社保档案整理规范.docx

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社保档案整理规范

甘肃省社会保险业务材料

二0一0年五月

一、收集归档

二、划分类别

三、划分保管期限

四、组卷

五、技术加工

六、系统排列卷内材料七、编写页号

八、编制卷内目录

九、填写备考表

十、填写案卷封面

十一、装订案卷

十二、排列案卷并编写档号十三、编制案卷目录

十四、案卷装盒

十五、填写卷盒封面和脊背十六、入库上架编制存放索引

附件:

一、社保材料归档范围保管期限和组卷排序一览表二、卷内目录表格样式

三、备考表样式

四、案卷封面样式

五、案卷目录表格样式

六、卷盒正面样式

七、卷盒脊背样式

甘肃省社会保险业务材料归档整理规则

一、收集归档

收集应归档社会保险业务材料,以下简称“社保材料”,是社会保险业务档案,以下简称“社保档案”,工作的起点～其基本要求是齐全完整。

各级社会保险业务经办机构,以下简称“社保经办机构”,应制定归档制度～要求各内部业务部门确定专职或兼职人员～积极做好社保材料的收集归档工作。

一,归档时间

根据不同单位、不同类别社保材料的工作量～按季度、半年或年度定期向档案室归档～但最长不超过一年。

具体时限由各社保经办机构根据实际在归档制度中予以明确。

二,归档范围

归档范围执行国家有关规定～具体按本《规则》附件一办理。

三,归档要求

1、材料齐全～内容完整、准确、系统～字迹、印章和日期清晰～审批手续齐全,

2、制成材料符合耐久性要求～不能有热敏纸～不能有圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写的字迹,

3、剔除了金属物,

4、经办人员已办结并按要求整理编目～尚未办结的社保材料暂由经办部门或经办人负责有序管理。

5、编制了移交清单,包括电子版～格式、项目与卷内目录相同～材料排序严格按本《规则》附件一办理,～档案管理人员应据以对各部门移交的材料进行认真清点～发现问题应及时要求责任人员予以完善～符合要求后签字接收。

二、划分类别

根据中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局颁布的《社会保险业务档案管理规定,试行,》～社保档案分九大类～每大类各有相应代号～具体如表一所示:

序号类名简称代号

1社会保险管理类管理类gl

2社会保险费征缴类征缴类zj

3养老保险待遇类养老类yl

4医疗保险待遇类医疗类yb

5失业保险待遇类失业类sb

6工伤保险待遇类工伤类gs

7生育保险待遇类生育类sy

8社会保险业务统计报表类统计类tj

9社会保险稽核监管类稽核类jh

每个大类下设若干个二级类目,业务环节,～详见本《规则》附件一。

三、划分保管期限

社保档案的保管期限分为永久和定期两种～其中定期分为10年、30年、50年、100年四个档次～这是社保档案应保管的最低年限。

凡是反映社会保险主要职能活动和基本历

史面貌并对本单位工作、国家建设、历史研究和参保的单位及个人有长远利用价值的～列为永久保管,凡是反映本单位一般性社保业务活动并在一定时间内对本单位社保工作和参保的单位、个人有查考利用价值的社保材料～列为定期保管。

各种社保档案的保管期限具体按本《规则》附件一办理。

社保档案的保管期限自其形成的次年1月1日起计算～各种保管期限的代号如表二所示:

序号保管期限代号

1永久Y

2100年H

350年C

430年Z

510年D

四、组卷

一,以二级类目为单位～根据不同情况～分别按照单位、个人、年度或事由,案件,进行组卷。

二,一个单位、个人、年度或事由,案件,的材料少～可单独组成一卷,一个单位、个人、年度或事由,案件,的材料多～可按内容、构成、时间结合厚度组成若干个卷。

三,不同保管期限、不同类别,险种,、不同业务环节的材料不能混合组卷。

四,各种社保材料的组卷～具体按照本《规则》附件一办理。

五、技术加工

一,社保材料如有破损的应予以修整～有不宜永久、

长远保存的应予以复制,

二,装订边太窄的适当加宽～纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切～小于16K的应用A4纸张进行背贴～一般应尽量保持纸张原貌,

三,剔除重份和不必要的复制件。

六、系统排列卷内材料

一,按照经办程序、重要程度或时间先后顺序排列卷内材料。

二,如果一份文件有几个组成部分～按下列顺序进行排列:

a.正本在前～定稿在后,

b.正文在前～附件在后,

c.原件在前～复制件在后,

d.转发件在前～被转发件在后,

e.批复在前～请示在后,

f.汉文文本在前～外文文本、少数民族文字文本在后,

g.文书处理单放在相关文件之前～按文件首页对待。

三,卷内文件材料具体排序～按本《规则》附件一办理。

附件一未列出的材料～属于附件性质的～排在相关文件之后,属于非附件性质的～按其与其他材料的关系确定排序。

七、编写页号

一,一个卷内的文件材料～从“1”开始统一编写一个顺序号～不同案卷不能连续编写页号～卷内目录和备考表不编写页号。

二,页号编写的位置:

凡是有文字、图表的页面都要编写页号～正面编写在右上角～背面编写在左上角～避免重编、漏编或错编。

三,一个卷的总页数～以该卷最后一个页号为准。

四,使用黑色铅笔编写页号。

八、编制卷内目录

一,卷内目录的格式和项目设置见附件二。

二,卷内目录各项目的填写:

1、序号:

按卷内文件的排列顺序～用阿拉伯数字从“1”开始填写～直到本卷文件填写完毕。

2、责任者:

填写制作文件材料并对文件材料负责的单位名称,全称或通用简称,或个人姓名。

3、文件编号:

填写每份文件材料的编号～必须照录～不能改写或省略。

文件材料无编号～此项空缺不填。

4、文件材料题名:

填写每份文件材料的标题。

无标题或标题未能揭示主题的材料～应根据其内容拟写标题。

5、日期:

填写每份文件材料的形成日期～红头文件以落款为准～有若干个时间的表格以最后审批时间为准。

6、页次:

填写每份文件材料首页的编号～但最后一份文件应填写起止编号～如“56—62”。

三,卷内目录统一使用A4规格的复印纸张～使用计算机录入印制。

九、填写备考表

一,备考表统一使用A4规格、柔韧性好的牛皮纸印制～格式见附件三。

二,各项目的填写要求如下:

1、卷内存在问题说明:

有问题照实填写作为备查～无

问题暂时空缺以备后用。

2、立卷人:

填写档案整理人员的姓名。

3、立卷时间:

填写该案卷立成的时间。

4、检查人:

填写检查案卷质量人员的姓名。

5、检查时间:

填写检查该案卷的时间。

十、填写案卷封面

一,案卷封面样式和项目设置见附件四,

二,案卷封面各项目的填写:

1、档号:

详见本《规则》第十二部分。

2、全宗名称:

填写保管社保档案的社保经办机构的名称,全称或通用简称,～如“甘肃省社会保险中心”～“××市人力资源和社会保障局”等。

3、案卷题名

根据不同情况有以下几种填写方法:

1,按年度整理的案卷～其题名的写法一般是:

“2008年社会保险基金征缴年度汇总表卷”

2,按参保单位整理的案卷～其题名的写法一般是:

“××市第二建筑公司参保登记卷”

3,按单位人员整理的案卷～其题名的写法一般是:

“单位人员参保登记卷-,单位名称,-,个人姓名,”

“劳动能力鉴定卷-,单位名称,,个人姓名,”

4,按无单位人员整理的案卷～其题名的写法一般是:

城镇个体从业人员参保登记卷-,个人姓名,

农民参保登记卷-,个人姓名,

养老保险个人帐户一次性支付申报核定及相关审核卷-,个人姓名,。

5,按案件或事由整理的案卷～其题名的写法一般是:

××案件稽核卷

××问题监察卷

4、全宗号:

填写本级档案馆给本单位档案的代号～未给代号的暂时不填。

全宗号统一使用阿拉伯数字编写。

5、类别:

本卷档案属于九大类的某一类～就填写该类的简称。

6、卷内文件件数/页数:

填写卷内文件的总件数、总页数。

7、保管期限:

填写本卷档案按规定应保管的期限～如“永久”、“100年”、“30年”等。

8、起止日期:

填写卷内最早一份文件材料的形成时间和最晚一份文件材料的形成时间。

三,案卷封面使用A4规格、柔韧性好的牛皮纸印制。

十一、装订案卷

一,按年度整理装订的案卷,具体见本《规则》附件一,:

直接采用“三孔一线法”进行装订。

二,按参保单位或个人整理装订的案卷,具体见本《规

则》附件一,:

在确认还有可能产生新的材料因而暂时不能装订时～先对现有材料系统整理、排序、编目～统一用长尾铁夹夹住存放～以便新产生材料的插入和日常管理查阅。

如确认不会产生新的材料～或虽然还会产生新的材料～但厚度已经够一卷时～再采用“三孔一线法”装订。

三,按案件、事由整理装订的案卷,具体见本《规则》附件一,:

在确认案件、事由已经办结～不会再产生新的材料后～采用“三孔一线法”装订。

四,装订时要在文件材料前面依次放上填写好的封面和卷内目录～在后面放上填写好的备考表。

五,装订好的案卷～应达到整齐美观、不掉张页、线不压字、查阅方便的要求。

十二、排列案卷并编写档号

整理装订好的案卷～按照以下方法步骤排列并编写档号:

一,按年度整理归档的案卷:

1、按照保管期限分成永久、100年、50年、30年、10年五个部分,

2、每种保管期限的案卷统一按照九大类及每大类的二级类目,业务环节,排序,详见本《规则》附件一的“一、按年度整理归档的社保材料”所列条款,进行排列～如某一类,包括二级类目,没有案卷～则后面类别的案卷接续排列～

不必空号。

3、案卷顺序排列好之后～即应按一种保管期限一条流水线～分别逐卷编写档号～逐年延续。

4、档号编制模式如下:

保管期限代号-类别,险种,代号-卷号

其中保管期限代号按照本《规则》第三部分表二办理～类别,险种,代号按照本《规则》第二部分表一办理～卷号指案卷的排列顺序编号～统一使用阿拉伯数字编写～如:

“Y-gl-1”、“C-yl-5”、“D-sb-3”等。

二,按参保单位整理归档的案卷:

1、按险种分开参保单位,

2、按登记的先后顺序分别排列每个险种的参保单位,

3、每个参保单位各险种的案卷～分别按照永久、100年、50年、30年、10年五种保管期限的顺序排列～如缺某一档次的保管期限～则后面的相应前提～不必留空。

4、每种保管期限的案卷按照二级类目,业务环节,的先后顺序,详见本《规则》附件一的“二、按参保单位整理归档的社保材料”所列条款,办理。

办理,排列～每个二级类目,业务环节,的案卷按照形成的先后顺序排列。

5、档号编制模式如下:

类别,险种,代号-单位代号-二级类目,业务环节,代号-卷号

其中类别,险种,代号按照本《规则》第二部分表一办

理,单位代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写～一个单位只能有一个代号且不得随意变动,二级类目,业务环节,代号指其排序编号,具体按本《规则》附件一办理,～使用阿拉伯数字编写,卷号指案卷的排列顺序编号～统一使用阿拉伯数字编写～如:

“gl-1-1-1”、“gl-1-1-2”等。

三,按单位人员整理归档的案卷:

1、按照类别,险种,区分开参保人员,

2、按照登记的先后顺序分别排列每个险种的每个单位的参保人员,

3、每个参保人员的案卷按照永久、100年、50年、30年、10年五种保管期限的顺序排列～如缺某一档次的保管期限～则后面的相应前提～不必留空。

4、每种保管期限的案卷按照二级类目,也即业务环节,的先后顺序排列～每个二级类目的案卷按照形成的先后顺序,详见本《规则》附件一的“三、按单位人员整理归档的材料”所列条款,办理。

5、档号编制模式如下:

类别,险种,代号-单位代号-个人代号-二级类目,业务环节,代号-卷号

其中类别,险种,代号按照本《规则》第二部分表一办理,单位代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写～一个单位只能有一个代号且不得随意变动,个人代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写～一个人只能有一个代号且不得

随意改变,二级类目代号指其排序编号,具体按本《规则》附件一办理,～使用阿拉伯数字编写,卷号指案卷的排列顺序编号～统一使用阿拉伯数字编写～如:

“gl-1-1-1-1”、“gl-2-1-1-1”、“gs-5-2-1-1”等。

四,按无单位人员个人整理归档的案卷:

1、按照类别,险种,区分参保人员,

2、按照登记的先后顺序分别排列每个险种的参保人员,

3、每个参保人员的案卷按照永久、100年、50年、30年、10年五种保管期限的顺序排列～如缺某一档次的保管期限～则后面的相应前提～不必留空。

4、每种保管期限的案卷按照二级类目,也即业务环节,的先后顺序,详见本《规则》附件一的“四、按无单位人员整理归档的材料”所列条款,排列～每个二级类目的案卷按照形成的先后顺序排列。

5、档号编制模式如下:

类别,险种,代号-个人代号-二级类目,业务环节,代号-卷号

其中类别,险种,代号按照本《规则》第二部分表一办理,个人代号按照登记的先后顺序用阿拉伯数字编写～一个人只能有一个代号且不得随意改变,二级类目代号指其排序编号～使用阿拉伯数字编写～详见本《规则》附件一的“四、按无单位人员整理归档的材料”所列条款,卷号指案卷的排列顺序编号～统一使用阿拉伯数字编写～如:

“sy-1-3-1”等。

五,按案件或事由整理的案卷:

1、分清案件、事由的类别,

2、按照保管期限分别排列案件、事由,

3、同一保管期限的案件、事由～按照结案、结束的时间顺序排列,

4、档号编制模式如下:

类别代号-二级类目代号-案件,事由,代号-卷号其中类别代号按照本《规则》第二部分表一办理,二级类目代号按本《规则》附件一的“五、按事由、案件整理归档的社保材料”所列条款办理,案件,事由,代号按照案件,事由,结案、结束的先后顺序～用阿拉伯数字编写～一个案件,事由,只能有一个代号且不得随意改变,卷号指案卷的排列顺序编号～统一使用阿拉伯数字编写～如:

“jh-3-1-1”等

十三、编制案卷目录

一,案卷目录的样式与项目设置参见《附件五》。

二,填写案卷目录

1、按照本《规则》第十二部分的整理排序编号体系编制案卷目录,

2、案卷目录各项目均按案卷封面所填相应项目照录～不能有变有漏,

3、案卷目录统一使用计算机信息系统录入～同时打印

纸张目录一式两套～一套日常工作使用～一套备查。

4、案卷目录采用A4规格的复印纸～横向打印。

十四、案卷装盒

一,按照本《规则》第十二部分的整理排序编号体系装盒,

二,按年度整理的案卷～不同年度的案卷不能混合装盒,按保管期限整理的案卷～不同保管期限的案卷不能混合装盒,不同类别,险种,的案卷不能混合装盒,不同单位的案卷～不能混合装盒。

三,案卷装盒时适当留有余地～以便于日后新产生材料的插入。

十五、填写卷盒封面和脊背

一,档案卷盒规格为A4～采用pH值符合国家标准,一般为pH7.68?

0.01,的无酸牛皮卡纸制作～厚度4厘米。

二,卷盒正面样式及项目设置参见《附件六》。

三,单位名称填写全程或简称～如果字数较多也可将单位名称与“社会保险业务档案”分两行排列～统一使用宋体～字号根据实际情况确定。

四,脊背样式及项目设置参见《附件七》～各项目填写要求如下:

1、年度:

使用阿拉伯数字填写盒内案卷办结的年度～如“2000”、“2002”等～但不能填写成“02”、“03”等,

2、保管期限:

填写盒内案卷所确定的保管期限～如“永久”、“100年”、“50年”等,

3、类别:

指九大类的某一类～填写盒内案卷所属类别,险种,的简称～如“管理类”、“养老类”等。

4、起止卷号:

填写盒内第一个案卷的编号和最后一个案卷的编号～如“1-5”、“6-8”等。

5、盒号:

使用阿拉伯数字～按案卷的排列编号体系分别从“1”开始编起～逐年延续。

十六、入库上架编制存放索引

一,所有社保档案整理完毕后～即应按照案卷的排列编号体系～及时入库上架。

同时～要根据每年产生档案数量的多少～每部分后面留有适当的空余柜架～以便以后年度新产生档案的存放。

二,在社保档案入库上架定位后～要根据实际存放情况～编制存放索引～以便于管理和查阅存取。

附件一:

社会保险业务材料

归档范围保管期限和组卷排序一览表

一、按年度整理归档的社保材料

Y永久保管部分

gl社会保险管理类

本类无永久保管并按年度整理归档的社保材料,zj社会保险费征缴类

1社会保险基金征缴年度汇总表卷的归档范围及排列顺序1.1社会保险基金征缴年度汇总表,

1.2年度基金征缴情况分析说明。

组卷说明: