办公室基本知识手册.docx
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办公室基本知识手册
办公室基本知识手册
前言
为普及办公室基本知识,提升工作效率,特编制本手册。
望对工作有所裨益。
一、基础知识及技能
(一)办公室的性质。
办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构,是协助单位领导办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门,是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。
(二)个人素质技能。
1、知识结构
(1)基础知识:
科学文化知识、政治理论知识、政策法规知识。
(2)专业知识:
秘书专业知识、办公专门知识(行业性、事务性管理知识)。
(3)相关知识:
方法论知识、心理学知识、社交知识、其他科学知识。
2、业务能力要求
(1)基础能力:
写作和办事能力。
(2)一般技巧:
参谋技巧、协调技巧、公关技巧、调研技巧、应急技巧。
(3)特殊技能:
电脑、录音、摄影摄像、速记、打印、驾驶等。
3、思想素质要求
公道正派;严守机密;服从领导;埋头苦干。
二、工作内容
随着组织所处时期以及担负的工作任务的不同,办公室具体工作内容会有差异,但其常规工作可以概括为以下几个方面。
(一)办文
办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。
具体分为以下三方面事项:
1、文件收发。
包括收文和发文两个方面:
收文指对上级部门、同级职能部门以及下级单位送达的文件、批示件、督查件、会议纪要等文件的扭转;发文指以部门名义发出的各类正式公文。
2、撰写材料。
主要指文件、信函、稿件等的撰写,包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。
3、档案管理。
指对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档,并在此基础上做好对档案的查阅和保管工作。
(二)办会
办会工作是指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作,包括会前的筹备和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。
具体可以分为一般会务工作和接待工作。
1、一般会务工作。
指两人以上直接或间接参加的围绕特定主题、履行一定程序而展开的活动。
2、接待工作。
接待对象国别的不同,具体可以:
(1)内宾接待。
指对国内客人的接待,主要包括对来访客人的迎接、招待、洽谈、参观和欢送等礼仪活动。
(2)外宾接待。
指对来自国外客人的接待,与内宾接待程序基本一致。
在接待过程中需要注意不同国别的客人在风俗文化上的差异,尤其注意在饮食文化上的禁忌。
(三)办事
办事工作主要包括财务管理、后勤管理、印章管理和保密管理四部分。
1.财务管理。
是组织部门财务活动,处理财务关系的一项经济管理工作,具体包括制定本部门年度预算、审批经费、审核报销单据等内容。
2.后勤管理。
对工作中所需物资进行管理,以使组织实现目标。
3.印信管理。
印章是机关、单位权力的象征和职能的标志,具有一定的权威性和法定性,具有全权威、证明、标志的作用;介绍信是单位对外联系、商洽事务的凭证。
印信管理是指对单位印章和信证的管理。
4.保密管理。
指对工作中获悉的,以不同载体呈现的各类涉密材料的管理。
三、工作技巧
(一)文件管理技巧
1、收文事务。
收文事务主要包括以下流程:
(1)拟办:
指对来文的处理,作出初步意见呈领导批办。
(2)请办:
包含请办法和请批法两种。
(3)传阅:
指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。
(4)催办:
是指必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促检查。
(5)承办:
是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
(6)办复:
是指需办理的文件在办毕后,对来文单位所作的答复。
2、发文事务。
发文事务包括:
(1)发文程序:
拟稿——审核——签发——缮印、校对——用印、登记、封发。
(2)传文:
指根据文件内容和规定的传达范围,利用会议进行口头传达。
根据时限要求,可一次性传达,也可分几次传达。
3、文件管理中需要分清不同文件的类型,不同类型的文件分类扭转。
同时需要注意对于涉密文件领导阅后立即退回办公室,不横传,不下传,更不能泄露在工作中知悉的秘密。
4、领导及各科室须长期使用的文件,由领导在阅批单上批示,办公室统一复印分发,原件退回存档。
5、对于急办文件有关负责人应立即将文件送交领导批阅。
领导不在时,负责人应根据文件内容及实现要求,交有关部门或人事办理,事后及时与领导汇报并做好督办工作。
(二)协调工作的技巧
1、协调工作技巧六字要诀
(1)“硬”协调:
指运用行政法规组织协调;
(2)“软”协调:
指运用道德舆论的力量和负责政治工作的优势进行协调处理;(3)“冷”协调:
指运用冷处理的办法解决矛盾,特点是“避其锋芒,以柔克刚,后发制人”;(4)“热”协调:
指趁热打铁的方法解决矛盾、协同处理问题;(5)“明”协调:
指利用会议、谈话、对话、谈判形式进行公开场合下的协商解决矛盾;(6)“暗”协调:
指与“明”协调相辅的方法,首先背后做工作、协调关系,再转入“明”协调解决问题。
2、内部人际关系协调的技巧
(1)协调与领导关系的技巧:
勇担重担;切勿越位;巧言进谏;贵在勤奋:
手要勤、脑要勤。
(2)协调与下级关系的技巧:
以身作则:
带头搞好人际关系;要带头树立良好的职业道德;要带头廉洁奉公。
协调下级关系中的平衡艺术:
平衡利益的可容性;平衡心理的可接受性;平衡空间的等距性。
协调下级关系中的引力艺术:
作风的吸引性;态度的相近性;需求的互补性。
(3)熟练运用协调工作中的语言技巧。
激励的语言艺术。
情愫真切;扬长也须论短;多用通俗语言。
说服的语言技巧。
以情动人;巧妙利用数字;重复申述;采用比喻;用名人的话或俗语来支持你的言论。
批评的语言艺术。
使用幽默的语言;多用委婉语言;批评应注意场合;批评语适度技巧。
(三)会务活动技巧
1、认真做好会前准备工作。
(1)确定会议名称:
以与会者的身份或职务作为会议名称的主体;以会议的内容作为会议名称的主体;
(2)确定会议时间(会期宜短不宜长);(3)确定会议地点;(4)确定与会人员;(5)会议议题的确定:
领导确定议题,办公室和有关部门准备材料;办公室主动收集议题;下级部门提出的议题;上级机关提出的议题;(6)制发会议通知:
一般采用文件或电报形式,要求简明扼要,概念准确,写清楚会议时间、地点、议程、员、要求等;(7)会议议程、日程与程序的确定;(8)组织会议报到;(9)拟制编组名单;(10)准备会议文件:
草拟文件,审阅文件,文件送迎。
2、认真做好会间组织服务工作:
(1)组织签到;做好会议记录;
(2)编发会议简报;(3)会议特殊情况的处理;(4)特殊会议的组织工作。
3、做好会议礼仪。
(1)安排好会场。
首先,选择会场:
大小要适中;地点要合理;附属设施要齐全;要有停车场地。
其次,会场选定,接着是布置。
根据会议性质与主题布置会场。
一些大型会议的会场门口,还要张贴“欢迎”之类的标语。
(2)正确设计主席台和会场形式。
主席台设置:
大型会议的会场大多设主席台,和与会人员呈面对面形式。
中型会议的主席台,设在舞台上面或下面均可,如设在台下,要离与会者近一点,稍微垫高一点。
小型会议可不设主席台。
(3)会场形式种类(根据交际需要和情况而选定):
圆桌式、方桌式。
在圆桌或方桌的周围安放椅子,可以互相看得见。
领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈,适合于召开16~20人左右的小型会议。
“口”字型。
如果出席会议的人较多,可以把桌子摆成口字型,内侧也可以安排座位。
“匚”字型、“V”字型。
摆成“匚”字型、“V”字型时,要注意主席位置,要有黑板或银幕。
就像研讨会使用黑板或幻灯那样,要让与会者不必挪动座位就可以看到。
教室型。
是目前中国最通行的开中型、大型会议的会议形式,它便于召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议。
(4)注意排列座次。
主席台座次,以上主席台人员的职务(或社会地位、声望)高低排列,最高的排在第一排的正中间,其余按高低顺序,以正中间座位为重点,面向会场,依左为上、右为下的原则排列。
若有几排座位,其余各排的排位可灵活掌握。
其他参加会议的人员面对主席台就座,习惯采用以下几种方法排列:
按汉字笔画排列;按地理位置排列;按行业系统排列;
4、搞好会务服务。
(1)准备好会议文件和材料,包括工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单。
(2)办妥后勤服务事宜。
(3)大型会议要做好新闻发布准备工作。
5、做好会后事项处理工作。
(1)整理会议记录;
(2)印发会议纪要;(3)安排与会人员离会;(4)会议文件和立卷归档;(5)会议决定事项的传达与催办;(6)会议新闻报道;(7)会议财务决算;(8)总结会议工作
(四)接待工作技巧
1、接待准备要求:
(1)接待计划的拟定。
接待计划应尽可能具体、详细、全面、周到,拟订后应报送上级领导单位批准后再执行。
(2)具体准备工作。
提前预订住房;准备专业活动;落实参观单位;通知迎接陪同人员;准备礼品。
(3)准备工作注意事项。
依靠各方,密切配合;认真仔细,充分准备;精心设计,巧妙安排。
2、接待实务。
接待工作总体上由礼宾礼仪、参观游览、生活保卫三个部分组成,在接待工作中又分为各具体事项。
要区别不同国家、不同对象,结合具体时间、地点、条件,有针对性地做好外事接待工作。
(1)接待须知
态度上应不卑不亢、热情大方,服务上细致周到。
时刻注意自身文明形象塑造:
如,严格遵守时间、在外宾面前,举止要文雅,不要抠鼻、剔牙、挖耳、伸懒腰、哼小调等。
(2)排列礼宾次序
接待礼宾次序基本上有以下几种方式:
按身份与职务高低排列。
按字母顺序排列。
按通知代表团组成的日期先后排列。
把关系最密切的国家(团体或个人)排在最前列。
(3)参观游览
在参观游览过程中,要有针对性的突出重点,同时注意劳逸结合。
(五)写作技巧
1、要熟悉掌握公文主旨的确定依据。
(1)党和国家以及上级文件是公文主旨确立的直接依据;
(2)领导意图是公文主旨的具体要求;(3)工作实践是确立公文主旨的直接因由。
2、要熟悉地运用公文主旨的表现形式。
(1)题目明旨;
(2)开门见山;(3)卒章显志;(4)片言居要;(5)一线贯通。
3、正确选取和使用公文材料。
(1)材料的占有:
直接材料和间接材料;现实材料和历史材料;具体材料和概括材料;正确材料和反面材料。
(2)选材的要求:
准确;新颖;真实;典型。
(3)公文材料的使用方法:
先亮观点,后列材料;先列材料,后摆观点;边列材料,边摆观点。
4、巧妙组织和安排公文结构。
(1)结构组成:
标题、开头、结尾、层次和段落、过渡和照应。
(2)结构安排:
纵向组合结构(直叙式、递进式)、横向组合结构(并列式、总分式)、纵横交叉结构。
(3)结构要求:
必须围绕主旨安排结构;必须有明确、清晰的层次;必须做到完整、严谨、匀称。
(4)公文的表述方式:
叙述、议论、说明。
(5)公文的语言运用:
规范性词语的运用;大量使用介宾短语;简缩和模糊语言(比如“原则同意”)。