办公自动化.docx
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办公自动化
1,Q:
为什么要用Windows下的文字处理软件WPS97/2000、iWPS.net、OfficeWPS、Office97/2000/XP等?
A:
如今,人们的计算机应用水平越来越高,文字处理的质量也越来越好,传统的DOS环境下的文字处理软件已经显得捉襟见肘,力不从心。
而Windows环境下的文字处理软件，能够进行图文混排等高档排版，对纸张、版式和打印机的控制大大的优于DOS环境。
特别是像iWPS.net这样的集成办公软件，更是将网络功能和文字处理无缝衔接，使办公自动化水平更上层楼。
2,Q:
怎样在Windows9x中建立直接进入Ucdos的快捷方式?
A:
在windows9x中经常需要运行Ucdos，处理WPS文档，或运行旧的DOS程序，但在浏览器中双击UCDOS.BAT往往不能进入UCDOS中。
其实，我们可以通过建立快捷方式来快速运行UCDOS。
方法如下：
建立一个windows快捷方式，在“命令行”中输入：
c:
\/kc:
\ucdos\ucdos.bat
即可。
注意：
c:
\command与/k之间必须至少有一个空格！
然后运行该快捷方式，即可进入UCDOS。
3,Q:
如何浏览*.pdf、*.wdl（*.wdf）等类型的文件?
A:
在windows环境中，经常得到一些以.pdf、.wdl或.wdf为扩展名的文件，它们是一类传递图文信息的特殊格式的文件，目前要用对应的阅读器打开才能阅读。
其中*.pdf文件格式为adobe公司创制，要用该公司的AcrobatReader软件打开观看;这种文件的建立要用到Adobe公司的特殊的Acrobat编辑器。
另一种*.wdl（*.wdf）的文件要用一个叫DyanDocFreeReader的阅读器来打开阅读，微软公司的VisualStudio6.0所附带的各类参考手册就采用了这种文件格式。
在Internet上还经常有一种以.001、.002...为扩展名的文件，要用一个叫Ssread的“超星图书阅览器”来浏览，这款浏览器也是中国国家图书馆（原北京图书馆）指定的图书阅览器。
4,Q:
在MS-Word97/2000/XP中加上标和下标?
A:
按快捷键'Ctrl'+'Shift'+'+'可以切换到上标插入状态,再按该组合键撤消上标插入状态;
按快捷键'Ctrl'+'+'可以切换到下标插入状态,再按该组合键撤消下标插入状态。
5,Q:
怎样在MS-word中打印超大字、超小字?
A:
按快捷键'Ctrl'+'Shift'+'>'可以将所选择的文字的字号不断变大，按快捷键'Ctrl'+'Shift'+'<'可以将所选择的文字的字号不断变小。
然后打印。
字的大小取决于纸张的大小。
另法：
'Ctrl'+'['字体变小，'Ctrl'+']'字体变大，变化幅度比较小，可以微调字的大小。
6,Q:
怎样在Windows中输入汉字的省略号“……”?
A:
有人把省略号输成“......”甚至“。
。
。
。
。
。
”。
其实你只要切换到任一种汉字输入法，再切换到标点符号输入状态（Ctrl+.），按组合健Shift+6（6为字母键上方的数字键）就可正确输入省略号“……”了。
7,Q:
如何移植Windows98输入法的自定义词组?
A:
Windows98输入法自定义词组存放在system目录下的特定的文件中,其中微软拼音输入法存放在pjjyp.upt中,智能ABC输入法存放在tmmr.rem中。
只要将这两个文件备份，拷贝到另外的Windows的对应目录下，就可以将自定义的词组移植过去。
8,Q:
怎样输入“○”（如“二○○○年”）?
A:
许多人输入年月日时，将“二○○○年”输成“二000年”“二零零零年”“二ooo年”。
其实可以这样输入：
对于智能ABC输入法和全拼输入法：
调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“○”，单击输入。
对于微软拼音输入法：
调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“选软键盘”-“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“○”，单击输入。
其实最方便的是：
在智能ABC输入法下输入i0（小写字母i和数字0）即可。
9,Q:
在智能ABC输入法中快速输入“年月日”?
A:
如果要输入“二○○○年一月二日”，可直接键入“i2001n1y2r”。
如果要输入“二○○一年十月十二日”，可直接键入“i2001nsys2r”即可。
这样不仅快，而且会输入正确的“二○○○年”字样。
10,Q:
WPS文件在读取时出现磁盘读错误（Dataerror）时怎么办?
A:
WPS保存文件时同时保存了一个备份文件（*.BAK）,如果源文件出现数据错误,可以用备份文件进行恢复。
如源文件名为MYDOC.WPS,则备份文件的名字则为MYDOC.BAK，将备份文件改名后（扩展名不能为.BAK）即可对它进行编辑了。
同时注意：
.BAK备份文件不保存WPS正式文档所加的密码。
11,Q:
Word97能保存源文件的备份吗?
A:
可以。
Word97默认的保存方式是快速保存（每间隔10分钟自动存盘一次）。
可以在“工具/选项.../保存”窗口修改保存选项为“保留备份”，Word97即可保存源文档的备份“Backupof*.wbk”。
12,Q:
正在编辑文档时断电怎么办?
A:
一般的编辑器都会对源文档做一个备份,如WPS为*.BAK,断电后可以用备份恢复源文档。
在编辑文档时，同时注意及时存盘，以使损失最小。
13,Q:
我从网上下载了一幅图片,但是用“画笔”编辑时似乎有点异常?
A:
你下载的图片有可能是.GIF或.JPG格式的图片，将它转化为.BMP格式的图片再编辑就正常了。
14,Q:
为什么WPS97/2000不能进行打印预览?
A:
安装打印机驱动程序后，关闭WPS，再打开WPS试试。
15,Q:
Word中快速改变字体大小?
A:
选中文字，Ctrl+[缩小，Ctrl+]放大。
16,Q:
怎样在表格的上方写文字?
A:
用Word制作了一个表格，表格抵到了页面的最上部，想在表格上方写标题，但光标定位不到表格的上方，怎么办呢?
将光标定位到表格左上角的格子中，回车即可。
17,Q:
标准输入法（智能ABC输入法）版本4.0的几条技巧：
A:
（1）简拼单词表：
简单地键入该字母，按回车，就可以输入对应的汉字。
对应关系是：
d=的l=了s=是z=在h=和j=就w=我t=他b=不g=个p=批；
n=年r=日i=一I=壹y=有x=小f=发zh=这sh=上ch=出
（2）使用隔音符号：
输入像“西安”“然而”这样的词，用隔音符号将其分隔，输成：
“xi'an”和“ran'er”；
（3）中文标点的输入：
比较简单，但注意书名号在“〈”和“〉”键上是嵌套的，即第一次按“〈”键输入的是“《”，再按“〈”键输入的是“〈”；省略号“……”的输入热键是Shift+6；
（4）快速输入成语和词组：
用词语的拼音首字母，可以快速输入成语和词组。
如：
jsj-计算机，jyqj-精益求精；
（5）使用符号“[”“]”来以词定字：
如键入“cmjb”可以输入“草木皆兵”，而键入“cmjb”后再敲“[”键可输入“草”字，键入“cmjb”后再敲“]”键可输入“兵”字；
（6）快速输入常用数量词：
以前导字符“i”或“I”加对应的字母，可以快速输入数量词。
ig=个is=十Is=拾ib=百Ib=佰iq=千Iq=仟iw=万ie=亿iz=兆id=第
in=年iy=月ir=日it=吨ik=克is=十if=分il=里im=米ij=斤io=度
ip=磅iu=微ii=毫ia=秒ic=厘ix=升；
（7）“音码+形码”快速输入单字：
智能ABC输入法并不只是纯粹的拼音码，结合其形码可以快速定位汉字。
其形码编码如下：
1-横2-竖3-撇4-捺5-折6-竖弯钩7-十部8-口部。
如果要输入“事”字，可键入“shi1”，则“事”就会出现在输入栏的上部，很容易地就会找到它。
再比如“zai13”可直接输入“在”字，“zai12”可直接输入“再”字。
（8）在英文标点/汉字标点之间切换的快捷键：
“Ctrl+.”。
（9）各种符号的输入：
以前导字符“v”加1,2,3，…，可以快速输入各种符号，如v1可输入标点符号，v8可输入汉语拼音的带声调的字母，v9可输入制表符，等等。
18,Q:
在Windows98的“查找”中一次查找几种类型的文件：
A:
如果要一次同时查找*.bak和*.tmp和W文件，可以将它们用空格或分号；分开，输入“名称”文本框中，再开始查找。
19,Q:
如何使Word6.0读取WPS文件?
A:
从Word97开始，MS-Word已经可以直接支持WPS文件了，但是Word以前的版本，如Word6.0，并不支持WPS文档。
要使Word6.0读取WPS文档，可以先将WPS文件转换成纯文本文件，再用Word6.0来读。
20,Q:
给Word97/2000添加“自动滚屏”功能：
A:
单击“工具/自定义/命令”，在“类别”列表框中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表框中选择“AutuScrool”，点中该项，用鼠标拖放到Word的菜单条上，菜单条上会出现一个“自动滚动”按钮。
这样，浏览文本时，只要点击该按钮，文本就会自动上（下）滚动。
滚动的方向和速度可以上下移动鼠标，从而影响到右边滚动条上的一个调节滑块进行调节。
21,Q:
让xls文档与Excel程序同时打开：
A:
将xls文档放在Excel的对应文件夹下，当Excel打开时，这些文档就会自动打开。
这个“对应文件夹”就是：
假如您的Office安装在C:
盘上，则该文件夹就是C:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\XLStart。
22,Q:
在Word中实现文字与表格的转换?
A:
（1）将表格转换为文字：
选中表格，执行菜单项“将表格转换成文字”命令，然后选择“文字分割符”，确定即可。
（2）将文字转换为表格：
对格式要求较高，稍复杂一些。
要保证转换为表格的各列内容间有且只有一个分割符，分割符可以是段落、逗号、制表符、空格或其他自选的半角英文符号，每行文本左边紧靠左边界（文字前不能有空格等）以回车键结束。
然后选择文本，执行菜单项“将文字转换成表格”命令，选择对应的分割符，再输入生成的表格的列数，确定。
23,Q:
在Excel中编写VBA程序提高工作效率：
A:
在学生成绩统计时，要将工作表中成绩小于60的数字标记为红色，如果表非常多，则手工操作十分麻烦，也容易出错。
这时，可以编写一段VBA程序来实现，既快又准确。
在Excel中打开工作表，在“工具”菜单中选择“宏”子菜单下的“宏…”，在弹出的“宏”对话框中输入宏名，如Hong，然后单击“创建”按钮，随后出现“MicrosoftVisualBasic”窗口，在模块窗口中输入以下语句，再返回Excel界面执行宏即可。
Sub标记成绩（）
Fori=2To100
Forj=2To20
score=ActiveSheet.Cells（i,j）
Ifscore<60Then
ActiveSheet.Cells（i,j）.Font.ColorIndex=3'3=红色
Else
ActiveSheet.Cells（i,j）.Font.ColorIndex=1'1=黑色
EndIf
Nexti
Nextj
EndSub
24,Q:
Word中上划线创建三法：
A:
在Word中，要为文字添加下划线，只需选定文字，然后按一下“格式”工具栏中的“下划线”图标即可。
但Word并未提供创建上划线这一功能。
对于某些需要上划线的人来说，这的确是个不足。
但Word的绘画工具却包含了所有我们手工实现所需的功能，所以，您可以直接在文档中绘制图形。
此外，如果想画得更美观一些，您可以在Word中尝试下面的技巧。
（1）绘图法：
在主窗口工具条上点击“显示比例”框，选择“200%”，我们需要放大了的文件。
如果绘图工具条不在窗口中，在主工具条上击鼠标右键，在弹出式菜单中选“绘图”。
在绘图工具条上点击“绘图”，从弹出式菜单中选择“调整坐标线”。
弹出对话框“调整坐标线”，将选择框去掉不选，然后点击“确定”。
这一操作将使您能画出任意长度的直线。
找到将要添加上划线的文本块，选中它们。
这能帮助您确定上划线的位置。
点击绘图条上的“直线”图标，在选中的文本黑白相间处画一条适当长度的水平直线。
在画好的直线上单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”命令，可以设置线条的粗细。
（2）“域”法：
在[插入]菜单项下选[域...]，在[域代码]处输入：
EQ<开关>，确定。
常用<开关>：
分数\f（x,y），根号\r（x,y），上下标\s（u,d）.。
例如，输入X平均值（X的上划线），插入域为EQ\x\to（X）。
（3）公式编辑器法：
插入对象方式：
在[插入]菜单项下选[对象]，在[对象]对话框中，通过移动垂直滚动条选择[对象类型]为MicrosoftEquation3.0，确定后出现公式编辑器编辑框，在公式编辑器提供的工具中可以插入合适的上划线。
25,Q:
WPS用户升级Windows时的一条注意事项：
A:
最近有好多网友来信说，他的Windows升级到WindowsME或Windows2000后，原来在Windows98下加密的WPS文档用原来的密码都不能打开了（反之亦然）。
所以提醒网友们注意，在升级前先去掉原文档的密码，以免出现麻烦。
如果升级后原文档打不开，可以将文档拷贝到别人的Windows9x环境下去掉密码再拷贝回来。
26,Q:
忘记WPS97/2000密码的补救办法：
A:
将一个WPS文档编辑完成后加了一个密码，时间一长不小心忘记了，怎么办？
DOS下的WPS文档有一个通用密码"ctrl+qiubojun"，但Windows下似乎不能用。
这时有一个补救的办法：
你看一看你原来编辑该文档的BAK文档还在不在？
如果在的话，将它的扩展名改成wps后看能不能打开。
Word97的加密文档忘记口令时也可以照此办理（Word97的备份文档为Backupofxxx.wbk）。
27,Q:
Word中快速转换大小写：
A:
转换大小写：
选中文字，按Shift+F3。
28,Q:
记事本（NotePad）打印机页面设置中页眉和页脚的8个宏命令：
A:
①＆f：
插入已打开文件的名称（如果文件未命名，则插入"无标题"）。
②＆d：
插入日期。
③＆t：
插入计算机时钟所规定的时间。
④＆p：
插入页码。
⑤＆＆：
插入＆符。
⑥＆l、＆r或＆c：
页眉（或页脚）左对齐、右对齐或居中。
29,Q:
怎样快速统计文档中文字的行数、字数?
A:
用Word打开该文档，选“文件\属性\统计信息”即可。
其中“字数”为汉字字数，一个标点符号、2个英文字符都按一个字数计算。
30,Q:
Word2000中给文档加水印：
A:
（1）加文字水印：
用菜单命令“格式\背景\水印”；
（2）加图片水印：
插入图片后，在图片插入处单击，调出“图片工具栏”（或用菜单“视图\工具栏\图片”调出），然后单击第二个“图象控制”图标，选“水印”。
31,Q:
在Word2000中使用稿纸功能:
A:
Word2000也有稿纸输出功能，只是它在默认安装中没有选中这项功能。
新建一个Word文档，在新建对话框中选中“其它文档”标签页，点选“稿纸向导”，按“确定”按钮，然后跟着向导一步一步走，就会让Word2000具有稿纸功能。
32,Q:
让Word文档自带“字库”:
A:
Word文档有定义字体功能，但是如果将一个文档拷贝到另一台没有安装指定字体的机器上，定义的字体就丢失了。
其实，Word 在存盘时可以将其使用的字体也一并保存在doc文档中，这样，该文档就可以在任何机器上浏览而不丢失字体信息。
方法是，保存文档时选“嵌入TrueTpye字体”即可。
（为了使文档体积小，还应选中“只嵌入所用字符”选项。
）
33,Q:
给Word文档“减肥”:
A:
（1法）、选“另存为...”将文档另存一次，其字节数可能会大大减小；
（2法）、保存为.rtf格式的文件；
（3法）、保存文档选“嵌入TrueTpye字体”时，还应选中“只嵌入所用字符”选项；
（4法）、去掉保存选项中的“快速保存”选项；
（5法）、用“普通版式”保存文档；
（6法）、如果不想保留Word格式，可以保存成txt文档格式。
34,Q:
怎样启用Word的“公式编辑器”?
A:
Word的“公式编辑器”不是Word的默认安装组件，所以在使用前必须先安装。
安装完毕后，在Word的界面下单击菜单“插入/对象”，在“对象类型”选择框中选择“MicrosoftEquation3.0”,确定后即进入了公式编辑状态。
35,Q:
在Word中使用分屏显示
A:
鼠标移到Word右滚动条的上箭头的上方，有一个分隔条，拖住往下拉，屏幕会分成上下两部分，它们的内容是完全同步的，但可以在一个文档的两个地方方便地进行互相对照、交换数据等。
36,Q:
取消Word的项目编号
A:
在Word的行头输入“1、……”，它会自动在下一行加上“2、……”的项目编号。
为了取消这种自动项目编号，可以按退格键取消“2、”。
但“1、……”的项目编号仍然存在，也就是说“1、”仍然不可选。
为了彻底取消Word的自动项目编号，可在出现“2、”时按“Ctrl+Z”即可。
37,Q:
让Word表格中某列的小数按小数点上下对齐
A:
将表格的某列选择为一个块，在该列的上方对应的标尺栏上双击鼠标，会弹出“制表位”对话框，点选“对齐方式”中的“小数点对齐”，确定。
然后，拖动标尺栏上的“制表位标志”符“┻”就可以左右移动按小数点对齐的数字了。
38,Q:
把Word文档变成图片
A:
Word编辑完成，保存为一个.doc文档。
然后新建一个文档，把保存的文件的图标拖进来，Word会把它自动作为一幅图片看待。
再把该新建的文档保存成HtmlWeb文档，就会得到图片了。
39,Q:
巧妙保存Word文档中嵌入的大量的图片
A:
如果你要把Word文档中嵌入的一幅图片保存下来，一个办法就是右键单击它，选择“复制”，然后打开“画笔”“Photoshop”等绘图软件粘贴进来进行处理，然后保存成图形文件。
但是，如果Word文档中的图片非常多，几十、上百幅，那么上述办法的效率就非常低了。
这时可以使用以下方法：
打开包含多幅图片的Word文档，保存为“Web页”方式的文件，然后切换到该文件路径下，就会看到所有的图片都保存在这里了。
40,Q:
为什么从Windows9x进入MS-DOS方式再运行UCDOS就会花屏，但用CLS清屏后就好了？
A:
这是UCDOS显卡驱动的问题，可以运行UCDOS目录下的SETUP来选择一个相近的显示驱动程序，但也可以在启动UCDOS的批处理文件最后一行加入cls命令就行了。
41,Q:
如何把Wps2000的默认5号字设为2号字?
A:
通过WPS2000的“样式管理”，将“正文”的字体的字号设置成你想要的格式即可。
42,Q:
Excel中的行高和列宽的单位为磅，它与长度单位毫米（mm）如何换算?
A:
“磅”是衡量印刷字体大小的单位,约等于七十二分之一英寸。
而1英寸＝25.4毫米，则1磅＝25.4/72≈0.353毫米。
43,Q:
如何在EXCEL中将行列转置，即把原来作为行的项转到列的位置上来，把列上的项转到行上来？
A:
先复制要转换的行与列，然后选择“编辑”-“选择性粘贴”，在右下角“转置”选项前面打个钩，然后“确定”即可。
44,Q:
Word97/2000给文章设置的页脚是用自动图文集“第X页，共Y页”，在屏幕上显示正常，可是打印出来却总是变成“第1页，共1页”、“第2页，共2页”、“第3页，共3页”……不知怎么回事?
A:
这是Word的老毛病了。
不要使用自动图文集中的那个功能，用旁边那个插入页码和页数。
你要用那个功能，只能到最后进行，不然的话，总页数不会变化。
45,Q:
安装Office97如何绕过安装盘?
A:
在“开始”-“运行”中带参数/M运行Setup.exe，即setup/M（在Setup后面空一格，斜杠，再加M）。
46,Q:
如何将AUTOCAD14的图形文件（包括图形、汉字）插入到Word2000的文档中去?
A:
两种方法供参考：
1、在Word2000中插入对象，选AutoCAD；2、在AutoCAD中将需要的内容通过Raster_Printer输出为位图
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