外贸出口单证操作中常见问题分析.docx

1、外贸出口单证操作中常见问题分析外贸出口单证操作中常见问题分析外贸出口单证操作中常见问题分析在国际贸易实务中， 单证贯穿于外贸公司的整个操作流程， 外 贸出口操作，涉及到商业、报关、运输、保险等多种单据。在不同的 条件下，单据的操作亦有所差别， 所以须结合外贸公司的实际操作熟 悉出口单证操作中的常见问题，以便于单证更好的服务于外贸公司。一、单证中数量和单位填制的操作（一）数量和单位要符合合同或信用证规定数量和单位是单据中非常重要的内容， 目前大多外贸公司在制 单上分为两部分， 一是制单系统， 通过其主要制作提供给货运代理作 为托运报关资料的单据； 二是相对固定的单据模板， 通过此制作提供 给客户

2、或者银行的单据。 无论在制单系统或者模板中在数量栏经常辅 以常用单位，比如件、套、千克、公吨等。但是不是每笔合同都使用 常用单位，如果在制单时不加以注意，便会出现问题。比如固体类农化产品通常以 KG （千克）为单位，但是液体类 农化产品常用单位为LT （升），而在制单系统中的数量单位为 KG, 所以在出口液体农化产品时要注意更改数量单位，以免出现单单不符，单证不符的状况（二）数量栏填制因单据而异 以发票和保单为例发票的主体部分通常包括唛头、 货物描述、数量、单据和总价， 其数量栏通常填制的为货物本身的数量，如合同中规定， “QUANTITY ：6000LTS，；UNIT PRICE ：USD1

3、9.20/LT；PACKING ： 600CTNS”，那么在发票上 QUANTITY 栏，填制为：6000LTS.在出口业务中， 以 CIF 成交的货物， 需提供保险单。 保险单上 亦有 QUANTITY 栏，虽然代表的也是数量，但是其填制的为货物的 包装数量。比如合同中规定“ QUANTITY ： 8000KGS；PACKING ： 40KGS IN ONE PLASTIC BAG ”， 根据此条款， 保险单上的 QUANTITY 栏填制为 200 PLASTIC BAGS。通过以上两个例子可以看出， 不同单据对数量栏的填制要求亦 有所不同，同样为 QUANTITY ，发票上代表的是货物本身

4、的数量， 而保险单代表的是货物的包装数量，在实践操作中要注意这些区别， 否则便会导致单据填制错误。二、单证中价格和金额填制的操作（一）贸易术语贸易术语是在长期的国际贸易实践中产生的， 其可以用来表示商品的价格构成。一般来说，在制作单据时价格术语要和合同、信用 证的 规定相 符 ，比 如合 同报 价为 USD2.68/KG CIF ODESSA ， UKRAINE ，在制作发票时单价栏的贸易术语要填 CIF。如合同或信用证有特殊要求，则必须在单据的制作上体现出 来，曾有一笔信用证支付的业务， 报价为 USD20 PER LT CIF PUERTO CALDERA，总金额为 USD287500.0

5、0,运费为 USD1245.00,保险费 为 USD158.13,在信用证 46A 中规定：“COMMERCIAL INVOICE IN TRIPLICATE SHOWING SEPARATELY FOB VALUE ， FREiGHT CHARGES， INSURANCE PREMIUM ， CIF VALUE. ”那么单证员在 制作发票时，价格栏为“ C IF ： USD287500.00， FREIGHT CHARGES： USD1245.00 ， INSURANCE PREMIUM ： USD158.13 ， FOB ：USD286096.87”。如上所述，在填制贸易术语时必须和合同或

6、者信用证的要求一 致，而且要明确三个常用价格术语的构成， FOB 价主要代表的是货 物本身的价格；CFR代表成本加运费，即CFR二FOB+运费；CIF代表 成本加运费加保险费，即 CIF=FOB+运费+保险费。（二）含佣价和净价含佣价是指包含佣金的价格， 而净价则不包括佣金。 曾有笔与 巴基斯坦某客户达成的业务，合同条款为“ PRICE： USD400/MT CFRC3 KARACHI，QUANTITY : 850MTS”，巴基斯坦客户要求SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN DUPLICATE SHOWING A DEDUCTION OF COMMISSION ”，单证员

7、在制作发票时，价格栏应 显示：“ CFRCS: USD340000.00, LESS COMMISSION : USD10200.00,CFR NET VALUE : USD329800.00。”在制作单据时，体现为含佣价 还是净价主要根据合同或信用证的规定， 如果合同或者信用证有特殊 要求，亦要体现在单据中。（三）多种支付方式结合下的操作目前，在实际业务中， 常用的支付方式为汇付、 托收和信用证。 有些业务会采用单一的支付方式， 比如，为了开拓市场， 增强竞争力， 对于成交金额不大的经常采用 O/A 支付，但如果成交金额比较大， 则常用 L/C 支付，而在有些业务中将多种支付方式结合采用。比

8、如， 曾有笔合同规定“ PAYMENT: 30%BY T/T ， 70%BY L/C；TOTAL AMOUNT : USD20000.00。单证员在制作单据时，汇票上的金额显 示为USD14000.00,与信用证上所列一致，而在发票上注明：“ 30%T/T IN ADVANCE: USD6000.00；70% L/C: USD14000.00；TOTALAMOUNT : USD20000.00。”三、保险单据的操作（一）被保险人被保险人是保险合同保障的人， 在出口贸易中， 如以 CIF 方式 达成交易， 我方作为卖方应办理投保， 在保险单上显示的被保险人则 为卖方。根据 20 1 0通则，风险

9、的转移以货物装到船上为界，所以在实际操作中，卖方会进行背书以进行保险权益的转让。安徽 A 公司曾向泰国 B 公司出口 MAP 一批， CIF 术语成 交，按照习惯做法，被保险人则填制为安徽 A 公司。但是，在实际业务中，有些客户对被保险人提出特殊要求。例 如，安徽 A 公司曾向印度 C 公司出口草甘膦一批， CIF 术语成交， 印度客户要求直接以其作为被保险人， 对此情况， 制单人员积极与保 险公司进行沟通， 最终满足了客户的要求。 这说明在 CIF 合同中， 如 果客户或者信用证有特殊要求，被保险人也可以填制为买方。（二）保险金额保险金额指保险公司承担赔偿或给付保险金责任的最高限额， 也是保

10、险公司计收保险费的基础。 在 CIF 合同下，如果明确规定投保 加成率，则按规定加成投保；如未规定，按照惯例，加成 10%投保，则保险金额为发票金额加成 10%之后的金额。在实际业务中， 合同中 经常规定： ”INSURENCE TO BE EFFECTED BY SELLER ”，即未规 定投保加成率，在投保操作时，如成交金额不大，客户未明确提出要 求，经常直接以发票金额作为保险金额，比如有笔业务，发票金额为 USD35660.00,保险金额也为USD35660.00。但是有些国外客户会特别要求必须加成投保， 那么在这种情况下， 单证人员会按照客户要求 进行加成投保。四、产地证的操作（一）产

11、地证的获取产地证是证明货物原产地的文件。在实际业务中，安徽 A 公 司曾 收到 国外 开来 的信 用证 上显示 ”CERTIFICATE OF ORIGIN ISSUED BY BENEFICIARY OR CHAMBER OF COMMERCE OR INDEPENDENT SURVEYOR.”根据此条款，该公司有两种选择，一 为自行制作产地证明，这个操作最为简便，公司自行盖章即可；二是 向贸促会或商检机构申领产地证， 涉及到具体操作， 该外贸公司有专 门的申领平台， 根据客户需要或者信用证要求选择出证机构， 进入各 自的平台进行申领即可。（二）产地证的填制在实际业务中，经常涉及到贸促会或商

12、检机构出具的产地证。 不管是一般原产地证书或是普惠制产地证，都有固定的格式和要求， 其中栏目的填制要符合要求。2013年3月安徽A公司收到一份国外 开来的信用证，其中需要提供产地证，对唛头没有作规定，而按照习 惯操作，单证员在制作全套单据时会笼统填制 ”BUYERS MARK ” （买方唛头），但是按此填制不符合贸促会对产地证填制的要求，其 要求唛头要具体填制或者填” N/M ”，所以此票项下产地证初审未通过。后与贸促会积极沟通， 但仍然坚持此原则，所以只好更改了其他 已经制作完毕的单据。 所以在制作产地证时最好在装运前和客户确定 好唛头，唯有如此，才能顺利申请到产地证和进行货款的结算。五、运

13、输单据的操作（一）托运报关单据目前，大多外贸公司都通过货运代理办理托运报关手续。 制单 人员一般都将报关单、商业发票、装箱单、代理报关委托书、产品说 明等直接寄给货运代理， 这些单据在填制时必须要符合合同规定， 其 直接关系着出口清关手续和出口退税的办理。以出口报关单为例， 该单据上有若干栏目，在实际操作中“境 内货源地”一栏需特别谨慎，其直接涉及到出口退税，此地点必须与 货物增值税发票的出票人地点一致， 一般外贸公司在操作时， 根据国 内购销合同进行填制，供方地点即为境内货源地。例如，安徽 A 公 司向乌克兰出口 MOP （氯化钾）一批，国内购销合同中供方为山东 X 公司，则报关单上的“境内

14、货源地”应填制为“山东” 。（二）提单提单是物权凭证、 货物收据和运输契约的证明。 所以一份正确 的提单非常重要， 特别是在信用证项下， 必须保证提单与信用证相符， 比如，货描是否一致；收货人名称、地址是否正确；港口是否正确；毛重净重是否相符； 装运日期是否符合规定的期限； 是否显示运费条 款等。尤其是信用证的特殊要求务必要仔细核对，如果有额外要求， 一定要在提单中体现出来。比如，信用证上规定：“ FULL SET OF CLEAN ON BOARD B/L MADE OUT TO ORDER ENDORSED TO ISLAMI BANK AND NOTIFY OPENERS AND US

15、， SHOWING L/C NO. 。”根据此条款， 单证员在确认提单时，则要特别注意，收货人一栏是否是 TO ORDER， 被通知人是否既有开证申请人又有开证行， 提单上是否注明信用证号 码。六、信用证审核和修改的操作（一）装运期和有效期在信用证操作中，货物必须按照信用证规定的装运期进行装、- 、八 F / 、运，并在有效期内办理交单议付。 但在实际业务中， 时而会出现租船订舱无法 及时办理的情况。安徽A公司曾收到一份从哥斯达黎加开来的信用证，其中“44C LATEST DATE OF SHIPMENT ：130510；31D DATE AND PLACE OF EXPIRY ：130525

16、”即要求 5 月 10 日之前安排装运，有效期至 5 月25日。但业务部门在联系租船订舱时，船期已排到 5月 20日以后， 单证人员获悉此消息后， 积极与客户进行沟通， 要求其通过开证行对 装运期和有效期进行如下更改： “ PLEASE EXTEND THE LATEST DATE OF SHIPMENT AND EXPIRY DATE TO MAY 25 ， 2013 & JUN 10，2013 SEPARATELY.”(二)货物说明货物说明包括货物名称、规格、数量、价格、包装等。由于电 文传递的错误或者买方失误或者其他原因， 在实际操作中时而会出现 信用证中规定的货物内容与合同不符， 此时便会要求修改， 否则单据 无法制作。曾有笔出口 DAP (磷酸二铵)的业务，开来的信用证上 45A (DESCRIPTION OF GOODS)显示