各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表.docx

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各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表

各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表

一、党委办公室

分类号DQ11党务综合

序号

归档范围

保管期限

1

有关党的建设的文件材料

（1）针对学院的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

长期

（3）需要短期贯彻执行的

短期

2

党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、发言稿、大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等

永久

（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议纪录等

长期

（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

短期

3

党委工作规划、计划、报告和总结

永久

4

党委发布的决定、办法、指示、通报和通知

永久

5

以党委名义召开的有关会议材料

（1）党委会、党委扩大会会议记录、会议纪要、决定及讨论通过的文件

永久

（2）党委成员民主生活会、党委中心学习小组会议记录

永久

6

上级党委领导来院视察、检查、调查学院工作时的报告、讲话、题词

永久

7

党委委员在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿

永久

8

学院关于党务工作向上级的请示及批复

永久

9

党委工作简报

永久

10

党委有关重要统计资料

永久

11

党委工作的各项规章制度

长期

12

党委情况交流、情况反映等

长期

13

重要的群众来信来访及处理材料

长期

分类号DQ13组织

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关组织、党建工作的文件

（1）针对学院的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

长期

（3）需要短期贯彻执行的

短期

2

学院有关组织、党建工作的文件材料

（1）需要长期贯彻执行的

长期

（2）需要短期贯彻执行的

短期

3

有关组织工作的规章制度、管理办法、岗位职责

长期

4

组织工作计划、报告、总结、调查材料

永久

5

学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

6

关于干部任免及待遇问题的决定、批复、通知及呈报表

永久

7

关于干部调动、离休和享受待遇的报告、决定、批复

长期

8

党员和党组织年度统计表

永久

9

科级以上干部名册

永久

10

党政领导班子及科级以上干部考核、考察与管理材料

长期

11

党员、干部教育培训材料

长期

12

落实政策的有关材料

长期

13

学院关于组织、党建工作向上级的请示及批复

永久

14

党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料

长期

15

党总支、党支部、直属支部委员名册

长期

16

党总支、党支部、直属支部改选报告、审批材料

长期

17

党员退党、预备党员取消资格的决定

长期

18

党员出国的报告及批复

长期

19

党员组织关系转进、转出的介绍信及存根

长期

20

评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单

长期

21

党校工作计划、总结、报告、规章制度

长期

22

党校学员名单及考试成绩

长期

分类号DQ14宣传教育

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关宣传工作的文件

（1）针对我院宣传工作的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

长期

（3）需要短期贯彻执行的

短期

2

宣传工作计划、总结、报告、决定

永久

3

有关宣传工作的规章制度、管理办法、岗位职责

长期

4

教职工政治思想工作计划、动态及调查材料

长期

5

理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

6

反映学院重要活动的简报

永久

7

宣传教育工作先进事迹材料及名单

长期

8

学院关于宣传教育工作向上级的请示及批复

长期

9

重要统计报表

长期

10

媒体有关学院的新闻报道

永久

11

保持共产党员先进性相关材料

长期

12

解放思想大讨论相关材料

长期

14

党委与有关机关联系、协商工作的重要来往文件

长期

分类号DQ15统战

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关统战工作的文件材料

（1）针对学院的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

长期

（3）需要短期贯彻执行的

短期

2

统战工作计划、总结、报告、决定

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

5

关于统战工作向上级的请示及批复

永久

6

统战工作表彰先进的事迹材料及名单

长期

7

关于台、港、澳和侨务工作材料

长期

8

统战工作重要会议记录

长期

9

学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长期

分类号CB

序号

归档范围

保管期限

1

学院宣传画册

永久

分类号SW

序号

归档范围

保管期限

1

获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等

永久

分类号SX

序号

归档范围

保管期限

1

有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等

永久

二、院长办公室

分类号XZ11行政综合

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关高校行政管理的文件

（1）针对学院的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

长期

（3）需要短期贯彻执行的

短期

2

全院性的规章制度、管理办法

永久

3

学院工作计划、规划、报告、总结

长期

4

院长办公会会议记录、会议纪要

永久

5

院务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

6

全院性的工作会议、座谈会有关材料

长期

7

院领导在院内的重要讲话稿、参加上级机关召开的重要会议发言稿

长期

8

上级领导来院视察、检查工作的有关材料

永久

9

上级召开的与学院有关的重要会议材料

永久

10

院务公开有关材料

长期

11

学院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料

永久

12

学院向上级的请示及批复

永久

13

有关全院性工作的调查材料和经验总结

长期

14

学院统计年报表及统计资料汇编

永久

15

历史沿革、情况介绍

永久

16

大事记

永久

17

工作简报、通讯、情况交流

短期

18

校庆工作材料

（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品等

永久

（2）校庆活动的一般材料

长期

19

校史工作有关材料

永久

20

校友工作有关材料

长期

21

群众来信来访及处理材料

短期

22

上级有关学院院、系、所、中心工作的来文

短期

23

院办协调、督办工作文件材料

短期

24

校际往来材料

短期

分类号SW

序号

归档范围

保管期限

1

上级领导题字、外单位赠送的礼品、校友赠品、获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等

永久

分类号SX

序号

归档范围

保管期限

1

有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等

永久

三、外事办

分类号WS

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件材料

长期

2

学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复、接待外宾登记表等材料

永久

3

外事工作一般往来函件

短期

4

其他有保存价值的文件材料

长期

5

学院组团出国（境）考察、访问及有关人员出国（境）参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等工作计划、请示与批复、简报、总结材料

永久

6

关于出国（境）经学、进修、留学人员的业务审查（论文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对象登记表，专家推荐信和国（境）外指导教师邀请信

永久

7

出国（境）进修、留学取得的学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

永久

8

参加国际学术会议论文

永久

9

向国（境）外投寄的学术论文及审批材料

永久

10

出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表；学院和上级主管机关审批材料；返院后的总结、汇报、照片等）

永久

11

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

12

外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料

长期

13

外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料

永久

14

来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

15

中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

16

学院完成的国际合作项目、成果等材料

永久

17

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长期

18

授予外籍人士名誉称号的材料

永久

分类号SW

序号

归档范围

保管期限

1

获奖证书、奖牌、奖杯、奖品及外事活动中接受的礼品、纪念品等

永久

分类号SX

序号

归档范围

保管期限

1

有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等

永久

四、人事处（院长办公室）

分类号XZ12人事

序号

归档范围

保管期限

1

上级机关有关人事工作的需长期贯彻执行的文件

长期

2

学院人事工作规章制度

长期

3

人事工作请示及批复、综合报告、调查材料、会议记录

永久

4

关于人事工作计划报告及上级批复

永久

5

非领导职务人员任免文件及名册

长期

6

教职工名册、登记表

永久

7

人事工作统计表

（1）年度或学年度

永久

（2）学期的

长期

（3）季度或月份

短期

8

教职工的处分处理决定、请示报告及批复、通报，以及处分的复查、甑别和撤消处分决定及评选、表彰先进集体个先进个人事迹的有关文件、名单

永久

9

教职工的调动（调进、调出及内部调动）、离职、退职的报告（包括本人的申请报告）、请示及批复、调干转移关系的介绍信存根、调动的来往信函等有关材料

长期

10

教职工援外和支援边远地区及下基层锻炼名单、名册等材料

长期

11

教职工逝世讣告、悼词、抚恤、善后工作及死亡情况登记表等有关材料

长期

12

人事档案工作有关材料

长期

13

教职工转正定级、工资调整的工作计划、方案、总结、请示及批复、名单、统计报表等有关材料

永久

14

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

长期

15

教职工计划生育工作文件

（1）重要的

长期

（2）一般的

短期

16

师资培养、管理工作计划、规划、方案、总结、请示及批复、综合报告、各类统计表等

永久

17

各类教师调查表、登记表

永久

18

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）

长期

19

教师进修计划、安排、总结

长期

20

教师工作量的规定及执行情况

长期

21

教师业务考核材料

长期

22

教研室正、副主任名册

长期

23

教师兼任校外社会职务和学位、学术职务名单、登记表等

永久

24

聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料

永久

25

派出和接收进修教师名册、登记表

长期

26

其他有保存价值的文件材料

长期

分类号SW

序号

归档范围

保管期限

1

获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等

永久

分类号SX

序号

归档范围

保管期限

1

有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等

永久

五、教务处——教学管理

分类号JX11综合

序号

归档范围

保管期限

1

上级下达的有关教学工作的需长期贯彻执行的文件

长期

2

上级主管机关关于教育工作培训目标，培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件

（1）针对学院的

永久

（2）属普发的而学院须长期贯彻执行的；对学院有查考利用价值的

长期

3

教育部、河北省教育厅下达的教育事业计划（长远规划、年度计划）针对学院的

永久

4

上级主管机关或有关部门对学院、系教学的视察、检查、调查所形成的文件

（1）重要的

永久

（2）一般的

短期

5

上级主管机关在学院召开的教学工作会议形成的文件

（1）上级主管机关和学院领导人在会议上的重要讲话材料、照片、视频、音频文件、录音带和录像带

永久

（2）会议的报告、总结、决议等文件

永久

（3）会议简报、参考资料

短期

6

学院召开的教学工作会议文件及有关资料

（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人（含上级）讲话、会议记录、会议纪要、重要的录音带、照片等

永久

（2）会议典型材料、发言稿、简报

长期

（3）会议参考资料

短期

7

学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件

（1）重大问题的及有历史意义的

永久

（2）一般业务问题的

短期

8

学院编制的教育事业计划、发展规划

（1）年度的和长远的

永久

（2）季度的

长期

9

关于教学工作计划、方案、决定、指示、批示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料

（1）重要的

永久

（2）一般的

短期

10

学院教学改革方案、总结

永久

11

学院培养目标和教育体制及学制变更，教学人员编制

永久

12

有关教学问题的调查研究形成的文件材料

（1）重要的、典型的、系统的

永久

（2）一般的

短期

13

有关教学工作、各类学生人数的各种统计报表、统计资料

（1）年报和年度以上的、典型的

永久

（2）季报

永久

（3）月报

长期

14

历届各类学生学生证、校徽、录取通知书和毕业证书的制发及样本

永久

15

教学历表

长期

16

学院加具意见转发上级和学院各系关于教学的文件

（1）需要各单位执行的

长期

（2）一般的

短期

17

教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等。

永久

18

在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的校外宣传稿件、简报、照片、录音带、录像带等材料

（1）重要的

永久

（2）一般的

短期

19

学院各系报送学院有关教学工作报告、总结等文件材料

（1）重要的

长期

（2）一般的

短期

20

教学工作文件资料汇编、汇集

永久

21

教学简报

永久

22

优秀教学成果评奖材料

长期

23

其他有保存价值的文件材料

长期

分类号JX12学科与实训室建设

序号

归档范围

保管期限

1

学科、专业设置、实训室建设的论证、评估、申报、审批文件材料

永久

2

重点学科、专业、实训室建设材料

永久

3

学科、专业、实训室建设统计报表

永久

4

学科、专业、实训室建设计划、情况汇报总结、简报材料

长期

5

学科、专业、实训室建设课程评估申报、审批材料

长期

6

其他有保存价值的文件材料

长期

分类号JX15课堂教学与教学实践

序号

归档范围

保管期限

1

各专业教学计划、培养方案及教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排

长期

3

学院所开课程的试题、标准答案

长期

4

教改教案、重要备课记录

长期

5

公开课评比材料

长期

7

院级领导听课记录

长期

8

学院学年教学考评一览表

长期

9

教学研究工作计划、规划、情况综合等材料

长期

10

教师教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料

长期

11

教学质量、办学水平评估、教学评估、办学社会效果、典型经验等文件材料

长期

12

毕业设计的有关规定及论文、作品等资料

长期

13

毕业生的优秀作品及评审意见

长期

14

英语等级考试考生名册及成绩

长期

15

职业资格证书考生名册及成绩

长期

16

教学实习计划、总结及有关材料

长期

17

历次修订教学计划的有关规定

长期

18

关于课程建设规划及有关材料

长期

19

各级精品课程有关文件材料

长期

20

教室、实训室管理制度文件

长期

21

全院性选修课课程目录、简介

长期

22

课程表、教学任务书

长期

23

教学检查的相关制度、方法及各种文件、记录、总结

长期

24

有关建立试题库材料

长期

25

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

26

选修课材料及辅修专业材料（包括课程名称、教师、选修学生名单等）

短期

分类号JX18教材

序号

归档范围

保管期限

1

自编、主编教材

长期

2

各系、各专业使用教材目录

长期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书

长期

4

有参考价值的自编教学材料

短期

5

其他有保存价值的文件材料

长期

六、教务处——科研

分类号KY

序号

归档范围

保管期限

1

科研工作计划、规划、总结

永久

2

学院科研管理工作规章制度

永久

3

全院科研成果统计报表、科研成果分析材料

永久

4

申报各级各类科学研究项目材料

长期

5

科研成果管理材料

长期

6

科研经费管理材料

长期

7

学术交流活动有关材料

长期

8

小学英语教育研究所、高等职业教育研究室有关材料

长期

9

科研课题文件材料

永久

分类号CB

序号

归档范围

保管期限

1

出版通知单

永久

2

出版工作规章制度

长期

3

出版请示与批复

长期

4

出版工作统计报表

永久

5

编辑出版合同、协议书

长期

6

原稿（含照片、手迹原件）

长期

7

审稿单、历次审稿意见与作者的来往信件

长期

分类号SW

序号

归档范围

保管期限

1

获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等

永久

分类号SX

序号

归档范围

保管期限

1

有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等

永久

七、教务处——设备管理

分类号SB11综合

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关仪器、设备管理的规定、通知及学院需要贯彻执行的文件，学院仪器、设备管理的规章制度

长期

2

贵重仪器、设备购置计划、报告

长期

3

仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复

长期

4

有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

5

学院固定资产帐

长期

6

固定资产年度统计表

永久

7

物资管理工作的有关规定、制度、计划、总结

长期

8

仪器、设备申购报告、论证报告及上级有关领导批复

长期

9

定购合同（复印件）和会谈纪要

长期

分类号SB12仪器设备项目

1

开箱记录及装箱单

长期

2

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

3

验收报告及文件材料

长期

4

索赔来往函件及结果文件

长期

5

设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）

长期

6

使用、检修、故障事故记录（与设备共存）

长期

7

重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）

长期

8

技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存）

长期

9

其他重要的文件材料

长期

八、招生办公室

分类号JX13招生

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关招生工作的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等）

永久

2

学院五年一贯制、普通大专生招生计划、总结、生源计划、实际招收情况、录取名册、统计报表、请示与批复文件等

永久

3

招生简章、专业介绍、招生宣传材料

长期

4

学院每年招生录取标准分数线

长期

5

委托代培、定向培养合同、协议书、名单

长期

6

各类学生新生插班录取名册及批复、招收新生成绩表

永久

7

招生工作统计报表

永久

8

招生监察工作材料

长期

9

其他有保存价值的文件材料

长期

九、学生处

分类号DQ

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关学生思想政治工作的文件

长期

2

有关学生思想政治工作的计划、总结、报告、决定、通知

长期

3

学生思想政治工作典型调查材料

长期

4

学风建设有关材料

长期

5

各系部学生思想政治工作人员名单、辅导员、班主任、德育导师的指导、培训与考核材料

长期

分类号JX11综合

序号

归档范围

保管期限

1

新生开学典礼、毕业典礼上学院领导的讲话稿

长期

2

重要的学生工作会议材料、会议纪要

长期

3

扶贫助困工作计划、总结

长期

4

学生工作管理条例及各项制度

长期

5

学生心理健康重要材料

长期

6

各类简报，如《学生工作简报》、《学生工作通讯》、《心晴》、《学生手册》、《学生办事指南》

长期

分类号JX14学籍管理——奖评部分

序号

归档范围

保管期限

1

评优材料（三好学生标兵、三好学生、外艺之星、先进班集体）

长期

2

各类获奖学金、助学金、贷学金、特困补助者名单

长期

3

学生处分决定、请示与批复，处分复查、甄别与撤销处分等材料

长期

分类号SW

序号

归档范围

保管期限

1

获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等

永久

分类号SX

序号

归档范围

保管期限

1

有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等

永久

十、学籍科

分类号JK14学籍管理

序号

归档范围

保管期限

1

有关学籍管理的规章制度

永久

2

各类学生新生注册表、学生名册

永久

3

学生学籍表、成绩登记表

永久

4

学生学籍表变动情况：

休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料

长期

5

学生违纪处分处理决定、请示与批复，以及处分的复查、甄别、撤销处分等材料

永久

6

免考、缺考的学生登记表

短期

7

其他有保存价值的文件材料

长期

十一、就业办公室

分类号JX17毕业生

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关毕业生就业的文件材料

（1）针对学院的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

长期

（3）需要短期贯彻执行的

短期

2

学院毕业生就业工作会议有关材料

长期

3

毕业生就业工作计划、总结

长期

4