03档案室管理规定.docx
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03档案室管理规定
档案室管理规定
修改记录
0．1佛山市奥园置业投资有限公司于2004年04月编写；
0．1佛奥集团有限公司行政中心于2006年06月第01次修改；
0．2佛奥集团有限公司行政中心于2007年01月第02次修改。
0．3佛奥集团有限公司行政中心于2008年05月第03次修改。
0.3天佑城物业经营管理有限公司于2009年03月01次进行修订。
1.0目的
为规范档案室的管理，特作如下规定。
2.0适用范围
本规定适用于公司所属档案室的管理。
3.0职责
行政部门负责档案室的管理工作。
4.0程序要点
4．1档案的保管
4．1．1档案是公司宝贵的财富之一，必须坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全，各类档案是由所属部门立卷后，定期向档案室移交。
4．1．2档案室管理要有专室、专箱、专柜、专人负责，档案室应配备防火、防盗、防雷、防虫蛀、防光、防潮、防尘等设施。
室内严禁吸烟、使用明火及存放食品．档案室周围不准堆放易燃易爆物品，定期检查防护设施，发现问题及时处理。
4．1．3档案保管坚持“谁保管谁负责”的原则，管理人员要遵守纪律，忠于职守，不失密、泄密，非管理人员未经同意不得擅自进入档案室。
4．2档案的借阅
4．2．1健全档案资料借阅制度，设置《档案借阅登记表》，严格履行借阅审批、借阅登记、归还注销手续。
4．2．2借阅档案资料，应保护档案的完整，不得拆散案卷或撕去其中张页；不得在档案材料上划线、打记号或涂改；不得损污案卷；未经许可不得摘抄、翻印、摄影及转借。
4．2．3档案、文件资料的借阅期限不得超过两个星期，如需延期应办理续借手续。
4．2．4密级档案须按权限批准后方能借阅，原则上不准借出档案室。
4．2．5外单位借阅本公司档案资料时，须提供介绍信。
如需复制、摘录，须经分管领导和总裁批准后方可。
如无特殊情况存档文件一般不出档案室。
4．3档案的利用
4．3．1档案室管理人员应当熟悉档案室室藏档案的情况，不断摸索利用规律，主动热情为档案利用提供方便。
积极开展各类档案的利用工作，编制必要的、实用的查找工具，为查找利用创造条件，做到调卷迅速准确。
4．3．2档案室应进行信息开发利用工作，积极配合有关部门编写项目简介、文摘、市场信息、数据手册或图表手册等，有效地为公司各部门工作服务。
4．3．3凡要利用档案室内的文件或案卷都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记表》。
档案管理人员在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，在利用工作结束后，利用者须如实填写，交档案室存查。
4．4档案的保密
4．4．1增强保密观念，严格遵守保密制度，保守公司机密。
4．4．2认真执行保密守则，不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记，不在不适当场合与无关人员谈论机密，私人通信不应涉及公司机密，不在非保密本上记录机密事项。
4．4．3借阅档案资料必须履行借阅手续，未经批准，不得借阅与自己无关的档案资料。
4．5档案的鉴定
4．5．1公司档案鉴定工作，应根据国家有关企业档案保管的规定，坚持全面、客观，并以历史的观点实事求是地正确鉴定档案的价值程度。
4．5．2档案鉴定工作应在公司领导主持下，由档案管理员和有关职能部门人员共同组成鉴定小组，遵循“保存从宽，销毁从严，本公司文件从严，上级文件和其他文件从宽”的档案鉴定工作原则。
4．5．3对确定为无保存价值和保管期限已满的档案，鉴定小组要认真审核，提出处理意见报上级主管领导审批。
销毁时，由两人以上负责在指定的地点销毁，并在销毁清册上签名，销毁清册应作长期保存。
4．5．4各类档案的鉴定工作、档案的归档应会同各职能部门负责人共同进行。
4．6档案的归档
4．6．1归档要求
1）归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
2）在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。
3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期、短期三种。
4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录。
5）归档资料必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。
6）全部案卷组成后，要对案卷做好统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
4．6．2归档范围
1）企业管理性档案（A）
A．1-行政管理
A．1．1股东会、董事会的会议记录、纪要、决议。
A．1．2公司综合性行政事务（各部门的制度规定、会议记录、机要保密文件、红头文件、请示、通知、通告、知会函、工作联系函、申请、报告等等）
A．1．3专有资质证照。
A．2-经营管理
A．2．1月度工作计划、工作总结、资金使用计划；周报；公司长、中期工作计划；各项专业发展计划；各项调整计划。
A．2．2资产管理（固定资产、低值易耗品、图书等）
A．2．3招投标文件。
2）基建档案（B）
B．1-综合（具体表1）
表1
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
立项申请、可行性研究、环境质量报告及批复
永久
2
固定资产投资许可证或相应的资金证明文件
永久
3
建设用地批准书、规划许可证、土地使用证
永久
4
建设工程报建审核书、规划许可证
永久
5
建设工程测量记录册
永久
6
施工图设计文件审查意见
永久
7
建设工程质量安全监督登记
永久
8
建设工程施工许可证
永久
9
中标通知书
永久
10
监理、设计、施工合同
永久
11
承包单位资质文件
长期
12
建设工程规划验收认可文件
永久
13
消防验收或准许使用文件
永久
14
环保验收或准许使用文件
永久
15
电梯安装工程监督登记表及监督站出具的电梯准用证
永久
16
燃气工程验收文件
永久
17
工程质量保修书
永久
18
商品住宅《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》
永久
20
工程质量评估报告
永久
21
勘测、设计文件质量检查报告
永久
22
施工图审查报告
永久
23
建设工程质量验收意见书
永久
24
建设工程竣工验收报告
永久
25
工程地质考察报告
永久
26
工程总结
永久
27
单位工程施工安全评价书
永久
28
单位工程开工报告及施工组织设计
长期
29
单位工程坐标定位测量记录
永久
30
工程质量事故报告及处理结果
永久
31
工程停工、复工通知
长期
32
工程中间验收交接记录
长期
33
单位（子单位）工程质量控制核查记录
永久
34
单位（子单位）工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录
永久
35
单位（子单位）工程观感质量检查记录
永久
B．2-地基与基础工程（具体表2）
表2
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
桩基础、天然地基、地基处理工程小结和开工报告及施工方案
永久
2
图纸会审、变更及洽商记录
永久
3
分部工程质量验收申请、技术交底
永久
4
工程基线复核
永久
5
水泥出厂合格证、进厂物理性能等检验报告及汇总
永久
6
钢筋出厂合格证、进厂力学性能、工艺性能等检验报告及汇总
长期
7
粗细骨料进场物理性能检验报告及汇总
长期
8
混凝土试块抗压强度试验结果及汇总
长期
9
混凝土配合比设计报告、外加剂出厂质量证明及复检报告
长期
10
混凝土搅拌记录、坍落度检测
长期
11
钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书
长期
12
桩基检测、标准贯入试验、平板载荷试验报告
永久
13
分项工程质量评定
14
锤击沉管混凝土灌注桩签证表
长期
15
灌注桩成孔施工（验收）、灌注桩地下连续墙灌注水下混凝土、灌注桩隐蔽验收记录
长期
16
土方开挖桩基础复合表及桩位编号图等
永久
17
钢筋混凝土预制桩（钢管桩）施工记录试桩签证等
长期
18
混凝土抗渗等级报告
长期
19
防水材料出厂合格证及进场检验报告
长期
20
预应力钢筋、锚具出厂质量证明文件
长期
21
锚固组装件的零件材料化学成分及机械性能检验报告
长期
22
回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告等
永久
23
砌体检查报告
永久
24
结构抽测报告
永久
25
地下结构工程防水验收及地基验槽记录
长期
26
地下室防水效果检查记录
长期
27
施工日记
短期
B．3-主体结构工程（具体表3）
表3
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
主体结构工程小结
永久
2
主体结构工程开工报告及施工方案、技术交底
永久
3
分部（项）工程质量验收和评定
永久
4
图纸会审、变更及洽商记录
永久
5
工程基线复核
永久
6
水泥、钢筋等出厂合格证、进场物理（化学、工艺）性能检验报告及汇总
长期
7
混凝土试块抗压强度试验、计算、抗渗等结果汇总
长期
8
防水材料出厂合格证及进场检验报告
长期
9
钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书
永久
10
分项工程质量评定
永久
11
回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告
永久
12
混凝土强度等检测报告
永久
13
隐蔽工程验收记录
长期
14
建筑物垂直度、标高、全高测量记录
永久
15
建筑物沉降观测测量记录（单位工程沉降观测记录）
永久
16
钢结构开工报告及施工方案、设计图纸会审、变更记录）
永久
17
钢结构工程轴线复合
永久
18
首次采用的钢材和焊接材料出厂前的焊接工艺评定报告
永久
19
钢结构工程小结
永久
20
构件、钢材、焊接材料等出厂合格证及试验报告
长期
21
高强度螺栓质量证明书及复检报告
长期
22
涂料质量证明书或试验报告
长期
23
一级、二级焊接缝超声波无损探伤检测报告
长期
24
防水材料出厂合格证及进场检验报告
长期
25
施工日记
短期
B．4-建筑给排水工程（具体表4）
表4
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
建筑给水、排水工程质量验收、控制材料
长期
2
建筑给水、排水工程分项工程质量检验评定
长期
3
技术交底、图纸会审、变更及洽商记录
长期
4
给水、排水检测报告
长期
5
幕墙工程质量验收、控制材料
长期
6
幕墙工程开工报告及方案、工程小结
长期
7
幕墙工程计算书
永久
8
铝合金、板材或玻璃、密封等材料出厂证明书及检验、检测报告
长期
9
进口原材料商检报告
长期
10
隐蔽工程验收记录
长期
11
防雷接地电阻测试记录
长期
12
注胶、安装记录
长期
13
幕墙气密性、水密性耐风压检测报告
长期
14
幕墙工程质量评定
长期
15
施工日记
短期
B．5-建筑屋面工程（具体表5）
表5
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
建筑屋面工程质量验收、控制材料
永久
2
建筑屋面工程质量检验评定
永久
3
分项工程质量技术交底
长期
4
产品质量证明文件及汇总
长期
5
隐蔽工程、防水验收记录
长期
6
屋面淋水试验记录
长期
7
建筑屋面、水池蓄水试验
长期
8
屋面质量评定
永久
9
施工日记
短期
B．6-建筑设备安装工程（具体表6）
表6
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
开工报告及施工组织设计（方案）
长期
2
工程质量事故处理报告
长期
3
停工、复工通知
长期
4
中间交验记录
长期
5
安装工作总结
长期
6
施工日记
短期
B．7-通风与空调工程（具体表7）
表7
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
通风与空调工程质量验收、控制材料
长期
2
通风与空调工程质量检验评定
长期
3
施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商记录
长期
4
产品质量证明文件及汇总
长期
5
设备、材料进场签认记录
长期
6
隐蔽工程验收记录
长期
7
管线焊接检查记录
长期
8
管道及配件、静压箱、空气处理室气密性试验
长期
9
制冷、通风设备运行调试及评定记录
长期
10
施工日记
短期
B．8-电梯安装工程（具体表8）
表8
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
报监文件
长期
2
电梯安装施工方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商记录
长期
3
分项工程质量
长期
4
单台、分部用册
长期
5
检测报告
长期
6
施工日记
短期
B．9-建筑智能工程（具体表9）
表9
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
建筑智能工程质量验收、控制材料
长期
2
建筑智能工程质量检验评定
长期
3
产品质量证明文件及汇总
长期
4
施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商记录
长期
5
设备、材料进场签认记录
长期
6
隐蔽工程验收记录
长期
7
系统功能测定及设备调试记录
长期
8
系统技术、操作及维护手册
长期
9
系统管理、操作人员培训记录
长期
10
系统检测报告、试运行记录
长期
11
系统电源及接地检测报告
长期
12
质量评定
长期
B．10-竣工图（具体表10）
表10
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
1
建筑、结构、钢结构竣工图
永久
2
幕墙竣工图
永久
3
二次装修竣工图
永久
4
给、排水竣工图
永久
5
电气、空调、电梯安装竣工图
永久
6
消防竣工图
永久
3）设备档案（C）
C．1设备的购量及开箱验收文件。
C．2设备的安装调试文件。
C．3设备的使用、维护和改造文件材料。
4）会计档案（F）
F．1会计档案收集范围及保管期限（具体表11）
表11
序号
归档文件材料名称或类型
保管期限
备注
一、会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记帐凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二、会计帐簿类
1
总帐
15年
包括日记总帐
2
明细帐
15年
3
日记帐
15年
现金和银行存款日记帐保管25年
4
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
5
辅助帐簿
15年
三、财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）
1
月、季度财务报告
2
包括文字分析
3年
3
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四、其他类
1
会计移交清册
15年
2
会计档案保管清册
永久
3
会计档案销毁清册
永久
4
银行余额调节表
5年
5
银行对帐单
5年
5）合同档案（G）
G.1工程类：
施工合同、安装合同、装修合同、设计合同、园林建设合同等。
G.2经济类：
购销合同、租房合同、营销合同等。
G.3其他类：
法律顾问合同、市政合同、各类协议书等。
6）员工档案（H）
H.1员工录用登记表。
H.2员工与公司的劳动合同等契约性文件。
H.3员工身份证、学历、学位和专业技术职务证明材料复印件。
H.4员工在公司工作期间的考核、考绩、鉴定材料。
H.5有关员工任免、聘用、待遇、奖惩等方面的有关文件材料。
H.6员工在本企业工作期间参加各种培训的证书。
H.7员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料。
H.8有关该员工的其他应归档的文件材料。
7）特殊载体档案（J）
J.1反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。
J.2领导人和著名人物参与本企业有关重大活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。
J.3记录本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。
J.4反映本企业、企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等。
J.5本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品。
5.0相关文件
无
6.0记录
6．1《档案借阅申请表》
6．2《档案借阅登记表》
6．3《档案利用效果登记表》
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