ZY-HR-004人事档案管理办法.doc

1、 文件编号： ZY-HR-004 衡阳中意汽车销售有限公司 人事档案管理办法1.0、目的：为了有效地对人事档案进行妥善保管，有效保守公司机密，同时为了维护公司人事档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序地利用档案材料，制定本办法。2.0、档案管理职责行政部人事专员负责收集、鉴别、整理、保管人事档案，保证原始资料及单据齐全完整、保密和使用方便。3.0、档案分类3.1、员工入职档案：分在职员工档案和离职员工档案。该档案包含了员工入职过程中的所有记录材料，及员工自进入公司开始个人岗位发生变化、个人调动、奖惩记录等可以记录员工在公司内部发展轨迹的材料；包括个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、

2、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、劳动合同及协议。3.2、员工培训档案：包含培训计划、培训教材、培训签到表、培训总结培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表等与员工培训有关的所有资料。3.3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。3.4、薪酬福利档案：主要包括每月工资发放记录、工资表、社会保险缴纳记录、考核记录等。3.5、人力资源工作档案：在人力资源管理工作中所形成的材料按属性、内容、年份分类保存。3.6、员工办公用品、固定资产领用清单档案：主要包括员工办公用品以及固定

3、资产领用的清单记录。4.0、档案管理规定：4.1、入职档案编号实行统一编号管理，编号一旦确定，不能更改，编号应与员工编号统一，以便查找。4.2、入职档案按每人一个档案袋整理，同时按入公司年份进行排列，每年归档一次。4.3、档案目录、封面及借阅登记含文本版和电子版两部分，应确保两版信息的一致性和完整性，以便查找。4.4、当在职员工的基本资料有变（如学历变动、个人技术职称、婚姻状况等），应及时将相关资料复印交行政部归档，原件当场查验。4.5、调动和录用进入公司的员工，应在办理手续前查阅档案，在其报到一个月内立档。4.6、对员工进行考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理立卷。归案的材料必须认真鉴

4、别，保证材料真实、文字清楚。4.7、离职员工档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁，高管及核心技术人员档案需保存八年以上。档案销毁须经行政源部负责人及总经理批准后方可销毁。4.8、公司内部各部门或员工自己需要借阅档案时，需经过人力资源部负责人同意后方可提供相关信息，借阅者必须对相关信息进行严格保密。4.9、需要对外提供某员工的人事档案时，必须经过行政部负责人及总经理书面同意，员工相关信息才能对外提供。4.10、档案借阅原则上应当天归还，借阅档案人员要保证档案完整清洁，不得涂改、用笔划、撕毁等，并对档案信息严格保密。4.11、要不断研究和改进档案管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。5.0、档案管理流程：5.1、材料归档对新材料进行签别，确定是否符合归档要求根据材料属性、内容，确定归档位置在相应的档案目录上登记材料名称及相关内容将材料放入档案中5.2、档案借阅流程给予借阅档案在登记表上登记签名权限人员批准写档案借阅申请注销登记归还档案将档案放回原位检查档案是否齐全、完好5.3、档案销毁流程权限人员批准写档案销毁申请销毁档案取出档案在档案目录上注销6.0、制定、修订、废除与实施 本制度经总经理批准后，由行政部公布实施；修订废止亦同。