文件与资料控制程序.docx
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文件与资料控制程序
受控发放号：
上海氯碱机械有限公司
文件与资料控制程序
QG/T530101-2005（C版）
2005-9-1发布2005-9-1实施
编写：
杨坚梅审核：
李平批准：
曹稼斌
1目的和适用范围
1.1对与质量体系有关的文件及资料进行控制，确保在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。
1.2本程序适用于公司质量体系有关的文件和资料的控制，包括质量体系文件、技术文件和部份外来文件。
2相关文件
QG1601-530101-2004《文件管理细则》
QG1601-2004《文件控制程序》
3职责
3.1综合管理部负责文件与资料控制程序的编制；负责文件与资料的归口管理。
3.2技术质安部组织质量手册编制和质量记录的管理。
3.3技术质安部负责技术文件和资料的审核、更改控制和管理；负责外来文件的管理。
3.4施工部门负责工艺文件编制。
3.5人力资源部负责教育培训文件及其质量记录的管理。
3.6施工管理部负责采购计划、材料管理及其质量记录等文件的管理。
4管理内容和方法
4.1文件和资料的分类及编号
4.1.1文件和资料分为如下几类：
a质量手册和程序文件（包括支撑性文件）、质量计划、作业指导书、质量审核报告、质量记录。
b技术性文件和有关资料（包括内部以及外部文件），如技术标准、检验规范、工艺文件、设计文件、检验技术文件、计控文件、设备安全技术文件及其规范、蓝图、图样，以及顾客提供的标准和图样等。
4.1.2文件的编号规定见附件一。
4.2文件的编制
4.2.1由文件主管部门编制。
质量手册由技术质安部负责编制，并于每年2月底前发布“文件有效版本目录一览表”。
4.2.2程序文件由各主办部门负责编制。
4.2.3工艺文件由施工部门负责编制。
4.3文件的审批
4.3.1文件编写完成后，由各主办部门负责人审核，并在“文件报批表”的审核栏内签名。
质量手册由管理者代表审核。
4.3.2凡文件内容涉及二个或二个以上部门时，应进行会签，会签结果填写在“文件编制报批表”的备注栏中。
4.3.3文件报批时，应填写“文件编制报批表”，并在“发放范围”栏内完整填写发放的部门和份数，确保在质量体系有效运行的各个重要场所都能得到相应的有效版本。
4.4文件的发布
4.4.1质量手册由总经理批准发布，程序文件由主管质量的公司领导批准发布。
4.4.2部门级文件由部门负责人批准发布，并报主管部室和技术质安部备案。
4.5文件的发放
4.5.1质量手册及程序文件由综合管理部发放，部门级文件由编写部门发放。
4.5.2文件发放应加盖“受控发放号”，发放号用流水号代表。
4.5.3文件分发按“文件编制报批表”中的“发放范围”由发文部门发放，并填写“文件发放回收记录表”，接收人必须在表上签字。
4.5.4当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意将其他人文件复印，应书面向文件发放部门提出申请，经本部门负责人批准后，到文件发放部门办理领用手续，并做好发放记录。
4.5.5当文件遗失或破损严重时，应到文件发放部门办理申请领用手续，并做好相应的回收和发放记录。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改由编制部门负责，按原送审程序审批。
若指定其他部门审批时，被指定部门在审批时应能获得作为审批依据有关背景资料，否则不得履行更改审批手续。
4.6.2“管理文件”、“技术文件”更改批准后，由编制部门发放“文件更改通知单”，通知单上应详细注明更改的章节和内容。
4.6.3收文部门应认真对照“文件更改通知单”及时改正、改进，并将通知单附在原文首页，按收发文规定签收。
4.7文件的换版
4.7.1文件经三次更改或一次篇幅较大的更改应进行换版，重新印发。
4.7.2文件编写部门应在发放最新版本文件的同时收回原文件，确保使用者手中持有的文件有效。
4.8文件的管理
4.8.1文件发布后，每年由编制部门组织对文件进行一次评审，评审意见记录在文件《运行情况评审表中》，必要时对文件进行更新，以确保文件的充分性与适应性。
4.8.2任何人不得在文件上乱涂乱改，不准私自复印或外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
4.8.3文件的原稿和《文件编制报批表》由综合管理部负责管理和保存，并按《档案管理办法》进行归档。
4.9外来文件的控制
4.9.1生产技术部负责所使用的标准、法规、规程、规范、手册等外来文件、图纸与资料的归口管理与控制，在《外来文件目录表》中进行登记，并做好发放记录。
5报告和记录表式
QG1601-02文件编制报批表
QG1601-04文件发放回收记录
QG1601-07文件更改通知单
QG1601-01文件有效版本目标一览表
QG1601-03文件运行情况评审表
QG1601-05外来文件目录登记表
附件一文件编号规定
1管理文件代号及释义
12345678
QG/TXXXXXXXX-XXXX
1Q—企标
2G—管理文件
3T—特种设备质量体系文件标识
4XX—公司代码
5XX—部门代码
6XX—文件流水号
7XX—部门级文件流水号
8–XXXX—年份
例：
QG/T530101—2004
机械公司综合管理部2004年第01号文件（“文件和资料控制程序”）
2管理文件的质量记录代号及释义
只要将文件代号后的年份XXXX去除，加XX（记录流水线号）即可
例：
QG/T530101—01
机械公司综合管理部第01号文件01号质量记录
3技术文件代号及释义
12345678
QJ/ZXXXXXXX-XXXX
1Q—企标
2J—技术文件
3Z—质量体系文件标识
4X—技术文件分类代码
5XX—公司代码
6XX—部门代码
7XX—文件流水号
8–XXXX—年份
例：
QJ/ZS530301—2004
机械公司生产技术部2004年第01号技术性文件
4技术文件的质量记录代号及释义
只要将文件代码后的年份-XXXX去除，加XX（记录流水号）即可
例：
QJ/Z530301-01
机械公司生产技术部第01号文件01号质量记录
5部门代码
参照QG1601-530101-2004《文件管理细则》
6技术文件代码
X=S表示设备技术文件
X=D表示电器技术文件
X=Y表示仪表技术文件
X=N表示安全技术文件
X=A表示工艺规程
X=B表示岗位操作法
X=C表示工艺卡片
X=J“产品检验、试验”
X=E“产品标准汇编”
ＸＸＸＸ有效版本目录一览表
QG1601-01NO.
文件编号
文件名称
版次
编制部门
发布日期
实施日期
文件编制报批表
QG1601-02NO.
发
放
范
围
文件名称
批
准
月日
审
核
月日
主办
部门
拟稿人
月日
文件编号
版次
发布日期
印数
备注：
文件运行情况评审表
QG1601-03NO.
单位、部门：
文件名称：
参加评审人员：
评审记录：
记录人：
审核人：
日期：
评审结论：
批准人：
日期：
文件发放回收记录表
QG1601-04NO.
序号
文件名称
文件编号
分发号
版本
发放记录
回收记录
备注
部门
日期
签收
数量
签回
日期
数量
编制：
审核：
批准：
外来文件目录登记表
QG1601-05NO.
序号
标准名称
标准编号
版本
登记人
编制：
日期：
文件更改通知单
QG1601-07NO.
文件名称
编号
更改生效日期
版次
更改内容（可附后）：
更改部门：
年月日
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