各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表.docx

1、各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表一、党委办公室分类号 DQ11 党务综合序号归档范围保管期限1有关党的建设的文件材料（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2党代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、发言稿、大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等 永久（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议纪录等 长期（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 短期3党委工作规划、计划、

2、报告和总结 永久 4党委发布的决定、办法、指示、通报和通知永久 5以党委名义召开的有关会议材料（1）党委会、党委扩大会会议记录、会议纪要、决定及讨论通过的文件永久（2）党委成员民主生活会、党委中心学习小组会议记录永久6上级党委领导来院视察、检查、调查学院工作时的报告、讲话、题词 永久 7党委委员在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿 永久 8学院关于党务工作向上级的请示及批复 永久 9党委工作简报永久10党委有关重要统计资料 永久 11党委工作的各项规章制度 长期 12党委情况交流、情况反映等 长期 13重要的群众来信来访及处理材料长期 分类号 DQ13 组织序号 归档范围保管

3、期限 1上级有关组织、党建工作的文件（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院有关组织、党建工作的文件材料 （1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期3 有关组织工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4 组织工作计划、报告、总结、调查材料 永久5 学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久 6 关于干部任免及待遇问题的决定、批复、通知及呈报表永久 7 关于干部调动、离休和享受待遇的报告、决定、批复 长期 8 党员和党组织年度统计表 永久 9 科级以上干部名册 永久 10 党政领导班子及科级以上干部考核、考察与管理材料 长期 1

4、1 党员、干部教育培训材料 长期 12 落实政策的有关材料 长期 13 学院关于组织、党建工作向上级的请示及批复 永久 14 党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料 长期 15 党总支、党支部、直属支部委员名册 长期 16 党总支、党支部、直属支部改选报告、审批材料 长期 17 党员退党、预备党员取消资格的决定 长期 18 党员出国的报告及批复 长期 19 党员组织关系转进、转出的介绍信及存根 长期 20 评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单 长期 21 党校工作计划、总结、报告、规章制度 长期 22 党校学员名单及考试成绩 长期 分类号 DQ14 宣传教育序号归档范围保管期限1上级

5、有关宣传工作的文件 （1）针对我院宣传工作的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 宣传工作计划、总结、报告、决定永久3 有关宣传工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4 教职工政治思想工作计划、动态及调查材料 长期 5 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期 6 反映学院重要活动的简报 永久 7 宣传教育工作先进事迹材料及名单 长期 8 学院关于宣传教育工作向上级的请示及批复 长期 9 重要统计报表 长期 10媒体有关学院的新闻报道永久11保持共产党员先进性相关材料长期12解放思想大讨论相关材料长期14党委与有关机关联系、协商工作的重要来往文件 长期 分类号DQ1

6、5 统战序号归档范围保管期限1上级有关统战工作的文件材料 （1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2统战工作计划、总结、报告、决定永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久 4学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久 5关于统战工作向上级的请示及批复 永久 6统战工作表彰先进的事迹材料及名单 长期 7关于台、港、澳和侨务工作材料 长期 8统战工作重要会议记录 长期 9学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期 分类号 CB序号归档范围保管期限1学院宣传画册永久 分类号 SW序号归档范围保管期限1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号

7、归档范围保管期限1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 二、院长办公室分类号 XZ11 行政综合序号 归档范围保管期限 1 上级有关高校行政管理的文件（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 全院性的规章制度、管理办法永久 3 学院工作计划、规划、报告、总结长期 4 院长办公会会议记录、会议纪要永久 5 院务委员会委员名单、会议记录、纪要永久 6 全院性的工作会议、座谈会有关材料长期 7 院领导在院内的重要讲话稿、参加上级机关召开的重要会议发言稿 长期 8 上级领导来院视察、检查工作的有关材料 永久 9 上级召开的与学院有关的重要会议

8、材料 永久 10院务公开有关材料长期11 学院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料 永久 12 学院向上级的请示及批复 永久 13 有关全院性工作的调查材料和经验总结 长期 14 学院统计年报表及统计资料汇编 永久 15 历史沿革、情况介绍 永久 16大事记 永久 17 工作简报、通讯、情况交流 短期 18校庆工作材料（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品等永久（2）校庆活动的一般材料长期19 校史工作有关材料 永久 20 校友工作有关材料 长期 21 群众来信来访及处理材料短期 22 上级有关学院院、系、所、中心工作的来文 短期 23 院

9、办协调、督办工作文件材料 短期 24 校际往来材料 短期 分类号 SW序号归档范围保管期限1上级领导题字、外单位赠送的礼品、校友赠品、获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号归档范围保管期限1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久三、外事办分类号 WS序号归档范围保管期限1上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件材料 长期2学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复、接待外宾登记表等材料 永久3外事工作一般往来函件短期4其他有保存价值的文件材料 长期5学院组团出国（境）考察、访问及有关人员出国（境）参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等工作计

10、划、请示与批复、简报、总结材料 永久6关于出国（境）经学、进修、留学人员的业务审查（论文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对象登记表，专家推荐信和国（境）外指导教师邀请信永久7出国（境）进修、留学取得的学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久8参加国际学术会议论文永久9向国（境）外投寄的学术论文及审批材料 永久10出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表；学院和上级主管机关审批材料；返院后的总结、汇报、照片等）永久11上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期12外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 长期13外

11、籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 永久14来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期15中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久16学院完成的国际合作项目、成果等材料 永久17合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期18授予外籍人士名誉称号的材料 永久分类号 SW序号归档范围保管期限1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品及外事活动中接受的礼品、纪念品等永久 分类号 SX序号归档范围保管期限1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 四、人事处（院长办公室）分类号 XZ12 人事序号 归档范围保管期限 1上级机关有关人事工作的需长期贯彻执行的文件

12、 长期2学院人事工作规章制度 长期3人事工作请示及批复、综合报告、调查材料、会议记录 永久4关于人事工作计划报告及上级批复 永久5非领导职务人员任免文件及名册 长期6教职工名册、登记表永久7人事工作统计表（1）年度或学年度永久（2）学期的长期（3）季度或月份短期8教职工的处分处理决定、请示报告及批复、通报，以及处分的复查、甑别和撤消处分决定及评选、表彰先进集体个先进个人事迹的有关文件、名单永久9教职工的调动（调进、调出及内部调动）、离职、退职的报告（包括本人的申请报告）、请示及批复、调干转移关系的介绍信存根、调动的来往信函等有关材料长期10教职工援外和支援边远地区及下基层锻炼名单、名册等材料长

13、期11教职工逝世讣告、悼词、抚恤、善后工作及死亡情况登记表等有关材料长期12人事档案工作有关材料长期13教职工转正定级、工资调整的工作计划、方案、总结、请示及批复、名单、统计报表等有关材料永久14教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期15教职工计划生育工作文件（1）重要的长期（2）一般的短期16师资培养、管理工作计划、规划、方案、总结、请示及批复、综合报告、各类统计表等永久17各类教师调查表、登记表 永久18教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期19教师进修计划、安排、总结长期20教师工作量的规定及执行情况长期21教师业务考核材料长期22教研室正、副

14、主任名册长期23教师兼任校外社会职务和学位、学术职务名单、登记表等永久24聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料永久25派出和接收进修教师名册、登记表长期26其他有保存价值的文件材料长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 五、教务处教学管理分类号 JX11 综合序号归档范围保管期限1上级下达的有关教学工作的需长期贯彻执行的文件长期2上级主管机关关于教育工作培训目标，培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件（1）针对学院

15、的永久（2）属普发的而学院须长期贯彻执行的；对学院有查考利用价值的长期3教育部、河北省教育厅下达的教育事业计划（长远规划、年度计划）针对学院的永久4上级主管机关或有关部门对学院、系教学的视察、检查、调查所形成的文件（1）重要的永久（2）一般的短期5上级主管机关在学院召开的教学工作会议形成的文件（1）上级主管机关和学院领导人在会议上的重要讲话材料、照片、视频、音频文件、录音带和录像带永久（2）会议的报告、总结、决议等文件永久（3）会议简报、参考资料短期6学院召开的教学工作会议文件及有关资料（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人（含上级）讲话、会议记录、会议纪要、重要的录音带、照片等永久（2）会

16、议典型材料、发言稿、简报长期（3）会议参考资料短期7学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件（1）重大问题的及有历史意义的永久（2）一般业务问题的短期8学院编制的教育事业计划、发展规划（1）年度的和长远的永久（2）季度的长期9关于教学工作计划、方案、决定、指示、批示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料（1）重要的永久（2）一般的短期10学院教学改革方案、总结永久11学院培养目标和教育体制及学制变更，教学人员编制永久12有关教学问题的调查研究形成的文件材料（1）重要的 、典型的、系统的永久（2）一般的短期13有关教学工作、各类学生人数的各种统计报表、统计资料（1）年报和年度以上的、

17、典型的永久（2）季报永久（3）月报长期14历届各类学生学生证、校徽、录取通知书和毕业证书的制发及样本永久15教学历表长期16学院加具意见转发上级和学院各系关于教学的文件（1）需要各单位执行的长期（2）一般的短期17教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等。永久18在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的校外宣传稿件、简报、照片、录音带、录像带等材料（1）重要的永久（2）一般的短期19学院各系报送学院有关教学工作报告、总结等文件材料（1）重要的长期（2）一般的短期20教学工作文件资料汇编、汇集永久21教学简报永久22优秀教学成果评奖材料长期23其他有保

18、存价值的文件材料长期分类号 JX12 学科与实训室建设序号归档范围保管期限1学科、专业设置、实训室建设的论证、评估、申报、审批文件材料永久2重点学科、专业、实训室建设材料永久3学科、专业、实训室建设统计报表永久4学科、专业、实训室建设计划、情况汇报总结、简报材料长期5学科、专业、实训室建设课程评估申报、审批材料长期6其他有保存价值的文件材料长期分类号 JX15 课堂教学与教学实践序号归档范围保管期限1各专业教学计划、培养方案及教学大纲永久2课程建设要求及安排长期3学院所开课程的试题、标准答案长期4教改教案、重要备课记录长期5公开课评比材料长期7院级领导听课记录长期8学院学年教学考评一览表长期9

19、教学研究工作计划、规划、情况综合等材料长期10教师教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料长期11教学质量、办学水平评估、教学评估、办学社会效果、典型经验等文件材料长期12毕业设计的有关规定及论文、作品等资料长期13毕业生的优秀作品及评审意见长期14英语等级考试考生名册及成绩长期15职业资格证书考生名册及成绩长期16教学实习计划、总结及有关材料长期17历次修订教学计划的有关规定长期18关于课程建设规划及有关材料长期19各级精品课程有关文件材料长期20教室、实训室管理制度文件长期21全院性选修课课程目录、简介长期22课程表、教学任务书长期23教学检查的相关制度、方法及各种文件、记录、总结长期24

20、有关建立试题库材料长期25社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期26选修课材料及辅修专业材料(包括课程名称、教师、选修学生名单等)短期分类号 JX18 教材序号归档范围保管期限1自编、主编教材长期2各系、各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书长期4有参考价值的自编教学材料短期5其他有保存价值的文件材料长期六、教务处科研分类号 KY序号 归档范围保管期限 1科研工作计划、规划、总结永久2学院科研管理工作规章制度永久3全院科研成果统计报表、科研成果分析材料永久4申报各级各类科学研究项目材料长期5科研成果管理材料长期6科研经费管理材料长期7学术交流活动有关材料长期8小学英语教

21、育研究所、高等职业教育研究室有关材料 长期9科研课题文件材料永久分类号 CB序号 归档范围保管期限 1出版通知单永久2出版工作规章制度长期3出版请示与批复长期4出版工作统计报表永久5编辑出版合同、协议书长期6原稿（含照片、手迹原件）长期7审稿单、历次审稿意见与作者的来往信件长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 七、教务处设备管理分类号 SB11 综合序号 归档范围保管期限 1 上级有关仪器、设备管理的规定、通知及学院需要贯彻执行的文件，学院仪器、设备管理的规章制

22、度长期 2贵重仪器、设备购置计划、报告 长期 3 仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复 长期 4有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期 5学院固定资产帐 长期 6固定资产年度统计表 永久 7 物资管理工作的有关规定、制度、计划、总结 长期 8 仪器、设备申购报告、论证报告及上级有关领导批复 长期 9定购合同（复印件）和会谈纪要 长期 分类号SB12 仪器设备项目1开箱记录及装箱单长期2安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期3验收报告及文件材料 长期4索赔来往函件及结果文件 长期5设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存） 长期6使用、检修、故障事故记录 （与设备共存） 长

23、期7重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存） 长期8技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存） 长期9其他重要的文件材料长期八、招生办公室分类号 JX13 招生序号归档范围保管期限1上级有关招生工作的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等）永久2学院五年一贯制、普通大专生招生计划、总结、生源计划、实际招收情况、录取名册、统计报表、请示与批复文件等永久3招生简章、专业介绍、招生宣传材料长期4学院每年招生录取标准分数线长期5委托代培、定向培养合同、协议书、名单长期6各类学生新生插班录取名册及批复、招收新生成绩表永久7招生工作统计报表永久8招生监察工作材料长期9其他有保存价值的文件材料长期九

24、、学生处分类号 DQ序号 归档范围保管期限 1 上级有关学生思想政治工作的文件 长期 2 有关学生思想政治工作的计划、总结、报告、决定、通知 长期 3 学生思想政治工作典型调查材料 长期 4学风建设有关材料长期5各系部学生思想政治工作人员名单、辅导员、班主任、德育导师的指导、培训与考核材料长期分类号 JX11 综合序号归档范围保管期限1新生开学典礼、毕业典礼上学院领导的讲话稿长期2重要的学生工作会议材料、会议纪要 长期 3扶贫助困工作计划、总结长期4学生工作管理条例及各项制度长期5学生心理健康重要材料长期6各类简报，如学生工作简报、学生工作通讯、心晴、学生手册、学生办事指南长期分类号 JX14

25、 学籍管理奖评部分序号 归档范围保管期限 1评优材料（三好学生标兵、三好学生、外艺之星、先进班集体）长期2各类获奖学金、助学金、贷学金、特困补助者名单长期3学生处分决定、请示与批复，处分复查、甄别与撤销处分等材料长期 分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 十、学籍科分类号 JK14 学籍管理序号归档范围保管期限1有关学籍管理的规章制度永久2各类学生新生注册表、学生名册永久3学生学籍表、成绩登记表永久4学生学籍表变动情况：休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料长期5学生违纪处分处理决定、请示与批复，以及处分的复查、甄别、撤销处分等材料永久6免考、缺考的学生登记表短期7其他有保存价值的文件材料长期十一、就业办公室分类号 JX17 毕业生序号 归档范围保管期限 1上级有关毕业生就业的文件材料（1）针对学院的永久 （2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院毕业生就业工作会议有关材料长期3毕业生就业工作计划、总结 长期 4