社保档案整理规范.docx

1、社保档案整理规范社保档案整理规范甘肃省社会保险业务材料 二0一0年五月 1 一、 收集归档 二、划分类别 三、划分保管期限 四、组卷 五、技术加工 六、系统排列卷内材料 七、编写页号 八、编制卷内目录 九、填写备考表 十、填写案卷封面 十一、装订案卷 十二、排列案卷并编写档号 十三、编制案卷目录 十四、案卷装盒 十五、填写卷盒封面和脊背 十六、入库上架编制存放索引 2 附件: 一、社保材料归档范围保管期限和组卷排序一览表 二、卷内目录表格样式 三、备考表样式 四、案卷封面样式 五、案卷目录表格样式 六、卷盒正面样式 七、卷盒脊背样式 3 甘肃省社会保险业务材料归档整理规则 一、收集归档 收集应

2、归档社会保险业务材料,以下简称“社保材料”,是社会保险业务档案,以下简称“社保档案”,工作的起点其基本要求是齐全完整。各级社会保险业务经办机构,以下简称“社保经办机构”,应制定归档制度要求各内部业务部门确定专职或兼职人员积极做好社保材料的收集归档工作。 ,一,归档时间 根据不同单位、不同类别社保材料的工作量按季度、半年或年度定期向档案室归档但最长不超过一年。具体时限由各社保经办机构根据实际在归档制度中予以明确。 ,二,归档范围 归档范围执行国家有关规定具体按本规则附件一办理。 ,三,归档要求 1、材料齐全内容完整、准确、系统字迹、印章和日期清晰审批手续齐全, 2、制成材料符合耐久性要求不能有热

3、敏纸不能有圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写的字迹, 4 3、剔除了金属物, 4、经办人员已办结并按要求整理编目尚未办结的社保材料暂由经办部门或经办人负责有序管理。 5、编制了移交清单,包括电子版格式、项目与卷内目录相同材料排序严格按本规则附件一办理,档案管理人员应据以对各部门移交的材料进行认真清点发现问题应及时要求责任人员予以完善符合要求后签字接收。 二、划分类别 根据中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局颁布的社会保险业务档案管理规定,试行,社保档案分九大类每大类各有相应代号具体如表一所示: 序号 类 名 简 称 代号 1 社会保险管理类 管理类 gl 2 社会保险费征缴类

4、 征缴类 zj 3 养老保险待遇类 养老类 yl 4 医疗保险待遇类 医疗类 yb 5 失业保险待遇类 失业类 sb 6 工伤保险待遇类 工伤类 gs 7 生育保险待遇类 生育类 sy 8 社会保险业务统计报表类 统计类 tj 9 社会保险稽核监管类 稽核类 jh 每个大类下设若干个二级类目,业务环节,详见本规则附件一。 三、划分保管期限 社保档案的保管期限分为永久和定期两种其中定期分为10年、30年、50年、100年四个档次这是社保档案应保管的最低年限。凡是反映社会保险主要职能活动和基本历5 史面貌并对本单位工作、国家建设、历史研究和参保的单位及个人有长远利用价值的列为永久保管,凡是反映本单

5、位一般性社保业务活动并在一定时间内对本单位社保工作和参保的单位、个人有查考利用价值的社保材料列为定期保管。各种社保档案的保管期限具体按本规则附件一办理。 社保档案的保管期限自其形成的次年1月1日起计算各种保管期限的代号如表二所示: 序号 保管期限 代号 1 永久 Y 2 100年 H 3 50年 C 4 30年 Z 5 10年 D 四、组卷 ,一,以二级类目为单位根据不同情况分别按照单位、个人、年度或事由,案件,进行组卷。 ,二,一个单位、个人、年度或事由,案件,的材料少可单独组成一卷,一个单位、个人、年度或事由,案件,的材料多可按内容、构成、时间结合厚度组成若干个卷。 ,三,不同保管期限、不

6、同类别,险种,、不同业务环节的材料不能混合组卷。 ,四,各种社保材料的组卷具体按照本规则附件一办理。 五、技术加工 ,一,社保材料如有破损的应予以修整有不宜永久、6 长远保存的应予以复制, ,二,装订边太窄的适当加宽纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切小于16K的应用A4纸张进行背贴一般应尽量保持纸张原貌, ,三,剔除重份和不必要的复制件。 六、系统排列卷内材料 ,一,按照经办程序、重要程度或时间先后顺序排列卷内材料。 ,二,如果一份文件有几个组成部分按下列顺序进行排列: a.正本在前定稿在后, b.正文在前附件在后, c.原件在前复制件在后, d.转发件在前被转发件在后, e.批

7、复在前请示在后, f.汉文文本在前外文文本、少数民族文字文本在后, g.文书处理单放在相关文件之前按文件首页对待。 ,三,卷内文件材料具体排序按本规则附件一办理。附件一未列出的材料属于附件性质的排在相关文件之后,属于非附件性质的按其与其他材料的关系确定排序。 七、编写页号 ,一,一个卷内的文件材料从“1”开始统一编写一个顺序号不同案卷不能连续编写页号卷内目录和备考表不编写页号。 ,二,页号编写的位置:凡是有文字、图表的页面都要编写页号正面编写在右上角背面编写在左上角避免重编、漏编或错编。 ,三,一个卷的总页数以该卷最后一个页号为准。 ,四,使用黑色铅笔编写页号。 7 八、编制卷内目录 ,一,卷

8、内目录的格式和项目设置见附件二。 ,二,卷内目录各项目的填写: 1、序号:按卷内文件的排列顺序用阿拉伯数字从“1”开始填写直到本卷文件填写完毕。 2、责任者:填写制作文件材料并对文件材料负责的单位名称,全称或通用简称,或个人姓名。 3、文件编号:填写每份文件材料的编号必须照录不能改写或省略。文件材料无编号此项空缺不填。 4、文件材料题名:填写每份文件材料的标题。无标题或标题未能揭示主题的材料应根据其内容拟写标题。 5、日期:填写每份文件材料的形成日期红头文件以落款为准有若干个时间的表格以最后审批时间为准。 6、页次:填写每份文件材料首页的编号但最后一份文件应填写起止编号如“5662”。 ,三,

9、卷内目录统一使用A4规格的复印纸张使用计算机录入印制。 九、填写备考表 ,一,备考表统一使用A4规格、柔韧性好的牛皮纸印制格式见附件三。 ,二,各项目的填写要求如下: 1、卷内存在问题说明:有问题照实填写作为备查无8 问题暂时空缺以备后用。 2、立卷人:填写档案整理人员的姓名。 3、立卷时间:填写该案卷立成的时间。 4、检查人:填写检查案卷质量人员的姓名。 5、检查时间:填写检查该案卷的时间。 十、填写案卷封面 ,一,案卷封面样式和项目设置见附件四, ,二,案卷封面各项目的填写: 1、档号:详见本规则第十二部分。 2、全宗名称:填写保管社保档案的社保经办机构的名称,全称或通用简称,如“甘肃省社

10、会保险中心”“市人力资源和社会保障局”等。 3、案卷题名 根据不同情况有以下几种填写方法: ,1,按年度整理的案卷其题名的写法一般是: “2008年社会保险基金征缴年度汇总表卷” ,2,按参保单位整理的案卷其题名的写法一般是: “市第二建筑公司参保登记卷” ,3,按单位人员整理的案卷其题名的写法一般是: “单位人员参保登记卷-,单位名称,-,个人姓名,” “劳动能力鉴定卷-,单位名称,个人姓名,” ,4,按无单位人员整理的案卷其题名的写法一般是: 9 城镇个体从业人员参保登记卷-,个人姓名, 农民参保登记卷-,个人姓名, 养老保险个人帐户一次性支付申报核定及相关审核卷-,个人姓名,。 ,5,按

11、案件或事由整理的案卷其题名的写法一般是: 案件稽核卷 问题监察卷 4、全宗号:填写本级档案馆给本单位档案的代号未给代号的暂时不填。全宗号统一使用阿拉伯数字编写。 5、类别:本卷档案属于九大类的某一类就填写该类的简称。 6、卷内文件件数/页数:填写卷内文件的总件数、总页数。 7、保管期限:填写本卷档案按规定应保管的期限如“永久”、“100年”、“30年”等。 8、起止日期:填写卷内最早一份文件材料的形成时间和最晚一份文件材料的形成时间。 ,三,案卷封面使用A4规格、柔韧性好的牛皮纸印制。 十一、装订案卷 ,一,按年度整理装订的案卷,具体见本规则附件一,:直接采用 “三孔一线法”进行装订。 ,二,

12、按参保单位或个人整理装订的案卷,具体见本规10 则附件一,:在确认还有可能产生新的材料因而暂时不能装订时先对现有材料系统整理、排序、编目统一用长尾铁夹夹住存放以便新产生材料的插入和日常管理查阅。如确认不会产生新的材料或虽然还会产生新的材料但厚度已经够一卷时再采用 “三孔一线法”装订。 ,三,按案件、事由整理装订的案卷,具体见本规则附件一,:在确认案件、事由已经办结不会再产生新的材料后采用 “三孔一线法”装订。 ,四,装订时要在文件材料前面依次放上填写好的封面和卷内目录在后面放上填写好的备考表。 ,五,装订好的案卷应达到整齐美观、不掉张页、线不压字、查阅方便的要求。 十二、排列案卷并编写档号 整

13、理装订好的案卷按照以下方法步骤排列并编写档号: ,一,按年度整理归档的案卷: 1、按照保管期限分成永久、100年、50年、30年、10年五个部分, 2、每种保管期限的案卷统一按照九大类及每大类的二级类目,业务环节,排序,详见本规则附件一的“一、按年度整理归档的社保材料”所列条款,进行排列如某一类,包括二级类目,没有案卷则后面类别的案卷接续排列11 不必空号。 3、案卷顺序排列好之后即应按一种保管期限一条流水线分别逐卷编写档号逐年延续。 4、档号编制模式如下: 保管期限代号-类别,险种,代号-卷号 其中保管期限代号按照本规则第三部分表二办理类别,险种,代号按照本规则第二部分表一办理卷号指案卷的排

14、列顺序编号统一使用阿拉伯数字编写如:“Y-gl-1”、“C-yl-5”、“D-sb-3”等。 ,二,按参保单位整理归档的案卷: 1、按险种分开参保单位, 2、按登记的先后顺序分别排列每个险种的参保单位, 3、每个参保单位各险种的案卷分别按照永久、100年、50年、30年、10年五种保管期限的顺序排列如缺某一档次的保管期限则后面的相应前提不必留空。 4、每种保管期限的案卷按照二级类目,业务环节,的先后顺序,详见本规则附件一的“二、按参保单位整理归档的社保材料”所列条款,办理。 办理,排列每个二级类目,业务环节,的案卷按照形成的先后顺序排列。 5、档号编制模式如下: 类别,险种,代号-单位代号-二

15、级类目,业务环节,代号-卷号 其中类别,险种,代号按照本规则第二部分表一办12 理,单位代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写一个单位只能有一个代号且不得随意变动,二级类目,业务环节,代号指其排序编号,具体按本规则附件一办理,使用阿拉伯数字编写,卷号指案卷的排列顺序编号统一使用阿拉伯数字编写如: “gl-1-1-1”、“gl-1-1-2”等。 ,三,按单位人员整理归档的案卷: 1、按照类别,险种,区分开参保人员, 2、按照登记的先后顺序分别排列每个险种的每个单位的参保人员, 3、每个参保人员的案卷按照永久、100年、50年、30年、10年五种保管期限的顺序排列如缺某一档次的保管期限则后面的相应

16、前提不必留空。 4、每种保管期限的案卷按照二级类目,也即业务环节,的先后顺序排列每个二级类目的案卷按照形成的先后顺序,详见本规则附件一的“三、按单位人员整理归档的材料”所列条款,办理。 5、档号编制模式如下: 类别,险种,代号-单位代号-个人代号-二级类目,业务环节,代号-卷号 其中类别,险种,代号按照本规则第二部分表一办理,单位代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写一个单位只能有一个代号且不得随意变动,个人代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写一个人只能有一个代号且不得13 随意改变,二级类目代号指其排序编号,具体按本规则附件一办理,使用阿拉伯数字编写,卷号指案卷的排列顺序编号统一使用阿拉伯

17、数字编写如: “gl-1-1-1-1”、“gl-2-1-1-1”、“gs-5-2-1-1”等。 ,四,按无单位人员个人整理归档的案卷: 1、按照类别,险种,区分参保人员, 2、按照登记的先后顺序分别排列每个险种的参保人员, 3、每个参保人员的案卷按照永久、100年、50年、30年、10年五种保管期限的顺序排列如缺某一档次的保管期限则后面的相应前提不必留空。 4、每种保管期限的案卷按照二级类目,也即业务环节,的先后顺序,详见本规则附件一的“四、按无单位人员整理归档的材料”所列条款,排列每个二级类目的案卷按照形成的先后顺序排列。 5、档号编制模式如下: 类别,险种,代号-个人代号-二级类目,业务环

18、节,代号-卷号 其中类别,险种,代号按照本规则第二部分表一办理,个人代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写一个人只能有一个代号且不得随意改变,二级类目代号指其排序编号使用阿拉伯数字编写详见本规则附件一的“四、按无单位人员整理归档的材料”所列条款,卷号指案卷的排列顺序编号统一使用阿拉伯数字编写如: “sy-1-3-1”等。 14 ,五,按案件或事由整理的案卷: 1、分清案件、事由的类别, 2、按照保管期限分别排列案件、事由, 3、同一保管期限的案件、事由按照结案、结束的时间顺序排列, 4、档号编制模式如下: 类别代号-二级类目代号-案件,事由,代号-卷号 其中类别代号按照本规则第二部分表一办理,

19、二级类目代号按本规则附件一的“五、按事由、案件整理归档的社保材料”所列条款办理,案件,事由,代号按照案件,事由,结案、结束的先后顺序用阿拉伯数字编写一个案件,事由,只能有一个代号且不得随意改变,卷号指案卷的排列顺序编号统一使用阿拉伯数字编写如: “jh-3-1-1”等 十三、编制案卷目录 ,一,案卷目录的样式与项目设置参见附件五。 ,二,填写案卷目录 1、按照本规则第十二部分的整理排序编号体系编制案卷目录, 2、案卷目录各项目均按案卷封面所填相应项目照录不能有变有漏, 3、案卷目录统一使用计算机信息系统录入同时打印15 纸张目录一式两套一套日常工作使用一套备查。 4、案卷目录采用A4规格的复印

20、纸横向打印。 十四、案卷装盒 ,一,按照本规则第十二部分的整理排序编号体系装盒, ,二,按年度整理的案卷不同年度的案卷不能混合装盒,按保管期限整理的案卷不同保管期限的案卷不能混合装盒,不同类别,险种,的案卷不能混合装盒,不同单位的案卷不能混合装盒。 ,三,案卷装盒时适当留有余地以便于日后新产生材料的插入。 十五、填写卷盒封面和脊背 ,一, 档案卷盒规格为A4采用pH值符合国家标准,一 般为pH7.68?0.01,的无酸牛皮卡纸制作厚度4厘米。 ,二,卷盒正面样式及项目设置参见附件六。 ,三,单位名称填写全程或简称如果字数较多也可将单位名称与“社会保险业务档案”分两行排列统一使用宋体字号根据实际

21、情况确定。 ,四,脊背样式及项目设置参见附件七各项目填写要求如下: 1、年度:使用阿拉伯数字填写盒内案卷办结的年度如“2000”、“2002”等但不能填写成“02”、“03”等, 16 2、保管期限:填写盒内案卷所确定的保管期限如“永久”、“100年”、“50年”等, 3、类别:指九大类的某一类填写盒内案卷所属类别,险种,的简称如“管理类”、“养老类”等。 4、起止卷号:填写盒内第一个案卷的编号和最后一个案卷的编号如“1-5”、“6-8”等。 5、盒号:使用阿拉伯数字按案卷的排列编号体系分别从“1”开始编起逐年延续。 十六、入库上架编制存放索引 ,一,所有社保档案整理完毕后即应按照案卷的排列编

22、号体系及时入库上架。同时要根据每年产生档案数量的多少每部分后面留有适当的空余柜架以便以后年度新产生档案的存放。 ,二,在社保档案入库上架定位后要根据实际存放情况编制存放索引以便于管理和查阅存取。 17 附件一: 社会保险业务材料 归档范围保管期限和组卷排序一览表 一、按年度整理归档的社保材料 Y 永久保管部分 gl 社会保险管理类 ,本类无永久保管并按年度整理归档的社保材料, zj 社会保险费征缴类 1 社会保险基金征缴年度汇总表卷的归档范围及排列顺序 1.1社会保险基金征缴年度汇总表, 1.2年度基金征缴情况分析说明。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按结构的不同结合厚度分成

23、若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, yl 养老保险待遇类 2养老保险基金支付年度汇总表卷的归档范围及排列顺序 2.1养老保险基金支付年度汇总表, 2.2年度支付情况分析说明。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按结构的不同结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, 18 yd 医疗保险待遇类 3医疗保险基金支付年度汇总表卷的归档范围及排列顺序 3.1医疗保险基金支付年度汇总表, 3.2年度支付情况分析说明。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按结构的不同结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, sd 失业保险待遇类

24、 4 失业保险基金支付年度汇总表卷的归档范围及排列顺序 4.1失业保险基金支付年度汇总表, 4.2年度支付情况分析说明。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按结构的不同结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, gs 工伤保险待遇类 5 工伤保险基金支付年度汇总表卷的归档范围及排列顺序 5.1失业保险基金支付年度汇总表, 5.2年度支付情况分析说明。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按结构的不同结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, sy 生育保险待遇类 19 6 生育保险基金支付年度汇总表卷的归档范围及排列顺序 6.1失业

25、保险基金支付年度汇总表, 6.2年度支付情况分析说明。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按结构的不同结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, tj 社会保险业务统计报表类 7 各项社会保险年度统计报表卷材料的归档范围及排列顺序是: 7.1社会保险年度统计报表, 7.2社会保险年度统计报表情况分析说明。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按结构的不同结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, Jh 社会保险稽核监管类 ,本类无永久保管并按年度整理归档的社保材料, H 保管100年部分 ,九大类均无保管100年并按年度整理归档的社

26、保材料, C 保管50年部分 gl 社会保险管理类 1社会保险卡,证、手册,管理卷的归档范围和排列顺序 1.1社会保险(障)卡、社会保险证或社会保险手册发放登记20 表, 1.2社会保险(障)卡、社会保险证或社会保险手册收回登记表, 1.3社会保险(障)卡、社会保险证或社会保险手册变更、补发申请及相关审核材料, 1.4当地人力资源社会保障行政管理部门及社会保险经办机构规定的 其他材料。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按问 题结合厚度分成若干个卷但不同年度的材料不能混合组卷。, zj 社会保险费征缴类 2社会保险基金征缴明细表和汇总表卷的归档范围和排列顺序 2.1社会保险费基金

27、征收明细表(台账), 2.2社会保险费基金补缴明细表(台账), 2.3社会保险费基金退费明细表(台账), 2.4社会保险费基金征收汇总表, 2.5社保征收社会保险费汇总表, 2.6地税应收社会保险费汇总表。 ,组卷说明:1、按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按时间或材料的不同结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷,2、实行五险合一的地区使用社会保险费基金征收明细表(台账)和社会保险费基金征收汇总表,未实行五险合一的地区可具体写明保险费基金征收明细表,台账,和21 保险费基金征汇总表。, ,39大类均无保管50年并按年度整理归档的社保材料, Z 保管30年部分 gl 社会保险

28、管理类: ,本类无保管30年并按年度整理归档的社保材料, zj 社会保险费征缴类 ,本类无保管30年并按年度整理归档的社保材料, yl 养老保险待遇类: 1养老保险支付明细表和汇总表卷的归档范围和排列顺序 1.1养老保险待遇支付明细表,台账, 1.2养老保险待遇支付汇总表。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按 时间结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, yd 医疗保险待遇类: 2医疗保险支付明细表和汇总表卷的归档范围和排列顺序 2.1医疗保险待遇支付明细表,台账, 2.2医疗保险待遇支付汇总表。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按 构成结合

29、厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, sd 失业保险待遇类: 22 3失业保险支付明细表和汇总表卷的归档范围和排列顺序 3.1失业保险待遇支付明细表,台账, 3.2失业保险待遇支付汇总表。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按 构成结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, gs 工伤保险待遇类: 4工伤保险支付明细表和汇总表卷的归档范围和排列顺序 4.1工伤保险待遇支付明细表,台账, 4.2工伤保险待遇支付汇总表。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按 构成结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, sy 生

30、育保险待遇类: 5生育保险支付明细表和汇总表卷的归档范围和排列顺序 5.1生育保险待遇支付明细表,台账, 5.2生育保险待遇支付汇总表。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按 构成结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, tj 社会保险业务统计报表类: 6社会保险数据和分析报告卷的归档范围和排列顺序 23 6.1社会保险重要业务数据表格和分析报告。 ,组卷说明:按年度组卷材料少一个年度一卷材料多可按 构成结合厚度分成若干个卷按序排列但不同年度的材料不能混合组卷。, D 保管10年部分 gl 社会保险管理类 1社会保险登记证管理卷的归档范围和排列顺序 1.1社会保险登记证