第六编公文的用语.docx

1、第六编公文的用语第六編公文的用語一、現代公文用語（一）白話公文術語起首語【報告悉、電悉、或報告及附件均悉】這是對下級機關和人民團體的來文有所批復時，用為起首之語。如係答復上級機關之文，則常在“悉”字之上加“奉”字或“敬”字，以表謙恭。對同級機關之來文作答，可在“悉”字上加“誦”字。【查、案查、卷查、謹查、關于】“查”含有檢查的意思，謂有案可查、有卷可查之意，往往冠于文首。有時用“查”字并無檢查的意思，只用為發語詞，以助憑空而起的文氣。“關于”表示事物間的關聯。自宋元以來上下行文起首常用“照得”二字，成為套語，并無實際意義。過去多用于布告，現今多用“查”字代替。【徑啟者】“徑”為直截了當之意。“

2、徑啟者”為一般公函起首之詞。如果是復文，就用“徑復者”字樣。還有“敬呈者”、“敬陳者”，是對上級機關或長官有所請示或簽報時所用的起首詞，現在多不再用。【奉、案奉、頃奉、前奉、迭奉令開】凡下級機關全引上級機關的公文時，可用此語作為導引。“奉”有敬持接受之意，“開”謂照錄所奉的公文。今則改為：“奉鈞府第號令，關于一案”（或一節人）【准、案准、頃准、前准、迭准函開或函稱】准字古文為一字，也有接奉之意，宋元公文都用為對上之詞；現在于全引或節引平行機關的公文時，多用此語以為導引。【據、案據、頃據、前據、迭據報稱、電稱、聲稱】“據”有依憑之意，與“奉”、“准”等字意相近同。唯“奉”字用于上行，“准”字用于

3、平行，而“據字則用于下行。凡上級機關全引下級機關公文時，可用此語作為導引。【節開、略稱、以】節引來文，往往不僅對其文句酌情刪減，且于所節引原文之前，分別對令文標明“節開”，對報告標明“略稱”字樣；如有公函，則可將“節開”與“略稱”二者，擇其一而用之，“節開”較“略稱”稍示謙抑。至于“以”字，是標明節引的普通用字，無分上下，似仍可沿用。【制（訂）定、修正、廢止】台灣多在公布法令時用。中國內地適用範圍較廣泛。【特任、特派、任命、派、玆派、玆聘、雇】根據不同的情況，在委派、聘請、任用人員時用。稱謂語【鈞、大、貴】均為直接稱謂時用之，且應空出一格示敬。三者的區別用法為：“鈞”為有隸屬關係之下級機關對上

4、級機關所用，如“鈞部”、“鈞府”；“大”為無隸屬關係之較低級機關對較高級機關所用，如“大部”、“大院”；“貴”為有隸屬關係、無隸屬關係之上級機關對下級機關、或無隸屬關係之平行機關、或上級機關首長對下級機關首長、或機關與社會團體之間用之，如“貴會”、“貴社等等。【鈞長、鈞座】下對上用。“鈞”為表示尊敬的稱謂詞，無論稱人、稱機關，都可以適用。“鈞長”、“鈞座”為屬員對長官、或隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長用。“鈞示、鈞裁”為請上級核奪，“鈞安”為表示問候。中國內地與香港均不再使用這種詞語。【台端】在台灣對人的敬稱。凡機關首長對屬員、或機關對人民均可用。在中國內地與香港則不再用。【先生、女士、

5、小姐、君】公文中機關對人民用。“先生”用于稱呼男性，“女士”用于稱呼女性，婚否不限，“小姐”只稱未婚女性。“君”用于稱呼不知姓名的對象。【該】該字是公文中，間接稱呼有關的人或機關時所用。俗語凡屬必須的叫應該，因而是有所指的。稱“該”，以示指呼之意。在台灣公文中，“間接稱謂如一再提及，必要時得使用該。”對“該”的使用有所限制。【本】自稱用。凡下行文中自稱其官職或其機關時，必于其上，加一“本”字。如各院部可自稱其官職為“本院長”、“本部長”；自稱其機關為“本院”、“本部”。【敝】平行文中，自稱其官職或自稱其機關時，必在其上，加一“敝”字，以示謙抑。如自稱其官職為“敝廳長”、“敝局長”；自稱其機關為

6、“敝廳”、“敝局”，一般已經不用。對于不同系統的平行機關，一律以“本”代“敝”。解放後多用“我”字代替。【職】上行文中自稱時，必于其上，加一“職”字。屬員對長官、或下級機關首長對上級機關首長，多用“職自稱。【本人、名字】人民對機關自稱時用。機關、地區、官員亦可以“本”自稱，如“本署”，“本境”，“本官”。【內子、外子】稱自己配偶時用。“內子”，稱妻子，“外子”，稱丈夫。這一稱謂在港澳台公文中仍在使用，在大陸公文中較少見。請示語【是否有當、是否可行、可否之處】凡下級機關對于奉交議復之文，或自行擬請核示之文，或擬具某項辦法，不敢擅專，報請上級機關核准然後施行者，多用此類語句于歸結段前，表示不敢擅斷

7、之意。【究應如何辦理之處、究應如何之處、如何之處】凡下級機關遇有困難、難于奉行者，或遇有特殊事件發生、無憑依辦理者，或遇有法令前後意義抵觸者，必須請示報告時，大多用此類語句。【擬請予以駁斥、似應准予照辦】此乃下級機關奉令核議，報請上級機關施行之詞。准許語【應予照准、自應照准、應予准行、自可准行】上級機關對于下級機關的請求，經查核與有關法令相符，則用此類語句，表明其請求合法，不可不照准。“准行”，就是可以照此辦理的意思。【事屬可行、尚屬可行，尚無不合應予准行】這是批准下級機關的請求，而并不依據何種法令時的用語。【准如所請、應即准如所請、准如所擬（議）辦理、應准如擬（議）辦理】這也是據下級的請求而

8、加以准許之詞。【應准備案、准予備案】對于下級機關報請備案，認為合法時，都用此語。如係一般報請備案的，僅用“准予備案”四字就行了。【經復查（核）無異】承辦機關在據情呈轉時大多加此按語，表示業經負責審核之意。又“查核尚屬相符”一語，須依據法令認為并無抵觸時方可用之。駁回語【未便照准、未便准行】“未便”一詞語氣較輕，為駁回話中使用較多之詞。“應從緩議”亦屬此類。【殊難照准、礙難照准、應毋庸議、應予不准、應予駁回】均為上級機關對下級機關或首長批復請求之詞。“殊難”、“礙難”多在有特殊情形時用之。【不能同意辦理、歉難同意、無法照辦、礙難同意】均為平行機關表示不同意時用。關聯語【遵經、遵即】“經”字表示一

9、件事過去的經歷。“遵”字表示謙恭。“即”字表示文到即辦，未敢稍停之意。此類詞語僅限于對上級機關或首長所用。【當經、即經、經即、業經、經己、均經、迭經、旋經】無論上行。平行、下行公文，凡敘述過去辦理案件情形，均可適用。惟“均經”。“迭經”、“旋經”、“復經”、“嗣經”等均敘述同一事件，而已辦文件不止一次者，則用“均經”、“迭經”字樣為宜。此類詞語皆視文件氣勢和作用而選用之。待復語【報候核奪】上級機關對于某項案件，命令下級機關行查或核議時用之。【具報備查】上級機關命令下級機關辦理某項案件，并須將辦理該案經過情形具文呈報備查考時用之。【即希見示（復）】平行機關有所咨詢商請，須待回文時用之。【俾便遵行

10、、以便依循】這是下級機關請上級機關核示遵行之詞，平行文中多用“依循”二字。警惕語【為要、是為至要、是為切要】上級機關命令下級機關辦理事件，應加注意時用之。“至要”、“切要”，語氣較重，“為要”語氣舒緩。“勿要”、“毋稍遲延”，上級機關命令下級機關辦理事件，戒其延緩時用之。【毋得違延誤、毋延（誤）】上級機關命令下級機關辦理某項案件，戒其不得違背命令意旨，因循致誤時用之。接洽語【鑒核、察核】“鑒”訓為“照”，“察”即“考察”，“核”為“核示”，都是上行文接洽之語。例如“報請鑒核”、“報請察核”，都有請求考察核示的意思。【查照】平行機關間接洽商事件時用之。一般“查照”、“查核等語，應當用于平行、上行

11、文中。但下行文中亦常見“查照”。“查核辦理”等語。“查”有查明照辦之意，不應再作“察”字解。【即希查照、請煩查照】都可在公函中用。【遵照、遵照辦理】是下級對上級的接洽用語，即下級機關依照上級機關所示辦理。“知照”不同于“遵照”，只使知有其事而已。【查核辦理】平行、下行文中都可適用。不過用于平行文時，顯示此案件對方機關有主管核辦之權。用于下行文時，是對下級機關授予處理此案之權。其如何處理，上級機關無需再加復核，只可命其呈報辦理情形，以備查考。【即便遵照】公文中用“便”字者，過去的上行文有“恩便”、“德便”，現在仍有“公便”。下行文則有“即便”。“便”按古文有“以時”、“便宜”、“便可”的含義，好

12、似可機直行事。因為命令性質，本含強制與任意兩種。如係強制則必須奉命即行；如係任意，則可斟酌情形，從緩施行。當今所謂“即便遵照”者，即屬後一種意義。歸結語【相應函請】平行文中歸結時用之。“理合”、“理應”，現已廢除不用，“相應”二字，尚可用于公函上。【希即、即希】舊公文結尾常用“仰”字，含有責成之意，有時用“著宇，語氣較重。現均廢除不用，而以“即希”、“希即為妥。【用特、特此】“用”係發語詞，“特”指專為一事，“特此”即專為此事，公函中歸結時，往往用之。【為此】“為”即“因”，“此”係代詞，替代以上所敘之文，“為此”，就總括本文的案件而言。布告文中，用之最多。除外語【“除外、“除及外、以及“再合

13、并陳明”】用以補充本文應有的聲明，表示尚有其他與本文有連帶關係的事情，或一案的其他方面。終結語【謹上、謹呈、謹報告】“謹”，表“敬”和謙恭”意，恭敬地呈上。下級機關對上級機關行文時，多用此語終結。在習慣上，以謹上某某長官的，較謹上某某機關的尤多；在長官之下再繫以姓氏，較為常見。【此致】“此”字是代詞，“此致”，指與人書，公函係函牘的變形，致函表示平行關係，有不相隸屬之意。此項用語，以“此致某某機關”一式，用之較多。新式公文紙，印有“受文者”一欄，因此，多不採用這類終結語。【謹以奉（電）聞、特此電陳】此項用語，多在對上級機關以電報或代電行文時，用為終結。【此令】凡下行令文，都用此為終結語，頒發各

14、項任命狀或獎狀時則用“此狀”。【此批】中央或地方機關，對于人民、團體所上報告，有所批復時，例用此語以為終結。【此布、特此布告】中央或地方機關，對于人民有所布告時，用此為終結語。補助語【實為公便】此語往往見于上行接洽語之後，用以補足語氣。從前還有“恩便”、“德便”、“不勝惶恐待命之至”，均為陳詞濫調，已廢止不用。【實（至）紉公誼、是為（所）至荷、為荷、為盼】此等詞語多用于平行接洽用語之後。惟用“盼”字，可示急切之情，今為多見。【可也】此語連綴在下行文接洽用語之後，以為補足語氣之用。如“仰候令行某機關查明辦理可也”。抄送語【抄送】把有副本或抄件的公文送于平行機關、單位或個人時，多用此語標明。【抄發】有副本或抄本的公文除主送機關及首長外，對需要了解文件內容的下級機關、單位或人員，則用此語下達。【抄報】把有副本的或抄件的公文送交上級機關和首長時用之。附送語【附、附送、檢附、檢送】表示隨附公文正文送往受文機關的文件用語，是公文正文的附屬部分。是對平行及下級機關的用語。【附陳、檢陳】隨附正文送往上級機關附屬文件時的用語。