五管理规定修改.docx

1、五管理规定修改五管理规定修改 5S管理制度方案(试行)第一条总则为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下制度。第二条本制度适用于公司全体员工,试行范围:物业公司各办公区域及各项目办公室区域和现场各岗位点区域。第三条整理1.每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效) 的, 不要的全部销毁。必要文件做好档案室归档;2.每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一进行档案室归档; 3.对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其”要”和”不要”。 分类如下:1)设备:电脑、打印

2、机、文具、书籍等;2)空间:柜架、桌椅、储物箱等;3)物品:个人用品、装饰品。4.”不要”物品经各部门主管判定后,集中报废,集中指定存放; 5、建立必要品的使用频率和常见程度基准表,常见程度、使用频率的处理方法; 低: 1)过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用丢弃; 中:1)在过去的6个月中只使用过一次的物品(例如归档或存放在库房中); 2)一个月使用一次的物品集中存放(例如归档或存放在库房中)。 高 :1)一周使用一次的物品; 2)每天都使用的物品; 3)每小时都要使用的物品保存在办公桌或随身携带。 第四条整顿(一)岗位区域整顿:1.办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放

3、其它物品;文具必须竖放。办公用品一般的常见品:笔、订书机、涂改液、便条纸、橡皮、计算器,能够集中放在办公桌的一定区域内。电脑线、网线、电话线有序放置;办公桌及岗位区域不得放私人物品;人离开半小时以上应将桌面收拾干净;2.抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。抽屉分类能够放A4的文件、资料;把这个空间从充分利用起来,能够放下面这些东西:1)个人的东西;2)个人的参考资料(文件夹、辞典、手册、商品目录等);3)文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等);4)空白稿纸、不常使用的文具等;3.坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内; 4.垃圾篓:罩塑料袋,置写字台

4、下右前角;5.桌洞下不得堆积杂物;6.外衣手袋、雨具等,严禁随意放在办公桌椅上。(二)办公室区域整顿:1.办公室:桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其它物品;2.抽屉:岗位区规范;3.电脑:竖式主机置桌面下;4.垃圾篓:置于桌后,固定位置;5.饮水机:放指定地点,不得随意移动;6.报刊:必须上报架,或阅完后由办公室统一管理(每周清理一次)。(三)文件、资料管理整顿:1.档案管理依据公司档案管理制度执行;2.将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,另外还有机密类文件; 3.硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料

5、归档保存。(四)信件、电子邮件(OA)整顿:1.做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里;2.办公自动化里面重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;3.为了减轻服务器负担,提高响应速度,经过邮件处理的事件,由办公室统一管理(财务列外),其它电脑邮件不得存放与办公无关的邮件。系统管理员不定期抽查。第五条清扫 1、公司办公区域按值日按排清扫公共区域如通道、楼梯等。其它人员清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等等;2、清扫基准内容:对象、标准、要求、周期、时间;2、个人区域桌

6、面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落每天上下班后5分钟前后清扫;3、办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢,做到每周一次每周五下班前15分钟; 4、文档桌面、电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件;5、超过保管年限的文件、表单及时归档集中管理,电脑、办公室、桌面无破旧的卡片、册子、档案、报刊等,无用的手稿与工作无关的文件,做到每月月末一次。 第六条清洁1、落实整理、整顿、清扫工作;2、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作;3、利用文化宣传活动,保持新鲜活跃的活动气氛;4、办公室、部门负责人经常巡视检查; 5、保持5S意识。 第七条素养1、遵守有关规定;2、遵守公司日常管理规定及相关制度;3、素养巡查 各部门、项目每天对管理区域内做好巡查工作,公司每月不定期对整个管理范围内的5S执行情况进行检查。 第八条 奖惩条例