法设置字体为二号选取段落标题设置字体为黑体加粗1.3 设置首行缩进选取正文开始选项卡段落缩进特殊格式首行缩进2字符1.4 制作文件头在文档上插入一个三行三列的表格，然后合并相关的单元格，写入文件的密级、公司全名以及文件号等，调整文字大

5、小、字体、颜色，取消表格线1.5 排版公司落款公司落款及日期原来都是选择靠右对齐的方式排版，正式排版应该是：选取落款及日期先居中开始选项卡段落缩进右侧2字符点击标尺栏左缩进小方块并向右拖到合适的位置即可1.6 电子印章插入印章图片选择印章格式环绕文字衬于文字下方调速图片最式侧的锚点在公司落款的所在行（这样印章就会跟随公司落款的移动）可以把制作好的落款加入到自动图文集中供以后的文档使用1.7 制作文件尾文件尾也是在文档最后插入一个三行三列的表格，合并相关的单元格，调整文字大小，表格间距，取消上下左右表格线，保留中间表格线。文件尾的排版不能用空格把整个表格移动到底部 ，应该参照以下方法操作：选取表

6、格布局选项卡属性文字环绕环绕定位垂直页边距底端2 两类表格的实战技巧2.1 从Excell表格中复制过来的表格这类表格复制到word文档中后，要重新修改样式，以适应文档页面的布局，操作技巧：如何快速调整表格宽度点击表格中任意位置布局选项卡表格属性表格尺寸度量单位/百分比指定宽度/100%2.1.1 如何快速编号选择要编号的单元格开始选项卡段落编号2.1.2 如何去掉编号后烦人的制表符选择编号右键弹出下拉菜单调整列表缩进编号之后/不特别标注2.1.3 如何汇总总计Word的表格也可以像Excell表格一样，计算单元格的数据，但限制的条件可能多一些汇总数据：点击汇总数据的下方单元格布局选项卡公式=

7、sum(ABOVE)意思就是汇总以上的数据，因此需要汇总的数据必须连续，不能出现空行Sum(LEFT),Sum(RIGHT)就是汇总左边和汇总右边的数据2.1.4 如何加表格标题如何文档中包含很多表格，最好在表格上方插入题注，这样能使表格自动编号点击表格中任意位置引用插入题注2.2 如何制作复杂的人员信息表一些复杂的表格，应该划整为零，从上到下一步一步制作2.2.1 如何快速制作表格先把整个表格看成是由一些有规则的小部分组成，先在文档中插入最上一部分的表格，设置好表格的行高（比如0.8厘米），合并相关的单元格，调整单元格的宽度，最上层的表格就可以完成。再在下方插入一行，然后把这一行用拆分单元格

8、的方法（布局拆分单元格）拆成n行n列的表格，然后合并、调整单元格的宽度，就完成了表格的制作2.2.2 如何快速调整单元格可以利用 布局单元格大小分布行/或分布列，快速平分列距和行距2.2.3 如何调整表格上方填表日期的位置有时候表格上方有“编号”和“填表日期”分布在左右两侧，其实两者之间不需要用很多的空格填充，只需要在中间插入一个制表符（按Tab键），然后在标尺栏中调整制表符的位置即可（标尺栏上点右键）2.2.4 如何插入复选框控件开发工具点内容复选框控件其他控件的插入也是这样操作，要修改控件显示的形式，可点击属性进入修改。2.3 文字转换成表格 制表符的应用有时候从网页上复制下来的表格不符合

9、自己的要求，可以在复制时，只保留文字，然后选中所有文字，在菜单中选中：插入表格文字转换成表格文字分隔位置选择制表符，就完成了文字转表格的工作3 样式的套用和修改3.1 什么是样式文档中不同位置的文字块都有不同的功能，比如题目、一级标题、二级标题、正文等，样式就是赋予每个功能块不同的排版格式，比如字体、段落等，以后修改样式后，就可以一次性把相关的文本块重新排版3.2 如何修改样式右键点击某一样式，弹出菜单修改(在这里可以修改段落、增加快捷键)样式基准/（设置成无样式）3.3 如何把隐藏的样式在样式库中显示点击样式功能块右下角小箭头，弹出样式编辑点击下边的管理样式图标推荐选择要显示的样式点击显示3

10、.4 如何使每个标题另起一页右点标题1修改段落换行与分页勾选“段前分页”3.5 如何批量应用标题样式利用正则表达式找出所有标题，替换成标题样式Ctrl+H弹出查找替换更多勾选“使用通配符”查找内容输入正则表达式替换为格式样式全部替换例：比如找第一节到第十五节标题，查找内容中可以填写：第一二三四五六七八九十1,节*133.6 为什么在长文档中应把图形改为嵌入式，而不是采用文字环绕？因为长文档排版时会使文字位置发生变化，图形嵌入后，会看成一个段落，方便排版4 文件保护和修订4.1 打开保护文件信息保护文档用密码进行加密4.2 修改保护文件另存为工具常规选项修改文件时的密码4.3 限制编辑开发工具限

11、制编辑编辑限制在文档中插入连续分节符，然后在编辑限制中选择要保护的节4.4 批注经常用在领导审阅文档，在文档中写一些要求，在批注还可以加一些回复信息，方便文件的交互审阅新建批注4.5 修订在多人合作时，修订功能可以使大家可以看到别人修改的内容审阅打开修订点击修订打开修订功能打开修订功能后，在文档上写入文字或删除文字都会标记成修订，使其他人很容易看出曾经修改的地方4.6 比较文档其他人有时修订文档时，直接覆盖了原文档，如果你手头还有原文档，可以采用比较文档的功能，快速比较出文档中修改的内容。审阅比较输入原文档和比较文档选择比较后的文档为一个新文档4.7 如何使用自定义模板来修改别人的文档首先自定

12、义一个模板新建一个文档设置好相应的标题样式输入必要的文档（也可以不输）另存为模板文档别人的文档套用自定义的模板打开文档开发工具文档模板选用自己的模板文件勾选自动更新样式新建文档中套用自定义的模板新建文档选用自定义的模板5 邮件合并和多文档操作5.1 邮件合并之打印工资条准备工作：数据表格，数据源表格的要求，最上一行应该是字段名称 需要打印的工资条文档邮件开始邮件合并选择“目录”选择收件人使用现有列表插入数据源表格后插入合并域选择相应的字段名插入到文档中完成并合并5.2 邮件合并之打印授权书操作步骤基本与邮件合并一样，就是在开始邮件合并选项中要选择“普通word文档”5.3 带照片的邮件合并 使

13、用标签插入 对数据源的预处理，照片保存路径写成绝以路径，要采用双斜杠，如：D:个人学习4.jpg 在设计好的标签中的图像占位中插入文档部件，选择插入域类别链接与引用IncludePicture在文件名和属性框中输入任意字符，如“111” 返回到标签占位符中，切换域代码，选择刚才输入的任意字符“111”，在邮件选项卡，插入合并域选择图片保存位置的域名，这样在域代码中就产生了一个域嵌套的代码，完成合并。5.4 开始邮件合并选项中“目录”与“普通word文档”有何不同选择目录类型时，合并后的文档会一条紧接着一条记录打印，而普通word文档在合并后文档会按照原文档的格式直接分页5.5 如何修改域代码中

14、的日期格式选择域切换域代码在代码后加入 YYYY年 M月dd日5.6 多文档合并（制作规章制度汇编）先建立一个空文档视图选项卡大纲显示文档插入选择要插入的文档重复插入文档关闭大纲视图存盘重新打开合并的文档，用大纲视图显示的是文档的超级链接，最后定稿后，可以在大纲视图主控文档全选内容取消链接，这样就形成了一个独立的合并文档5.7 长文档拆分与多文档合并的操作步骤相似，只是在视图选项卡大纲显示文档选择要拆分的标题创建关闭大纲视图存盘在文件夹中就会产生拆分后的多个小文档，注意，拆分后原文档不保留拆分出去的文档了。6 长文档编辑实战6.1 如何把封面、目录、正文三部分分别设置页面格式利用分节符可以把封

15、面、目录、正文分成三个独立的部分，就可以分别设置页面格式布局分隔符分节符6.2 样式-多级列表开始段落多级列表定义新的多级列表 根据对话框设置1-4级的列表，特别注意对话框“将级别链接到样式”中选择对应的标题，比如一级列表对应标题1，二级对应标题2，这样在输入文档时，就会自动编号，非常方便6.3 题注的使用6.4 页眉、页脚、页码的设置页码设置中要注意目录和正文的页码要分别编号:插入页眉和页脚页码设置页码格式起始页码页眉中可以把正文中的标题或者文档属性中的标题作为页眉内容:编码页眉设计文档部件域类别链接与引用域名StyleRef标题1如何去掉页眉下面的横线：修改页眉的样式边框设置7 主控文档与

16、子文档主控文档可创建并管理多个文档，包含多个独立的子文档，而子文档受主控文档控制，可以单独打开，也可以在主控文档中打开7.1 创建主控文档7.1.1 创建空白主控文档新建一个空白文档视图大纲显示文档在文档中输入文字点击“创建”重复在文档中输入文字点击“创建”，然后存盘，在文件中就出现了主控文档和子文档7.1.2 将已有的文档转成主控文档打开已有文档视图大纲显示文档在文档中选择要拆分的段落点击“创建”，重复操作 在文档中选择要拆分的段落点击“创建”，然后存盘，在文件中就出现了主控文档和子文档7.1.3 通过添加子文档形成主控文档新建一个空白文档视图大纲显示文档插入选择要插入的文档 重复 插入选择要插入的文档，把所有要插入的子文档插入主控文档中，然后存盘7.2 管理子文档7.2.1 子文档显示打开主控文档时，文档内容显示一个个超级链接，如果想全部展开，视图大纲展开子文档如图如示： 7.2.2 子文档锁定7.2.3 子文档合并7.2.4 子文档拆分7.2.5 取消链接7.2.6 重新排列子文档顺序