办公自动化.docx

1、办公自动化1,Q:为什么要用 Windows 下的文字处理软件 WPS97/2000、iWPS.net、Office WPS、Office97/2000/XP 等? A:如今,人们的计算机应用水平越来越高,文字处理的质量也越来越好,传统的 DOS 环境下的文字处理软件已经显得捉襟见肘,力不从心。 而 Windows 环境下的文字处理软件，能够进行图文混排等高档排版，对纸张、版式和打印机的控制大大的优于 DOS 环境。特别是像 iWPS.net 这样的集成办公软件， 更是将网络功能和文字处理无缝衔接，使办公自动化水平更上层楼。 2,Q:怎样在 Windows9x 中建立直接进入 Ucdos 的快

2、捷方式? A:在 windows9x 中经常需要运行 Ucdos，处理 WPS 文档，或运行旧的 DOS 程序， 但在浏览器中双击 UCDOS.BAT 往往不能进入 UCDOS 中。 其实，我们可以通过建立快捷方式来快速运行 UCDOS。方法如下： 建立一个 windows 快捷方式，在“命令行”中输入： c: /k c:ucdosucdos.bat 即可。注意：c:command 与 /k 之间必须至少有一个空格！ 然后运行该快捷方式，即可进入UCDOS。 3,Q:如何浏览 *.pdf、*.wdl(*.wdf) 等类型的文件? A: 在windows 环境中，经常得到一些以.pdf、.wdl

3、 或.wdf 为扩展名的文件，它们是一类传递图文信息的特殊格式的文件，目前要用对应的阅读器打开才能阅读。其中 *.pdf 文件格式为 adobe 公司创制，要用该公司的 Acrobat Reader 软件打开观看;这种文件的建立要用到 Adobe 公司的特殊的Acrobat编辑器。另一种*.wdl(*.wdf) 的文件要用一个叫 DyanDoc Free Reader 的阅读器来打开阅读，微软公司的Visual Studio 6.0 所附带的各类参考手册就采用了这种文件格式。 在Internet上还经常有一种以.001、.002.为扩展名的文件，要用一个叫Ssread的“超星图书阅览器”来浏览

4、，这款浏览器也是中国国家图书馆(原北京图书馆)指定的图书阅览器。 4,Q:在 MS-Word97/2000/XP 中加上标和下标? A:按快捷键 Ctrl+Shift+ 可以切换到上标插入状态,再按该组合键撤消上标插入状态; 按快捷键 Ctrl+ 可以切换到下标插入状态,再按该组合键撤消下标插入状态。 5,Q:怎样在 MS-word 中打印超大字、超小字? A:按快捷键 Ctrl+Shift+ 可以将所选择的文字的字号不断变大，按快捷键 Ctrl+Shift+ 可以将所选择的文字的字号不断变小。然后打印。字的大小取决于纸张的大小。 另法：Ctrl+ 字体变小，Ctrl+ 字体变大，变化幅度比较

5、小，可以微调字的大小。 6,Q:怎样在 Windows 中输入汉字的省略号“”? A:有人把省略号输成“.”甚至“。”。其实你只要切换到任一种汉字输入法，再切换到标点符号输入状态(Ctrl+.)，按组合健 Shift+6 (6 为字母键上方的数字键)就可正确输入省略号“”了。 7,Q:如何移植 Windows98 输入法的自定义词组? A:Windows98 输入法自定义词组存放在 system 目录下的特定的文件中,其中微软拼音输入法存放在 pjjyp.upt 中,智能ABC输入法存放在 tmmr.rem 中。只要将这两个文件备份，拷贝到另外的 Windows 的对应目录下，就可以将自定义的

6、词组移植过去。 8,Q:怎样输入“”(如“二年”)? A:许多人输入年月日时，将“二年”输成“二000年”“二零零零年”“二ooo年”。其实可以这样输入： 对于智能ABC输入法和全拼输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“”，单击输入。 对于微软拼音输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“选软键盘”-“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“”，单击输入。 其实最方便的是：在智能ABC输入法下输入 i0 (小写字母 i 和数字 0)即可。 9,Q:在智能 ABC 输入法中快速输入“年月日”? A:如果要输入

7、“二年一月二日”，可直接键入“i2001n1y2r”。如果要输入“二一年十月十二日”，可直接键入“i2001nsys2r”即可。这样不仅快，而且会输入正确的“二年”字样。 10,Q:WPS 文件在读取时出现磁盘读错误(Data error)时怎么办? A:WPS 保存文件时同时保存了一个备份文件(*.BAK),如果源文件出现数据错误,可以用备份文件进行恢复。如源文件名为 MYDOC.WPS,则备份文件的名字则为 MYDOC.BAK， 将备份文件改名后(扩展名不能为.BAK)即可对它进行编辑了。同时注意：.BAK 备份文件不保存 WPS 正式文档所加的密码。 11,Q:Word97 能保存源文件

8、的备份吗? A:可以。Word97 默认的保存方式是快速保存(每间隔 10 分钟自动存盘一次)。可以在“工具/选项./保存”窗口修改保存选项为“保留备份”，Word97 即可保存源文档的备份“Backup of *.wbk”。 12,Q:正在编辑文档时断电怎么办? A:一般的编辑器都会对源文档做一个备份,如 WPS 为 *.BAK,断电后可以用备份恢复源文档。在编辑文档时，同时注意及时存盘，以使损失最小。 13,Q:我从网上下载了一幅图片,但是用“画笔”编辑时似乎有点异常? A:你下载的图片有可能是 .GIF 或 .JPG 格式的图片，将它转化为.BMP格式的图片再编辑就正常了。 14,Q:为

9、什么 WPS97/2000 不能进行打印预览? A:安装打印机驱动程序后，关闭 WPS，再打开 WPS 试试。 15,Q:Word 中快速改变字体大小? A:选中文字，Ctrl+ 缩小，Ctrl+ 放大。 16,Q:怎样在表格的上方写文字? A:用 Word 制作了一个表格，表格抵到了页面的最上部，想在表格上方写标题，但光标定位不到表格的上方，怎么办呢? 将光标定位到表格左上角的格子中，回车即可。 17,Q:标准输入法(智能 ABC 输入法)版本 4.0 的几条技巧： A: (1)简拼单词表：简单地键入该字母，按回车，就可以输入对应的汉字。对应关系是： d=的 l=了 s=是 z=在 h=和

10、j=就 w=我 t=他 b=不 g=个 p=批； n=年 r=日 i=一 I=壹 y=有 x=小 f=发 zh=这 sh=上 ch=出 (2)使用隔音符号：输入像“西安”“然而”这样的词，用隔音符号将其分隔，输成：“xian ”和“raner”； (3)中文标点的输入：比较简单，但注意书名号在“”和“”键上是嵌套的，即第一次按“”键输入的是“”，再按“”键输入的是“”；省略号“”的输入热键是 Shift+6； (4)快速输入成语和词组：用词语的拼音首字母，可以快速输入成语和词组。如：jsj-计算机，jyqj-精益求精； (5)使用符号“”“”来以词定字： 如键入“cmjb”可以输入“草木皆兵”

11、，而键入“cmjb”后再敲“”键可输入“草”字，键入“cmjb”后再敲“”键可输入“兵”字； (6)快速输入常用数量词：以前导字符“i”或“ I”加对应的字母，可以快速输入数量词。 ig=个 is=十 Is=拾 ib=百 Ib=佰 iq=千 Iq=仟 iw=万 ie=亿 iz=兆 id=第 in=年 iy=月 ir=日 it=吨 ik=克 is=十 if=分 il=里 im=米 ij=斤 io=度 ip=磅 iu=微 ii=毫 ia=秒 ic=厘 ix=升； (7)“音码+形码”快速输入单字：智能ABC 输入法并不只是纯粹的拼音码，结合其形码可以快速定位汉字。其形码编码如下：1-横 2-竖 3

12、-撇 4-捺 5-折 6-竖弯钩 7-十部 8-口部。 如果要输入“事”字，可键入“shi1”，则“事”就会出现在输入栏的上部，很容易地就会找到它。再比如“zai13”可直接输入“在”字，“zai12”可直接输入“再”字。 (8)在英文标点/汉字标点之间切换的快捷键：“Ctrl+ .”。 (9)各种符号的输入：以前导字符“v”加 1,2,3，可以快速输入各种符号，如 v1 可输入标点符号，v8 可输入汉语拼音的带声调的字母，v9 可输入制表符，等等。 18,Q:在 Windows98 的“查找”中一次查找几种类型的文件： A:如果要一次同时查找 *.bak 和 *.tmp 和 W 文件，可以将

13、它们用空格或分号 ；分开，输入“名称”文本框中，再开始查找。 19,Q:如何使 Word6.0 读取 WPS 文件? A:从 Word97 开始，MS-Word 已经可以直接支持 WPS 文件了，但是 Word 以前的版本，如 Word6.0，并不支持 WPS 文档。要使 Word6.0 读取 WPS 文档，可以先将 WPS 文件转换成纯文本文件，再用 Word6.0 来读。 20,Q:给 Word97/2000 添加“自动滚屏”功能： A:单击“工具/自定义/命令”，在“类别”列表框中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表框中选择“AutuScrool”，点中该项，用鼠标拖放到 Word 的

14、菜单条上，菜单条上会出现一个“自动滚动”按钮。这样，浏览文本时，只要点击该按钮，文本就会自动上(下)滚动。滚动的方向和速度可以上下移动鼠标，从而影响到右边滚动条上的一个调节滑块进行调节。 21,Q:让 xls 文档与 Excel 程序同时打开： A:将 xls 文档放在 Excel 的对应文件夹下，当 Excel 打开时，这些文档就会自动打开。这个“对应文件夹”就是：假如您的 Office 安装在 C: 盘上，则该文件夹就是 C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLStart。 22,Q:在 Word 中实现文字与表格的转换? A:(1)将表格转换为文字：

15、选中表格，执行菜单项“将表格转换成文字”命令，然后选择“文字分割符”，确定即可。(2)将文字转换为表格：对格式要求较高，稍复杂一些。要保证转换为表格的各列内容间有且只有一个分割符，分割符可以是段落、逗号、制表符、空格或其他自选的半角英文符号，每行文本左边紧靠左边界(文字前不能有空格等)以回车键结束。然后选择文本，执行菜单项“将文字转换成表格”命令，选择对应的分割符，再输入生成的表格的列数，确定。 23,Q:在 Excel 中编写 VBA 程序提高工作效率： A:在学生成绩统计时，要将工作表中成绩小于 60 的数字标记为红色，如果表非常多，则手工操作十分麻烦，也容易出错。这时，可以编写一段 VB

16、A 程序来实现，既快又准确。在 Excel 中打开工作表，在“工具”菜单中选择“宏”子菜单下的“宏”，在弹出的“宏”对话框中输入宏名，如 Hong，然后单击“创建”按钮，随后出现“Microsoft Visual Basic”窗口，在模块窗口中输入以下语句，再返回 Excel 界面执行宏即可。 Sub 标记成绩() For i = 2 To 100 For j = 2 To 20 score = ActiveSheet.Cells(i, j) If score 60 Then ActiveSheet.Cells(i, j).Font.ColorIndex = 3 3 = 红色 Else Act

17、iveSheet.Cells(i, j).Font.ColorIndex = 1 1 = 黑色 End If Next i Next j End Sub 24,Q:Word 中上划线创建三法： A:在 Word 中，要为文字添加下划线，只需选定文字，然后按一下“格式” 工具栏中的“下划线”图标即可。但 Word 并未提供创建上划线这一功能。对于某些需要上划线的人来说，这的确是个不足。但 Word 的绘画工具却包含了所有我们手工实现所需的功能，所以，您可以直接在文档中绘制图形。此外，如果想画得更美观一些，您可以在 Word 中尝试下面的技巧。 (1)绘图法：在主窗口工具条上点击“显示比例”框，选

18、择“200%”，我们需要放大了的文件。如果绘图工具条不在窗口中，在主工具条上击鼠标右键，在弹出式菜单中选“绘图”。在绘图工具条上点击“绘图”，从弹出式菜单中选择“调整坐标线”。弹出对话框“调整坐标线”，将选择框去掉不选，然后点击“确定”。这一操作将使您能画出任意长度的直线。找到将要添加上划线的文本块，选中它们。这能帮助您确定上划线的位置。点击绘图条上的“直线”图标，在选中的文本黑白相间处画一条适当长度的水平直线。在画好的直线上单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”命令，可以设置线条的粗细。 (2)“域”法：在插入菜单项下选域.，在域代码处输入：EQ ，确定。常用：分数f(x,y)，根号r(x,

19、y)，上下标s(u,d).。例如，输入 X 平均值(X的上划线)，插入域为EQ x to (X)。 (3)公式编辑器法：插入对象方式：在插入菜单项下选对象，在对象对话框中，通过移动垂直滚动条选择对象类型为Microsoft Equation 3.0，确定后出现公式编辑器编辑框，在公式编辑器提供的工具中可以插入合适的上划线。 25,Q:WPS 用户升级 Windows 时的一条注意事项： A:最近有好多网友来信说，他的 Windows 升级到 WindowsME 或 Windows2000 后，原来在 Windows98 下加密的 WPS 文档用原来的密码都不能打开了(反之亦然)。所以提醒网友们

20、注意，在升级前先去掉原文档的密码，以免出现麻烦。如果升级后原文档打不开，可以将文档拷贝到别人的 Windows9x 环境下去掉密码再拷贝回来。 26,Q:忘记 WPS97/2000 密码的补救办法： A:将一个 WPS 文档编辑完成后加了一个密码，时间一长不小心忘记了，怎么办？DOS 下的 WPS 文档有一个通用密码ctrl+qiubojun，但 Windows 下似乎不能用。这时有一个补救的办法：你看一看你原来编辑该文档的 BAK 文档还在不在？如果在的话，将它的扩展名改成 wps 后看能不能打开。Word97 的加密文档忘记口令时也可以照此办理(Word97 的备份文档为 Backup o

21、f xxx.wbk)。 27,Q:Word 中快速转换大小写： A:转换大小写：选中文字，按 Shift+F3。 28,Q:记事本(NotePad)打印机页面设置中页眉和页脚的 8 个宏命令： A: f：插入已打开文件的名称(如果文件未命名，则插入无标题)。 d：插入日期。 t：插入计算机时钟所规定的时间。 p：插入页码。 ：插入符。 l、r 或 c：页眉(或页脚)左对齐、右对齐或居中。 29,Q:怎样快速统计文档中文字的行数、字数? A:用 Word 打开该文档，选“文件属性统计信息”即可。其中“字数”为汉字字数，一个标点符号、2 个英文字符都按一个字数计算。 30,Q:Word2000 中

22、给文档加水印： A:(1)加文字水印：用菜单命令“格式背景水印”；(2)加图片水印：插入图片后，在图片插入处单击，调出“图片工具栏”(或用菜单“视图工具栏图片”调出)，然后单击第二个“图象控制”图标，选“水印”。 31,Q:在 Word2000 中使用稿纸功能: A:Word2000 也有稿纸输出功能，只是它在默认安装中没有选中这项功能。新建一个 Word 文档，在新建对话框中选中“其它文档”标签页，点选“稿纸向导”，按“确定”按钮，然后跟着向导一步一步走，就会让 Word2000 具 有稿纸功能。 32,Q:让 Word 文档自带“字库”: A:Word 文档有定义字体功能，但是如果将一个文

23、档拷贝到另一台没有安装指定字体的机器上，定义的字体就丢失了。其实，Word 在存盘时可以将其使用的字体也一并保存在 doc 文档中，这样，该文档就可以在任何机器上浏览而不丢失字体信息。方法是，保存文档时选“嵌入 TrueTpye 字体”即可。(为了使文档体积小，还应选中“只嵌入所用字符”选项。) 33,Q:给 Word 文档“减肥”: A:(1 法)、选“另存为.”将文档另存一次，其字节数可能会大大减小； (2 法)、保存为 .rtf 格式的文件； (3 法)、保存文档选“嵌入 TrueTpye 字体”时，还应选中“只嵌入所用字符”选项； (4 法)、去掉保存选项中的“快速保存”选项； (5

24、法)、用“普通版式”保存文档； (6 法)、如果不想保留 Word 格式，可以保存成 txt 文档格式。 34,Q:怎样启用 Word 的“公式编辑器”? A:Word 的“公式编辑器”不是 Word 的默认安装组件，所以在使用前必须先安装。安装完毕后，在 Word 的界面下单击菜单“插入/对象”，在“对象类型”选择框中选择“Microsoft Equation 3.0”,确定后即进入了公式编辑状态。 35,Q:在 Word 中使用分屏显示 A:鼠标移到 Word 右滚动条的上箭头的上方，有一个分隔条，拖住往下拉，屏幕会分成上下两部分，它们的内容是完全同步的，但可以在一个文档的两个地方方便地进

25、行互相对照、交换数据等。 36,Q:取消 Word 的项目编号 A:在 Word 的行头输入“1、”，它会自动在下一行加上“2、”的项目编号。为了取消这种自动项目编号，可以按退格键取消“2、”。但“1、”的项目编号仍然存在，也就是说“1、”仍然不可选。为了彻底取消 Word 的自动项目编号，可在出现“2、”时按“Ctrl+Z”即可。 37,Q:让 Word 表格中某列的小数按小数点上下对齐 A:将表格的某列选择为一个块，在该列的上方对应的标尺栏上双击鼠标，会弹出“制表位”对话框，点选“对齐方式”中的“小数点对齐”，确定。然后，拖动标尺栏上的“制表位标志”符“”就可以左右移动按小数点对齐的数字了

26、。 38,Q:把 Word 文档变成图片 A:Word 编辑完成，保存为一个 .doc 文档。然后新建一个文档，把保存的文件的图标拖进来，Word 会把它自动作为一幅图片看待。再把该新建的文档保存成 Html Web 文档，就会得到图片了。 39,Q:巧妙保存 Word 文档中嵌入的大量的图片 A:如果你要把 Word 文档中嵌入的一幅图片保存下来，一个办法就是右键单击它，选择“复制”，然后打开“画笔”“Photoshop”等绘图软件粘贴进来进行处理，然后保存成图形文件。但是，如果 Word 文档中的图片非常多，几十、上百幅，那么上述办法的效率就非常低了。这时可以使用以下方法：打开包含多幅图片

27、的 Word 文档，保存为“Web 页”方式的文件，然后切换到该文件路径下，就会看到所有的图片都保存在这里了。 40,Q:为什么从 Windows9x 进入 MS-DOS 方式再运行 UCDOS 就会花屏，但用 CLS 清屏后就好了？ A:这是 UCDOS 显卡驱动的问题，可以运行 UCDOS 目录下的 SETUP 来选择一个相近的显示驱动程序，但也可以在启动 UCDOS 的批处理文件最后一行加入 cls 命令就行了。 41,Q:如何把 Wps2000 的默认 5 号字设为 2 号字? A:通过 WPS2000 的“样式管理”，将“正文”的字体的字号设置成你想要的格式即可。 42,Q:Exce

28、l 中的行高和列宽的单位为磅，它与长度单位毫米(mm)如何换算? A:“磅”是衡量印刷字体大小的单位,约等于七十二分之一英寸。而 1英寸25.4毫米，则1磅25.4/720.353毫米。 43,Q:如何在 EXCEL 中将行列转置，即把原来作为行的项转到列的位置上来，把列上的项转到行上来？ A:先复制要转换的行与列，然后选择“编辑”-“选择性粘贴”，在右下角“转置”选项前面打个钩，然后“确定”即可。 44,Q:Word97/2000 给文章设置的页脚是用自动图文集“第X 页，共Y 页”，在屏幕上显示正常，可是打印出来却总是变成“第1页，共1页”、“第2页，共2页”、“第3页，共3页”不知怎么回

29、事? A:这是 Word 的老毛病了。不要使用自动图文集中的那个功能，用旁边那个插入页码和页数。你要用那个功能，只能到最后进行，不然的话，总页数不会变化。 45,Q:安装 Office97 如何绕过安装盘? A:在“开始”-“运行”中带参数 /M 运行 Setup.exe，即 setup /M(在 Setup 后面空一格，斜杠，再加 M)。 46,Q:如何将 AUTOCAD14 的图形文件(包括图形、汉字)插入到 Word2000 的文档中去? A:两种方法供参考：1、在 Word2000 中插入对象，选 AutoCAD；2、在 AutoCAD 中将需要的内容通过Raster_Printer输出为位图