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1、培训教材第13章 利用InfoPath 2003制作表单 213.1 设计表单 313.1.1 在设计模式中打开表单 313.1.2 使用数据源 413.1.3 应用版式 713.1.4 插入控件 813.1.5 使用视图 1413.1.6 保存和发布表单 1613.2 填写表单 1813.2.1 打开表单 1813.2.2 启用自动完成功能快速填写 1813.2.3 在多个域间快速移动 1913.2.4 检查表单中的数据错误 1913.2.5 切换视图 2013.2.6 保存填写表单 20第13章 利用InfoPath 2003制作表单InfoPath 2003 1是用来设计和填写功能丰富动

2、态表单的软件，表单的文件格式是工业标准的可扩展标记语言（XML），它使得出于不同目的跨不同文档或系统重新利用信息更加容易。例如，在 InfoPath 表单中收集的信息可以直接存储在数据库中、Web 服务器或文件共享中，或者运行在 Windows SharePoint Services 的服务器上。本章以制作一个考勤卡表单为例介绍了InfoPath 2003的使用方法，主要包括在设计模式中打开表单，使用数据源，插入控件，保存和发布表单，打开要填写的表单，对表单进行填写，保存填写的表单。下图就是一个利用InfoPath 2003制作的考勤卡。1 InfoPath 2003是办公软件Office 2

3、003 的组件之一，它可以使团队和公司通过丰富、动态的表单，高效的收集他们所需要的信息。13.1 设计表单用户在日常的工作中可能会填写过各种各样的表单，在填写表单的同时用户是否考虑过如何设计一个表单，供其他人使用？下面就介绍一下如何利用示例表单来设计表单。InfoPath 2003 提供了25个为满足各种商业需要而设计的示例表单，用户可以原样使用这些表单，也可以对其进行自定义以满足特定需要。例如，用户可以从示例表单中添加或删除控件、更改数据验证规则或添加公司徽标。13.1.1 在设计模式中打开表单要设计表单必须在InfoPath的设计模式下进行，为了能够快速的设置出专业的表单，用户可以打开示例

4、表单，然后进行设计。打开示例表单的具体步骤如下：步骤1 在“开始”菜单中选择“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office InfoPath 2003”选项，即可启动InfoPath 2003。步骤2 执行“文件”|“设计表单”命令，打开“设计表单”任务窗格，如图13-1所示。图13-1 “设计表单”任务窗格步骤3 在“设计表单”任务窗格中的“设计新表单”区域中单击“自定义示例”选项打开“自定义示例”对话框，如图13-2所示。图13-2 “自定义示例”对话框步骤4 在“示例表单”列表中选中“考勤卡（简单）”选项，单击“确定”按钮，打开示例表单，同时任务窗

5、格也变为“设计任务”任务窗格，如图13-3所示。图13-3 打开的示例表单提示：用户也可以创建一个空白表单，然后从头开始设计表单，具体步骤如下：1、执行“文件”|“设计表单”命令，打开“设计表单”任务窗格。2、在“设计表单”任务窗格中的“设计新表单”区域中单击“新建空白表单”选项打开“自定义示例”对话框，打开一个空白表单，如图13-4所示。图13-4 创建空白表单13.1.2 使用数据源数据源就是为 InfoPath 表单定义和存储数据的域和组的集合，它的作用是存储输入到表单中的所有数据，表单上的控件将绑定到数据源中的域和组，这种绑定允许保存输入到控件中的数据，输入到绑定控件中的信息将保存在与

6、其相关联的域中。1关于数据源数据源由域和组构成与硬盘上的文件夹包含和组织文件的方式相同，表单域包含数据，组则包含和组织这些域。在“设计任务”任务窗格中单击“数据源”选项，则切换到“数据源”任务窗格，在“使用数据源”列表中列出了表单的数据源，如图13-5所示。数据源中的域数据源中的组图13-5 表单中的数据源将鼠标指向数据源的域或组上，在域或组的右侧出现一个下三角箭头，单击该箭头在下拉列表中选择“属性”命令，则打开“域或组属性”对话框，如图13-6所示。图13-6 “域或组属性”对话框在对话框中用户可以更改数据源中域和组的下列属性：? 名称：域或组的名称。名称不能包含空格，必须以字母数字字符或下

7、划线开始，并且只能包含字母数字字符、下划线、连字符以及句点。? 类型：域或组的类型，主要有元素域、属性域和组三种类型。域存储输入到控件中的数据，组包含域但不能存储数据。? 数据类型：定义了域可以存储的数据种类。数据类型包括文本、格式文本、整数、小数、真/假、超链接、日期、时间、日期和时间，以及图片等，只有域才有数据类型。? 默认值：用户首次打开表单时域所具有的初始值，只有域才有默认值。? 重复：决定了域或组是否可以在表单中多次出现。作为重复节或重复表一部分的列表控件、重复节、重复表以及控件将绑定到重复域中。? 不能为空：决定了域是否必须包含值，如果域不能为空，则绑定到没有输入值的域的任何控件都

8、将用出错警告进行标记。? 用户在自定义示例表单时，对数据源具有下列限制：? 不能在插入控件时自动创建数据源。? 不能修改数据源中的现有域或组。? 根据示例表单的不同，可能无法将域或组添加到部分数据源中。在数据源中用户会发现在域或组的图标上带有不同的标记，表13-1说明了带有不同标记的域或组的具体含义。图标含义组。数据源中的一个元素，其中包含域和其他组锁定组。不能重命名、移动或删除该组，也不能向其中添加新域或组重复组。在数据源中可以多次出现的组锁定重复组。不能重命名、移动或删除该组，也不能向其中添加新域或组元素域。数据源中的一个域，它存储控件中输入的数据，此域可以包含属性域锁定元素域。不能重命名

9、、移动或删除该域，也不能向其中添加新属性重复元素域。在数据源中可以多次出现的域。控件（例如，列表、重复节和重复表）可以绑定到重复域锁定重复元素域。不能重命名、移动或删除该域，也不能向其中添加新属性属性域。数据源中的一个域，它存储控件中输入的数据，不能在此域中添加其他域锁定属性域。不能移动或删除此域必填域。如果表单上的某个控件绑定到必填域，则用户填写表单时该域不能为空2添加域在向表单中添加控件时，可以使用InfoPath 2003 自动创建数据源，如果进行了这样的操作，InfoPath 将在绑定到该控件的数据源中创建一个域。但是有些表单是不允许自动创建数据源的，例如在示例表单中就不能自动创建数据

10、源，在这种情况下为了使新插入的控件能够绑定到域或组中，可以在数据源中添加域或组。例如要在数据源的“name”组中添加两个域，具体步骤如下：步骤1 在“使用数据源”列表中将“employee”组展开，然后选中“name”组。步骤2 单击“数据源”任务窗格中的“添加”按钮，打开“添加域或组”对话框，如图13-7所示。步骤3 在“名称”文本框中输入“nan”，在“类型”下拉列表中选择“域（元素）”，在“数据类型”下拉列表中选择“真/假”，在“默认值”下拉列表中选择“空白”。图13-7“添加域或组”对话框步骤4 单击“确定”按钮，则在“name”组中添加了一个域。按照相同的方法在同一位置在添加三个域，

11、一个“名称”为“nv”，数据类型为“真/假”，“默认值”为“空白”的域；一个“名称”为“tianbiaoname”，数据类型为“文本”，“默认值”为“空白”的域，一个“名称”为“shenpiname”，数据类型为“文本”，“默认值”为“空白”的域。3添加组在数据源中不但可以添加域还可以添加组，例如要在数据源“week”组下“day1”组的“subShift1”组中添加一个名为“marryHours”的组，具体步骤如下：步骤1 在“使用数据源”列表中将“week”组展开，然后再将“day1”组展开，选中“subShift1”组。步骤2 单击“数据源”任务窗格中的“添加”按钮，打开“添加域或组”对

12、话框步骤3 在“名称”文本框中输入“marryHours”，在“类型”下拉列表中选择“组”。步骤4 单击“确定”按钮，则在“subShift1”组中添加了一个组。步骤5 在“使用数据源”列表中选中新添加的“marryHours”组。步骤6 单击“数据源”任务窗格中的“添加”按钮，打开“添加域或组”对话框。步骤7 在“名称”文本框中输入“hours”，在“类型”下拉列表中选择“域（元素）”，在“数据类型”下拉列表中选择“文本”，在“默认值”下拉列表中选择“空白”。步骤8 单击“确定”按钮，则在新添加的组“marryHours”中添加了一个域“hours”。13.1.3 应用版式在InfoPath

13、 2003 中，表单的外观结构或版式通过使用版式表格创建。所谓版式表格，就是用来放置表单内容（如文本或控件）的单元格集合。定义了表单版式后，用户就可以在其中键入标题或其他文本、插入域和控件，并添加用户可以使用的节和表格。版式表格的格式设置和编辑类似于其他Office 21003程序中对表格的操作，用户可以使用“表格”菜单设置所选表格的格式，或右键单击表格以设置其属性。在打开的示例表格中应用版式表格的具体步骤如下：步骤1 在“设计任务”任务窗格中单击“版式选项”，切换到“版式”任务窗格，如图13-8所示。步骤2 将鼠标定位在示例表单的最后一个版式表格中的任意位置，此时在版式表格的左上角显示出一个

14、控制方块，单击它选中整个版式表格，如图13-8所示。单击此处选中版式表格图13-8 选中版式表格步骤3 执行“表格”|“删除”|“表格”命令，将版式表格删除，如图13-9所示。图13-9 删除版式表格的效果步骤4 在任务窗格的“插入版式”列表中单击“两列表格”选项则在表单中插入了一个两列的版式表格，如图13-10所示。步骤5 在版式表格的两个列中分别输入“填表人”和“审批人”。图13-10 插入版式表格的效果13.1.4 插入控件填写表单时，用户可以通过在文本框中键入、选择列表中的项目、选中复选框等操作输入信息，用户与之交互的对象被称为控件。控件是显示在表单上的图形对象，例如文本框、复选框或按

15、钮等，输入到控件中的信息将存储在表单的数据源中。InfoPath 表单上几乎所有的控件都与数据源相关联或绑定，大多数控件都将绑定到域。域是保存输入到控件中信息的位置。如果域未绑定控件或者未正确绑定控件，则输入到控件中的信息将无法保存。在InfoPath 2003 中设计表单时，用户可以选择每次插入控件时自动在数据源中创建域或将控件绑定到现有域。对于打开的示例表单来说由于在表单中不能自动创建数据源，所以在插入控件时只能将控件绑定到现有域。1直接插入控件在表单中用户可以直接应用“控件”任务窗格在表单中插入控件，具体步骤如下：步骤1 在“设计任务”任务窗格中单击“控件”选项，切换到“控件”任务窗格。

16、图13-11 “复选框 绑定”对话框步骤2 将鼠标定位在“员工信息”区域的“姓名”下面控件的后面，按回车键增加一个新行并输入文本“性别”，再次按回车键，增加一个新行。步骤3 在“控件”任务窗格的“插入控件”列表中单击“复选框”选项，此时将打开“复选框 绑定”对话框，如图13-11所示。步骤4 在数据源列表中选中“employee”组下“name”组中的“nan”域。步骤5 单击“确定”按钮，将复选框插入到表单中，如图13-12所示。新插入的控件图13-12 插入控件的效果步骤6 将鼠标定位在新插入控件的后面，再次在“插入控件”列表中单击“复选框”选项，然后在“复选框 绑定”对话框中选中“emp

17、loyee”组下“name”组中的“nv”域，单击“确定”按钮。步骤7 将新插入控件后面的文本“nan”改为“男”，文本“nv”改为“女”，并利用空格键适当调整两个复选框的位置，效果如图13-13所示。图13-13 调整控件的效果2利用数据源插入控件在设计表单时用户还可以利用数据源在表单中直接插入控件，具体步骤如下：步骤1 在“设计任务”任务窗格中单击“数据源”选项，切换到“数据源”任务窗格。步骤2 在示例表单中单击选中“员工信息”区域的“部门”下面的文本框控件，此时在应用数据源列表中将显示出与该控件绑定的域，如图13-14所示。步骤3 单击该域右侧的下三角箭头，出现一个下拉列表如图13-14

18、所示。图13-14 应用数据源插入控件步骤4 在列表中单击“下拉列表框”选项，则原来的文本框控件被替换为下拉列表框控件，如图13-15所示。图13-15 应用数据源插入控件的效果图13-16 “下拉列表框 属性”对话框步骤5 双击插入的下拉列表框控件，打开“下拉列表框 属性”对话框，如图13-16所示。步骤6 在“列表框项”区域选中“手动输入列表框项”单选按钮，单击“添加”按钮，打开“添加选项”对话框，如图13-17所示。图13-17 “添加选项”对话框步骤7 在“值”文本框中输入下拉列表框中的值，在“显示名称”文本框中输入相应的值在下拉列表框中显示的名称，单击“确定”按钮，则该选项被添加到下

19、拉列表中。按照相同的方法在下拉列表中添加其他的值。3在表格中插入控件在设计表单时用户还可以在表单中插入的表格中插入控件，具体步骤如下：步骤1 将鼠标定位在“出勤状况”区域表格的“丧假”单元格中。步骤2 执行“表格”|“插入”|“行（在下方）”命令，在“丧假”行的下面插入一个新的行，如图13-18所示。图13-18 在表格中插入新的行步骤3 在第一个单元格中输入文本“婚假”，将鼠标定位在第二个单元格中。步骤4 在“数据源”任务窗格的“使用数据源”列表展开“week”组，然后在展开“day1”组，在“subShift1”组中找到“marryHours”组并将其展开，选中该组中的“hours”域。步

20、骤5 单击选中域右侧的下三角箭头，在下拉列表中单击“文本框”选项，则在第二个表格中插入了一个文本框控件，如图13-19所示。图13-19 在表格中插入的文本框控件步骤6 选中插入的控件附带的文本，并将其删除，双击插入的文本框控件，打开“文本框 属性”对话框，如图13-20所示。图13-20 “文本框 属性”对话框步骤7 在“域名称”文本框中输入“hours”，在“数据类型”下拉列表中选择“小数”，单击“格式”按钮，打开“十进制格式”对话框，如图13-21所示。图13-21 “十进制格式”对话框步骤8 在“格式”区域选择“数字”单选按钮，在“小数位数”下拉列表中选择“2”，选中“使用千位分隔符”

21、对话框，在“负数显示格式”下拉列表中选择一种负数的显示格式，单击“确定”按钮，返回“文本框 属性”对话框，单击“应用”按钮。步骤9 单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框，单击“添加”按钮，打开如图13-22所示的“数据验证”对话框。图13-22 “数据验证”对话框步骤9 在第一个下拉列表中选择“hours”，在第二个下拉列表中选择“小于”，在第三个下拉列表中选择“键入数字”，然后输入0，单击“与”按钮增加一个条件，在第一个条件的最后一个下拉列表中选择“或”。步骤10 按照类似的方法输入如图13-23所示的条件，依次单击“确定”按钮返回“文本框 属性”对话框。步骤11 单击“确定”按钮。

22、图13-23 输入验证条件4测试控件在插入控件后用户可以测试控件是否正常绑定到域中，将鼠标指向插入的控件，在控件的右上角将显示不同类型的图标，这些图标可以表明控件是否正常绑定到域，如表13-2所示。表13-2 绑定图标的含义绑定图标含义绑定正确。选中控件或鼠标指针停留在控件上时，将显示该图标以及数据源中所选控件绑定到的域和组的名称由于潜在的绑定问题，控件可能无法按预期运行。无论是否选中控件，都将显示该图标。选中控件或鼠标指针停留在控件上时，将显示控件所绑定到的域和组的名称以及一条简短消息。若要标识该绑定问题，请用鼠标右键单击该控件，再单击快捷菜单上的“详细信息”由于存在绑定问题，控件不能正确运

23、行，当用户保存表单时，控件中键入的任何数据都将丢失。无论是否选中控件，都将显示该图标。若要标识该绑定问题，请用鼠标右键单击该控件，再单击快捷菜单上的“详细信息”13.1.5 使用视图所谓视图是指表单特定的显示设置，可通过表单模板来保存，并可在填写表单时应用到表单数据中。1创建新的视图每一个InfoPath 2003 表单具有一个默认视图，该视图在打开和填写表单时显示。表单设计者也可以创建表单的自定义视图，创建自定义视图可用于多种情况。例如，如果为公司中的不同用户分别设计表单耗时太长或太复杂，用户可以将表单部件移至不同的自定义视图，并由用户选择哪种视图能最好地满足其需求。创建新表单的具体步骤如下

24、：步骤1 在“设计任务”任务窗格中单击“视图”选项，切换到“视图”任务窗格，如图13-24所示。图13-24 “视图”任务窗格步骤2 在“操作”区域单击“添加新视图”选项，打开“添加新视图”对话框，如图13-25所示。步骤3 在“新视图名称”文本框中输入视图的名称，单击“确定”按钮，则添加的视图显示在“选择视图”列表中。图13-25 “添加视图”对话框2设置视图属性用户可在视图之间进行切换，以便选择表单中显示的数据量。在设计模式中，可以设置表单视图的背景色、版式宽度以及文本格式选项。设置视图属性的具体步骤如下：步骤1 在“视图”任务窗格的“选择视图”列表中选择要设置属性的视图。步骤2 单击“视

25、图属性”按钮，打开“视图属性”对话框。选择“常规”选项卡，如图13-26所示。图13-26 “视图属性”对话框步骤3 在“视图名称”文本框中输入视图的名称，在“背景色”下拉列表中，选择视图的背景颜色。步骤4 选择“文本设置”选项卡，如图13-27所示。在“将设置应用于”列表中选择要设置文本格式的控件，然后在右侧对控件的具体格式进行设置。步骤5 选择“打印设置”选项卡，如图13-28所示。在“选择一个现有视图作为该表单的默认打印视图”列表中，选择适当的视图作为默认的视图，在方向区域选择是纵向打印还是横向打印，在“页眉和页脚”区域输入页眉和页脚的文本。v 图13-27 设置控件文本格式 图13-2

26、8 设置打印视图13.1.6 保存和发布表单在设计表单模板结束后，用户可将设计的表单保存到用户的计算机上，还可以将其发布使其对其他用户可用。在设计模式中保存表单时，实际上是保存了一个表单模板，其文件扩展名为.xsn。在对表单进行保存前，用户可以预览设计表单的效果。保存表单的具体步骤如下：步骤1 单击“格式”工具栏上的“预览表单”按钮，则打开一个预览视图，如图13-29所示。步骤2 在预览视图中观察表单的设计效果，预览完毕，单击“关闭预览”按钮，返回设计视图，在视图中对不满意的地方进行重新设计。图13-29 预览视图步骤3 执行“文件”|“另存为”命令，打开如图13-30所示的对话框。图13-3

27、0 选择保存或发布表单步骤4 单击“保存”按钮，打开“另存为”对话框，如图13-31所示。步骤5 在“文件名”文本框框中输入保存的文件名，在“保存位置”下拉列表中选择保存的位置。步骤6 单击“更改名称”按钮，用户可以在打开的“更改名称”对话框中更改表单的名称。步骤7 单击“保存”按钮。图13-31 “另存为”对话框提示：若要使表单模板可供其他人使用，必须通过使用InfoPath 2003的“发布向导”将其发布。执行“文件”|“发布”命令打开“发布向导”对话框，用户可以按照向导中的说明进行操作。13.2 填写表单设计表单的目的是为了填写表单，在填写表单时用户可以使用一些技巧来快速填写表。13.2

28、.1 打开表单在填写表单时，可打开新的空白表单或者已保存的表单进行填写。用户可以从“填写表单”任务窗格开始定位并填写表单。执行“文件”|“填写表单”命令，打开“填写表单”任务窗格，如图13-32所示。在“填写表单”区域列出了最近打开过的表单，用户可以单击其中的任何一个打开进行填写。如果单击“其他表单”选项，则会打开“表单”对话框，在对话框中用户可以选择要打开的表单。如果单击“在我的电脑上”选项，则打开“打开”对话框，在对话框中用户可以选择打开本地计算机上的表单。图13-32 “填写表单”任务窗格13.2.2 启用自动完成功能快速填写InfoPath 使用 Microsoft Internet

29、Explorer 提供的“自动完成”功能，可以保存以前填写表单时键入域中的文本。图13-33 表单的自动完成功能如果打开了“自动完成”功能，并对表单中的域启用了该功能，则当用户在该域中键入开始的几个字符后，“自动完成”功能会根据用户以前键入的文本列出可能的匹配项。用户可以选择所需的文本，如果建议的文本都与用户正键入的文本不一致，可以继续在域中键入其他内容。例如在表单的姓名域中输入过“赵树林”的信息，当用户在姓名域中输入信息“赵”时表单则会初现提示信息，如图13-33所示，用户可以选择表单提示的信息也可继续输入信息。提示：如果表单设计者没有为表单中域启用“自动完成”功能，则用户无法在填写表单时使

30、用“自动完成”功能。13.2.3 在多个域间快速移动虽然移动鼠标指针是访问表单域的常用便捷方式，但有时使用键盘在域之间移动更加迅速。用户可以要按照表单的 Tab 键次序在不同的域间移动：? 如果要移动到下一个域，按 Tab。? 如果要移动到上一个域，按 Shift+Tab。? 如果要将插入点移动到上（下）一行，可以相应地按上（下）方向键。 13.2.4 检查表单中的数据错误InfoPath 2003 在用户键入时自动检查输入表单的信息是否有数据错误。如果发现用户键入表单的信息有问题，则会向用户显示传统的对话框警告或内嵌警告。例如在填写表单出勤状况的时间是没有按照时间域设置的数据有效性进行输入，

31、则在输入时间确认后，将会弹一个警告对话框，如图13-34所示。阅读提示信息后单击“确定”，然后对错误进行更改。图13-34 警告对话框在填写表单信息时如果没有出现警告对话框，但是填写信息的域却被红色虚线圈定，这也表明填写的数据有误。此时用鼠标右键单击带有红色虚线的域，则会在快捷菜单中显示有关数据问题的简短说明，如图13-35所示。图13-35 数据问题的说明13.2.5 切换视图如果用户填写的表单具有多个视图，用户可以在填写时在不同的视图中切换。如果要切换视图在“视图”菜单上，单击适当的视图即可。如果所填写的表单只有一个视图，则“视图”菜单中将没有可用的视图名称。13.2.6 保存填写表单保存已填写好的表单时，保存后的文件扩展名为 .xml，保存填写表单的具体步骤如下：步骤1 执行“文件”|“保存”命令，打开“另存为”对话框，如图13-36所示。步骤2 在“保存位置”下拉列表中