办公室基本知识手册.docx

1、办公室基本知识手册办公室基本知识手册前言为普及办公室基本知识，提升工作效率，特编制本手册。望对工作有所裨益。一、基础知识及技能（一）办公室的性质。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构，是协助单位领导办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门，是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。（二）个人素质技能。1、知识结构(1)基础知识：科学文化知识、政治理论知识、政策法规知识。(2)专业知识：秘书专业知识、办公专门知识（行业性、事务性管理知识）。(3)相关知识：方法论知识、心理学知识、社交知识、其他科学知识。2、业务能力要求(1)基础能力：写作和办

2、事能力。(2)一般技巧：参谋技巧、协调技巧、公关技巧、调研技巧、应急技巧。(3)特殊技能：电脑、录音、摄影摄像、速记、打印、驾驶等。3、思想素质要求公道正派；严守机密；服从领导；埋头苦干。二、工作内容随着组织所处时期以及担负的工作任务的不同，办公室具体工作内容会有差异，但其常规工作可以概括为以下几个方面。（一）办文办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分为以下三方面事项：1、文件收发。包括收文和发文两个方面：收文指对上级部门、同级职能部门以及下级单位送达的文件、批示件、督查件、会议纪要等文件的扭转；发文指以部门名义发出的各类正式公文。2、撰写材料。主要指文件、信函、稿件等的撰写

3、，包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。3、档案管理。指对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档，并在此基础上做好对档案的查阅和保管工作。 （二）办会办会工作是指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，包括会前的筹备和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。具体可以分为一般会务工作和接待工作。1、一般会务工作。指两人以上直接或间接参加的围绕特定主题、履行一定程序而展开的活动。2、接待工作。接待对象国别的不同，具体可以：(1)内宾接待。指对国内客人的接待，主要包括对来访客人的迎接、招待、洽谈、参观和欢送等礼仪活动。(2)外宾接待。指对来自国外客人的接待，与内宾接待程序基本一致。在

4、接待过程中需要注意不同国别的客人在风俗文化上的差异，尤其注意在饮食文化上的禁忌。（三）办事办事工作主要包括财务管理、后勤管理、印章管理和保密管理四部分。1.财务管理。是组织部门财务活动，处理财务关系的一项经济管理工作，具体包括制定本部门年度预算、审批经费、审核报销单据等内容。2.后勤管理。对工作中所需物资进行管理，以使组织实现目标。3.印信管理。印章是机关、单位权力的象征和职能的标志，具有一定的权威性和法定性，具有全权威、证明、标志的作用；介绍信是单位对外联系、商洽事务的凭证。印信管理是指对单位印章和信证的管理。4.保密管理。指对工作中获悉的，以不同载体呈现的各类涉密材料的管理。三、工作技巧(

5、一)文件管理技巧1、收文事务。收文事务主要包括以下流程：(1)拟办：指对来文的处理，作出初步意见呈领导批办。(2)请办：包含请办法和请批法两种。(3)传阅：指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。(4)催办：是指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促检查。(5)承办：是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。(6)办复：是指需办理的文件在办毕后，对来文单位所作的答复。2、发文事务。发文事务包括：(1)发文程序：拟稿审核签发缮印、校对用印、登记、封发。(2)传文：指根据文件内容和规定的传达范围，利用会议进行口头传达。根据时限要求，可一次

6、性传达，也可分几次传达。3、文件管理中需要分清不同文件的类型，不同类型的文件分类扭转。同时需要注意对于涉密文件领导阅后立即退回办公室，不横传，不下传，更不能泄露在工作中知悉的秘密。4、领导及各科室须长期使用的文件，由领导在阅批单上批示，办公室统一复印分发，原件退回存档。5、对于急办文件有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及实现要求，交有关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。（二）协调工作的技巧1、协调工作技巧六字要诀(1)“硬”协调：指运用行政法规组织协调；(2)“软”协调：指运用道德舆论的力量和负责政治工作的优势进行协调处理；(3)“冷”协调：指

7、运用冷处理的办法解决矛盾，特点是“避其锋芒，以柔克刚，后发制人”；(4)“热”协调：指趁热打铁的方法解决矛盾、协同处理问题；(5)“明”协调：指利用会议、谈话、对话、谈判形式进行公开场合下的协商解决矛盾；(6)“暗”协调：指与“明”协调相辅的方法，首先背后做工作、协调关系，再转入“明”协调解决问题。2、内部人际关系协调的技巧(1)协调与领导关系的技巧： 勇担重担； 切勿越位； 巧言进谏； 贵在勤奋：手要勤、脑要勤。(2)协调与下级关系的技巧： 以身作则：带头搞好人际关系；要带头树立良好的职业道德；要带头廉洁奉公。 协调下级关系中的平衡艺术：平衡利益的可容性；平衡心理的可接受性；平衡空间的等距性

8、。 协调下级关系中的引力艺术：作风的吸引性；态度的相近性；需求的互补性。(3)熟练运用协调工作中的语言技巧。 激励的语言艺术。情愫真切；扬长也须论短；多用通俗语言。 说服的语言技巧。以情动人；巧妙利用数字；重复申述；采用比喻；用名人的话或俗语来支持你的言论。 批评的语言艺术。使用幽默的语言；多用委婉语言；批评应注意场合；批评语适度技巧。（三）会务活动技巧1、认真做好会前准备工作。(1)确定会议名称：以与会者的身份或职务作为会议名称的主体；以会议的内容作为会议名称的主体；(2)确定会议时间（会期宜短不宜长）；(3)确定会议地点；(4)确定与会人员；(5)会议议题的确定：领导确定议题，办公室和有关

9、部门准备材料；办公室主动收集议题；下级部门提出的议题；上级机关提出的议题；(6)制发会议通知：一般采用文件或电报形式，要求简明扼要，概念准确，写清楚会议时间、地点、议程、员、要求等；(7)会议议程、日程与程序的确定；(8)组织会议报到；(9)拟制编组名单；(10)准备会议文件：草拟文件，审阅文件，文件送迎。2、认真做好会间组织服务工作：(1)组织签到；做好会议记录；(2)编发会议简报；(3)会议特殊情况的处理；(4)特殊会议的组织工作。3、做好会议礼仪。(1)安排好会场。首先，选择会场：大小要适中；地点要合理；附属设施要齐全；要有停车场地。其次，会场选定，接着是布置。根据会议性质与主题布置会场

10、。一些大型会议的会场门口，还要张贴“欢迎”之类的标语。(2)正确设计主席台和会场形式。主席台设置： 大型会议的会场大多设主席台，和与会人员呈面对面形式。 中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可，如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。 小型会议可不设主席台。(3)会场形式种类（根据交际需要和情况而选定）： 圆桌式、方桌式。在圆桌或方桌的周围安放椅子，可以互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开1620人左右的小型会议。 “口”字型。如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。 “匚”字型、“V”字型。摆成“匚”字型、“V”字型时，要注意主席位置，要

11、有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯那样，要让与会者不必挪动座位就可以看到。 教室型。是目前中国最通行的开中型、大型会议的会议形式，它便于召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议。(4)注意排列座次。主席台座次，以上主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为重点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其余各排的排位可灵活掌握。其他参加会议的人员面对主席台就座，习惯采用以下几种方法排列： 按汉字笔画排列； 按地理位置排列； 按行业系统排列；4、搞好会务服务。(1)准备好会议文件和材料，包括工作报告、典型经验、会议须知

12、、日程表、编组名单。(2)办妥后勤服务事宜。(3)大型会议要做好新闻发布准备工作。5、做好会后事项处理工作。(1)整理会议记录;(2)印发会议纪要;(3)安排与会人员离会;(4)会议文件和立卷归档;(5)会议决定事项的传达与催办；(6)会议新闻报道;(7)会议财务决算;(8)总结会议工作（四）接待工作技巧1、接待准备要求：(1)接待计划的拟定。接待计划应尽可能具体、详细、全面、周到，拟订后应报送上级领导单位批准后再执行。(2)具体准备工作。提前预订住房；准备专业活动；落实参观单位；通知迎接陪同人员；准备礼品。(3)准备工作注意事项。依靠各方，密切配合；认真仔细，充分准备；精心设计，巧妙安排。2

13、、接待实务。接待工作总体上由礼宾礼仪、参观游览、生活保卫三个部分组成，在接待工作中又分为各具体事项。要区别不同国家、不同对象，结合具体时间、地点、条件，有针对性地做好外事接待工作。(1)接待须知态度上应不卑不亢、热情大方，服务上细致周到。时刻注意自身文明形象塑造：如，严格遵守时间、在外宾面前，举止要文雅，不要抠鼻、剔牙、挖耳、伸懒腰、哼小调等。(2)排列礼宾次序接待礼宾次序基本上有以下几种方式： 按身份与职务高低排列。 按字母顺序排列。 按通知代表团组成的日期先后排列。 把关系最密切的国家（团体或个人）排在最前列。(3)参观游览在参观游览过程中，要有针对性的突出重点，同时注意劳逸结合。(五)写

14、作技巧1、要熟悉掌握公文主旨的确定依据。(1)党和国家以及上级文件是公文主旨确立的直接依据;(2)领导意图是公文主旨的具体要求;(3)工作实践是确立公文主旨的直接因由。2、要熟悉地运用公文主旨的表现形式。(1)题目明旨；(2)开门见山;(3)卒章显志；(4)片言居要；(5)一线贯通。3、正确选取和使用公文材料。(1)材料的占有：直接材料和间接材料；现实材料和历史材料；具体材料和概括材料；正确材料和反面材料。(2)选材的要求：准确；新颖；真实；典型。(3)公文材料的使用方法：先亮观点，后列材料；先列材料，后摆观点；边列材料，边摆观点。4、巧妙组织和安排公文结构。(1)结构组成：标题、开头、结尾、层次和段落、过渡和照应。(2)结构安排：纵向组合结构（直叙式、递进式）、横向组合结构（并列式、总分式）、纵横交叉结构。(3)结构要求：必须围绕主旨安排结构；必须有明确、清晰的层次；必须做到完整、严谨、匀称。(4)公文的表述方式：叙述、议论、说明。(5)公文的语言运用：规范性词语的运用；大量使用介宾短语；简缩和模糊语言（比如“原则同意”）。