行政工作思路.docx
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行政工作思路
行政工作思路
一、部门工作简介
满足日常行政管理要求基础上，涵盖企业文化建设及信息化建设，同时要体现行政（运营）的核心管理价值，从有限分工型行政功能向全能普化型过渡，真正做到办公室的行政管理涵盖部分运营、战略、文化建设的“大办公室”的管理格局。
在我看来，行政部的工作性质是一个集管理与服务相结合的部门，既有着全权管理的职能又有着为业务经营服务的义务，工作范围广泛，这个部门的工作成效直接关系到整个公司的整体运作，是企业领导人最信任的助手。
行政部既是一个企业的综合办事机构，也是一个独立存在的个体，处在一个上传下达，承上启下的关键位置。
回顾2012年NEO运营管理中心的工作，经过各部门员工一年的努力，整体达到年初订立的各项管理指标。
通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健康及安全管理体系的认证，有效的对NEO运营管理中心的管理及所提供的服务流程奠定良好的基础;在客户服务提升方面，参照2012年底资产公司进行的客户满意度调查，总体客户评分达到了96.6%的高水平，只是在问卷客户的反馈中，体现出对目前的物业管理服务水平仍有不足之处，存在改善的空间。
总体运营和业务管理中发现的问题以及改进建议如下:
1、行政管理
1.12012年虽然通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健康及安全管理体系的认证，但整个管理体系仍未能完全溶入NEO运营管理中心日常管理工作中，对改善工作效率及降低管理问题的成效甚微，将可能影响集团及公司商誉或导致经济赔偿的风险。
改善建议:
加强员工对三标一体化管理体系的培训及宣传，成立各专责委员会以物业总经理为首，强有力的推进、检讨管理体系各层面的实践、及融合情况，以期将管理体系内（Plan，Do，Check，Act）的四个元素落实应用于日常工作中。
二、部门重点职能
1.办公室职能层次划分
1.1政务型职能（4项）:
督办（计划）管理、文书（公文）管理、企业文化建
1
设、行政体系建设（标准化建设）;
1.2事务型职能（5项）:
会务管理、档案管理、印鉴管理、资质管理、通信管理;
1.3服务型职能（4项）:
后勤管理、接待管理、外联管理、交通管理。
1.4仓库管理、工装管理、宿舍管理、信息管理、办公室环境管理、资产管理
2.办公室重点职能说明（KPI）
2.1政务型职能（管理核心）
2.1.1计划管理（督办）:
进一步强化目标计划管理，重点规范会议管理和紧
抓月度目标计划管理，有序佟冬各项工作的开展。
负责督办并推进各
项重点工作，组织制定并分解目标计划，阶段评估反馈各部门进展情
况并指出修正方案，确保工作目标完成，合理评估各部门的绩效。
同
时，对行政过程中的重要数据进行收集、汇总、整理、分析，为决策
层提供重要参考支撑，确保管理留有痕迹。
主要管理表单有:
序号表单名称提交频次提交日期
1年终总结与计划（含二级计划）每年一次12月30日前
2年度企业文化活动排期每年一次每年第一季度
3年度合格供应商名录每年一次12月底前
4年中总结与计划每年一次6月30日前
每季度最后一5季度总结与计划3个月一次个工作日
每季度最后一6季度采购分析3个月一次个工作日
7月度红线指标每月一次每月3日前
8月度经营例会汇报表格WORD每月一次每月10日前
9CBRE月报每月一次每月10日前
月度经营数据分析（综合部10每月一次每月10日前PPT）
11月度绩效考核表（个人）每月一次每月5日前
12每周工作计划WORD每周一次每周四下班前
每周最后一个13月度行政工作排期每周更新工作日
每个工作日14晨会跟进表（综合部）会后当日（不含周五、
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六）
2.1.2文书管理:
完善公司各种公文的行文格式、流程模版等行政工具的规
范并实施，如公文管理、信息化管理（包括OA、思源），确保各类公
文的及时高效处理。
需做到收、发文件的准确及时，并对领导批示的
公文做到及时处理，从不拖拉。
推行“5S管理”，制定标准和措施，
按现场管理要求进行管理考核。
做好行政公文的编号、打印、复印及
收发、登记、呈批、传递、催办、清退、立卷、归档工作。
建立健全
低值易耗品管理台账，做到帐、卡、物相符。
对各分公司、部室办公
用品经费实行定额管理，纳入考核体系。
强化责任意识，进一步做好
公文处理工作，坚持对制发的公文严格审核。
2.1.3行政体系建设:
围绕公司业务开展进度，加强相关制度建设，以符合
公司建设发展要求，创造一个规范化、标准化、流程化的工作环境。
不断优化、完善行政体系，推行行政规章制度及流程，确保行政管理
有章可循。
2.1.4企业文化建设:
视觉识别系统的完善，统一公司的整体形象，员工活
动的组织与丰富、其他企业文化相关工作。
充分发挥员工的个人潜质，
实现个人价值，提升员工的企业认同感。
1.强化统一标示，从感官上
整体认同感。
2.探求并建立企业独特的核心文化价值观，使员工从内
心认同企业文化精神与价值观，实现个人能量最大化。
3.丰富员工业
余文化生活。
定期组织开展实施各项员工竞赛、户外体验及文化娱乐
活动。
提升员工积极性和集体感。
成功组织室外文化拓展、羽毛球比
赛、读书征文、管理学、市场营销学培训、员工健康体检等活动，做
到活动之前有准备，活动过程有指导，活动之后有成果，受到一致好
评。
2.1.5
2.2事务型职能（管理保障）
2.2.1档案管理:
根据公司战略发展要求及部门日常工作要求，完善档案管
理制度，研究档案形成的必要和必需条件，运用现代信息化技术进行
3
档案管理，合理规划档案管理的阶段性目标。
规范档案管理，建立完
整档案管理制度，完善档案室设备的添购，实行档案的分类管理。
统
一管理公司的文书、图纸、资料、会计等各类档案，并督促、指导各
归档部门按规定进行立卷归档。
2.2.2印鉴管理:
按照公司印鉴管理规定，谨慎、规范并按规定程序经申请
报批后使用，对于不符合手续的用印，有权提出异议或拒用。
如遇特
殊情况，印鉴管理员应经请示批准后方可加盖印章。
对于重大经济合
同、担保、立项、人事任免等重大事项，须经公司授权代表人审批签
字后，方可加盖印章。
对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应
根据情节轻重给予行政处分、经济处罚，直至追究刑事责任。
2.2.3资质管理（标准化管理）:
负责各种标准化管理体系及企业相关证照的
建立、维护、监控、文件管理和更新、体系的持续改进、各类审核以
及其他相关工作。
2.2.4通信管理:
负责整个公司的电话、对讲机、网络等通信设备的布置及
维护，保障日常办公需求，建立对突发性事件的紧急处理预案。
抓好
通讯费用管理，根据公司具体情况修订定额，落实到部门。
2.2.5会务管理:
完善会议管理制度（含流程）的执行细节，复核会务服务
支持方案、全程监控，为各类会议的成功召开提供支持，并确保费用
控制在预算范围内。
2.2.6仓库管理:
做好公司资产的盘点，建立资产管理登记卡，责任落实到
部门、落实到人。
2.2.7招采管理:
配合财务部门，贯彻后勤的成本控制，切实做好后勤费用
的报销审核，严格按照预算程序核定的使用标准执行。
按照预算审批
制度，组织落实公司办公设施，劳保用品，福利等商品的采购、调配
和实物管理工作。
按照审批为所需部门购置办公用品、电脑等耗材设
备的配置工作，切实做好公司通讯费、招待费、车辆使用及馈赠品的
登记手续，严格按照程序使用标准。
2.3服务型职能（管理基础）
2.3.1后勤管理:
完善后勤保障，将安保、食堂、行政采购、车辆、卫生环
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境等后勤管理工作，实现日常例行管理。
搞好宿舍、食堂、办公区、
车辆、采购等后勤服务，提升工作质量，保证服务到位，同时做好监
督、检查工作。
对办公耗材的管控、办公设备维护、保养、日常行政
业务结算和报销等工作的正常有序。
接人待物、优化办公环境、保证
办公秩序等方面尽职尽责，
2.3.2接待管理:
负责领导的出差餐旅的全程安排，明确接待工作的原则、
规格、礼仪、内容、程序。
2.3.3外联管理:
负责公司的对外联系，定期对关系单位进行联络及回访，
建立并健全外联管理的相关制度，维护好与各单位的友好往来关系。
2.3.4车辆管理、交通费管理:
:
2.3.5工装管理:
2.3.6宿舍管理:
管理维护好公共设施，确保公共设施不被损坏。
对宿舍、
会议室、接待区、休息区、办公区、食堂等继续进行改革，更好地服
务于员工。
2.3.7信息管理:
加强信息收集报送工作，为领导决策提供参考。
一是完善
和畅通渠道收集信息。
加强信息网络建设力度，进一步完善以行政为
中心，横向到各部门、纵向到基层行政部的信息收集、反映网络，充
分发挥各级行政部和骨干信息员的作用，确保信息主渠道的畅通。
二
是主动出击挖信息。
增强信息工作的敏锐性，对上级急需了解的重点、
经常思考的要点、特别关注的难点，以及公司落实上级决策的思路、
部署，基层对热点和难点问题的意见、建议等，主动与有关单位和部
门联系，了解情况，掌握动态，及时上报。
三是全体动员写信息。
要
充分发挥行政部的整体作用，明确信息工作目标，以及每名工作人员
撰写信息的数量和质量要求，尽量使信息工作量化的岗位，落实到人
头，提升信息工作质量。
四是严格纪律报信息。
对重大突发事件、重
要社会动态、紧急灾情和疫情，以及重大安全事故等紧急情况，及时
按规定程序逐级上报，不得迟报、漏报或隐瞒不报，未经许可，不得
向外单位发布。
2.3.8办公环境管理
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3.
三、部门文化精神（工作核心就是搞好“三个服务”，即为领导服务、为员工服
务、为客户服务）
1.工作理念:
主动、及时、简约、到位
主动（行为态度）:
对公司忠诚，对部门服从，对工作敬业。
职责内的业务
主动思考并不断完善、优化、提高;对上级的安排和要求不推诿，积极贯彻
落实。
主动提出工作设想，遇到问题主动承担职能责任，主动寻找解决方案，
及时向领导汇报问题解决方案及进展情况。
变被动为主动。
对公司工作的重
点、难点和热点问题，力求考虑在前、服务在前。
特别是仓库、采购、办公
耗材管控及办公设备维护、保养的日常工作，工作有计划，落实有措施，完
成有记录，做到积极主动。
日常工作及领导交办的临时性事物基本做到了及
时处理及时反馈，当日事当日清。
在协助配合其他部门工作上也坚持做到积
极热情不越位。
在工作计划中，每月都突出1-2个“重点”工作。
做到工作
有重点有创新，改变行政工作等待领导来安排的习惯。
及时（工作效率）:
在具体执行的过程中要保证计划的时间节点，对于上级
领导交办的工作要及时完成，如需分阶段完成的要及时汇报进度，将工作进
展情况及时迅速的上下传递，从而使得一项工作的一系列主要人员在过程中
信息沟通及时，缩短组织的行政弧度、提高决策效率，及时完成各项工作。
简约（工作效果）:
要注重工作效果，不能将自身的工作价值及工作成果，
强加或建立于其他部门复杂的办公体系之上，使简单的事情变得异常的繁琐
复杂，这是办公（行政）管理的大忌。
管理是一项并联的工作，用最短的时
间，最便捷的方式，最少耗费人力、物力，既能将行政运转畅通，又有能力
去保证行政的简约，才能体现出公司行政管理的核心工作效果。
到位（工作效能）:
在执行每一项具体工作的时候，要全面、系统地考虑问
题的关联性，一次性将事情处理到位，杜绝二次工作和返工的情况发生。
系
统地解决或完成一项工作，不再重复的浪费时间、人力和物力，倡导“绿色”
办公，从而真正地提升部门的整体管理能力和外部管理形象。
2.工作要求:
团结进取、坚持原则、提升视角、思考创新
团结进取:
部门要团结，体现大家庭的管理模式，对员工的工作、生活要
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关心，在员工或者部门遇到困难和问题的时候，部门要主动了解，及时寻找
解决方案，体现应有的部门凝聚性与人文关怀;对外要保持部门的权威性，
对内要开诚布公的进行反思，积极寻找提升部门管理的方式、方法;对内进
行有效及时的沟通，对外口径保持一致;严禁出现任何形式的有损于部门能
力形象和破坏部门整体管理水平的行为，也不可出现对员工之间冷漠、推诿、
诋毁等情况发生，尤其禁止结成小团队。
坚持原则:
工作中要“一切为公”、“对事不对人”，一切要按照集团、资产
授予的权责及标准来执行，任何人不得以任何形式自身职权为私人提供便
利和谋得利益，保持办公室的公正、公平、公开的行政形象;一切工作有章
可循，有具体的标准和权责。
提升视角:
考虑工作的时候，要提升一个级别来思考自身工作，善于换位
思考。
专员要站在主管的角度思考问题，主管要站在部门领导的角度思考问
题，这样，工作的角度才会提高，工作的质量才会完善;同时，在完成其他
职能工作的时候，要主动站在对方的角度思考工作的方式、方法、效率、结
果，有效提升部门的管理高度。
思考创新:
勤于思考，善于总结和分析，勇于创新工作思路和工作方法，
善于规划自己的工作目标，当问题发生时，能及时提出自己的解决方案。
3.注意事项:
3.1首问责任制。
部门内各项管理职能要对部门全体员工进行宣传，让每位员
工都了解部门的业务范围、归属、基本处事流程等。
在工作期间，办公室在
岗被询问的工作人员即为首问责任人。
要求首问责任人对提出的问题或要
求，无论是否是自己职责（权）范围内的事，都要给一个满意的答复。
对职
责（权）范围内的事，若手续完备，首问责任人要在规定的时限内予以办结;
若手续不完备，应一次性告之其办事的全部办理要求和所需的文书材料，不
要让问题反复处理或浪费时间。
对非自己职责（权）范围内的事，首问责任
人也要热情接待，并根据来访事由，负责引导至相应人员处，让来访各项工
作方便、快捷地找到经办人员并及时办事。
对不遵守首问责任制，造成不良
影响的，要给予相应处理。
3.2团结互助融为一体。
部门上下要具有团结意识，各司其责但要相互补位，
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在工作中要互相帮助，彰显集体的智慧和力量。
3.3决策不执行，执行不决策。
各项职能逐步授权下移，责任逐步上调，保持
清晰的方向感和管控意识，即决策不执行;办公室作为一个具备执行权的部
门，在领导没有授权的前提下严禁擅自做主决策相关事项，即执行不决策。
3.4可以越级汇报，绝不越级处理。
广纳良谏，但要遵循管理层级，非特殊情
况，员工不跨级、越级汇报工作，如遇此类情况须从问题本身角度出发，按
照公司管理层级及授权程序执行。
3.5办公（行政）无小事。
行政的基础性工作就是要保障办公正常运转，避免
影响办公所需制度、环境等事情发生，为了动态管理办公，需要“抓反复、
反复抓”，以多种形式与手段管控办公体系，保障其正常运转。
四、部门组织架构
1.部门组织架构
1.1目前的组织架构
1.2优化后的组织架构
2.部门岗位设置
2.1行政主任
全面负责行政板块的管理，重点已政务型职能为准，即计划管理（督办）、
文书管理、企业文化建设、行政体系建设。
2.2后勤主管兼部门助理
全面负责部门后勤管理工作，主要包括办公资产管理、办公环境维护、车辆
管理、门卫保安、会务组织及服务等后勤工作，同时，兼任部门助理，配合
8
办公室主任开展部门其他相关工作。
2.3档案管理专员
以负责档案管理为主，同时兼负公司证照年检等相关工作。
2.4信息管理专员
主要配合公司资质升级方面相关信息化建设工作，例如企业办公系统（OA）、
项目管理软件（思源），同时，对公司内部的通讯、对讲、网络等设施进行
维护，合理配置并及时进行更新。
2.5仓库管理专员
2.6采购管理专员
2.7
3.
五、部门制度
整体评价:
相对健全但不完善，专业程度有待提高，部分制度可操作性较低，
须重新探讨商定、修改完善。
大节点:
将所有办公室制度12余项全部升级完善并出台。
六、
二、部门2012年度工作中存在问题与、不足之处与改善建议（可和年度总结的内容保持一致）
回顾2012年NEO运营管理中心的工作，经过各部门员工一年的努力，整体达到年初订立的各项管理指标。
通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健康及安全管理体系的认证，有效的对NEO运营管理中心的管理及所提供的服务流程奠定良好的基础;在客户服务提升方面，参照2012年底资产公司进行的客户满意度调查，总体客户评分达到了96.6%的高水平，只是在问卷客户的反馈中，体现出对目前的物业管理服务水平仍有不足之处，存在改善的空间。
总体运营和业务管理中发现的问题以及改进建议如下:
2、行政管理
1.12012年虽然通过了ISO9001质量管理体系的年审、ISO14000环境管理体系和OSHA18000职业健康及安全管理体系的认证，但整个管理体系仍未能完全溶入NEO运营管理中心日常管理工作中，对改善工作效率及降低管理问题的成效甚微，将可能影响集团及公司商誉
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或导致经济赔偿的风险。
改善建议:
加强员工对三标一体化管理体系的培训及宣传，成立各专责委员会以物业总经理为首，强有力的推进、检讨管理体系各层面的实践、及融合情况，以期将管理体系内（Plan，Do，Check，Act）的四个元素落实应用于日常工作中。
三、关于部门职能方面的构思
综合管理部:
协助总经理确定公司组织架构、人员编制，制定人事制度、员工手册及各项规章制度并予实施;对行政、人事、采购、品质管理负全责;负责人、财、物准备、管理、考核提升;负责编制本部门年度预算及责任目标;负责组织落实公司年度各项计划;部门间关系协调及涉及本部门对外关系协调;负责公司服务品质管理，发现不合格项提出合理建议后并监督及时整改;组织制定员工培训规划，审核年度培训方案，规划培训费用的使用;切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放;根据总经理指示执行人员的工资调整、转正、定级等工资变更工作。
掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报总经理批准后具体实施。
依据国家、省、市级有关方针政策，保证员工劳动条件、工资待遇及福利水平符合劳动法规的要求。
及时领会有关政府实施的最新劳资政策，注意政府各项劳动政策法规的变动，及时做出相应措施上报总经理。
四、部门工作指导思想、部门业务发展规划思路
五、部门人力资源配置与岗位职责划分思路
按审批确定的组织架构及人员编制、缺编情况进行人员招聘、管理及人员优化工作。
各见岗位职责已于2012年进行了更新，2013年重点加强员工岗位职责的培训及执行力度。
六、部门行政管理思路
展望2013，行政管理须着重推进以下六项工作:
首先，在ISO三标管理体系的基础上，强化对员工的宣传、培训，成立专责委员会推进有效执行。
真正将整个管理体系溶入至NEO运营管理中心日常管理工作中，以改善工作效率、降低管理问题的出现。
其次，我司之管理制度流程相对已较为健全，但细节并不完善，专业程度有待提高，部分制度可操作性较低，部门间制度细则互有交叉且权责并不十分明晰。
新的一年须针对重点板块，重新探讨商议界定、并修改完善，以确保制度的可执行性以及交叉部门的执行细节。
尤其是完善公文管理规范流程、采购招标制度流程、品质管理制度流程以及资产经营制度的融合。
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再次，推进思源系统的运行，完善日常的物业管理数据的信息化管理。
对目前组织架构及业务流程作针对性更新调整，通过增加字段以及管理表格，并加强运行监管，形成更为智能全面的统计分析，及时提供决策支持。
接着，加强档案的管理。
建立专属档案室，对各部门所辖档案进行整理、完善和移交，打造档案管理信息化模式，细化档案分类标准、检索功能，提高档案管理水平，实现档案管理工作的高效与便捷。
然后，建立供应商资料库，完善供货商管理和评价机制。
收集梳理现有、备选供货商资料，建立电子档案资料库;经常调查市场行情，形成定期比价报告;细化现有评价标准，形成科学、有序的评价体系。
最后，深化企业文化建设。
完善公司视觉识别系统，积极开展员工文化活动，关注员工需求，完善全员的职业素养，同时让员工感受到公司给予的关注和支持，培养员工对企业强烈的归属感和认同感。
七、部门2013年度工作计划
1、综合管理部
1）按审批确定的组织架构及人员编制进行人员招聘、管理及人员优化工作;（
（2）持续优化绩效考核，加强执行力度;
（3）强化ISO9001质量管理体系的有效执行，进一步梳理修订各项制度细节;
4）质量、环境、职业安全——“三标”体系年度监督通过;（
（5）思源物业管理信息系统的全面运行，尤其是采购、仓库板块;
（6）严格执行年度培训计划，强化培训效果;
（7）继续强化执行5S管理;
（8）完成公司年度绩效奖金分配方案;
（9）员工满意度提升及调查工作;
（10）档案室的设置，以及档案管理规范的梳理和执行;
（11）完善物料类的采购，已签订长期合同的，需增加长期供应商的备选单位;可重新招标的，确定2-3家中标单位，以供单项采购时进行比价;
（12）对招标、采购工作流程进行梳理、细化;
（13）供应商年度评价工作;
（14）完成纪元物业服务处国、地税税种核定、一般纳税人申请及水费简易征收申请;
（15）完成NEO运营管理中心与纪元服务处账务合并工作;
（16）完成纪元物业服务处财务管理制度的编写、修订、培训工作;
（17）完成金蝶EAS财务核算系统建账、日常核算及报表编制工作;
（18）根据集团下发的权责表，编制纪元物业服务处的管理权责，并据此完善付款审批流程的审核节点;
11
（19）完成2013年全年预算编制及上报工作。
（20）完成纪元大厦本体维修金专用收据的申领及银行开立专户工作;
12
附件1:
1、部门组织架构
2、部门岗位职责规划
序号姓名岗位岗位职责人数
附件2:
XXX部门2013年度二级执行计划
备注
/对
其它序号计划事项开始时间结束时间责任人目标/衡量标准单位
的需
求
按审批确定的组织架构及
人员编制、缺编情况进行2012-1-42012-12-31是否按时完成人员招聘、管理及人员优
化工作
修定相关培训、试用期员工的培训、考核2012-1-42012-12-31考核规定及方转正工作黄园园案，加强执行
保证考核的全面
2013-1-42013-12-31性、客观性，加持续优化新版绩效考核
强执行力度
按年度培训计划2013-1-42013-12-31完成员工培训工作完成
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