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第13章利用InfoPath2003制作表单2

13.1设计表单3

13.1.1在设计模式中打开表单3

13.1.2使用数据源4

13.1.3应用版式7

13.1.4插入控件8

13.1.5使用视图14

13.1.6保存和发布表单16

13.2填写表单18

13.2.1打开表单18

13.2.2启用自动完成功能快速填写18

13.2.3在多个域间快速移动19

13.2.4检查表单中的数据错误19

13.2.5切换视图20

13.2.6保存填写表单20

第13章利用InfoPath2003制作表单

InfoPath20031是用来设计和填写功能丰富动态表单的软件，表单的文件格式是工业标准的可扩展标记语言（XML），它使得出于不同目的跨不同文档或系统重新利用信息更加容易。

例如，在InfoPath表单中收集的信息可以直接存储在数据库中、Web服务器或文件共享中，或者运行在WindowsSharePointServices的服务器上。

本章以制作一个考勤卡表单为例介绍了InfoPath2003的使用方法，主要包括在设计模式中打开表单，使用数据源，插入控件，保存和发布表单，打开要填写的表单，对表单进行填写，保存填写的表单。

下图就是一个利用InfoPath2003制作的考勤卡。

1InfoPath2003是办公软件Office2003的组件之一，它可以使团队和公司通过丰富、动态的表单，高效的收集他们所需要的信息。

13.1设计表单

用户在日常的工作中可能会填写过各种各样的表单，在填写表单的同时用户是否考虑过如何设计一个表单，供其他人使用？

下面就介绍一下如何利用示例表单来设计表单。

InfoPath2003提供了25个为满足各种商业需要而设计的示例表单，用户可以原样使用这些表单，也可以对其进行自定义以满足特定需要。

例如，用户可以从示例表单中添加或删除控件、更改数据验证规则或添加公司徽标。

13.1.1在设计模式中打开表单

要设计表单必须在InfoPath的设计模式下进行，为了能够快速的设置出专业的表单，用户可以打开示例表单，然后进行设计。

打开示例表单的具体步骤如下：

步骤1在“开始”菜单中选择“所有程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftOfficeInfoPath2003”选项，即可启动InfoPath2003。

步骤2执行“文件”|“设计表单”命令，打开“设计表单”任务窗格，如图13-1所示。

图13-1“设计表单”任务窗格

步骤3在“设计表单”任务窗格中的“设计新表单”区域中单击“自定义示例”选项打开“自定义示例”对话框，如图13-2所示。

图13-2“自定义示例”对话框

步骤4在“示例表单”列表中选中“考勤卡（简单）”选项，单击“确定”按钮，打开示例表单，同时任务窗格也变为“设计任务”任务窗格，如图13-3所示。

图13-3打开的示例表单

提示：

用户也可以创建一个空白表单，然后从头开始设计表单，具体步骤如下：

1、执行“文件”|“设计表单”命令，打开“设计表单”任务窗格。

2、在“设计表单”任务窗格中的“设计新表单”区域中单击“新建空白表单”选项打开“自定义示例”对话框，打开一个空白表单，如图13-4所示。

图13-4创建空白表单

13.1.2使用数据源

数据源就是为InfoPath表单定义和存储数据的域和组的集合，它的作用是存储输入到表单中的所有数据，表单上的控件将绑定到数据源中的域和组，这种绑定允许保存输入到控件中的数据，输入到绑定控件中的信息将保存在与其相关联的域中。

1．关于数据源

数据源由域和组构成与硬盘上的文件夹包含和组织文件的方式相同，表单域包含数据，组则包含和组织这些域。

在“设计任务”任务窗格中单击“数据源”选项，则切换到“数据源”任务窗格，在“使用数据源”列表中列出了表单的数据源，如图13-5所示。

数据源中的域

数据源中的组

图13-5表单中的数据源

将鼠标指向数据源的域或组上，在域或组的右侧出现一个下三角箭头，单击该箭头在下拉列表中选择“属性”命令，则打开“域或组属性”对话框，如图13-6所示。

图13-6“域或组属性”对话框

在对话框中用户可以更改数据源中域和组的下列属性：

?

名称：

域或组的名称。

名称不能包含空格，必须以字母数字字符或下划线开始，并且只能包含字母数字字符、下划线、连字符以及句点。

?

类型：

域或组的类型，主要有元素域、属性域和组三种类型。

域存储输入到控件中的数据，组包含域但不能存储数据。

?

数据类型：

定义了域可以存储的数据种类。

数据类型包括文本、格式文本、整数、小数、真/假、超链接、日期、时间、日期和时间，以及图片等，只有域才有数据类型。

?

默认值：

用户首次打开表单时域所具有的初始值，只有域才有默认值。

?

重复：

决定了域或组是否可以在表单中多次出现。

作为重复节或重复表一部分的列表控件、重复节、重复表以及控件将绑定到重复域中。

?

不能为空：

决定了域是否必须包含值，如果域不能为空，则绑定到没有输入值的域的任何控件都将用出错警告进行标记。

?

用户在自定义示例表单时，对数据源具有下列限制：

?

不能在插入控件时自动创建数据源。

?

不能修改数据源中的现有域或组。

?

根据示例表单的不同，可能无法将域或组添加到部分数据源中。

在数据源中用户会发现在域或组的图标上带有不同的标记，

表13-1说明了带有不同标记的域或组的具体含义。

图标

含义

组。

数据源中的一个元素，其中包含域和其他组

锁定组。

不能重命名、移动或删除该组，也不能向其中添加新域或组

重复组。

在数据源中可以多次出现的组

锁定重复组。

不能重命名、移动或删除该组，也不能向其中添加新域或组

元素域。

数据源中的一个域，它存储控件中输入的数据，此域可以包含属性域

锁定元素域。

不能重命名、移动或删除该域，也不能向其中添加新属性

重复元素域。

在数据源中可以多次出现的域。

控件（例如，列表、重复节和重复表）可以绑定到重复域

锁定重复元素域。

不能重命名、移动或删除该域，也不能向其中添加新属性

属性域。

数据源中的一个域，它存储控件中输入的数据，不能在此域中添加其他域

锁定属性域。

不能移动或删除此域

必填域。

如果表单上的某个控件绑定到必填域，则用户填写表单时该域不能为空

2．添加域

在向表单中添加控件时，可以使用InfoPath2003自动创建数据源，如果进行了这样的操作，InfoPath将在绑定到该控件的数据源中创建一个域。

但是有些表单是不允许自动创建数据源的，例如在示例表单中就不能自动创建数据源，在这种情况下为了使新插入的控件能够绑定到域或组中，可以在数据源中添加域或组。

例如要在数据源的“name”组中添加两个域，具体步骤如下：

步骤1在“使用数据源”列表中将“employee”组展开，然后选中“name”组。

步骤2单击“数据源”任务窗格中的“添加”按钮，打开“添加域或组”对话框，如图13-7所示。

步骤3在“名称”文本框中输入“nan”，在“类型”下拉列表中选择“域（元素）”，在“数据类型”下拉列表中选择“真/假”，在“默认值”下拉列表中选择“空白”。

图13-7“添加域或组”对话框

步骤4单击“确定”按钮，则在“name”组中添加了一个域。

按照相同的方法在同一位置在添加三个域，一个“名称”为“nv”，数据类型为“真/假”，“默认值”为“空白”的域；一个“名称”为“tianbiaoname”，数据类型为“文本”，“默认值”为“空白”的域，一个“名称”为“shenpiname”，数据类型为“文本”，“默认值”为“空白”的域。

3．添加组

在数据源中不但可以添加域还可以添加组，例如要在数据源“week”组下“day1”组的“subShift1”组中添加一个名为“marryHours”的组，具体步骤如下：

步骤1在“使用数据源”列表中将“week”组展开，然后再将“day1”组展开，选中“subShift1”组。

步骤2单击“数据源”任务窗格中的“添加”按钮，打开“添加域或组”对话框

步骤3在“名称”文本框中输入“marryHours”，在“类型”下拉列表中选择“组”。

步骤4单击“确定”按钮，则在“subShift1”组中添加了一个组。

步骤5在“使用数据源”列表中选中新添加的“marryHours”组。

步骤6单击“数据源”任务窗格中的“添加”按钮，打开“添加域或组”对话框。

步骤7在“名称”文本框中输入“hours”，在“类型”下拉列表中选择“域（元素）”，在“数据类型”下拉列表中选择“文本”，在“默认值”下拉列表中选择“空白”。

步骤8单击“确定”按钮，则在新添加的组“marryHours”中添加了一个域“hours”。

13.1.3应用版式

在InfoPath2003中，表单的外观结构或版式通过使用版式表格创建。

所谓版式表格，就是用来放置表单内容（如文本或控件）的单元格集合。

定义了表单版式后，用户就可以在其中键入标题或其他文本、插入域和控件，并添加用户可以使用的节和表格。

版式表格的格式设置和编辑类似于其他Office21003程序中对表格的操作，用户可以使用“表格”菜单设置所选表格的格式，或右键单击表格以设置其属性。

在打开的示例表格中应用版式表格的具体步骤如下：

步骤1在“设计任务”任务窗格中单击“版式选项”，切换到“版式”任务窗格，如图13-8所示。

步骤2将鼠标定位在示例表单的最后一个版式表格中的任意位置，此时在版式表格的左上角显示出一个控制方块，单击它选中整个版式表格，如图13-8所示。

单击此处选中版式表格

图13-8选中版式表格

步骤3执行“表格”|“删除”|“表格”命令，将版式表格删除，如图13-9所示。

图13-9删除版式表格的效果

步骤4在任务窗格的“插入版式”列表中单击“两列表格”选项则在表单中插入了一个两列的版式表格，如图13-10所示。

步骤5在版式表格的两个列中分别输入“填表人”和“审批人”。

图13-10插入版式表格的效果

13.1.4插入控件

填写表单时，用户可以通过在文本框中键入、选择列表中的项目、选中复选框等操作输入信息，用户与之交互的对象被称为控件。

控件是显示在表单上的图形对象，例如文本框、复选框或按钮等，输入到控件中的信息将存储在表单的数据源中。

InfoPath表单上几乎所有的控件都与数据源相关联或绑定，大多数控件都将绑定到域。

域是保存输入到控件中信息的位置。

如果域未绑定控件或者未正确绑定控件，则输入到控件中的信息将无法保存。

在InfoPath2003中设计表单时，用户可以选择每次插入控件时自动在数据源中创建域或将控件绑定到现有域。

对于打开的示例表单来说由于在表单中不能自动创建数据源，所以在插入控件时只能将控件绑定到现有域。

1．直接插入控件

在表单中用户可以直接应用“控件”任务窗格在表单中插入控件，具体步骤如下：

步骤1在“设计任务”任务窗格中单击“控件”选项，切换到“控件”任务窗格。

图13-11“复选框绑定”对话框

步骤2将鼠标定位在“员工信息”区域的“姓名”下面控件的后面，按回车键增加一个新行并输入文本“性别”，再次按回车键，增加一个新行。

步骤3在“控件”任务窗格的“插入控件”列表中单击“复选框”选项，此时将打开“复选框绑定”对话框，如图13-11所示。

步骤4在数据源列表中选中“employee”组下“name”组中的“nan”域。

步骤5单击“确定”按钮，将复选框插入到表单中，如图13-12所示。

新插入的控件

图13-12插入控件的效果

步骤6将鼠标定位在新插入控件的后面，再次在“插入控件”列表中单击“复选框”选项，然后在“复选框绑定”对话框中选中“employee”组下“name”组中的“nv”域，单击“确定”按钮。

步骤7将新插入控件后面的文本“nan”改为“男”，文本“nv”改为“女”，并利用空格键适当调整两个复选框的位置，效果如图13-13所示。

图13-13调整控件的效果

2．利用数据源插入控件

在设计表单时用户还可以利用数据源在表单中直接插入控件，具体步骤如下：

步骤1在“设计任务”任务窗格中单击“数据源”选项，切换到“数据源”任务窗格。

步骤2在示例表单中单击选中“员工信息”区域的“部门”下面的文本框控件，此时在应用数据源列表中将显示出与该控件绑定的域，如图13-14所示。

步骤3单击该域右侧的下三角箭头，出现一个下拉列表如图13-14所示。

图13-14应用数据源插入控件

步骤4在列表中单击“下拉列表框”选项，则原来的文本框控件被替换为下拉列表框控件，如图13-15所示。

图13-15应用数据源插入控件的效果

图13-16“下拉列表框属性”对话框

步骤5双击插入的下拉列表框控件，打开“下拉列表框属性”对话框，如图13-16所示。

步骤6在“列表框项”区域选中“手动输入列表框项”单选按钮，单击“添加”按钮，打开“添加选项”对话框，如图13-17所示。

图13-17“添加选项”对话框

步骤7在“值”文本框中输入下拉列表框中的值，在“显示名称”文本框中输入相应的值在下拉列表框中显示的名称，单击“确定”按钮，则该选项被添加到下拉列表中。

按照相同的方法在下拉列表中添加其他的值。

3．在表格中插入控件

在设计表单时用户还可以在表单中插入的表格中插入控件，具体步骤如下：

步骤1将鼠标定位在“出勤状况”区域表格的“丧假”单元格中。

步骤2执行“表格”|“插入”|“行（在下方）”命令，在“丧假”行的下面插入一个新的行，如图13-18所示。

图13-18在表格中插入新的行

步骤3在第一个单元格中输入文本“婚假”，将鼠标定位在第二个单元格中。

步骤4在“数据源”任务窗格的“使用数据源”列表展开“week”组，然后在展开“day1”组，在“subShift1”组中找到“marryHours”组并将其展开，选中该组中的“hours”域。

步骤5单击选中域右侧的下三角箭头，在下拉列表中单击“文本框”选项，则在第二个表格中插入了一个文本框控件，如图13-19所示。

图13-19在表格中插入的文本框控件

步骤6选中插入的控件附带的文本，并将其删除，双击插入的文本框控件，打开“文本框属性”对话框，如图13-20所示。

图13-20“文本框属性”对话框

步骤7在“域名称”文本框中输入“hours”，在“数据类型”下拉列表中选择“小数”，单击“格式”按钮，打开“十进制格式”对话框，如图13-21所示。

图13-21“十进制格式”对话框

步骤8在“格式”区域选择“数字”单选按钮，在“小数位数”下拉列表中选择“2”，选中“使用千位分隔符”对话框，在“负数显示格式”下拉列表中选择一种负数的显示格式，单击“确定”按钮，返回“文本框属性”对话框，单击“应用”按钮。

步骤9单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框，单击“添加”按钮，打开如图13-22所示的“数据验证”对话框。

图13-22“数据验证”对话框

步骤9在第一个下拉列表中选择“hours”，在第二个下拉列表中选择“小于”，在第三个下拉列表中选择“键入数字”，然后输入0，单击“与”按钮增加一个条件，在第一个条件的最后一个下拉列表中选择“或”。

步骤10按照类似的方法输入如图13-23所示的条件，依次单击“确定”按钮返回“文本框属性”对话框。

步骤11单击“确定”按钮。

图13-23输入验证条件

4．测试控件

在插入控件后用户可以测试控件是否正常绑定到域中，将鼠标指向插入的控件，在控件的右上角将显示不同类型的图标，这些图标可以表明控件是否正常绑定到域，如表13-2所示。

表13-2绑定图标的含义

绑定图标

含义

绑定正确。

选中控件或鼠标指针停留在控件上时，将显示该图标以及数据源中所选控件绑定到的域和组的名称

由于潜在的绑定问题，控件可能无法按预期运行。

无论是否选中控件，都将显示该图标。

选中控件或鼠标指针停留在控件上时，将显示控件所绑定到的域和组的名称以及一条简短消息。

若要标识该绑定问题，请用鼠标右键单击该控件，再单击快捷菜单上的“详细信息”

由于存在绑定问题，控件不能正确运行，当用户保存表单时，控件中键入的任何数据都将丢失。

无论是否选中控件，都将显示该图标。

若要标识该绑定问题，请用鼠标右键单击该控件，再单击快捷菜单上的“详细信息”

13.1.5使用视图

所谓视图是指表单特定的显示设置，可通过表单模板来保存，并可在填写表单时应用到表单数据中。

1．创建新的视图

每一个InfoPath2003表单具有一个默认视图，该视图在打开和填写表单时显示。

表单设计者也可以创建表单的自定义视图，创建自定义视图可用于多种情况。

例如，如果为公司中的不同用户分别设计表单耗时太长或太复杂，用户可以将表单部件移至不同的自定义视图，并由用户选择哪种视图能最好地满足其需求。

创建新表单的具体步骤如下：

步骤1在“设计任务”任务窗格中单击“视图”选项，切换到“视图”任务窗格，如图13-24所示。

图13-24“视图”任务窗格

步骤2在“操作”区域单击“添加新视图”选项，打开“添加新视图”对话框，如图13-25所示。

步骤3在“新视图名称”文本框中输入视图的名称，单击“确定”按钮，则添加的视图显示在“选择视图”列表中。

图13-25“添加视图”对话框

2．设置视图属性

用户可在视图之间进行切换，以便选择表单中显示的数据量。

在设计模式中，可以设置表单视图的背景色、版式宽度以及文本格式选项。

设置视图属性的具体步骤如下：

步骤1在“视图”任务窗格的“选择视图”列表中选择要设置属性的视图。

步骤2单击“视图属性”按钮，打开“视图属性”对话框。

选择“常规”选项卡，如图13-26所示。

图13-26“视图属性”对话框

步骤3在“视图名称”文本框中输入视图的名称，在“背景色”下拉列表中，选择视图的背景颜色。

步骤4选择“文本设置”选项卡，如图13-27所示。

在“将设置应用于”列表中选择要设置文本格式的控件，然后在右侧对控件的具体格式进行设置。

步骤5选择“打印设置”选项卡，如图13-28所示。

在“选择一个现有视图作为该表单的默认打印视图”列表中，选择适当的视图作为默认的视图，在方向区域选择是纵向打印还是横向打印，在“页眉和页脚”区域输入页眉和页脚的文本。

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图13-27设置控件文本格式图13-28设置打印视图

13.1.6保存和发布表单

在设计表单模板结束后，用户可将设计的表单保存到用户的计算机上，还可以将其发布使其对其他用户可用。

在设计模式中保存表单时，实际上是保存了一个表单模板，其文件扩展名为.xsn。

在对表单进行保存前，用户可以预览设计表单的效果。

保存表单的具体步骤如下：

步骤1单击“格式”工具栏上的“预览表单”按钮，则打开一个预览视图，如图13-29所示。

步骤2在预览视图中观察表单的设计效果，预览完毕，单击“关闭预览”按钮，返回设计视图，在视图中对不满意的地方进行重新设计。

图13-29预览视图

步骤3执行“文件”|“另存为”命令，打开如图13-30所示的对话框。

图13-30选择保存或发布表单

步骤4单击“保存”按钮，打开“另存为”对话框，如图13-31所示。

步骤5在“文件名”文本框框中输入保存的文件名，在“保存位置”下拉列表中选择保存的位置。

步骤6单击“更改名称”按钮，用户可以在打开的“更改名称”对话框中更改表单的名称。

步骤7单击“保存”按钮。

图13-31“另存为”对话框

提示：

若要使表单模板可供其他人使用，必须通过使用InfoPath2003的“发布向导”将其发布。

执行“文件”|“发布”命令打开“发布向导”对话框，用户可以按照向导中的说明进行操作。

13.2填写表单

设计表单的目的是为了填写表单，在填写表单时用户可以使用一些技巧来快速填写表。

13.2.1打开表单

在填写表单时，可打开新的空白表单或者已保存的表单进行填写。

用户可以从“填写表单”任务窗格开始定位并填写表单。

执行“文件”|“填写表单”命令，打开“填写表单”任务窗格，如图13-32所示。

在“填写表单”区域列出了最近打开过的表单，用户可以单击其中的任何一个打开进行填写。

如果单击“其他表单”选项，则会打开“表单”对话框，在对话框中用户可以选择要打开的表单。

如果单击“在我的电脑上”选项，则打开“打开”对话框，在对话框中用户可以选择打开本地计算机上的表单。

图13-32“填写表单”任务窗格

13.2.2启用自动完成功能快速填写

InfoPath使用MicrosoftInternetExplorer提供的“自动完成”功能，可以保存以前填写表单时键入域中的文本。

图13-33表单的自动完成功能

如果打开了“自动完成”功能，并对表单中的域启用了该功能，则当用户在该域中键入开始的几个字符后，“自动完成”功能会根据用户以前键入的文本列出可能的匹配项。

用户可以选择所需的文本，如果建议的文本都与用户正键入的文本不一致，可以继续在域中键入其他内容。

例如在表单的姓名域中输入过“赵树林”的信息，当用户在姓名域中输入信息“赵”时表单则会初现提示信息，如图13-33所示，用户可以选择表单提示的信息也可继续输入信息。

提示：

如果表单设计者没有为表单中域启用“自动完成”功能，则用户无法在填写表单时使用“自动完成”功能。

13.2.3在多个域间快速移动

虽然移动鼠标指针是访问表单域的常用便捷方式，但有时使用键盘在域之间移动更加迅速。

用户可以要按照表单的Tab键次序在不同的域间移动：

?

如果要移动到下一个域，按Tab。

?

如果要移动到上一个域，按Shift+Tab。

?

如果要将插入点移动到上（下）一行，可以相应地按上（下）方向键。

13.2.4检查表单中的数据错误

InfoPath2003在用户键入时自动检查输入表单的信息是否有数据错误。

如果发现用户键入表单的信息有问题，则会向用户显示传统的对话框警告或内嵌警告。

例如在填写表单出勤状况的时间是没有按照时间域设置的数据有效性进行输入，则在输入时间确认后，将会弹一个警告对话框，如图13-34所示。

阅读提示信息后单击“确定”，然后对错误进行更改。

图13-34警告对话框

在填写表单信息时如果没有出现警告对话框，但是填写信息的域却被红色虚线圈定，这也表明填写的数据有误。

此时用鼠标右键单击带有红色虚线的域，则会在快捷菜单中显示有关数据问题的简短说明，如图13-35所示。

图13-35数据问题的说明

13.2.5切换视图

如果用户填写的表单具有多个视图，用户可以在填写时在不同的视图中切换。

如果要切换视图在“视图”菜单上，单击适当的视图即可。

如果所填写的表单只有一个视图，则“视图”菜单中将没有可用的视图名称。

13.2.6保存填写表单

保存已填写好的表单时，保存后的文件扩展名为.xml，保存填写表单的具体步骤如下：

步骤1执行“文件”|“保存”命令，打开“另存为”对话框，如图13-36所示。

步骤2在“保存位置”下拉列表中