采购管理及谈判技巧1.docx

1、采购管理及谈判技巧1第一壇: 采购管理理念采购经营环境变迁:采购理念更新建立良好及长远的供应商伙伴关系重视更积极及策略性关系 重视长远目标及关系,重视減少总成本五项“适当”的要求适当的物料：质量良好适当的数量：物料的管制，经济订购量，资金的调动适当的地点：供应商越近越好适当的时间：按照生产计划适当的价格：多渠道询价、比价、自行估价、议价第一壇: 采购管理理念强化采购管理、采购5R、存量合理、市场行情、供应商辅导、发挥储存运输功能、确保材料品质、安全库存、合理储存、收发管理。第一壇: 采购管理理念采购目标、计划用料、配合销售、预防呆料、控制用料比例、降低成本、物尽其用、开发替代品、余料再使用、采

2、购储存成本、提高效率、处理呆料、确保产品质量、进货验收、增强材料的使用性、适当存量、重点管理(ABC法)、存货周转率、存料率、提高仓库使用率采购管理工作职能和职责分析行情,汇报決策层,制定年度策略 寻找来源和供货渠道 供应商管理和辅导 报价/议价/估价/定价 控制交期、质量和成本 呆/废料的预防和处理第一壇: 采购管理理念管理层次：采购方法、谈判、预算、训练员工、減少成本、工作层次：跟催、做纪录、处理付款、处理物料申请、处理报价单、比较价格、策略层次采购研究、长远计划、评估供应能力、制定政策传统方法：比较被动现今方法：比较积极及具策略性采购策略事项第二壇: 采购控制系统请购单、资料分析、寻找时

3、机、收集资料、询/比/议价、签订合约、评估/跟进、退货管理按期按量、现场辅导采购作业內容:1. 材料特性导向:依材料使用特性来区分主原料、副料和一般物料、机器设备、零配件、杂项购置、工程发包第二壇: 采购控制系统建立架构和制度-依六种导向2. 重要性导向:依材料使用或价值之重要程度来区分大宗材料(A类材料)由主管亲自采购常用材料(B类材料)由资深人员采购非常用材料(C类材料)由被授权者采购建立架构和制度-依六种导向3. 采购方式导向:依采购大类別区分內购、外购、合约采购、统购4. 作业功能导向:依采购作业內容区分询价组: 负责询价及开标作业议价组: 负责议价及订购作业催交组: 负责交期控制及追

4、缺料进出口组: 负责进出口事务作业5. 人力资源导向依采购人员专业区分外购(含主原料、副料、包材及机器设备)主原料內购副料內购包材內购机器设备內购6. 管理需求导向依管理上的需求来区分集中制: 集中于总公司统购分配分散制: 由分公司或分厂各自采购混合制: 兼具上述二者之长处,凡属大宗或共用物料采集中采购制,其余授权分公司自理采购方法种类及实施第二壇: 采购控制系统采购政策: 集中采购、 分散采购采购方式: 直接采购、 委托采购、 调拨采购采购性质: 公开采购、 秘密采购、 特殊采购、 投机性采购、 计划性采购、 市场性采购采购方法种类及实施订约方式: 订约采购、 口头电话采购、 书信电报、 试

5、控性订单采购时间: 长期固定性、 非固定性、 紧急采购、 预定采购、即时现金采购价格方式: 招标采购、 询/比/议价、 订价收购、 公开市场采购最佳采购量：适当采购数量办法、采购量的大小決定生产与销售的順畅与资金的调度.过量采购造成过高的存货储备成本和资金积压少量采购则停工待料而造成再采购成本提高如何计定最佳采购量适当采购数量办法最佳采购量是指从某固定时期內,能确保配合生产所需的物料数量的最低界限安全存量 = 紧急订货所需天数 每天使用量最佳采购量 = 购备时间 每天使用量 + 安全存量采购时间按采购方式決定:适当采购时间细则现用现购时,以合理的购备时间決定存货控制时,按存量控制方法決定定量订

6、购制下到订购点时即行采购时间定期定购前置购备时间适当采购时间细则：供应商备料时间、供应商生产时间、供应商交货运输时间、进货检验时间前置购备时间指从下订单给供应商到物料入库的时间段.它包括:采购适当时间由哪方面決定适当采购时间细则等物料消耗到安全存量水平的时候,订购的物料刚刚入仓,采购适当时间是一个物料存量基数,而非一个时间含义采购适当时间 = 最低存量= 购备时间 每天使用量 + 安全存量适当采购数量办法如某公司螺丝(38规格),每天平均使用10袋(1000pcs/袋),紧急订货需时7天.正常订货需时15天.例:安全存量 = 10袋/天 7天 = 70袋采购适当时间由哪方面決定订购点的时间 =

7、 10袋/天 15天 +70袋 = 220袋采购价格采购适当价格应为在既定物料品质、交期或其他条件下,所能得到的最低价格.影响采购价格的八大因素物料成本、物料供求关系、季节变动、经济循环5. 內部条件变动6. 交易条件7. 供应商关系程度8. 对采购品认识程 度分组对应影响采购价格的因素:1. L.T(缩短购备时间)2. 货源3. 供给限定4. 多批少量5. 品质依赖程度6. 品质过剩7. 技朮输出入成熟度8. 采购穩定性11.采购策略选用12.市道好坏价格变动13.付款期长短14.伊拉克打仗,化工升价9. (设计)商品化程度10.技朮依赖度15.采购授权程度16.供应商认识(资讯)程度17.

8、采购品之附加值18.买卖双方立场軟硬19.自制与外包采购立场第二壇: 采购控制系统采购价格管理十大原则一. 勿随时无根据要求降价.杀得愈低,调涨风险愈高二. 材料价格变动是管制之点三. 接近成本价只有开发一途(替代品、新供源、新材料)四. 最低价供应商为监控点:穩:降价之根据.不穩:准备应付后遗症五. 采购失败成本的控制:实质单价的反应,采购著重內外部品质失败、效率采购价格管理十大原则六. 采购物成本表控制:成本因素价格变动、ABC管理七. 采购成本列入单价決定因素內八. 价格评价依管制目标不同而异 A.阶段管制:成本价分阶基准/目标价分阶基准 B.点的管制:点检表(与市价、行情价)比九. 价

9、格分析报告的沟通: 努力度、行情及政策、采购策略十. 供应商利益与采购成本策略的一致性.供应商利益的需求第二壇: 采购控制系统采购价格对采购人员压力面对不受歡迎的降价第二壇: 采购控制系统采购价格管制工具报章、杂志等资讯淡、旺季循环-了解供应商的淡旺季原材料结构ABC分析表成品利润率表5. 每月需求量实绩统计表6. 货源变化统计图表7. 成品成本变动实绩表8. 成品售价实绩表9. 市价、行情价、同业价等比较表10. 原材料控制(价格)表11. 供应商报价成本分析表第二壇: 采购控制系统显性的采购价格反应时机原材料价格变动时(含稅率)季节性:淡、旺季下档品:低利润成品需求变化:大小,小大,异常货

10、源供应变化:多少,少多,异常(单一供应、生产)成本变动:价格,利润，行情变化，优势卖方策略性抢单(与竟争对手抢单时与供应商联手降低成本)联盟等利益的结合:策略联盟-和供应商合作特殊采购:专用、报废-不常用或一次性物品单一采购第二壇: 采购控制系统非显性采购价格反应时机价格因素变动管理: a. 原材料 b. 新三M(工艺、材料、设备) c. 配件景气及市场变异淡旺季需求优势卖方管理批量管理与选用同业采购资讯管理:同行比较才有合理性供需特异事件:天气、环境变化等市场(行情)价管理失败成本分摊管理:特采/折扣等第二壇: 采购控制系统如何取得采购产品资讯第二壇: 采购控制系统采购成本Some comp

11、onents other than price of the overall cost除价格外，其他构成总成本的元素Freight 运输Receiving and inspection 收货及检查Storage and warehousing 储存Material handling 搬运Insurance 保险Warranty 保证Cost of processing any scrap, or rework 扔掉、返工Inventory obsolescence 存货变坏Cost of placing a purchase order 落采购单成本第三壇: 降低采购物料成本采购价格因应涨价/

12、独家采购/紧急采购之道涨价独家紧急善用合约采购缩短购备时间(L.T)第三壇: 降低采购物料成本节约采购资金的要訣缩短购备时间，请购作业请购单自动处理简化作业流程、避免退件、采购作业把握细节,澄清疑点,省去会签时间缩短比、议价时间查记录,缩短议价时间交运缩短待运、交运时间下订单前预告,缩短备料时间采购标准规格品,缩短备货时间验收事先备妥报关提货文件预先办妥报关准备动作,确保通关順利第三壇: 降低采购物料成本节约采购资金的要訣实施零库存与JIT安全存量零库存第三壇: 降低采购物料成本降低采购单价十五方式集权采购: 量的优势 / 供商成本2. 联合: 量的优势 /搭便车 /互通有无 /消化呆料3.

13、弹性地域供应: 调节优势 / 政策优势4. 替代品策略: 询价单重要附加条件5. 內外部授权采购6. 财务导向运作方式: 投资抵減 / 关稅 /外汇操作7. 分散采购8. 成本加值法第三壇: 降低采购物料成本降低采购单价十五方式9. 产业专区采购: 物料生产之成行成市区域10. 数量区隔法采购11. 品质分级采购12. 工作改善果分亨制:给供应商辅导,介绍加工厂给供应商13. Second Sources逼迫法:找原始供应源以外的第二、三家供应商14. 自制与外包之选择15. 籍供应商之专业知识降价(低成本)第三壇: 降低采购物料成本分组模拟应对第三壇: 降低采购物料成本降低采购成本的途径有哪

14、些采购技朮、物料来源、寻更优秀的供应商、对原设计检讨改进、寻替代品6. 加工作业7. 维护费用8. 标准化9. 储运方法第三壇: 降低采购物料成本从非采购角度減少产品成本六大分析成本过高而产品性能较差找价廉物美的供应商不影响产品品质的其他制造方法更节省成本的设计性能相同,产品更简单新客戶或新市场第三壇: 降低采购物料成本JIT(JUST IN TIME)与实施零库存任何东西多於最少的需求 (例如工具,物料,零件,空间,工人的时间) 便是“浪费” ;最少的需求是指可以增加产品的价值JIT 概念的来源第三壇: 降低采购物料成本管理概念 - 不断地解決问题一个以“拉”形式的生产系统理想的生产环境 适

15、当及适量的物料, 在适当的时间供应到生产部门生产及运到市场上销售切合时宜 (JIT)系统是 JIT(JUST IN TIME)与实施零库存針对浪费 (无关及无效率的工作 对产品沒有增值功能 (须由顾客角度去考虑)暴露问题及樽颈由“变化”所引起以视觉 (visual recognition) 来做控制 (即 Jidoka (工序机械化)使工作环境整齐及整洁佳化 (streamlined) 的程序切合时宜 (JIT)系统的目标提升竟争能力JIT(JUST IN TIME)与实施零库存JIT(JUST IN TIME)与实施零库存安全存量不是万灵丹缺料不见得可恥!高库存才是真要命零库存不是幻想大宗材

16、料可做到实质零库存,包材也可做到JITJIT(JUST IN TIME)与实施零库存第四壇: 供应商交期管理供应商交期管制十大之道计划审核法生产会议逼迫法实绩管理法盯人逼迫法分批采购法量购批入法责任赔偿法进度监控法预警法:35日管理,出货提示法异状报告法第四壇: 供应商交期管理采购物料跟催方法按定单跟催联单法统计法跟催箱第四壇: 供应商交期管理采购物料进度监控评估供应商生产力并和物控协商、协调采购计划、安排计划制定采购进货进度表据进度计划及时跟催异常处理采购进度落后应采取什么措施协调供应商,确定进货时间告知物控准确进货时间有无替代品必要时,变更生产计划第四壇: 供应商交期管理改善供应商品质十大

17、手段第五壇: 采购品质管理厂外品管；厂外品检；巡回辅导；稽核及评鉴参与其品质检讨会客诉回复制度；成品品质资料品保法；失败成本求偿法；利益审核扣分法:预警法悬案追踪法；品 质 改 善供应商物料品质管制实施手法检测方式、仪器同步标准一致,品检頻率合理按批按阶段抽验品质鉴別及标识系统同步化特采管理；退货原则；不合格处理原则不良追踪系统；重工处理原则；品质检讨会首件及自主检查记录及分析第五壇: 采购品质管理采购品质控制应检查项目品质控制采购物料验证方法协议检查方法、品质要求、样板、规范资料、检查设备工具、工作条件、允收水准解決品质争议方法供应商调查第六壇: 供应商管理供应商的找寻来源:参见教材第40页

18、供应商调查好供应商具备六方面特质:供应商评核因素公司声誉历史财务状況管理层地区或位置产品质量价格生产设备生产量及能力质量系统员工质素后勤的支援服务送货是否准时送货量是否符含指定要求技术支援训练新供应商的评核和开发流程步驟初选及选择条件：品质保证能力样品品质鉴定确定评估內容及步驟审核与批准评估结论合格供应商的批准建立合格供应商档案交期监督与考核优胜劣汰或辅导监督和处置问题供应商评估项目和控制要点生产能力：现场品质体系样品类似产品的历史类似产品的检验和试验结果其他使用者的经验派常驻代表监督检查关鍵或特殊工序检查与客戶联合检验掌控重大变更情況辅导进货检验评估控制供应商评估后必要措施供应商监管方法根据

19、采购金额的大小，物料的种类，进行ABC的分类计分系统 可简单或很复杂价格、品质、逾期率、合作性持续监管系统可变监管程度系统 (Switching Rule) e.g. MIL 105E转变监管程度规则(Switching Rules)正常转严紧 (Normal to Tightened) - 连续五批有二批或以上被退严紧转回正常 (Tightened to Normal) - 连续五批收货正常转減少 (Normal to Reduced) - 连续十批收货(在正常情況)及其它有关条件許可減少转回正常 (Reduced to Normal) - 有一批被退或及其它有关条件需要理想的供应商关系与有

20、良好表现供应商建立长远而穩定的伙伴关系減少供应链(supply chain)在供应商的数目共同发展产品共用资料库协助主要供应商提高质量減少不必要的开支供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理一般常用的策略多个供应商单一供应商切合时宜 (JIT)合资或合营策略垂直整合虛拟整合策略全面品质(作为一个部门参与与辅导)Plan常用供应链控制的策略供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理多个来源不良关系的发展短暂及不坦诚的关系不连续的订单高价钱(量少订购)多个供应商采购策略供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理一个或数个的供应来源伙伴关系 长远穩定现场审核穩定

21、合约低价钱(大量订购)单一供应商采购策略供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理原材料(供应商)BackwardIntegration谈判技巧-谈判前准备人的了解对方之个性及嗜好一. 知己知彼对方之決策权限谈判技巧-谈判前准备第八壇: 采购谈判过程及技巧二. 预设目标及谈判底线预设目标及底线了解对方以往谈判策略制定谈判计划预设谈判思路.佈设陷阱谈判技巧-谈判前准备第八壇: 采购谈判过程及技巧三. 团队合作慎选主谈高手选择有利的谈判环境和气氛拟定议价议程,精诚合作,发挥团队力量评估对方有利的环境和因素,分析降价理由以获取对方之认同先礼后兵-礼多不怪、緩和阻力欲擒故縱-以退为进、以守

22、为攻若即若离-虛心请教、诱敌深入制造假象-虛張声势、声东击西迂回前进-借势反对、付款/交易藉力使力-以优攻缺、借助对手攻心为上-打蛇七寸、情开网开谈判技巧十四招各个击破:分层谈判、扰乱阵线軟硬兼施:剛柔并济、投桃报李最后通牒:兩择其一、不二原则避重就轻:裝聾作啞、变换话题谈判技巧十四招第八壇: 采购谈判过程及技巧步步为营:-穩住阵腳、坚守底线哀兵必胜:苦肉苦心、愁首苦脸疲劳轟炸:拖延磨皮、赖脸死皮分组案例重现- 运用十四招第八壇: 采购谈判过程及技巧分队比賽:谈判技巧的运用破围标12招再开发其他料源开发类似代用品:高一级或次级品亦可签长约:公开投标或各別议价,各个击破联合次要的厂商,打击主要供应商:故意不下单给大厂政策性对某些厂家暂停往来活用老二哲學:扶植第二大供应商更换采购地区:政策性高价向他处采购亦无妨透过关系人动之以情或施力压力联合同业反制下订量跟厂商之产能大小相反,制造沖突制造假需求,慫恿次要厂家扩充产能不断投入变数,吹皱一決春水:放出假消息,制造假象,造成厂商之间互相猜忌谈判手法心态基楚双贏的艺朮提供下台阶拒绝的技巧以条件化解阻力