实验室如何进行档案管理.doc

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实验室如何进行档案管理

前言

实验室的目的就是为社会病人提供准确可靠的检测数据和结果，为疾病预防控制、突发公共卫生事件的应急处置及卫生监督执法提供技术支持，实验室在技术经济活动和社会发展过程中都占有重要地位。

实验室档案管理是实验室管理工作的重要内容之一，实验室档案管理直接影响实验室整体管理水平。

1为何要建立实验室档案？

1.1实验室产生大量的原始信息和资料，这些信息资料直接反映实验室能力水平，对于追溯实验过程中的客观性、真实性方面发挥着越来越重要的作用，没有这些信息资料就失去了实验室应有的意义。

1.2实验室档案是实验工作的真实记录，具有原始性、凭证性，是原始的技术凭证和法律证据，是开展调查研究的重要依据。

1.3能客观地反映实验室的管理水平和检验质量；能增强领导决策的科学性；可以提高疾病控制水平；起到维护检测的声誉和法律地位的重大作用。

总之，首先是日常工作的溯源凭证；其次是实验室资质认定时的鉴证材料；第三是科学研究的信息资源。

2实验室档案管理存在问题

2.1档案管理混乱，没有保密意识。

2.2无专柜、专人负责妥善保存检测记录和各种档案。

2.3资料残缺，不系统。

2.4记录未完善就存档。

2.5档案丢失。

2.6只注重工作过程和检验结果，而忽略对资料的全面收集、整理、归档和利用分析，多数技术人员不能及时完善记录，传统过程就是来样检测—出具报告——下班，致使建档意识淡薄。

2.7实验室有工作及活动而无记录。

2.8有措施而无书面文字记载和资料存档。

2.9无制度、无职责，无专门或兼职的档案管理员。

2.10实验室的档案繁杂，原始资料量巨大，涉及内容广泛，不易明确归类。

2.11单位对实验室档案管理的重要性认识不足，只注重业务工作的建设，认为档案管理不是实验室的注流业务，从而忽略对实验室档案工作的综合发展。

3实验室档案的内容

3.1综合类

3.1.1外部文件：

实验室工作的法规标准、制度文件。

3.1.2内部文件：

各项规章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、仪器设备的增减情况、实验室建设与环境条件改变情况。

3.2检验技术类

3.2.1送检单、收样记录、检测原始记录、检测报告、环境监测记录、报告发放记录等等。

3.2.2原始记录格式可灵活设置，同类型的记录应力求统一格式，避免参差不齐，影响记录归档。

3.3个人技术档案类

3.3.1专业技术资格证书；

3.3.2聘书；

3.3.3上岗资格证明；

3.3.4劳动合同等；

3.3.5年度考核情况；

3.3.6学历教育情况；

3.3.7继续教育及培训情况；

3.3.8科研成果；

3.3.9论文奖励情况；

3.3.10其他。

3.4质量控制类

质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件、参加的能力验证文件及资料、实验室内部质控记录（质控图、质控分析）、仪器检定计划、仪器检定确认记录、仪器设备检定证书、质控计划等。

3.5仪器设备类

3.5.1购买申请报告；

3.5.2招投标文件；

3.5.3政府采购合同；

3.5.4验收单；

3.5.5发票复印件；

3.5.6安装验收报告等；

3.5.7随机资料使用说明书；

3.5.8合格证；

3.5.9装箱单；

3.5.10操作维护手册；

3.5.11附件资料；

3.5.12保修卡；

3.5.13光盘等；

3.5.14设备操作规程；

3.5.15使用记录；

3.5.16维护检修记录；

3.5.17检定记录；

3.5.18调拨移交记录；

3.5.19报废鉴定记录。

3.6辅助记录类

3.6.1会议记录；

3.6.2验室安全记录；

3.6.3健康体检记录；

3.6.4实验室来访记录；

3.6.5消毒记录；

3.6.6生物垃圾处理记录；

3.6.7差错事件记录。

4如何完善实验室档案管理

4.1指定专职档案管理人员，要求：

4.1.1由实验室专业人员担任，了解专业知识熟悉实验室和科室各种业务；

4..1.2定期进行档案知识培训，积极发挥他们的工作积极性和主动性

根据实际情况制定档案管理制度，统一档案格式，一般按照周期（每月、每年）归档，使实验室档案管理工作规范化、制度化。

4.1.3提供必要的档案工作环境和设施（如文具用品装订机、防盗门锁）做好：

防光、防潮、防尘、防盗、防高温、防霉工作。

4.2档案工作应融入日常办公管理

4.2.1在日常工作任务繁重的情况里，避免年末或次年集中归档的传统做法，实现化整为零，实时归档。

4.2.2督查实验室技术人员对各种记录的及时完善，我们必须认识到档案管理不是阶段性和过渡性的工作，而是一项长期保持性、常规性的工作，建立一种检查机制，促进档案的完整性。