1、 款项申请签批流程(草稿) 一、目的 为规范公司货款结算及日常费用开支签批流程,以及规范审批权限,特制定本规定。 二、范围本规定适用于公司各部门。 三、职责 1.商品采购部 负责提报供应商、联营商、租赁户变更、中/终止合同信息、扣款、活动让利、促销费用(合同扣点)承担额、质保金收取标准等,与供应商对账单、按照程序办理清户等业务。 2.运营部及各门店负责提报供应商承担员工工资、办公耗材、POP制作费、水电费、福利费、工装费、维修费等合同固定收费项目及其他一切扣款费用,需同采购部协商的必须进行协商解决。负责提报签订的各项卖场经营租赁性合同的费用明细。 3.行政部 负责员工工资、福利、奖金的审核以及
2、提报。 负责公司所有员工的入职、转正、晋升、降职的工资调整以及离职费用的审批提报。 负责汇公司日常招待费用、门店运营所需的各项证照与年检办理费用及其他费用的报销。 4.策划部 负责各项媒体、宣传广告的费用提报。 5.财务部核算员负责按合同内容办理结算货款,负责扣除一切待扣项目。 出纳员 负责按公司规定办理费用收支。负责按公司规定报销公司其他零星开支。 6.安防部 负责安全、消防、电梯等维保、年检费用提报,车辆年检、维护、加油费用的提报。 四、内容 1.进货结算原则 进货结算必须遵循“三相符”原则。即合同签约单位、开具增值税专用发票单位、结款单位三方一致。 2.供应商款项的结算 对于供应商、联营
3、商的付款结算,按照公司批准的付款计划,由核算员填写结算审批单,财务经理审核签字,报商品部总监签字确认,总经理审批签字后,传财务部出纳处进行结算。供应商、联营商及租赁客户的合同保证金(金额二万元及以下),按照合同约定解约后退还时间,支取保证金人员凭保证金原始单据,由部门经理/店长在原始单据上签字,运营总监签字,财务经理审核,传财务出纳处,核对无误后,支款当事人签字,出纳办理保证金支取手续。(保证金金额二万元以上的,除执行以上流程外,须由总经理签字后方可到财务出纳处办理支取手续)。未按合同履行或非正常解约的保证金,不论金额大小,须由总经理批复后,按正常程序办理签字支款手续。清户签批及付款流程:由对
4、应采购员,同客户签订清户协议,清户协议签字流程:卖场主管/经理签字确认,财务部经理核实确认账务并签字,店长签字,商品部总监签字,运营总监签字。清户协议签订后客户剩余货款和合同保证金90天后支取,货款和保证金单据签字流程:对应采购员、商品部总监、卖场店长、财务经理、运营总监签字,在协议规定时间到相关财务处支取。 3.自采货品结算 对于现金进货和预付货款的商品采购,由采购人员填写付款申请单(金额在二万元以内,含二万元),经商品部总监-总经理-财务经理审核-出纳复核后支付, 商品部人员必须严格控制到货时间和商品质量,限于到货后5日内持进货发票及商品验收单到财务报账,结清借款,并负责对预付货款余额回收
5、情况进行跟踪处理,不能造成呆账。 付款审批流程:经办人-商品部总监审批签字-总经理签批-财务经理审核-出纳复核付款。 4.工程、设备款项结算 公司在经营中需要采购经营性资产设备的,经各店长提出申请,报运营总监审核后,报总经理签批(根据情况进行确认是否购买,如有异议,可再协商),方可购买; 对于公司新建、扩建工程款项的支付,由物业部总监提出申请,报公司总经理审批,财务经理审核,公司出纳支付; 对于日常的物业及工程维修付款,由物业部总监签字,相关部门运营总监签字,报总经理签批,财务经理审核后,方可支付。 5媒体广告费用的结算 公司媒体广告:由策划部填写付款单据,报总经理签批,财务经理审核后,方可支
6、付; 社区店、卖场:由超市策划部提出申请,运营总监审核,财务经理审核,报总经理签批后,方可支付。 6.公司其他资金支出 因公借款:由借款人申请,部门负责人签字,分管总监签字后,经财务经理审核后,方可借款;数额在3000元以上(含3000元),需报总经理签字; 员工押金的退还:对收取的短促押金:在促销活动结束后,经办人可持收款收据经主管、店长签字确认确保无费用后,经财务经理签字后,到财务部出纳处办理退款手续。 对收取的施工/上货证押金:施工活动结束后,经办人持收款收据经防损、店长签字确保无费用无异常情况后,经财务经理签字后,运营总监签字,至财务部出纳员处办理退款手续。 员工工服押金、责任金等由行政部经理审核签字、财务经理签字、运营总监审批后支取。 工资及奖金签批: 工资:各部门的工资发放,由部门经理签字,运营总监审批签字,经行政经理审核签字,财务经理复核,报总经理签批后发放。 奖金发放:日常的奖励由部门负责人提报后,分管运营总监签字,报行政经理审核,财务经理审核后支取,超出300元的报总经理签批。 财务资金的签批:银行利息及往来款项支取需由经办人持支款、还款凭证,由财务经理审核签字,报总经理审批后办理。 2017年6月3日
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