第六编公文的用语.docx

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第六编公文的用语

第六編公文的用語

一、現代公文用語

（一）白話公文術語

１．起首語

　　【報告悉、電悉、或報告及附件均悉】

　　這是對下級機關和人民團體的來文有所批復時，用為起首之語。

如係答復上級機關之文，則常在“悉”字之上加“奉”字或“敬”字，以表謙恭。

對同級機關之來文作答，可在“悉”字上加“誦”字。

　　【查、案查、卷查、謹查、關于】

　　“查”含有檢查的意思，謂有案可查、有卷可查之意，往往冠于文首。

有時用“查”字并無檢查的意思，只用為發語詞，以助憑空而起的文氣。

“關于”表示事物間的關聯。

　　自宋元以來上下行文起首常用“照得”二字，成為套語，并無實際意義。

過去多用于布告，現今多用“查”字代替。

　　【徑啟者】

　　“徑”為直截了當之意。

“徑啟者”為一般公函起首之詞。

如果是復文，就用“徑復者”字樣。

還有“敬呈者”、“敬陳者”，是對上級機關或長官有所請示或簽報時所用的起首詞，現在多不再用。

　　【奉、案奉、頃奉、前奉、迭奉……令開】

　　凡下級機關全引上級機關的公文時，可用此語作為導引。

“奉”有敬持接受之意，“開”謂照錄所奉的公文。

今則改為：

“奉鈞府第×號令，關于××一案”（或一節人）

　　【准、案准、頃准、前准、迭准……函開或函稱】

　　准字古文為一字，也有接奉之意，宋元公文都用為對上之詞；現在于全引或節引平行機關的公文時，多用此語以為導引。

　　【據、案據、頃據、前據、迭據……報稱、電稱、聲稱】

　　“據”有依憑之意，與“奉”、“准”等字意相近同。

唯“奉”字用于上行，“准”字用于平行，而“據’字則用于下行。

凡上級機關全引下級機關公文時，可用此語作為導引。

　　【節開、略稱、以】

　　節引來文，往往不僅對其文句酌情刪減，且于所節引原文之前，分別對令文標明“節開”，對報告標明“略稱”字樣；如有公函，則可將“節開”與“略稱”二者，擇其一而用之，“節開”較“略稱”稍示謙抑。

至于“以”字，是標明節引的普通用字，無分上下，似仍可沿用。

　　【制（訂）定、修正、廢止】

　　台灣多在公布法令時用。

中國內地適用範圍較廣泛。

　　【特任、特派、任命、派、玆派、玆聘、雇】

　　根據不同的情況，在委派、聘請、任用人員時用。

２．稱謂語

　　【鈞、大、貴】

　　均為直接稱謂時用之，且應空出一格示敬。

三者的區別用法為：

“鈞”為有隸屬關係之下級機關對上級機關所用，如“鈞部”、“鈞府”；“大”為無隸屬關係之較低級機關對較高級機關所用，如“大部”、“大院”；“貴”為有隸屬關係、無隸屬關係之上級機關對下級機關、或無隸屬關係之平行機關、或上級機關首長對下級機關首長、或機關與社會團體之間用之，如“貴會”、“貴社’等等。

　　【鈞長、鈞座】

　　下對上用。

“鈞”為表示尊敬的稱謂詞，無論稱人、稱機關，都可以適用。

“鈞長”、“鈞座”為屬員對長官、或隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長用。

“鈞示、鈞裁”為請上級核奪，“鈞安”為表示問候。

中國內地與香港均不再使用這種詞語。

　　【台端】

　　在台灣對人的敬稱。

凡機關首長對屬員、或機關對人民均可用。

在中國內地與香港則不再用。

　　【先生、女士、小姐、君】

　　公文中機關對人民用。

“先生”用于稱呼男性，“女士”用于稱呼女性，婚否不限，“小姐”只稱未婚女性。

“君”用于稱呼不知姓名的對象。

　　【該……】

　　該字是公文中，間接稱呼有關的人或機關時所用。

俗語凡屬必須的叫應該，因而是有所指的。

稱“該”，以示指呼之意。

在台灣公文中，“間接稱謂如一再提及，必要時得使用‘該’。

”對“該”的使用有所限制。

　　【本…】

　　自稱用。

凡下行文中自稱其官職或其機關時，必于其上，加一“本”字。

如各院部可自稱其官職為“本院長”、“本部長”；自稱其機關為“本院”、“本部”。

　　【敝……】

　　平行文中，自稱其官職或自稱其機關時，必在其上，加一“敝”字，以示謙抑。

如自稱其官職為“敝廳長”、“敝局長”；自稱其機關為“敝廳”、“敝局”，一般已經不用。

對于不同系統的平行機關，一律以“本”代“敝”。

解放後多用“我”字代替。

　　【職……】

　　上行文中自稱時，必于其上，加一“職”字。

屬員對長官、或下級機關首長對上級機關首長，多用“職’自稱。

　　【本人、名字…】

　　人民對機關自稱時用。

機關、地區、官員亦可以“本”自稱，如“本署”，“本境”，“本官”。

　　【內子、外子】

　　稱自己配偶時用。

“內子”，稱妻子，“外子”，稱丈夫。

這一稱謂在港澳台公文中仍在使用，在大陸公文中較少見。

３．請示語

　　【是否有當、是否可行、可否之處】

　　凡下級機關對于奉交議復之文，或自行擬請核示之文，或擬具某項辦法，不敢擅專，報請上級機關核准然後施行者，多用此類語句于歸結段前，表示不敢擅斷之意。

　　【究應如何辦理之處、究應如何之處、如何之處】

　　凡下級機關遇有困難、難于奉行者，或遇有特殊事件發生、無憑依辦理者，或遇有法令前後意義抵觸者，必須請示報告時，大多用此類語句。

　　【擬請予以駁斥、似應准予照辦】

　　此乃下級機關奉令核議，報請上級機關施行之詞。

４．准許語

　　【應予照准、自應照准、應予准行、自可准行】

　　上級機關對于下級機關的請求，經查核與有關法令相符，則用此類語句，表明其請求合法，不可不照准。

“准行”，就是可以照此辦理的意思。

　　【事屬可行、尚屬可行，尚無不合應予准行】

　　這是批准下級機關的請求，而并不依據何種法令時的用語。

　　【准如所請、應即准如所請、准如所擬（議）辦理、應准如擬（議）辦理】

　　這也是據下級的請求而加以准許之詞。

　　【應准備案、准予備案】

　　對于下級機關報請備案，認為合法時，都用此語。

如係一般報請備案的，僅用“准予備案”四字就行了。

　　【經……復查（核）無異】

　　承辦機關在據情呈轉時大多加此按語，表示業經負責審核之意。

又“查核尚屬相符”一語，須依據法令認為并無抵觸時方可用之。

５．駁回語

　　【未便照准、未便准行】

　　“未便”一詞語氣較輕，為駁回話中使用較多之詞。

“應從緩議”亦屬此類。

　　【殊難照准、礙難照准、應毋庸議、應予不准、應予駁回】

　　均為上級機關對下級機關或首長批復請求之詞。

“殊難”、“礙難”多在有特殊情形時用之。

　　【不能同意辦理、歉難同意、無法照辦、礙難同意】

　　均為平行機關表示不同意時用。

６．關聯語

　　【遵經、遵即】

　　“經”字表示一件事過去的經歷。

“遵”字表示謙恭。

“即”字表示文到即辦，未敢稍停之意。

此類詞語僅限于對上級機關或首長所用。

　　【當經、即經、經即、業經、經己、均經、迭經、旋經】

　　無論上行。

平行、下行公文，凡敘述過去辦理案件情形，均可適用。

惟“均經”。

“迭經”、“旋經”、“復經”、“嗣經”等均敘述同一事件，而已辦文件不止一次者，則用“均經”、“迭經”字樣為宜。

此類詞語皆視文件氣勢和作用而選用之。

７．待復語

　　【報候核奪】

　　上級機關對于某項案件，命令下級機關行查或核議時用之。

　　【具報備查】

　　上級機關命令下級機關辦理某項案件，并須將辦理該案經過情形具文呈報備查考時用之。

　　【即希見示（復）】

　　平行機關有所咨詢商請，須待回文時用之。

　　【俾便遵行、以便依循】

　　這是下級機關請上級機關核示遵行之詞，平行文中多用“依循”二字。

８．警惕語

　　【為要、是為至要、是為切要】

　　上級機關命令下級機關辦理事件，應加注意時用之。

“至要”、“切要”，語氣較重，“為要”語氣舒緩。

　　“勿要”、“毋稍遲延”，上級機關命令下級機關辦理事件，戒其延緩時用之。

　　【毋得違延《誤》、毋延（誤）】

　　上級機關命令下級機關辦理某項案件，戒其不得違背命令意旨，因循致誤時用之。

９．接洽語

　　【鑒核、察核】

　　“鑒”訓為“照”，“察”即“考察”，“核”為“核示”，都是上行文接洽之語。

例如“報請鑒核”、“報請察核”，都有請求考察核示的意思。

　　【查照】

　　平行機關間接洽商事件時用之。

一般“查照”、“查核’等語，應當用于平行、上行文中。

但下行文中亦常見“查照”。

“查核辦理”等語。

“查”有查明照辦之意，不應再作“察”字解。

　　【即希查照、請煩查照】

　　都可在公函中用。

　　【遵照、遵照辦理】

　　是下級對上級的接洽用語，即下級機關依照上級機關所示辦理。

“知照”不同于“遵照”，只使知有其事而已。

　　【查核辦理】

　　平行、下行文中都可適用。

不過用于平行文時，顯示此案件對方機關有主管核辦之權。

用于下行文時，是對下級機關授予處理此案之權。

其如何處理，上級機關無需再加復核，只可命其呈報辦理情形，以備查考。

　　【即便遵照】

　　公文中用“便”字者，過去的上行文有“恩便”、“德便”，現在仍有“公便”。

下行文則有“即便”。

“便”按古文有“以時”、“便宜”、“便可”的含義，好似可機直行事。

因為命令性質，本含強制與任意兩種。

如係強制則必須奉命即行；如係任意，則可斟酌情形，從緩施行。

當今所謂“即便遵照”者，即屬後一種意義。

１０．歸結語

　　【相應函請】

　　平行文中歸結時用之。

“理合”、“理應”，現已廢除不用，“相應”二字，尚可用于公函上。

　　【希即、即希】

　　舊公文結尾常用“仰”字，含有責成之意，有時用“著’宇，語氣較重。

現均廢除不用，而以“即希”、“希即’為妥。

　　【用特、特此】

　　“用”係發語詞，“特”指專為一事，“特此”即專為此事，公函中歸結時，往往用之。

　　【為此】

　　“為”即“因”，“此”係代詞，替代以上所敘之文，“為此”，就總括本文的案件而言。

布告文中，用之最多。

１１．除外語

　　【“除…外、“除……及…外、以及“再……合并陳明”】

　　用以補充本文應有的聲明，表示尚有其他與本文有連帶關係的事情，或一案的其他方面。

１２．終結語

　　【謹上、謹呈、謹報告】

　　“謹”，表“敬”和‘謙恭”意，恭敬地呈上。

下級機關對上級機關行文時，多用此語終結。

在習慣上，以謹上某某長官的，較謹上某某機關的尤多；在長官之下再繫以姓氏，較為常見。

　　【此致】

　　“此”字是代詞，“此致”，指與人書，公函係函牘的變形，致函表示平行關係，有不相隸屬之意。

此項用語，以“此致某某機關”一式，用之較多。

新式公文紙，印有“受文者”一欄，因此，多不採用這類終結語。

　　【謹以奉（電）聞、特此電陳】

　　此項用語，多在對上級機關以電報或代電行文時，用為終結。

　　【此令】

　　凡下行令文，都用此為終結語，頒發各項任命狀或獎狀時則用“此狀”。

　　【此批】

　　中央或地方機關，對于人民、團體所上報告，有所批復時，例用此語以為終結。

　　【此布、特此布告】

　　中央或地方機關，對于人民有所布告時，用此為終結語。

１３．補助語

　　【實為公便】

　　此語往往見于上行接洽語之後，用以補足語氣。

從前還有“恩便”、“德便”、“不勝惶恐待命之至”，均為陳詞濫調，已廢止不用。

　　【實（至）紉公誼、是為（所）至荷、為荷、為盼】

　　此等詞語多用于平行接洽用語之後。

惟用“盼”字，可示急切之情，今為多見。

　　【可也】

　　此語連綴在下行文接洽用語之後，以為補足語氣之用。

如“仰候令行某機關查明辦理可也”。

１４．抄送語

　　【抄送】

　　把有副本或抄件的公文送于平行機關、單位或個人時，多用此語標明。

　　【抄發】

　　有副本或抄本的公文除主送機關及首長外，對需要了解文件內容的下級機關、單位或人員，則用此語下達。

　　【抄報】

　　把有副本的或抄件的公文送交上級機關和首長時用之。

１５．附送語

　　【附、附送、檢附、檢送】

　　表示隨附公文正文送往受文機關的文件用語，是公文正文的附屬部分。

是對平行及下級機關的用語。

　　【附陳、檢陳】

　　隨附正文送往上級機關附屬文件時的用語。