1、实验室如何进行档案管理前 言实验室的目的就是为社会病人提供准确可靠的检测数据和结果,为疾病预防控制、突发公共卫生事件的应急处置及卫生监督执法提供技术支持,实验室在技术经济活动和社会发展过程中都占有重要地位。实验室档案管理是实验室管理工作的重要内容之一,实验室档案管理直接影响实验室整体管理水平。 1为何要建立实验室档案?1.1实验室产生大量的原始信息和资料,这些信息资料直接反映实验室能力水平,对于追溯实验过程中的客观性、真实性方面发挥着越来越重要的作用,没有这些信息资料就失去了实验室应有的意义。1.2实验室档案是实验工作的真实记录,具有原始性、凭证性,是原始的技术凭证和法律证据,是开展调查研究的
2、重要依据。 1.3能客观地反映实验室的管理水平和检验质量;能增强领导决策的科学性;可以提高疾病控制水平;起到维护检测的声誉和法律地位的重大作用 。总之,首先是日常工作的溯源凭证;其次是实验室资质认定时的鉴证材料;第三是科学研究的信息资源。 2实验室档案管理存在问题2.1档案管理混乱,没有保密意识。2.2无专柜、专人负责妥善保存检测记录和各种档案。2.3资料残缺,不系统。2.4记录未完善就存档。2.5档案丢失。2.6只注重工作过程和检验结果,而忽略对资料的全面收集、整理、归档和利用分析 ,多数技术人员不能及时完善记录,传统过程就是来样检测出具报告下班,致使建档意识淡薄 。2.7实验室有工作及活动
3、而无记录。2.8有措施而无书面文字记载和资料存档。2.9无制度、无职责,无专门或兼职的档案管理员。2.10实验室的档案繁杂,原始资料量巨大,涉及内容广泛,不易明确归类。 2.11单位对实验室档案管理的重要性认识不足 ,只注重业务工作的建设,认为档案管理不是实验室的注流业务,从而忽略对实验室档案工作的综合发展。3实验室档案的内容3.1综合类3.1.1外部文件:实验室工作的法规标准、制度文件。 3.1.2内部文件 :各项规章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、仪器设备的增减情况、实验室建设与环境条件改变情况。3.2检验技术类3.2.1送检单、收样记录、检测原始记
4、录、检测报告、环境监测记录、报告发放记录等等。 3.2.2原始记录格式可灵活设置,同类型的记录应力求统一格式,避免参差不齐,影响记录归档。3.3个人技术档案类3.3.1专业技术资格证书;3.3.2聘书;3.3.3上岗资格证明;3.3.4劳动合同等; 3.3.5年度考核情况; 3.3.6学历教育情况; 3.3.7继续教育及培训情况;3.3.8科研成果;3.3.9论文奖励情况;3.3.10其他。3.4质量控制类质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件、参加的能力验证文件及资料、实验室内部质控记录(质控图、质控分析)、仪器检定计划、仪器检定确认记录、仪器设备检定证书、质控计划等。
5、3.5仪器设备类3.5.1购买申请报告;3.5.2招投标文件;3.5.3政府采购合同;3.5.4验收单;3.5.5发票复印件;3.5.6安装验收报告等; 3.5.7随机资料使用说明书;3.5.8合格证;3.5.9装箱单;3.5.10操作维护手册;3.5.11附件资料;3.5.12保修卡;3.5.13光盘等; 3.5.14设备操作规程;3.5.15使用记录;3.5.16维护检修记录;3.5.17检定记录;3.5.18调拨移交记录;3.5.19报废鉴定记录。 3.6辅助记录类3.6.1会议记录;3.6.2验室安全记录;3.6.3健康体检记录;3.6.4实验室来访记录;3.6.5消毒记录;3.6.6
6、生物垃圾处理记录;3.6.7差错事件记录 。 4如何完善实验室档案管理4.1指定专职档案管理人员,要求:4.1.1由实验室专业人员担任,了解专业知识熟悉实验室和科室各种业务;4.1.2定期进行档案知识培训,积极发挥他们的工作积极性和主动性 根据实际情况制定档案管理制度,统一档案格式,一般按照周期(每月、每年)归档,使实验室档案管理工作规范化、制度化 。4.1.3提供必要的档案工作环境和设施(如文具用品装订机 、防盗门锁 )做好:防光、防潮、防尘、防盗、防高温、防霉工作。4.2档案工作应融入日常办公管理4.2.1在日常工作任务繁重的情况里,避免年末或次年集中归档的传统做法,实现化整为零,实时归档。4.2.2督查实验室技术人员对各种记录的及时完善,我们必须认识到档案管理不是阶段性和过渡性的工作,而是一项长期保持性、常规性的工作,建立一种检查机制,促进档案的完整性。
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