青山区工商分局公文管理制度.docx

1、青山区工商分局公文管理制度青山区工商分局公文管理制度第一章 总则（一）为使分局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据自治区工商局下发的关于进一步加强和改进公文处理工作的通知（内工商办字2007176号和包头市工商局2007年12月4日发布的包头市工商行政管理局关于进一步加强和改进公文处理工作的通知（包工商办字200740号）规定，制定本办法。（二）分局的公文（包括电报，下同）是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规范性文件，部署工作，请示和答复问题，指导、部置和商洽工作，报告情况、交流经验及联系公务、记载工作活动的重要工具。（三）公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联

2、、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。（四）公文处理应贯彻“党政分开”原则。以行政名义行文，不得对下级党组织布置任务，作指示。（五）分局办公室是公文处理的管理部门，主管局、队（公司）公文处理工作。局机关各部门应确定一名兼管文书处理的工作人员，负责本部门文书处理和立卷、归档工作。（六）公文处理必须严格执行国家有关保密规定。确保国家机密安全。第二章 公文种类分局公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适应的决定事项。（二）通知适应于批转下级公文，转发上级不相隶属公文，传达要求下级机关办理和

3、需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。大体分为4种。第一种是印发、转发性通知。一般由两部分组成：一是带有要求的正文部分，二是作为附件的被印发或转发的文件。两者缺一不可。第二种是布置工作、传达领导意图的指示性通知。带有指示性和指导性，要求被通知机关贯彻执行。第三种是传达事项、信息的一般性通知。是一种周知性通知，如人事任免、成立机构等。第四种是召开会议的通知。如发布本机关的规章制度、领导讲话用“印发”，如发布领导机关或同级不相隶属机关的文件用“转发”。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。表彰和批评的通报，应选好具有典型意义的人和事。写表彰通报要深入调查研究，实事求是，切忌夸

4、张；写批评通报要求事实准确、简要，处理内容要明确具体，分析原因要抓住本质，提出要求要有针对性。（四）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。起草报告要求情况真实，内容简单扼要，即使是综合报告，也只着重写几个问题，其他从简，要有分析，写且出问题的实质，说明已做工作或拟采取的措施，还要注意反映新情况、新问题。报告中不得夹带请示事项。（五）请示适用于向上级机关请求指示、批准。就内容和性质来分，请示可分为求准性请示、求示性请示和批转性请示。求准性请示要明确具体，简明扼要，提出要求要切实可行，忌空话、大话、套话。求示性请示写作时指导思想要明确，突出要点和疑虑点，语言表达准确。批转性请

5、示要经过认真调研，要有解决问题的具体措施和办法。（六）批复适用于答复下属单位请示事项。批复下属单位的请示，要明确具体表示同意什么，批准什么，不同意什么，或什么暂不处理等。一般事项，也可口头或电话通知，不做书面批复，但必须在文件上注明什么时间、以什么形式通知某单位某人，同意或不同意。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函要求一事一函。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。如下发执行，以“通知”发出。由局领导主持召开的局工作会、业务会、座谈会等会议形成的会议纪要和会议文件，以局或局办公室名义印

6、发。局领导在股、室、所、中心等部门召开的工作和业务会议上的讲话，原则上不专门行文印发。第三章 公文格式（一）公文一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。1.涉及国家秘密的公文应当标识秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”（简称“三密”公文），其中“绝密”、“机密”级公文还应在首页版心左上角用阿拉伯数码标识份数序号。凡标识秘密等级而未标识保密期限的公文，其保密期限按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。2.公文的

7、紧急程度分为“特急”、“急件”。其中电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.发文机关标识应当使用发文机关全称，如不能标识全称的，应标识规范化简称。联合行文，主办机关排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列。4.发文字号应包括发文机关代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即l不编为001）。行政机关之间联合行文，只标识主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关发文字号。5.上行文应当标识签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。6.公文标题一般由发文机关全称或规范化简称

8、、事由、文种三部分组成。（1）标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。（2）下发本机关产生的公文用“印发”；下发下级机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题，也不得只写原发文字号。（3）标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。（4）标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。7.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称还应按惯例排列。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至主题词之

9、下，抄送机关之上排列。8.公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。9.成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。10.除会议纪要、电报、翻印件以及公开发布、张贴的公文以外，公文应当加盖印章。联合上报的

10、公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章必须与正文同处一面但不得压正文。当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。11.附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及与公文有关的情况说明，加圆括号标识在成文日期下1行。12.公文（除电报外）应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。市人民政府以及各地各部门报送市人民政府的公文主题词统一按国务院公文主题词表标注，先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过5个，词目之间空l字。13.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关

11、，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关的排列顺序一行为上级机关，一行为同级党政机关、军事机关、人民团体，一行为人大机关、政协机关、法院、检察院，一行为其他单位。14.印发机关名称署全称；印发日期以公文缮印日期为准，用阿拉伯数码标识。（二）公文各组成要素的标识规则，前条尚未明确的，参照国家行政机关公文格式（GBT97041999）国家标准执行。（三）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定第四章 行文规则（一）分局公文的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定。（二）除非确有必要，一般不能越级行文。（三）部门之间对有关问题未经协

12、商一致，不得各自行文。如擅自行文，分局有权责令纠正或撤销。（四）两个以上的机关在必要时可以联合行文，联合行文的机关应当是同级机关。（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下属单位。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。第五章 发文办理（一）发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。（二）草拟公文应当做到：1.符合法律、法规、规章和上级机关的有关规定。如提出新的政策、规定等，应切实可行并就其必要性加以说明。2.情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短

13、。3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。4.草拟紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。7.必须使用国家法定计量单位。8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使

14、用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（三）凡以局或办公室名义的发文，承办人拟稿后，先送本股、室、所、中心、协会等部门负责人审核并签字，再送有关部门会签，最后送办公室复核。并由承办人员送局领导或办公室领导审签。办公室在复核中发现问题作较大的修改时，应与办文部门协商研究修改；问题较多的文稿，退回办文部门重办。修改较多或字迹潦草的，由办文部门誊清后再送领导签发。（四）局内发文需要会签时，由承办部门送有关部门会签，因不同意见而有关部门之间又协调不成的，主办部门写明情况，由办公室协调处理；重要事项，办公室协调解决不了，即提出意见报局领导协调、裁定。我局送外单位会签的公文，需经局领导审定签字后，由办公室负责送出

15、；外单位送我局会签的公文，由办公室先送主管业务部门尽快提出意见，再送局领导会签。（五）公文按发文形式分别由局和部门领导签发。局和办公室发文，由主管局领导签发；重要的或涉及面广的公文，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由办公室主任签发。部门发文，由部门领导签发，重要的或涉及面广的公文，应由分管局领导签发。（六）审批公文，审批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。（七）发文签发后，由办公室登记编号，确定缓急级别，递文印室打印，同时通知拟稿人。文印室要根据公文的紧急程度和时间要求安排打印。公文清样打好后，文印室要及时通知拟稿人校对，校对时使用统一的校对符号。公文清样校对

16、无误，必须由校对人签字才能制印。对打印好的公文要及时到办公室盖章、存档，并由办文单位自行封发。（八）上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，要注明翻印的机关、时间、份数或印发范围。从机要室领取的文件、刊物，一般不得翻印复制。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。第六章 收文办理（一）收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。（二）办公室文书负责局、办收文、信件启封、登记、分发。收到上级或下级的公文后，办公室领导应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见，送有关局领导批示，根据领导批示转有关部门办理；或直接批

17、交有关部门办理；紧急公文，应当提出办理时限。部门收到公文后，应视公文情况办理或送局办公室分批。（三）公文运转程序和办法。送领导传阅的文件，按规定的阅读范围送阅，不得随意扩大传阅范围。公文都要经办公室直接传递，领导和领导，领导和部门，部门和部门之间都不要横传公文。局办公室要根据公文的具体内容，按下列办法做好公文运转工作。1.循序渐进运转：即传阅文件按领导或部门排列的顺序从上到下传阅；需领导指示的文件，按顺序从最后一位领导开始阅批。2.按业务分管路线运转：将文件送分管业务领导批示后，送业务部门办理，从业务部门返回后，再报领导批准或签发。3.一步到位运转：办公室直接将文件分批到业务部门，由部门直接处

18、理答复，或提出处理意见，或拟好答复文稿，报领导批准或签发。（四）公文承办部门应当抓紧办理不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室并说明情况，由几个承办部门共同办理的公文，主办部门要主动与协办部门研究办理。（五）送领导人批示或者交有关部门办理的公文，局办公室要负责及时催办、查办。对上级机关有时限要求办理的公文，要按时限要求办理；对需要几个部门阅知或办理的公文，要尽快传阅、办理，不得拖压。对局属部门需要批复的公文，急事要急复，一般事项要在一周内批复。局办公室和部门文书人员要认真记录，掌握有时限要求的公文和领导批交办事项的办理情况，及时催办、查办。第七章 公

19、文立卷、归档和销毁（一）公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，电报随同文件一起立卷。（二）公文立卷应以本机关形成的文件为重点。应根据公文的特征、相互关系和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。（三）联合办理的公文，原则上由主办单位和部门立卷，其他单位或部门可保存复制件。（四）公文复制件作为正式文件利用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。（五）整理完备案卷，应当确定保管期限，并按照有关规定及时向档案部门移交。个人不得保存应当存档的公文。（六）没有归档和存查价值的公文，经主管领导批准后，可以定期销毁。销毁涉密公文，要进行登记，有二人监销，保证不丢失，不漏销。