文件与资料控制程序.docx

1、文件与资料控制程序受控发放号：上海氯碱机械有限公司文件与资料控制程序QG/T530101-2005(C版)2005-9-1 发布 2005-9-1 实施编写：杨坚梅 审核：李 平 批准：曹稼斌1 目的和适用范围1.1 对与质量体系有关的文件及资料进行控制，确保在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。1.2 本程序适用于公司质量体系有关的文件和资料的控制，包括质量体系文件、技术文件和部份外来文件。2 相关文件 QG1601-530101-2004 文件管理细则 QG1601-2004 文件控制程序3 职责3.1 综合管理部负责文件与资料控制程序的编制；负责文件与资料

2、的归口管理。3.2 技术质安部组织质量手册编制和质量记录的管理。3.3 技术质安部负责技术文件和资料的审核、更改控制和管理；负责外来文件的管理。3.4 施工部门负责工艺文件编制。3.5 人力资源部负责教育培训文件及其质量记录的管理。3.6 施工管理部负责采购计划、材料管理及其质量记录等文件的管理。4 管理内容和方法4.1 文件和资料的分类及编号4.1.1 文件和资料分为如下几类：a 质量手册和程序文件（包括支撑性文件）、质量计划、作业指导书、质量审核报告、质量记录。b 技术性文件和有关资料（包括内部以及外部文件），如技术标准、检验规范、工艺文件、设计文件、检验技术文件、计控文件、设备安全技术文

3、件及其规范、蓝图、图样，以及顾客提供的标准和图样等。4.1.2 文件的编号规定见附件一。4.2 文件的编制4.2.1由文件主管部门编制。质量手册由技术质安部负责编制，并于每年2月底前发布“文件有效版本目录一览表”。4.2.2 程序文件由各主办部门负责编制。4.2.3 工艺文件由施工部门负责编制。4.3 文件的审批4.3.1 文件编写完成后，由各主办部门负责人审核，并在“文件报批表”的审核栏内签名。质量手册由管理者代表审核。4.3.2 凡文件内容涉及二个或二个以上部门时，应进行会签，会签结果填写在“文件编制报批表”的备注栏中。4.3.3 文件报批时，应填写“文件编制报批表”，并在“发放范围”栏内

4、完整填写发放的部门和份数，确保在质量体系有效运行的各个重要场所都能得到相应的有效版本。4.4 文件的发布4.4.1 质量手册由总经理批准发布，程序文件由主管质量的公司领导批准发布。4.4.2 部门级文件由部门负责人批准发布，并报主管部室和技术质安部备案。4.5 文件的发放4.5.1 质量手册及程序文件由综合管理部发放，部门级文件由编写部门发放。4.5.2 文件发放应加盖“受控发放号”，发放号用流水号代表。4.5.3 文件分发按“文件编制报批表”中的“发放范围”由发文部门发放，并填写“文件发放回收记录表”，接收人必须在表上签字。4.5.4 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意将其他人文件复印

5、，应书面向文件发放部门提出申请，经本部门负责人批准后，到文件发放部门办理领用手续，并做好发放记录。4.5.5 当文件遗失或破损严重时，应到文件发放部门办理申请领用手续，并做好相应的回收和发放记录。4.6 文件的更改4.6.1 文件更改由编制部门负责，按原送审程序审批。若指定其他部门审批时，被指定部门在审批时应能获得作为审批依据有关背景资料，否则不得履行更改审批手续。4.6.2 “管理文件”、“技术文件”更改批准后，由编制部门发放“文件更改通知单”，通知单上应详细注明更改的章节和内容。4.6.3 收文部门应认真对照“文件更改通知单”及时改正、改进，并将通知单附在原文首页，按收发文规定签收。4.7

6、 文件的换版4.7.1 文件经三次更改或一次篇幅较大的更改应进行换版，重新印发。4.7.2 文件编写部门应在发放最新版本文件的同时收回原文件，确保使用者手中持有的文件有效。4.8 文件的管理4.8.1 文件发布后，每年由编制部门组织对文件进行一次评审，评审意见记录在文件运行情况评审表中，必要时对文件进行更新，以确保文件的充分性与适应性。4.8.2 任何人不得在文件上乱涂乱改，不准私自复印或外借，确保文件的清晰、整洁和完好。4.8.3 文件的原稿和文件编制报批表由综合管理部负责管理和保存，并按档案管理办法进行归档。4.9 外来文件的控制4.9.1 生产技术部负责所使用的标准、法规、规程、规范、手

7、册等外来文件、图纸与资料的归口管理与控制，在外来文件目录表中进行登记，并做好发放记录。5 报告和记录表式QG1601-02 文件编制报批表QG1601-04 文件发放回收记录QG1601-07 文件更改通知单QG1601-01 文件有效版本目标一览表QG1601-03 文件运行情况评审表QG1601-05 外来文件目录登记表附件一 文件编号规定1 管理文件代号及释义12 3 4 5 6 7 8QG/T XX XX XX XX -XXXX1 Q企标2 G管理文件3 T特种设备质量体系文件标识4 XX公司代码5 XX部门代码6 XX文件流水号7 XX部门级文件流水号8 XXXX年份例：QG/T53

8、01012004机械公司综合管理部2004年第01号文件（“文件和资料控制程序” ）2 管理文件的质量记录代号及释义只要将文件代号后的年份XXXX去除，加XX（记录流水线号）即可例：QG/T53010101机械公司综合管理部第01号文件01号质量记录3 技术文件代号及释义12 3 4 5 6 7 8QJ/Z X XX XX XX -XXXX1 Q企标2 J技术文件3 Z质量体系文件标识4 X技术文件分类代码5 XX公司代码6 XX部门代码7 XX文件流水号 8 XXXX年份例：QJ/ZS5303012004机械公司生产技术部2004年第01号技术性文件4 技术文件的质量记录代号及释义只要将文件

9、代码后的年份-XXXX去除，加XX（记录流水号）即可例：QJ/Z530301-01机械公司生产技术部第01号文件01号质量记录5 部门代码参照QG1601-530101-2004文件管理细则6 技术文件代码X=S 表示设备技术文件X=D 表示电器技术文件X=Y 表示仪表技术文件X=N 表示安全技术文件X=A 表示工艺规程X=B 表示岗位操作法X=C 表示工艺卡片X=J “产品检验、试验”X=E “产品标准汇编”有效版本目录一览表 QG1601-01 NO.文件编号文件名称版次编制部门发布日期实施日期文 件 编 制 报 批 表QG1601-02 NO.发放范围文件名称批准月 日审核月 日主办部门拟稿 人月 日文件编号版 次发布日期印 数备注：文件运行情况评审表 QG1601-03 NO.单位、部门：文件名称：参加评审人员：评审记录：记录人： 审核人： 日 期：评审结论：批准人： 日 期：文 件 发 放 回 收 记 录 表QG1601-04 NO.序号文件名称文件编号分发号版本发放记录回收记录备注部门日期签收数量签回日期数量编制： 审核： 批准： 外来文件目录登记表 QG1601-05 NO.序号标准名称标准编号版本登记人 编制： 日期：文件更改通知单 QG1601-07 NO.文 件 名 称编 号更改生效日期版次更改内容（可附后）： 更改部门： 年 月 日