ZY-HR-004人事档案管理办法.doc

ZY-HR-004人事档案管理办法.doc

《ZY-HR-004人事档案管理办法.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《ZY-HR-004人事档案管理办法.doc（4页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

文件编号：

ZY-HR-004

衡阳中意汽车销售有限公司

人事档案管理办法

1.0、目的：

为了有效地对人事档案进行妥善保管，有效保守公司机密，同时为了维护公司人事档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序地利用档案材料，制定本办法。

2.0、档案管理职责

行政部人事专员负责收集、鉴别、整理、保管人事档案，保证原始资料及单据齐全完整、保密和使用方便。

3.0、档案分类

3.1、员工入职档案：

分在职员工档案和离职员工档案。

该档案包含了员工入职过程中的所有记录材料，及员工自进入公司开始个人岗位发生变化、个人调动、奖惩记录等可以记录员工在公司内部发展轨迹的材料；包括个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、劳动合同及协议。

3.2、员工培训档案：

包含培训计划、培训教材、培训签到表、培训总结培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表等与员工培训有关的所有资料。

3.3、绩效管理档案：

将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

3.4、薪酬福利档案：

主要包括每月工资发放记录、工资表、社会保险缴纳记录、考核记录等。

3.5、人力资源工作档案：

在人力资源管理工作中所形成的材料按属性、内容、年份分类保存。

3.6、员工办公用品、固定资产领用清单档案：

主要包括员工办公用品以及固定资产领用的清单记录。

4.0、档案管理规定：

4.1、入职档案编号实行统一编号管理，编号一旦确定，不能更改，编号应与员工编号统一，以便查找。

4.2、入职档案按每人一个档案袋整理，同时按入公司年份进行排列，每年归档一次。

4.3、档案目录、封面及借阅登记含文本版和电子版两部分，应确保两版信息的一致性和完整性，以便查找。

4.4、当在职员工的基本资料有变（如学历变动、个人技术职称、婚姻状况等），应及时将相关资料复印交行政部归档，原件当场查验。

4.5、调动和录用进入公司的员工，应在办理手续前查阅档案，在其报到一个月内立档。

4.6、对员工进行考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理立卷。

归案的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚。

4.7、离职员工档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁，高管及核心技术人员档案需保存八年以上。

档案销毁须经行政源部负责人及总经理批准后方可销毁。

4.8、公司内部各部门或员工自己需要借阅档案时，需经过人力资源部负责人同意后方可提供相关信息，借阅者必须对相关信息进行严格保密。

4.9、需要对外提供某员工的人事档案时，必须经过行政部负责人及总经理书面同意，员工相关信息才能对外提供。

4.10、档案借阅原则上应当天归还，借阅档案人员要保证档案完整清洁，不得涂改、用笔划、撕毁等，并对档案信息严格保密。

4.11、要不断研究和改进档案管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

5.0、档案管理流程：

5.1、材料归档

对新材料进行签别，确定是否符合归档要求

根据材料属性、内容，确定归档位置

在相应的档案目录上登记材料名称及相关内容

将材料放入档案中

5.2、档案借阅流程

给予借阅档案

在登记表上登记签名

权限人员批准

写档案借阅申请

注销登记

归还档案

将档案放回原位

检查档案是否齐全、完好

5.3、档案销毁流程

权限人员批准

写档案销毁申请

销毁档案

取出档案

在档案目录上注销

6.0、制定、修订、废除与实施

本制度经总经理批准后，由行政部公布实施；修订废止亦同。