青山区工商分局公文管理制度.docx

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青山区工商分局公文管理制度

青山区工商分局公文管理制度

第一章总则

（一）为使分局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据自治区工商局下发的《关于进一步加强和改进公文处理工作的通知》（内工商办字[2007]176号和包头市工商局2007年12月4日发布的《包头市工商行政管理局关于进一步加强和改进公文处理工作的通知》（包工商办字[2007]40号）规定，制定本办法。

（二）分局的公文（包括电报，下同）是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规范性文件，部署工作，请示和答复问题，指导、部置和商洽工作，报告情况、交流经验及联系公务、记载工作活动的重要工具。

（三）公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

（四）公文处理应贯彻“党政分开”原则。

以行政名义行文，不得对下级党组织布置任务，作指示。

（五）分局办公室是公文处理的管理部门，主管局、队（公司）公文处理工作。

局机关各部门应确定一名兼管文书处理的工作人员，负责本部门文书处理和立卷、归档工作。

（六）公文处理必须严格执行国家有关保密规定。

确保国家机密安全。

　　第二章公文种类

分局公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适应的决定事项。

（二）通知

适应于批转下级公文，转发上级不相隶属公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

大体分为4种。

第一种是印发、转发性通知。

一般由两部分组成：

一是带有要求的正文部分，二是作为附件的被印发或转发的文件。

两者缺一不可。

第二种是布置工作、传达领导意图的指示性通知。

带有指示性和指导性，要求被通知机关贯彻执行。

第三种是传达事项、信息的一般性通知。

是一种周知性通知，如人事任免、成立机构等。

第四种是召开会议的通知。

如发布本机关的规章制度、领导讲话用“印发”，如发布领导机关或同级不相隶属机关的文件用“转发”。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

表彰和批评的通报，应选好具有典型意义的人和事。

写表彰通报要深入调查研究，实事求是，切忌夸张；写批评通报要求事实准确、简要，处理内容要明确具体，分析原因要抓住本质，提出要求要有针对性。

（四）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

起草报告要求情况真实，内容简单扼要，即使是综合报告，也只着重写几个问题，其他从简，要有分析，写且出问题的实质，说明已做工作或拟采取的措施，还要注意反映新情况、新问题。

报告中不得夹带请示事项。

（五）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

就内容和性质来分，请示可分为求准性请示、求示性请示和批转性请示。

求准性请示要明确具体，简明扼要，提出要求要切实可行，忌空话、大话、套话。

求示性请示写作时指导思想要明确，突出要点和疑虑点，语言表达准确。

批转性请示要经过认真调研，要有解决问题的具体措施和办法。

（六）批复

适用于答复下属单位请示事项。

批复下属单位的请示，要明确具体表示同意什么，批准什么，不同意什么，或什么暂不处理等。

一般事项，也可口头或电话通知，不做书面批复，但必须在文件上注明什么时间、以什么形式通知某单位某人，同意或不同意。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函要求一事一函。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

如下发执行，以“通知”发出。

由局领导主持召开的局工作会、业务会、座谈会等会议形成的会议纪要和会议文件，以局或局办公室名义印发。

局领导在股、室、所、中心等部门召开的工作和业务会议上的讲话，原则上不专门行文印发。

第三章公文格式

（一）公文一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。

1.涉及国家秘密的公文应当标识秘密等级和保密期限。

秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”（简称“三密”公文），其中“绝密”、“机密”级公文还应在首页版心左上角用阿拉伯数码标识份数序号。

凡标识秘密等级而未标识保密期限的公文，其保密期限按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

2.公文的紧急程度分为“特急”、“急件”。

其中电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

3.发文机关标识应当使用发文机关全称，如不能标识全称的，应标识规范化简称。

联合行文，主办机关排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列。

4.发文字号应包括发文机关代字、年份和序号。

年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即l不编为001）。

行政机关之间联合行文，只标识主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关发文字号。

5.上行文应当标识签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。

6.公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。

（1）标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。

（2）下发本机关产生的公文用“印发”；下发下级机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。

批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题，也不得只写原发文字号。

（3）标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。

（4）标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。

7.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称还应按惯例排列。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至主题词之下，抄送机关之上排列。

8.公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

9.成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。

10.除会议纪要、电报、翻印件以及公开发布、张贴的公文以外，公文应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

印章必须与正文同处一面但不得压正文。

当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

11.附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及与公文有关的情况说明，加圆括号标识在成文日期下1行。

12.公文（除电报外）应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

市人民政府以及各地各部门报送市人民政府的公文主题词统一按《国务院公文主题词表》标注，先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过5个，词目之间空l字。

13.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送机关的排列顺序一行为上级机关，一行为同级党政机关、军事机关、人民团体，一行为人大机关、政协机关、法院、检察院，一行为其他单位。

14.印发机关名称署全称；印发日期以公文缮印日期为准，用阿拉伯数码标识。

（二）公文各组成要素的标识规则，前条尚未明确的，参照《国家行政机关公文格式》（GB／T9704—1999）国家标准执行。

（三）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定

第四章行文规则

（一）分局公文的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定。

（二）除非确有必要，一般不能越级行文。

（三）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

如擅自行文，分局有权责令纠正或撤销。

（四）两个以上的机关在必要时可以联合行文，联合行文的机关应当是同级机关。

（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下属单位。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。

第五章发文办理

（一）发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。

（二）草拟公文应当做到：

1.符合法律、法规、规章和上级机关的有关规定。

如提出新的政策、规定等，应切实可行并就其必要性加以说明。

2.情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。

4.草拟紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

日期应当写具体的年、月、日。

6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

7.必须使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（三）凡以局或办公室名义的发文，承办人拟稿后，先送本股、室、所、中心、协会等部门负责人审核并签字，再送有关部门会签，最后送办公室复核。

并由承办人员送局领导或办公室领导审签。

办公室在复核中发现问题作较大的修改时，应与办文部门协商研究修改；问题较多的文稿，退回办文部门重办。

修改较多或字迹潦草的，由办文部门誊清后再送领导签发。

（四）局内发文需要会签时，由承办部门送有关部门会签，因不同意见而有关部门之间又协调不成的，主办部门写明情况，由办公室协调处理；重要事项，办公室协调解决不了，即提出意见报局领导协调、裁定。

我局送外单位会签的公文，需经局领导审定签字后，由办公室负责送出；外单位送我局会签的公文，由办公室先送主管业务部门尽快提出意见，再送局领导会签。

（五）公文按发文形式分别由局和部门领导签发。

局和办公室发文，由主管局领导签发；重要的或涉及面广的公文，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由办公室主任签发。

部门发文，由部门领导签发，重要的或涉及面广的公文，应由分管局领导签发。

（六）审批公文，审批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

（七）发文签发后，由办公室登记编号，确定缓急级别，递文印室打印，同时通知拟稿人。

文印室要根据公文的紧急程度和时间要求安排打印。

公文清样打好后，文印室要及时通知拟稿人校对，校对时使用统一的校对符号。

公文清样校对无误，必须由校对人签字才能制印。

对打印好的公文要及时到办公室盖章、存档，并由办文单位自行封发。

（八）上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室主任批准，可以翻印。

翻印时，要注明翻印的机关、时间、份数或印发范围。

从机要室领取的文件、刊物，一般不得翻印复制。

传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

第六章收文办理

（一）收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。

（二）办公室文书负责局、办收文、信件启封、登记、分发。

收到上级或下级的公文后，办公室领导应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见，送有关局领导批示，根据领导批示转有关部门办理；或直接批交有关部门办理；紧急公文，应当提出办理时限。

部门收到公文后，应视公文情况办理或送局办公室分批。

（三）公文运转程序和办法。

送领导传阅的文件，按规定的阅读范围送阅，不得随意扩大传阅范围。

公文都要经办公室直接传递，领导和领导，领导和部门，部门和部门之间都不要横传公文。

局办公室要根据公文的具体内容，按下列办法做好公文运转工作。

1.循序渐进运转：

即传阅文件按领导或部门排列的顺序从上到下传阅；需领导指示的文件，按顺序从最后一位领导开始阅批。

2.按业务分管路线运转：

将文件送分管业务领导批示后，送业务部门办理，从业务部门返回后，再报领导批准或签发。

3.一步到位运转：

办公室直接将文件分批到业务部门，由部门直接处理答复，或提出处理意见，或拟好答复文稿，报领导批准或签发。

（四）公文承办部门应当抓紧办理不得延误、推诿。

对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室并说明情况，由几个承办部门共同办理的公文，主办部门要主动与协办部门研究办理。

（五）送领导人批示或者交有关部门办理的公文，局办公室要负责及时催办、查办。

对上级机关有时限要求办理的公文，要按时限要求办理；对需要几个部门阅知或办理的公文，要尽快传阅、办理，不得拖压。

对局属部门需要批复的公文，急事要急复，一般事项要在一周内批复。

局办公室和部门文书人员要认真记录，掌握有时限要求的公文和领导批交办事项的办理情况，及时催办、查办。

第七章公文立卷、归档和销毁

（一）公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，电报随同文件一起立卷。

（二）公文立卷应以本机关形成的文件为重点。

应根据公文的特征、相互关系和保存价值分类整理立卷。

保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。

（三）联合办理的公文，原则上由主办单位和部门立卷，其他单位或部门可保存复制件。

（四）公文复制件作为正式文件利用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

（五）整理完备案卷，应当确定保管期限，并按照有关规定及时向档案部门移交。

个人不得保存应当存档的公文。

（六）没有归档和存查价值的公文，经主管领导批准后，可以定期销毁。

销毁涉密公文，要进行登记，有二人监销，保证不丢失，不漏销。