ISO14001环境管理体系EMS范本.docx

1、ISO14001环境管理体系EMS范本ISO 14001環境管理體系(EMS)範本(ISO 14001:2004版本)使用手冊2005年9月(此使用手冊的中文翻譯術語是盡量參考由國家質量監督檢驗檢疫總局及國家標準化管理委員會所發佈的 中華人民共和國國家標準GB/T 24001-2004/ISO 14001:2004標準 “2005-05-10發佈”及”2005-05-15實施”的中文譯稿，敬請留意)本使用手冊目錄目錄細節I. ISO 14001環境管理體系中小型企業支援套件 2A. 本支援套件是甚麼？ 2B. 誰應使用本支援套件？ 3C. 本支援套件的編排？ 3D. 如何使用本支援套件？ 4E

2、. 使用環境管理體系文件範本的一般提示 4F. 甚麼是環境管理體系？ 51. 國際環境管理體系標準 52. 建立及執行環境管理體系的步驟 6II. 環境管理體系(EMS) 策劃 10A. 初始環境評審 10B. 差距分析 11III. 建立及執行環境管理體系 13A. 管理層承諾 151. 環境方針 152. 環境管理體系手冊 16B. 策劃 181. 環境因素的識別 182. 法律法規和其他要求 233. 目標、指標和方案 25C. 實施 281. 資源、作用、職責和權限 282. 能力、培訓和意識 303. 信息交流 324. 文件 335. 文件控制 346. 運行控制 357. 應急準

3、備和響應 37D. 檢查 381. 監測和測量 382. 合規性評價 403. 不符合、糾正措施和預防措施 414. 記錄控制 425. 內部審核 43E. 改進 441. 管理評審 44F. 成功實施環境管理體系之關鍵 45IV. ISO 14001 環境管理體系認證過程 47附錄表附錄一 ISO 14001:1996 與ISO 14001:2004 的對照; 及ISO/DIS 14001 (日期: 2003年7月9日) 與ISO 14001:2004 的對照附錄二 差距分析問題例子附錄三 環境管理體系執行清單附錄四 香港ISO 14001認證機構名單圖表一覽圖1.策劃、實施、檢查、改進的運

4、行模式 5圖 2.概覽ISO 14001 5圖 3.建立及執行環境管理體系的步驟 7圖 4. 四層次的環境管理體系文件結構 13圖 5. 識別及評價環境因素的流程 21圖6. ISO 14001 認證過程 49表格一覽表 1. 本支援套件所提供ISO 14001環境管理體系實例文件的行業名單 3表 2. 策劃、實施、檢查、改進(PDCA) 循環模式與 ISO 14001:2004 標準條文的對照 6表 3. 分階段執行環境管理體系的流程 8表 4. ISO 14001環境管理體系範本的文件清單 14表 5. 環境因素的考慮情況 20表 6. 評價環境因素重要性的準則和評分 20表 7. 簡單陳

5、述ISO 14001認證的步驟及認證要求 47第一章ISO 14001環境管理體系中小型企業支援套件A. 本支援套件是甚麼？B. 誰應使用本支援套件？C. 本支援套件的編排？D. 如何使用本支援套件？E. 使用環境管理體系文件範本的一般提示F. 甚麼是環境管理體系？I. ISO 14001環境管理體系中小型企業支援套件A. 本支援套件是甚麼？近年越來越多公司執行環境管理體系(Environmental Management System)，以減少公司業務對環境帶來的負面影響，從而改善公司的營運效率，並確保遵守相關環保法例，給予客戶對其環境保護承諾的信心保證。許多公司選擇參照國際標準ISO 14

6、001而為其環境管理體系取得獨立認證。因版權問題，本支援套件未能提供ISO 14001標準條文的內容，但可透過不同的途徑購買。商界環保協會與環境保護署建立本支援套件執行環境管理體系目的在於：i) 為本地中小型企業(在港及/或深圳從事製造業活動之公司)提供協助，提昇他們在世界市場的競爭力；ii) 協助本地中小型企業準備將來所面對供應鏈的壓力；及iii) 促進本地中小型企業的環保表現。本環境管理體系支援套件是協助本地中小型企業有效地推行環境管理體系。而本手冊分別提供英文及中文版本，並由下列文件所組成 ISO 14001環境管理體系文件範本 用以建立公司環境管理體系的基本文件，可因應個別公司的需要進

7、行修改。 使用手冊 一份循序漸進的簡易指引，介紹如何使用ISO 14001環境管理體系文件範本，以確保公司成功推行環境管理體系。 ISO 14001環境管理體系實例文件 根據文件範本及典型建造業的例子而建立的實例文件。 本使用手冊及ISO 14001環境管理體系文件範本是為協助不同中小型企業的行業，而且所附加的ISO 14001環境管理體系實例文件適用於中小型企業建造業。在圖表1中列出ISO 14001環境管理體系實例文件的例子。表 1. 本支援套件所提供ISO 14001環境管理體系實例文件的行業名單行業文件例子地區建築環保建築公司香港B. 誰應使用本支援套件？儘管公司會委任環境管理體系經理

8、或聯絡人負責統籌日常的工作，有效的環境管理體系是需要最高管理層至前線員工全體人員的參與，而其他成員也會以不同形式參與。公司內不同人員應按其職責範圍參考本使用手冊的相關部份：成員參考部份學習部份最高管理層使用手冊 (簡介及關於環境方針與環境管理體系手冊部份) 對ISO 14001 的理解 成功推行環境管理體系所需的資源環境管理體系經理 / 聯絡人使用手冊、ISO 14001環境管理體系文件範本及ISO 14001環境管理體系實例文件 怎樣建立環境管理體系文件 怎樣有效地推行環境管理體系 怎樣取得ISO 14001認證或進行自我聲明 部門主管使用手冊及ISO 14001環境管理體系實例文件 有關部

9、門怎樣支援執行環境管理體系前線員工ISO 14001環境管理體系實例文件 了解日常的工作對環境的影響及怎樣執行相關的控制措施C. 本支援套件的編排？第一部份：ISO 14001環境管理體系中小型企業支援套件描述及說明怎樣使用本支援套件。概述ISO 14001 環境管理體系的概念，建立及推行的方式。第二部份：環境管理體系策劃描述計劃環境管理體系的過程，包括提供如何執行初始環境評審作為計劃的第一步。第三部份：環境管理體系建立及執行詳細指導如何設計及將環境管理體系內每個元素文件化，以及描述怎樣運用ISO 14001環境管理體系範本文件來建立及推行自己公司的環境管理體系。第四部份：ISO 14001環

10、境管理體系認證過程說明一般ISO 14001認證過程及獲取ISO 14001認證的各個階段。D. 如何使用本支援套件？根據以下步驟，利用本支援套件所提供的實用資料為公司建立環境管理體系：1) 細閱使用手冊內的步驟及ISO 14001環境管理體系文件範本，了解所需的文件及資源2) 參考與公司業務類似的ISO 14001環境管理體系實例文件，以了解怎樣有效地推行環境管理體系3) 根據ISO 14001環境管理體系文件範本來建立公司的環境管理體系文件4) 在公司內推行環境管理體系及檢查公司的環境管理體系是否符合ISO 14001的要求 5) 公司管理層決定是否需要，申請ISO 14001認證或在沒有

11、第三方審查下作出自我聲明。下載相關文件及有用網頁的連線是以藍色字體及底線作識別。例如下載 (範本) 下載 (實例)表示與相關ISO 14001 環境管理體系文件範本及ISO 14001環境管理體系實例文件的網頁相連。.本使用手冊已附有多個醒目提示，提供簡單實用的指示助您成功地建立和執行環境管理體系。為方便您建立環境管理體系的文件，ISO 14001環境管理體系實例文件中的特定資料皆以紅色字體表示。E. 使用環境管理體系文件範本的一般提示以下是使用環境管理體系範本來建立你的環境管理體系的一般提示： 將所有環境管理體系文件範本內的公司名稱改為您的公司名稱。 括弧內的(斜體)字表示此部份應加插貴公司

12、特定的資料。 紫色斜體字表示一般適用與貴公司相同的工業，但可視乎貴公司的文化及常規作出修改。 以綠色字體表示文件編號以便參考，這可按公司需要而採用合適的編號機制。範本文件是按照於2004年11月15日發行的第二版本的國際標準 ISO 14001:2004 而編寫。因為ISO 14001與ISO 9001品質管理體系擁有共同的管理系統模式，故此公司可選擇使用現有的ISO 9001品質管理體系作為建立環境管理體系的籃本。你可將新的環境管理體系的特性溶入現有的品質管理體系的程序。F. 甚麼是環境管理體系？環境管理體系是一個業務管理的循環系統，透過策劃、實施、檢查及改進流程和活動，以實現公司對環境的責

13、任和持續改進環境績效的目的。一個有效的環境管理體系應建基於策劃、實施、檢查、改進(PDCA)的持續改進概念。 圖1. 策劃、實施、檢查、改進的運行模式1. 國際環境管理體系標準a) ISO 14001 環境管理體系 要求及使用指南 國際標準規定了對環境管理體系的要求。 作為一個適用於所有大小類型的機構的環境管理體系框架，見圖2。 系統的成功推行有賴於各個層次及職能的承諾，特別是最高管理層。 可供機構據以建立一套程序用來設立環境方針和目標，實現對它們的符合，並向外界展示這種符合性；同時這一體系還可用來評定程序的有效性。圖 2. 概覽ISO 14001b) ISO 14001的發展ISO 1400

14、1環境管理體系標準於1996年首次公佈及已經於2004年進行了技術性的修訂，刪減及取代第一版本的ISO 14001:1996，並於2004年11月15日發行的第二版本的ISO 14001:2004。現時世界各地的機構皆以ISO 14001:2004標準作為認證環境管理體系的依據。技術委員會ISO/TC 207環境管理、環境管理體系委員會已修訂ISO 14001標準。本手冊內的範本都是參照ISO 14001:2004 而建立的。 附錄一總括了新修訂的ISO 14001:2004 與現有的ISO 14001:1996標準的差異對照。此國際標準是按照策劃、實施、檢查、改進(PDCA)。圖表2闡示IS

15、O 14001 標準條文所規範的環境管理體系元素。表 2. 策劃、實施、檢查、改進(PDCA) 循環模式與 ISO 14001:2004 標準條文的對照PDCA 循環模式ISO 14001:2004 標準條文4.2.環境方針策劃4.3.策劃4.3.1. 環境因素4.3.2. 法律法規和其他要求 4.3.3. 目標、指標和方案實施4.4.實施和運作4.4.1. 資源、作用、職責和權限4.4.2. 能力、培訓和意識 4.4.3. 信息交流4.4.4. 文件 4.4.5. 文件控制4.4.6. 運行控制4.4.7. 應急準備和響應檢查4.5檢查4.5.1. 監測和測量4.5.2. 合規性評價4.5.

16、3. 不符合、糾正措施和預防措施4.5.4. 記錄控制4.5.5. 內部審核改進4.6管理評審2. 建立及執行環境管理體系的步驟本支援套件採取策劃、實施、檢查、改進(PDCA) 四個步驟來執行環境管理體系，而許多已獲取ISO 14001認證的公司都是採用PDCA方式。圖表3亦指出在開始建立環境管理體系時應有的準備步驟 (即初步計劃及取得管理層的承諾)。雖然這些步驟不是ISO 14001強制性要求，但仍有助建立及執行環境管理體系。 圖 3. 建立及執行環境管理體系的步驟表3列出建立環境管理體系時每個階段的不同作業及相關ISO 14001環境管理體系文件範本。此外，表3亦包括估計一般公司執行每個項

17、目所需時間。本使用手冊的餘下部份會詳細描述建立環境管理體系各階段的工作。 表 3. 分階段執行環境管理體系的流程步驟工作相關文件範本 / 例子參考時間初步環境管理體系計劃基線評估初始環境評審清單差距分析報告2個星期取得管理層承諾環境方針2個星期策劃識別環境因素環境因素登記表2個星期至1個月識別及符合法律法規和其他要求法律法規和其他要求登記表2個星期評價環境因素重要性環境因素的識別及評估程序2個星期至1個月建立環境目標、指標及方案目標、指標及方案清單2個星期實施建立環境管理體系文件環境管理體系手冊環境管理體系程序1個月建立運行控制程序運行控制程序及工作指引1至2個月執行環境管理體系組織結構及職責

18、培訓計劃 培訓教材監控供應商指引信息及交流記錄執行程序所需的表格2至3個月檢查檢查及審核 監測計劃審核計劃審核清單審核報告 糾正措施及預防措施報告1個月改進評審表現管理評審報告2個星期合共8 12個星期ISO 14001 認證 或自我聲明公司已成功推行ISO 14001 環境管理體系環境管理體系(EMS) 策劃第二章 A. 初始環境評審B. 差距分析II. 環境管理體系(EMS) 策劃成功建立環境管理體系的關鍵在於： 取得公司最高管理層的承諾，及 成立環境管理體系工作小組，以便建立環境管理體系進行基線評估是環境管理體系工作小組的首項工作，目的是找出現時公司在環境保護工作的長處及短處。基線評估包

19、括初始環境評審及差距分析，而兩者在本部份會利用ISO 14001環境管理體系文件範本及ISO 14001環境管理體系實例文件加以說明。雖然初始環境評審及差距分析並不是ISO 14001 的標準要求，但基線評估可以帶來以下的好處： 作為建立環境管理體系的基礎 幫助確立公司現今的環境績效 找出須符合ISO 14001要求的差距，及估計所需的成本及人力。以下詳細描述進行基線評估的步驟。醒目提示： 讓最高管理層向員工表達支持建立環境管理體系的訊息，這可透過員工會議或通告知會全體員工。 環境管理體系工作小組應負責策劃環境管理體系，進行初始環境評審及在第二階段建立環境管理體系的文件。 環境管理體系工作小組

20、通常由不同部門(例如：行政部、財政部、生產部等)代表組成，並由成員中選出一位環境管理體系領導員(經理 / 聯絡人)。 環境管理體系領導員： 必須清楚了解公司日常運作 必須對環境問題有基本的認識；及 必須具有足夠的權力以獲取其他部門的支持。A. 初始環境評審下載 (範本 IER-01初始環境評審清單) 初始環境評審是對公司現有的環境方案及系統作出初步評審，進一步暸解公司處理環境問題的方法，從而作出需要改進的地方。此外，您也可以透過量化公司的基線表現，以便將來作出比較。最佳進行初始評審的方法，是透過與不同部門主管及前線員工進行討論。因為評審的目的是要了解公司的日常運作，所以應盡量與熟悉不同部門運作

21、的員工溝通。初始環境評審有三個步驟：步驟一：預備評審 建立您的初始環境評審清單(請參閱IER-01) 以便收集資料。步驟二：進行評審 透過實地調查、審閱文件及會見負責人、前線員工、機械操作員等，填寫評審清單。步驟三：評審 將完成的評審清單及有關的資料提交環境管理體系領導員 / 初始環境評審工作小組審閱，以評審公司的環境績效及措施。有關使用初始環境評審清單 IER-01 的醒目提示 意見欄中的斜體字是相關問題的註解。 盡可能完成整份清單，不適用者填上不適合。 相關資料來源： 設備製造商 供應商及承辦商 (例如：廢物處理公司) 政府機構 資料庫 社會團體 環保團體 可考慮與其他機構或工業協會的評核

22、標準作比較B. 差距分析下載 (範本 IER-02差距分析報告) 差距分析是根據初始環境評審的結果，從而找出現有管理方法與環境管理體系標準要求的差距。差距分析是一個十分有效的方法，幫助您找出需要改進的地方和為應改善的措施定立優先次序。以下是填寫ISO 14001環境管理體系文件範本差距分析報告(IER-02)時，應注意的事項：1. 在註解欄內列出現行與每項ISO 14001條文相符的環保措施； 2. 將註解欄內的項目與ISO 14001 標準作比較及於右欄給予評分使用IER-02差距分析報告清單的醒目提示 附錄二列存差距分析問題的例子，以便協助你為貴公司作評分之用。 例如:如環境方針合符所有I

23、SO 的要求，請將圓圈塗黑，則 ；若沒有環境方針，則 。第三章建立及執行環境管理體系 A. 管理層承諾 B. 策劃 C. 實施 D. 檢查 E. 改進 F. 成功執行環境管理體系之關鍵III. 建立及執行環境管理體系隨著初步環境管理體系計劃的完成，環境管理體系工作小組的下一個工作就是利用基線評估中所取得的資料及找出需要改進的差距來建立你的環境管理體系，而基本要求就是建立一套切合貴公司需要的環境管理體系文件。本支援套件內的ISO 14001環境管理體系文件範本是按照ISO 14001:2004 標準，並由圖4所展示的四層次文件結構成建立而成：圖 4. 四層次的環境管理體系文件結構四個層次的環境管

24、理體系文件結構是國際常用的方法，並與ISO 9001 品質管理體系一脈相承執行方法相通的。另外，由國際認可的組織包括 Institute of Environmental Management and Assessment (IEMA)及International Register of Certificated Auditors (IRCA) 所提供發放的環境管理體系培訓教材，亦採用此四層次的環境管理體系文件結構。本手冊的表 4附有ISO 14001環境管理體系文件範本的覽表，並列明文件以供參考。 根據本手冊所提供的指引完成建立環境管理體系文件後，公司將需要執行體系內的程序和保存記錄，以證明

25、公司已符合環境管理體系的要求。本章說明成功推行和監測環境管理體系其有效性的步驟及重點。附錄三是環境管理體系審核的清單，方便讓您監測環境管理體系推行的狀況。 表 4. ISO 14001環境管理體系範本的文件清單階段文件編號文件名稱手冊EM-01環境管理體系手冊(包括組織結構及結構實例)CP-01環境方針O&T-YYYY目標、指標和方案 系統程序EP-01環境因素的識別及重要性評估EP-02法律法規和其他要求評審EP-03培訓EP-04文件控制EP-05環境應急準備和響應EP-06環境監測和合規性評價 EP-07諮詢 / 投訴 / 不符合的處理EP-08記錄控制EP-09內部審核EAR-01環境

26、因素登記表LR-01法律法規和其他要求登記表運作 EI-01環保辦公室措施EI-02綠色採購EI-03使用公司車輛的環保措施EI-04廢物管理EI-05空氣污染控制EI-06水污染控制EI-07噪音污染控制EI-08資源保護EI-09處理及貯存化學品EI-XX個別環境管理體系實例文件中提供更多工作指引，例如：良好建築工地環境措施環境管理計劃廢物管理計劃記錄EF-EP03-01培訓計劃EF-EP03-02培訓出席記錄 EF-EP07-03環境管理體系信息交流記錄EF-EP04-01環境管理體系文件 / 表格 / 外部文件總表EF-EP04-02環境管理體系文件分發記錄EF-EP05-01緊急事故

27、演習報告EF-EP05-02意外報告EF-EP06-01環境管理體系監測計劃EF-EP07-01糾正措施報告EF-EP07-02糾正措施報告記錄表EF-EP08-01環境記錄總表EF-EP09-01環境管理體系審核計劃EF-EP09-02環境管理體系審核檢查表EF-EP09-03環境管理體系內部審核報告EF-EI01-01每月辦公室審核清單-管理評審會議議程實例EF-XX個別環境管理體系實例文件中提供更多表格，例如：檢查建築工地清單其他*IER-01初始環境評審清單IER-02差距分析報告A. 管理層承諾管理層承諾透過訂立環境方針及環境管理體系手冊，為環境管理體系提供框架。1. 環境方針 (I

28、SO 14001:2004 4.2環境方針)下載 (範本 CP-01環境方針) 下載 (實例) ISO 14001首項要求是由最高管理層訂立一套環境方針(CP-01)，並於管理委員會中查證。環境方針(CP-01): 是最高管理層對環境承諾的聲明； 提供環境管理體系的基礎和統一方向； 訂立及評審環境目標及指標的框架； 應讓員工瞭解及與對外溝通，尤其所有為其組織或代表其組織工作的人員； 應由最高管理層簽署及制定生效日期。醒目提示： 環境方針應考慮與公司的產品、服務、活動及對環境的影響 環境方針應包括承諾持續改進、防治污染及遵守與其環境因素有關的適用法律法規和其他要求的承諾 簡單及容易理解 若適用，可與品質/ 安全方針綜合 如適用，可考慮包括下列事項： 可持續發展及/或產品生命週期 在設計階段中採取環保措施及程序 減少污染、廢物及資源的使用 承諾回收、循環再造及再用 與其他組織分享環保的經驗 鼓勵供應商 / 承辦商執行環保措施2. 環境管理體系手冊 下載 (範本 EM-01環境管理體系手冊) 下載 (實例)環境管理體系手冊應闡釋公司的環境管理體系是如何根據ISO 14001的要求而建立： 描述環境管理體系的核心元素(及其相互關係)；及 與相關文件提供相互參照。環境管理體系手冊應回應ISO 14001的每項元素，並解釋公司怎樣符合