行政工作思路.docx

1、行政工作思路行政工作思路一、 部门工作简介 满足日常行政管理要求基础上，涵盖企业文化建设及信息化建设，同时要体现行政(运营)的核心管理价值，从有限分工型行政功能向全能普化型过渡，真正做到办公室的行政管理涵盖部分运营、战略、文化建设的“大办公室”的管理格局。在我看来，行政部的工作性质是一个集管理与服务相结合的部门，既有着全权管理的职能又有着为业务经营服务的义务，工作范围广泛，这个部门的工作成效直接关系到整个公司的整体运作，是企业领导人最信任的助手。行政部既是一个企业的综合办事机构，也是一个独立存在的个体，处在一个上传下达，承上启下的关键位置。 回顾2012年NEO运营管理中心的工作，经过各部门员

2、工一年的努力，整体达到年初订立的各项管理指标。通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健康及安全管理体系的认证，有效的对NEO运营管理中心的管理及所提供的服务流程奠定良好的基础;在客户服务提升方面，参照2012年底资产公司进行的客户满意度调查，总体客户评分达到了96.6%的高水平，只是在问卷客户的反馈中，体现出对目前的物业管理服务水平仍有不足之处，存在改善的空间。总体运营和业务管理中发现的问题以及改进建议如下: 1、 行政管理 1.1 2012年虽然通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健

3、康及安全管理体系的认证，但整个管理体系仍未能完全溶入NEO运营管理中心日常管理工作中，对改善工作效率及降低管理问题的成效甚微，将可能影响集团及公司商誉或导致经济赔偿的风险。 改善建议:加强员工对三标一体化管理体系的培训及宣传，成立各专责委员会以物业总经理为首，强有力的推进、检讨管理体系各层面的实践、及融合情况，以期将管理体系内(Plan，Do，Check，Act)的四个元素落实应用于日常工作中。 二、 部门重点职能 1. 办公室职能层次划分 1.1 政务型职能(4项):督办(计划)管理、文书(公文)管理、企业文化建1 设、行政体系建设(标准化建设); 1.2 事务型职能(5项):会务管理、档案

4、管理、印鉴管理、资质管理、通信管理; 1.3 服务型职能(4项):后勤管理、接待管理、外联管理、交通管理。 1.4 仓库管理、工装管理、宿舍管理、信息管理、办公室环境管理、资产管理 2. 办公室重点职能说明(KPI) 2.1 政务型职能(管理核心) 2.1.1 计划管理(督办):进一步强化目标计划管理，重点规范会议管理和紧抓月度目标计划管理，有序佟冬各项工作的开展。负责督办并推进各项重点工作，组织制定并分解目标计划，阶段评估反馈各部门进展情况并指出修正方案，确保工作目标完成，合理评估各部门的绩效。同时，对行政过程中的重要数据进行收集、汇总、整理、分析，为决策层提供重要参考支撑，确保管理留有痕迹

5、。主要管理表单有: 序号 表单名称 提交频次 提交日期 1 年终总结与计划(含二级计划) 每年一次 12月30日前 2 年度企业文化活动排期 每年一次 每年第一季度 3 年度合格供应商名录 每年一次 12月底前 4 年中总结与计划 每年一次 6月30日前 每季度最后一5 季度总结与计划 3个月一次 个工作日 每季度最后一6 季度采购分析 3个月一次 个工作日 7 月度红线指标 每月一次 每月3日前 8 月度经营例会汇报表格WORD 每月一次 每月10日前 9 CBRE月报 每月一次 每月10日前 月度经营数据分析(综合部10 每月一次 每月10日前 PPT) 11 月度绩效考核表(个人) 每月

6、一次 每月5日前 12 每周工作计划WORD 每周一次 每周四下班前 每周最后一个13 月度行政工作排期 每周更新 工作日 每个工作日14 晨会跟进表(综合部) 会后当日 (不含周五、2 六) 2.1.2 文书管理:完善公司各种公文的行文格式、流程模版等行政工具的规范并实施，如公文管理、信息化管理(包括OA、思源)，确保各类公文的及时高效处理。需做到收、发文件的准确及时，并对领导批示的公文做到及时处理，从不拖拉。推行“5S管理”，制定标准和措施，按现场管理要求进行管理考核。做好行政公文的编号、打印、复印及收发、登记、呈批、传递、催办、清退、立卷、归档工作。建立健全低值易耗品管理台账，做到帐、卡

7、、物相符。对各分公司、部室办公用品经费实行定额管理，纳入考核体系。强化责任意识，进一步做好公文处理工作，坚持对制发的公文严格审核。 2.1.3 行政体系建设:围绕公司业务开展进度，加强相关制度建设，以符合公司建设发展要求，创造一个规范化、标准化、流程化的工作环境。不断优化、完善行政体系，推行行政规章制度及流程，确保行政管理有章可循。 2.1.4 企业文化建设:视觉识别系统的完善，统一公司的整体形象，员工活动的组织与丰富、其他企业文化相关工作。充分发挥员工的个人潜质，实现个人价值，提升员工的企业认同感。1.强化统一标示，从感官上整体认同感。2.探求并建立企业独特的核心文化价值观，使员工从内心认同

8、企业文化精神与价值观，实现个人能量最大化。3.丰富员工业余文化生活。定期组织开展实施各项员工竞赛、户外体验及文化娱乐活动。提升员工积极性和集体感。成功组织室外文化拓展、羽毛球比赛、读书征文、管理学、市场营销学培训、员工健康体检等活动，做到活动之前有准备，活动过程有指导，活动之后有成果，受到一致好评。 2.1.5 2.2 事务型职能(管理保障) 2.2.1 档案管理:根据公司战略发展要求及部门日常工作要求，完善档案管理制度，研究档案形成的必要和必需条件，运用现代信息化技术进行3 档案管理，合理规划档案管理的阶段性目标。规范档案管理，建立完整档案管理制度，完善档案室设备的添购，实行档案的分类管理。

9、统一管理公司的文书、图纸、资料、会计等各类档案，并督促、指导各归档部门按规定进行立卷归档。 2.2.2 印鉴管理:按照公司印鉴管理规定，谨慎、规范并按规定程序经申请报批后使用，对于不符合手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印鉴管理员应经请示批准后方可加盖印章。对于重大经济合同、担保、立项、人事任免等重大事项，须经公司授权代表人审批签字后，方可加盖印章。对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分、经济处罚，直至追究刑事责任。 2.2.3 资质管理(标准化管理):负责各种标准化管理体系及企业相关证照的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系的持续改进、各类审核以及其他

10、相关工作。 2.2.4 通信管理:负责整个公司的电话、对讲机、网络等通信设备的布置及维护，保障日常办公需求，建立对突发性事件的紧急处理预案。抓好通讯费用管理，根据公司具体情况修订定额，落实到部门。 2.2.5 会务管理:完善会议管理制度(含流程)的执行细节，复核会务服务支持方案、全程监控，为各类会议的成功召开提供支持，并确保费用控制在预算范围内。 2.2.6 仓库管理:做好公司资产的盘点，建立资产管理登记卡，责任落实到部门、落实到人。 2.2.7 招采管理:配合财务部门，贯彻后勤的成本控制，切实做好后勤费用的报销审核，严格按照预算程序核定的使用标准执行。按照预算审批制度，组织落实公司办公设施，

11、劳保用品，福利等商品的采购、调配和实物管理工作。按照审批为所需部门购置办公用品、电脑等耗材设备的配置工作，切实做好公司通讯费、招待费、车辆使用及馈赠品的登记手续，严格按照程序使用标准。 2.3 服务型职能(管理基础) 2.3.1 后勤管理:完善后勤保障，将安保、食堂、行政采购、车辆、卫生环4 境等后勤管理工作，实现日常例行管理。搞好宿舍、食堂、办公区、车辆、采购等后勤服务，提升工作质量，保证服务到位，同时做好监督、检查工作。对办公耗材的管控、办公设备维护、保养、日常行政业务结算和报销等工作的正常有序。接人待物、优化办公环境、保证办公秩序等方面尽职尽责， 2.3.2 接待管理:负责领导的出差餐旅

12、的全程安排，明确接待工作的原则、规格、礼仪、内容、程序。 2.3.3 外联管理:负责公司的对外联系，定期对关系单位进行联络及回访，建立并健全外联管理的相关制度，维护好与各单位的友好往来关系。 2.3.4 车辆管理、交通费管理: 2.3.5 工装管理: 2.3.6 宿舍管理:管理维护好公共设施，确保公共设施不被损坏。对宿舍、会议室、接待区、休息区、办公区、食堂等继续进行改革，更好地服务于员工。 2.3.7 信息管理:加强信息收集报送工作，为领导决策提供参考。一是完善和畅通渠道收集信息。加强信息网络建设力度，进一步完善以行政为中心，横向到各部门、纵向到基层行政部的信息收集、反映网络，充分发挥各级行

13、政部和骨干信息员的作用，确保信息主渠道的畅通。二是主动出击挖信息。增强信息工作的敏锐性，对上级急需了解的重点、经常思考的要点、特别关注的难点，以及公司落实上级决策的思路、部署，基层对热点和难点问题的意见、建议等，主动与有关单位和部门联系，了解情况，掌握动态，及时上报。三是全体动员写信息。要充分发挥行政部的整体作用，明确信息工作目标，以及每名工作人员撰写信息的数量和质量要求，尽量使信息工作量化的岗位，落实到人头，提升信息工作质量。四是严格纪律报信息。对重大突发事件、重要社会动态、紧急灾情和疫情，以及重大安全事故等紧急情况，及时按规定程序逐级上报，不得迟报、漏报或隐瞒不报，未经许可，不得向外单位发

14、布。 2.3.8 办公环境管理 5 3. 三、 部门文化精神(工作核心就是搞好“三个服务”，即为领导服务、为员工服务、为客户服务) 1. 工作理念:主动、及时、简约、到位 , 主动(行为态度):对公司忠诚，对部门服从，对工作敬业。职责内的业务主动思考并不断完善、优化、提高;对上级的安排和要求不推诿，积极贯彻落实。主动提出工作设想，遇到问题主动承担职能责任，主动寻找解决方案，及时向领导汇报问题解决方案及进展情况。变被动为主动。对公司工作的重点、难点和热点问题，力求考虑在前、服务在前。特别是仓库、采购、办公耗材管控及办公设备维护、保养的日常工作，工作有计划，落实有措施，完成有记录，做到积极主动。日

15、常工作及领导交办的临时性事物基本做到了及时处理及时反馈，当日事当日清。在协助配合其他部门工作上也坚持做到积极热情不越位。在工作计划中，每月都突出1-2个“重点”工作。做到工作有重点有创新，改变行政工作等待领导来安排的习惯。 , 及时(工作效率):在具体执行的过程中要保证计划的时间节点，对于上级领导交办的工作要及时完成，如需分阶段完成的要及时汇报进度，将工作进展情况及时迅速的上下传递，从而使得一项工作的一系列主要人员在过程中信息沟通及时，缩短组织的行政弧度、提高决策效率，及时完成各项工作。 , 简约(工作效果):要注重工作效果，不能将自身的工作价值及工作成果，强加或建立于其他部门复杂的办公体系之

16、上，使简单的事情变得异常的繁琐复杂，这是办公(行政)管理的大忌。管理是一项并联的工作，用最短的时间，最便捷的方式，最少耗费人力、物力，既能将行政运转畅通，又有能力去保证行政的简约，才能体现出公司行政管理的核心工作效果。 , 到位(工作效能):在执行每一项具体工作的时候，要全面、系统地考虑问题的关联性，一次性将事情处理到位，杜绝二次工作和返工的情况发生。系统地解决或完成一项工作，不再重复的浪费时间、人力和物力，倡导“绿色”办公，从而真正地提升部门的整体管理能力和外部管理形象。 2. 工作要求:团结进取、坚持原则、提升视角、思考创新 , 团结进取:部门要团结，体现大家庭的管理模式，对员工的工作、生

17、活要6 关心，在员工或者部门遇到困难和问题的时候，部门要主动了解，及时寻找解决方案，体现应有的部门凝聚性与人文关怀;对外要保持部门的权威性，对内要开诚布公的进行反思，积极寻找提升部门管理的方式、方法;对内进行有效及时的沟通，对外口径保持一致;严禁出现任何形式的有损于部门能力形象和破坏部门整体管理水平的行为，也不可出现对员工之间冷漠、推诿、诋毁等情况发生，尤其禁止结成小团队。 , 坚持原则:工作中要“一切为公”、“对事不对人”，一切要按照集团、资产授予的权责及标准来执行，任何人不得以任何形式 自身职权为私人提供便利和谋得利益，保持办公室的公正、公平、公开的行政形象;一切工作有章可循，有具体的标准

18、和权责。 , 提升视角:考虑工作的时候，要提升一个级别来思考自身工作，善于换位思考。专员要站在主管的角度思考问题，主管要站在部门领导的角度思考问题，这样，工作的角度才会提高，工作的质量才会完善;同时，在完成其他职能工作的时候，要主动站在对方的角度思考工作的方式、方法、效率、结果，有效提升部门的管理高度。 , 思考创新:勤于思考，善于总结和分析，勇于创新工作思路和工作方法，善于规划自己的工作目标，当问题发生时，能及时提出自己的解决方案。 3. 注意事项: 3.1 首问责任制。部门内各项管理职能要对部门全体员工进行宣传，让每位员工都了解部门的业务范围、归属、基本处事流程等。在工作期间，办公室在岗被

19、询问的工作人员即为首问责任人。要求首问责任人对提出的问题或要求，无论是否是自己职责(权)范围内的事，都要给一个满意的答复。对职责(权)范围内的事，若手续完备，首问责任人要在规定的时限内予以办结;若手续不完备，应一次性告之其办事的全部办理要求和所需的文书材料，不要让问题反复处理或浪费时间。对非自己职责(权)范围内的事，首问责任人也要热情接待，并根据来访事由，负责引导至相应人员处，让来访各项工作方便、快捷地找到经办人员并及时办事。对不遵守首问责任制，造成不良影响的，要给予相应处理。 3.2 团结互助融为一体。部门上下要具有团结意识，各司其责但要相互补位，7 在工作中要互相帮助，彰显集体的智慧和力量

20、。 3.3 决策不执行，执行不决策。各项职能逐步授权下移，责任逐步上调，保持清晰的方向感和管控意识，即决策不执行;办公室作为一个具备执行权的部门，在领导没有授权的前提下严禁擅自做主决策相关事项，即执行不决策。 3.4 可以越级汇报，绝不越级处理。广纳良谏，但要遵循管理层级，非特殊情况，员工不跨级、越级汇报工作，如遇此类情况须从问题本身角度出发，按照公司管理层级及授权程序执行。 3.5 办公(行政)无小事。行政的基础性工作就是要保障办公正常运转，避免影响办公所需制度、环境等事情发生，为了动态管理办公，需要“抓反复、反复抓”，以多种形式与手段管控办公体系，保障其正常运转。 四、 部门组织架构 1.

21、 部门组织架构 1.1 目前的组织架构 1.2 优化后的组织架构 2. 部门岗位设置 2.1 行政主任 全面负责行政板块的管理，重点已政务型职能为准，即计划管理(督办)、文书管理、企业文化建设、行政体系建设。 2.2 后勤主管兼部门助理 全面负责部门后勤管理工作，主要包括办公资产管理、办公环境维护、车辆管理、门卫保安、会务组织及服务等后勤工作，同时，兼任部门助理，配合8 办公室主任开展部门其他相关工作。 2.3 档案管理专员 以负责档案管理为主，同时兼负公司证照年检等相关工作。 2.4 信息管理专员 主要配合公司资质升级方面相关信息化建设工作，例如企业办公系统(OA)、项目管理软件(思源)，同

22、时，对公司内部的通讯、对讲、网络等设施进行维护，合理配置并及时进行更新。 2.5 仓库管理专员 2.6 采购管理专员 2.7 3. 五、 部门制度 整体评价:相对健全但不完善，专业程度有待提高，部分制度可操作性较低，须重新探讨商定、修改完善。 大节点:将所有办公室制度12余项全部升级完善并出台。 六、 二、部门2012年度工作中存在问题与、不足之处与改善建议(可和年度总结的内容保持一致) 回顾2012年NEO运营管理中心的工作，经过各部门员工一年的努力，整体达到年初订立的各项管理指标。通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健康及安全管理体系

23、的认证，有效的对NEO运营管理中心的管理及所提供的服务流程奠定良好的基础;在客户服务提升方面，参照2012年底资产公司进行的客户满意度调查，总体客户评分达到了96.6%的高水平，只是在问卷客户的反馈中，体现出对目前的物业管理服务水平仍有不足之处，存在改善的空间。总体运营和业务管理中发现的问题以及改进建议如下: 2、 行政管理 1.1 2012年虽然通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健康及安全管理体系的认证，但整个管理体系仍未能完全溶入NEO运营管理中心日常管理工作中，对改善工作效率及降低管理问题的成效甚微，将可能影响集团及公司商誉9 或

24、导致经济赔偿的风险。 改善建议:加强员工对三标一体化管理体系的培训及宣传，成立各专责委员会以物业总经理为首，强有力的推进、检讨管理体系各层面的实践、及融合情况，以期将管理体系内(Plan，Do，Check，Act)的四个元素落实应用于日常工作中。 三、关于部门职能方面的构思 综合管理部:协助总经理确定公司组织架构、人员编制，制定人事制度、员工手册及各项规章制度并予实施;对行政、人事、采购、品质管理负全责;负责人、财、物准备、管理、考核提升;负责编制本部门年度预算及责任目标;负责组织落实公司年度各项计划;部门间关系协调及涉及本部门对外关系协调;负责公司服务品质管理，发现不合格项提出合理建议后并监

25、督及时整改;组织制定员工培训规划，审核年度培训方案，规划培训费用的使用;切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放;根据总经理指示执行人员的工资调整、转正、定级等工资变更工作。掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报总经理批准后具体实施。依据国家、省、市级有关方针政策，保证员工劳动条件、工资待遇及福利水平符合劳动法规的要求。及时领会有关政府实施的最新劳资政策，注意政府各项劳动政策法规的变动，及时做出相应措施上报总经理。 四、部门工作指导思想、部门业务发展规划思路 五、部门人力资源配置与岗位职责划分思路 按审批确定的组织架构及人员编制、缺编情况进行人员招聘、管理及人员优化工作。各见岗位职责已

26、于2012年进行了更新，2013年重点加强员工岗位职责的培训及执行力度。 六、部门行政管理思路 展望2013，行政管理须着重推进以下六项工作: 首先，在ISO三标管理体系的基础上，强化对员工的宣传、培训，成立专责委员会推进有效执行。真正将整个管理体系溶入至NEO运营管理中心日常管理工作中，以改善工作效率、降低管理问题的出现。 其次，我司之管理制度流程相对已较为健全，但细节并不完善，专业程度有待提高，部分制度可操作性较低，部门间制度细则互有交叉且权责并不十分明晰。新的一年须针对重点板块，重新探讨商议界定、并修改完善，以确保制度的可执行性以及交叉部门的执行细节。尤其是完善公文管理规范流程、采购招标

27、制度流程、品质管理制度流程以及资产经营制度的融合。 10 再次，推进思源系统的运行，完善日常的物业管理数据的信息化管理。对目前组织架构及业务流程作针对性更新调整，通过增加字段以及管理表格，并加强运行监管，形成更为智能全面的统计分析，及时提供决策支持。 接着，加强档案的管理。建立专属档案室，对各部门所辖档案进行整理、完善和移交，打造档案管理信息化模式，细化档案分类标准、检索功能，提高档案管理水平，实现档案管理工作的高效与便捷。 然后，建立供应商资料库，完善供货商管理和评价机制。收集梳理现有、备选供货商资料，建立电子档案资料库;经常调查市场行情，形成定期比价报告;细化现有评价标准，形成科学、有序的

28、评价体系。 最后，深化企业文化建设。完善公司视觉识别系统，积极开展员工文化活动，关注员工需求，完善全员的职业素养，同时让员工感受到公司给予的关注和支持，培养员工对企业强烈的归属感和认同感。 七、部门2013年度工作计划 1、综合管理部 1)按审批确定的组织架构及人员编制进行人员招聘、管理及人员优化工作; (2)持续优化绩效考核，加强执行力度; (3)强化ISO9001质量管理体系的有效执行，进一步梳理修订各项制度细节; 4)质量、环境、职业安全“三标”体系年度监督通过; (5)思源物业管理信息系统的全面运行，尤其是采购、仓库板块; (6)严格执行年度培训计划，强化培训效果; (7)继续强化执行

29、5S管理; (8)完成公司年度绩效奖金分配方案; (9)员工满意度提升及调查工作; (10)档案室的设置，以及档案管理规范的梳理和执行; (11)完善物料类的采购，已签订长期合同的，需增加长期供应商的备选单位;可重新招标的，确定2-3家中标单位，以供单项采购时进行比价; (12)对招标、采购工作流程进行梳理、细化; (13)供应商年度评价工作; (14)完成纪元物业服务处国、地税税种核定、一般纳税人申请及水费简易征收申请; (15)完成NEO运营管理中心与纪元服务处账务合并工作; (16)完成纪元物业服务处财务管理制度的编写、修订、培训工作; (17)完成金蝶EAS财务核算系统建账、日常核算及

30、报表编制工作; (18)根据集团下发的权责表，编制纪元物业服务处的管理权责，并据此完善付款审批流程的审核节点; 11 (19)完成2013年全年预算编制及上报工作。 (20)完成纪元大厦本体维修金专用收据的申领及银行开立专户工作; 12 附件1: 1、部门组织架构 2、部门岗位职责规划 序号 姓名 岗位 岗位职责 人数 附件2: XXX部门2013年度二级执行计划 备注/对其它序号 计划事项 开始时间 结束时间 责任人 目标/衡量标准 单位的需求 按审批确定的组织架构及人员编制、缺编情况进行2012-1-4 2012-12-31 是否按时完成 人员招聘、管理及人员优化工作 修定相关培训、试用期员工的培训、考核2012-1-4 2012-12-31 考核规定及方 转正工作 黄园园 案，加强执行 保证考核的全面2013-1-4 2013-12-31 性、客观性，加 持续优化新版绩效考核 强执行力度 按年度培训计划2013-1-4 2013-12-31 完成员工培训工作 完成 13