03档案室管理规定.docx

1、03档案室管理规定 档案室管理规定 修改记录01佛山市奥园置业投资有限公司于2004年04月编写；01佛奥集团有限公司行政中心于2006年06月第01次修改；02佛奥集团有限公司行政中心于2007年01月第02次修改。03佛奥集团有限公司行政中心于2008年05月第03次修改。0.3 天佑城物业经营管理有限公司于2009年03月01次进行修订。1.0 目的为规范档案室的管理，特作如下规定。2.0 适用范围本规定适用于公司所属档案室的管理。3.0 职责行政部门负责档案室的管理工作。4.0 程序要点41档案的保管411档案是公司宝贵的财富之一，必须坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全，各类

2、档案是由所属部门立卷后，定期向档案室移交。412档案室管理要有专室、专箱、专柜、专人负责，档案室应配备防火、防盗、防雷、防虫蛀、防光、防潮、防尘等设施。室内严禁吸烟、使用明火及存放食品档案室周围不准堆放易燃易爆物品，定期检查防护设施，发现问题及时处理。413档案保管坚持“谁保管谁负责”的原则，管理人员要遵守纪律，忠于职守，不失密、泄密，非管理人员未经同意不得擅自进入档案室。42档案的借阅421健全档案资料借阅制度，设置档案借阅登记表，严格履行借阅审批、借阅登记、归还注销手续。422借阅档案资料，应保护档案的完整，不得拆散案卷或撕去其中张页；不得在档案材料上划线、打记号或涂改；不得损污案卷；未经

3、许可不得摘抄、翻印、摄影及转借。423档案、文件资料的借阅期限不得超过两个星期，如需延期应办理续借手续。424密级档案须按权限批准后方能借阅，原则上不准借出档案室。425 外单位借阅本公司档案资料时，须提供介绍信。如需复制、摘录，须经分管领导和总裁批准后方可。如无特殊情况存档文件一般不出档案室。43档案的利用431档案室管理人员应当熟悉档案室室藏档案的情况，不断摸索利用规律，主动热情为档案利用提供方便。积极开展各类档案的利用工作，编制必要的、实用的查找工具，为查找利用创造条件，做到调卷迅速准确。432档案室应进行信息开发利用工作，积极配合有关部门编写项目简介、文摘、市场信息、数据手册或图表手册

4、等，有效地为公司各部门工作服务。433凡要利用档案室内的文件或案卷都应按规定办理利用手续，并填写档案借阅登记表。档案管理人员在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张档案利用效果登记表，在利用工作结束后，利用者须如实填写，交档案室存查。44档案的保密441 增强保密观念，严格遵守保密制度，保守公司机密。442认真执行保密守则，不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记，不在不适当场合与无关人员谈论机密，私人通信不应涉及公司机密，不在非保密本上记录机密事项。443借阅档案资料必须履行借阅手续，未经批准，不得借阅与自己无关的档案资料。45档案的鉴定4

5、51公司档案鉴定工作，应根据国家有关企业档案保管的规定，坚持全面、客观，并以历史的观点实事求是地正确鉴定档案的价值程度。452档案鉴定工作应在公司领导主持下，由档案管理员和有关职能部门人员共同组成鉴定小组，遵循“保存从宽，销毁从严，本公司文件从严，上级文件和其他文件从宽”的档案鉴定工作原则。453对确定为无保存价值和保管期限已满的档案，鉴定小组要认真审核，提出处理意见报上级主管领导审批。销毁时，由两人以上负责在指定的地点销毁，并在销毁清册上签名，销毁清册应作长期保存。 454各类档案的鉴定工作、档案的归档应会同各职能部门负责人共同进行。46档案的归档461归档要求1) 归档的文件材料，应按照自

6、然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。2) 在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。3) 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期、短期三种。4) 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录。5) 归档资料必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。6) 全部案卷组成后，要对案卷做好统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。462归档范围1）企业管理性档案 (A)A1-行政管理A11股东会、董事会的会议记录、纪要、决议。A12公司综合性行政事务（各部门的制度规定、会议记录、机要保密文件、红头文件、请示、通知、通告、知会

7、函、工作联系函、申请、报告等等）A13专有资质证照。A2-经营管理A21月度工作计划、工作总结、资金使用计划；周报；公司长、中期工作计划；各项专业发展计划；各项调整计划。A22资产管理（固定资产、低值易耗品、图书等）A23招投标文件。2）基建档案(B)B1-综合（具体表1） 表1序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1立项申请、可行性研究、环境质量报告及批复永久2固定资产投资许可证或相应的资金证明文件永久3建设用地批准书、规划许可证、土地使用证永久4建设工程报建审核书、规划许可证永久5建设工程测量记录册永久6施工图设计文件审查意见永久7建设工程质量安全监督登记永久8建设工程施工许可证永久9中标

8、通知书永久10监理、设计、施工合同永久11承包单位资质文件长期12建设工程规划验收认可文件永久13消防验收或准许使用文件永久14环保验收或准许使用文件永久15电梯安装工程监督登记表及监督站出具的电梯准用证永久16燃气工程验收文件永久17工程质量保修书永久18商品住宅住宅质量保证书、住宅使用说明书永久20工程质量评估报告永久21勘测、设计文件质量检查报告永久22施工图审查报告永久23建设工程质量验收意见书永久24建设工程竣工验收报告永久25工程地质考察报告永久26工程总结永久27单位工程施工安全评价书永久28单位工程开工报告及施工组织设计长期29单位工程坐标定位测量记录永久30工程质量事故报告及

9、处理结果永久31工程停工、复工通知长期32工程中间验收交接记录长期33单位（子单位）工程质量控制核查记录永久34单位（子单位）工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录永久35单位（子单位）工程观感质量检查记录永久B2-地基与基础工程（具体表2） 表2序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1桩基础、天然地基、地基处理工程小结和开工报告及施工方案永久2图纸会审、变更及洽商记录永久3分部工程质量验收申请、技术交底永久4工程基线复核永久5水泥出厂合格证、进厂物理性能等检验报告及汇总永久6钢筋出厂合格证、进厂力学性能、工艺性能等检验报告及汇总长期7粗细骨料进场物理性能检验报告及汇总长期8混凝土试块抗压强

10、度试验结果及汇总长期9混凝土配合比设计报告、外加剂出厂质量证明及复检报告长期10混凝土搅拌记录、坍落度检测长期11钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书长期12桩基检测、标准贯入试验、平板载荷试验报告永久13分项工程质量评定14锤击沉管混凝土灌注桩签证表长期15灌注桩成孔施工（验收）、灌注桩地下连续墙灌注水下混凝土、灌注桩隐蔽验收记录长期16土方开挖桩基础复合表及桩位编号图等永久17钢筋混凝土预制桩（钢管桩）施工记录试桩签证等长期18混凝土抗渗等级报告长期19防水材料出厂合格证及进场检验报告长期20预应力钢筋、锚具出厂质量证明文件长期21锚固组装件的零件材料化学成分及机械性能检验

11、报告长期22回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告等永久23砌体检查报告永久24结构抽测报告永久25地下结构工程防水验收及地基验槽记录长期26地下室防水效果检查记录长期27施工日记短期B3-主体结构工程（具体表3） 表3序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1主体结构工程小结永久2主体结构工程开工报告及施工方案、技术交底永久3分部（项）工程质量验收和评定永久4图纸会审、变更及洽商记录永久5工程基线复核永久6水泥、钢筋等出厂合格证、进场物理（化学、工艺）性能检验报告及汇总长期7混凝土试块抗压强度试验、计算、抗渗等结果汇总长期8防水材料出厂合格证及进场检验报告长期9钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药

12、出厂质量证明书永久10分项工程质量评定永久11回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告永久12混凝土强度等检测报告永久13隐蔽工程验收记录长期14建筑物垂直度、标高、全高测量记录永久15建筑物沉降观测测量记录（单位工程沉降观测记录）永久16钢结构开工报告及施工方案、设计图纸会审、变更记录）永久17钢结构工程轴线复合永久18首次采用的钢材和焊接材料出厂前的焊接工艺评定报告永久19钢结构工程小结永久20构件、钢材、焊接材料等出厂合格证及试验报告长期21高强度螺栓质量证明书及复检报告长期22涂料质量证明书或试验报告长期23一级、二级焊接缝超声波无损探伤检测报告长期24防水材料出厂合格证及进场检验报告长期25

13、施工日记短期B4-建筑给排水工程（具体表4） 表4序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1建筑给水、排水工程质量验收、控制材料长期2建筑给水、排水工程分项工程质量检验评定长期3技术交底、图纸会审、变更及洽商记录长期4给水、排水检测报告长期5幕墙工程质量验收、控制材料长期6幕墙工程开工报告及方案、工程小结长期7幕墙工程计算书永久8铝合金、板材或玻璃、密封等材料出厂证明书及检验、检测报告长期9进口原材料商检报告长期10隐蔽工程验收记录长期11防雷接地电阻测试记录长期12注胶、安装记录长期13幕墙气密性、水密性耐风压检测报告长期14幕墙工程质量评定长期15施工日记短期B5-建筑屋面工程（具体表5）

14、表5序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1建筑屋面工程质量验收、控制材料永久2建筑屋面工程质量检验评定永久3分项工程质量技术交底长期4产品质量证明文件及汇总长期5隐蔽工程、防水验收记录长期6屋面淋水试验记录长期7建筑屋面、水池蓄水试验长期8屋面质量评定永久9施工日记短期B6-建筑设备安装工程（具体表6） 表6序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1开工报告及施工组织设计（方案）长期2工程质量事故处理报告长期3停工、复工通知长期4中间交验记录长期5安装工作总结长期6施工日记短期B7-通风与空调工程（具体表7） 表7序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1通风与空调工程质量验收、控制材料长期2通

15、风与空调工程质量检验评定长期3施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商记录长期4产品质量证明文件及汇总长期5设备、材料进场签认记录长期6隐蔽工程验收记录长期7管线焊接检查记录长期8管道及配件、静压箱、空气处理室气密性试验长期9制冷、通风设备运行调试及评定记录长期10施工日记短期B8-电梯安装工程（具体表8）表8序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1报监文件长期2电梯安装施工方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商记录长期3分项工程质量长期4单台、分部用册长期5检测报告长期6施工日记短期B9-建筑智能工程（具体表9） 表9序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1建筑智能工程质量验收、控制材料

16、长期2建筑智能工程质量检验评定长期3产品质量证明文件及汇总长期4施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商记录长期5设备、材料进场签认记录长期6隐蔽工程验收记录长期7系统功能测定及设备调试记录长期8系统技术、操作及维护手册长期9系统管理、操作人员培训记录长期10系统检测报告、试运行记录长期11系统电源及接地检测报告长期12质量评定长期B10-竣工图（具体表10） 表10序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1建筑、结构、钢结构竣工图永久2幕墙竣工图永久3二次装修竣工图永久4给、排水竣工图永久5电气、空调、电梯安装竣工图永久6消防竣工图永久3）设备档案（C）C1设备的购量及开箱验收文件。C2

17、设备的安装调试文件。 C3设备的使用、维护和改造文件材料。4）会计档案（F）F1会计档案收集范围及保管期限（具体表11） 表11序号归档文件材料名称或类型保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二、会计帐簿类1总帐15年包括日记总帐2明细帐15年3日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年4固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5辅助帐簿15年三、财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）1月、季度财务报告2包括文字分析3年3年度财务报告（决算）永久包括文字分析四、其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行

18、对帐单5年5）合同档案（G）G. 1工程类：施工合同、安装合同、装修合同、设计合同、园林建设合同等。G. 2经济类：购销合同、租房合同、营销合同等。G. 3其他类：法律顾问合同、市政合同、各类协议书等。6）员工档案（H）H. 1员工录用登记表。H. 2员工与公司的劳动合同等契约性文件。H. 3员工身份证、学历、学位和专业技术职务证明材料复印件。H. 4员工在公司工作期间的考核、考绩、鉴定材料。H. 5有关员工任免、聘用、待遇、奖惩等方面的有关文件材料。H. 6员工在本企业工作期间参加各种培训的证书。H. 7员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料。H. 8有关该员工的其他应归档的文件材料。7）特殊载体档案（J）J. 1反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。J. 2领导人和著名人物参与本企业有关重大活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。J. 3记录本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。J. 4反映本企业、企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等。J. 5本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品。 5.0 相关文件无6.0 记录61档案借阅申请表62档案借阅登记表63档案利用效果登记表