1、办公室必备发文件格式办公室必备发文件格式一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置 选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签,上: 3.7 厘米 下:3.5 厘米 左:2.8 厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同” ,在该选项前打“”。选择“文档网格”附签, “字体设置” ,“中文字体”设置为“仿宋” ;“字号”设置成“三号” ,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格” ;将“每行”设置成“ 28 ” 个字符;“每页”设置成“ 22 ”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。2、插入
2、页号 选择“插入”“页码” ,“位置”设置为“页面底端 (页脚)”,“对齐方式” 设置为 “外侧”。然后单击 “格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设 置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字, 偶数页的 页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作 选择“插入” “文本框” “横排”菜单项, 鼠标将会变成 “”,在 Word 2000 版面上单击鼠标左键, 出现一个文本框, 在该文本框内输入 发文机关标识, 输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键“设置文 本框格式”,在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签,
3、 “颜色”设置成“无填充颜色” 。选择“大小”附签, “高度”设置成 “2cm ”;宽度设置成“ 15.5cm ”。注:用户可根据 实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐: “对齐方式” 设置成 “居中”,“度量依据” 设置成 “页面”;垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距” ,“下侧”设置成“ 2.5cm ” 平行文 标准,“8.0cm ”上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸。 然后单击 “确定”。选择“文本框” 附签,左、右、上、下都设置成“ 0cm ”,单击“确 定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成 “红色
4、”,字体设置成 “小 标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为 155mm 、高为 20mm 、距上 25mm 的红头制作完成。4、红线制作 首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的 Shift 键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设 置自选图形格式” ,红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签, “颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线” ;“粗线”设置 为“ 2.25 磅”。选择“大小”附签, “宽度”设置为“ 15.5cm ”。选择“版式
5、”附签,单击“高级” 按钮,水平对齐:“对齐方式” 设置成 “居中”,“度量依据”设置成“页面” ,垂直对齐:“绝对位置”设置2成“页边距”,“下侧”设置成“ 7cm ” 平行文标准,“ 13.5cm ”上行文标准, 注:用户可根据实际情况进行调节。 单击确定。5、文号制作平行文文号:文号三号仿宋、居中显示。上行文文号:文号三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人三 号仿宋字体;签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”“符 号”“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方, 单击“插入”按钮即可。6、主题词制作 选择“表格”“插入
6、”“表格” ,选中表格,单击鼠标右键 表格属性“表格”附签, “对齐方式”设置为“居中” ;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件 单击“文件”“保存” ,“保存类型”:选择“文档模板( *.dot )”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做,默 认即可)。 至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改, 可以调出相应模板,方法是:选择“文件”“
7、打开” ,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1 依据模板建立新公文: 选择“文件” “新建” “常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板。2 制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求, 可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来, 但必须遵循以下国家标准: 标题二号小标宋字体,居中显示;主送机关三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;正文三号仿宋字体;成文日期三号仿宋字体,右空四个字的距离,“”和六角符号的输入方法一致,不能使用“字母 O ”或“数字 0”代替。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整
8、。最后,将红头、 红线、文号、签发人、标题、主送机关、正 文 、 成 文 日 期 、 主 题 词 的 相 互 位 置 调 整 好 。5、关于坚持的名言,4你既然期望辉煌伟大的一生,那么就应该从今天起,以毫不动摇的决心和坚定不移的信念,凭自己的智慧和毅力,去创造你和人类的快乐。 佚名6、最可怕的敌人,就是没有坚强的信念。 罗曼 罗兰7、只要持续地努力,不懈地奋斗,就没有征服不了的东西。 塞内加8、无论是美女的歌声,还是鬓狗的狂吠,无论是鳄鱼的眼泪,还是恶狼的嚎叫,都不会使我动摇。 恰普曼9、书不记,熟读可记;义不精,细思可精;惟有志不立,直是无着力处。 朱熹10 、既然我已经踏上这条道路,那么,
9、任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。 康德11 、坚强的信念能赢得强者的心,并使他们变得更坚强。 白哲特12 、三军可夺帅也,匹夫不可夺志也。 佚名13 、立志不坚,终不济事。 朱熹14 、富贵不能淫,贫贱不能移,威武不能屈。 孟子15 、关于坚持的名言,意志目标不在自然中存在,而在生命中蕴藏。 武者小路实笃关于坚持不懈的 50 条励志名人名言16 、意志若是屈从,不论程度如何,它都帮助了暴力。 但丁17 、只要有坚强的意志力,就自然而然地会有能耐、机灵和知识。 陀思妥耶夫斯基18 、功崇惟志,业广惟勤。 佚名19 、能够岿然不动,坚持正见,度过难关的人是不多的。 雨果20 、立志用功如种树然,方其根芽,犹未有干;及其有干,尚未有枝;枝而后叶,叶而后花。 王守仁21 、谁有历经千辛万苦的意志,谁就能达到任何目的。 米南德622 、不作什么决定的意志不是现实的意志;无性格的人从来不做出决定。 黑格尔23 、执着追求并从中得到最大快乐的人,才是成功者。 梭罗24 、有了坚定的意志,就等于给双脚添了一对翅膀。 乔 贝利25 、有百折不挠的信念的所支持的人的意志,比那些似乎是无敌的物质力量有更强大的威力。 爱因斯坦810
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