商务信函的组成部分.docx

1、商务信函的组成部分商务信函的组成部分 篇一：商务信函写作 一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式 和现代的齐头式 。 根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多.现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式 .但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以，人们使用了一种改良的齐头式 ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边. 一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人

2、在写短信的时候,更喜欢用双行距。 根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容: 信头 案号和日期 封内名称和地址 开头称呼语 信文 结尾敬语 写信人签名或签署 注意事项 事由、标题 经办人代号 附件 抄送 附言 在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随意互换的。 信头所包含的是写信人的基本情况，包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一

3、个公司的风采，增强公司的信誉. 案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分.它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐.在商务英语书信中，日期一定要写全,不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch。 2002”， 而美国的日期标示法则是“March24 ，2002。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。 封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来

4、定。 封内名称和地址要用齐头式， 紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。 开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir ， Dear Sirs 或Gentlemen ，并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号. 信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目.尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距. 结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。

5、它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义,传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今.传统的结尾敬语有： Yours faithfully ， Yours truly 等，也有人用倒装的Faithfully yours ， Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。 签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替.这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间. 注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Att

6、ention ,下面一般要加上横线.当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。 事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。 经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写，也可用大写。 附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有： Enclosure ， Enclosures ,Encl.，Enc。 等。 抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加

7、上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上.暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。 附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉. 在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。 总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始.一封布局优雅

8、、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。篇二:商务信函的书写规则汇总 写信的原则（Writing Principles)已从原来的3(Conciseness, Clearness， Courtesy）发展到目前的个”： Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy,Consideration) 实例 Dear Sirs， Copper Wire With reference to your letter of April 9, we are please

9、d to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet /070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable. : 关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第号报盘单所报吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。 一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

10、 要求书信的完整”， 理由有三： 一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果； 一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系； 一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit)； 有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。 一封信写得是否完整，建议用五个”来检验，既: “Who, What, Where， When 及Why” 例如:在定货的信中，必须明确说明 “需要什么商品 “ 何时需要” “ 货物发到何地何人收” “ 如何付款” 如对对方的要求作出否定的答

11、复时（如不能报盘，不能理赔等)应说明理由 “ 为什么” Clearness （一)避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇 例一 As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco， we have bimonthly direct services。 但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明”一个月两次”还是”两个月一次”： （a） We have two direct sailings every month from Hongkong to San Franci

12、sco.（每月两次直达船） （b） We have semimonthly direct sailing from Hongkong to San Francisco.（每半月一次直达船） （c) We have a direct sailing from Hongkong to San Francisco every two month。(每两个月一次直达船） （二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如: a) Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible;

13、 b) Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter. 以上两句中的”“修饰的内容不同: a） 你们要求我们尽快做些什么。 b) 请尽快告诉我们。 所以 a) 可译成请告你们要我们为此尽快做些什么”; b) 可译为”请尽快告知,你们要我们为此事做些什么”。 (三） 注意代名词,关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。 例句： 不好： They informed & Smith that they wo

14、uld receive an answer in a few days. 较好： They informed Messrs. John Smith that latter would receive an answer in a few days. 注意前后一致和紧凑，连贯 不一致：Being a certified public accountant, I am sure you can help us. 一致： Being a certified public accountant， you can surely help us. or; As you are a certified pu

15、blic accountant, I am sure you can help us.五)仔细和恰当地分段落(Paragraphing)商业书信要写得使人一读就明白,因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）。 现举例说明： Dear Sirs， It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to su

16、spend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about

17、the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. Yours faithfully， 以上这封信只有一段，供两句。第一句39字，第二句66句。 读后虽然能基本了解其内容， 但读起来很舒服。信的内容大体有三点： 伊朗中央

18、银行因外汇原因,通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证； 这临时措施,新的进口政策一订，这个措施可能取消； 希望对方随时告之有关情况.按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂： Dear Sirs， It is reported in a vernacular newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because o

19、f its decreasing foreign currency funds. Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy。 We are much concerned， however， about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be o

20、bliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs， especially in connection with imports from France. Yours faithfully, Completeness 实例解说: Cellulose Tape 1/2x 3yds, with plastic dispenser 700 doz。/-ditto-but 1/2” x 5 yds, 1，000doz. 这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思

21、是: “纤维素带（幅)宽半英寸，长码，带塑料包装容器,打；同上，但（幅)宽宽半英寸，长码,打。 主要问题是后半句不清楚。 “ditto”在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括”带塑料包装容器，因此，幅宽半英寸长码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。 所以最好改成： “Cellulose Tape 1/2”x 3yds, with plastic dispenser 700 doz。 Cellulose Tape 1/2 x 5yds，with plastic dispenser 1000 doz。” 这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。 商务信函的书写规则（三） Cor

22、rectness（正确） 商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利,义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。 广义的说，商业书信的正确性表现在: （一） 运用正确的语言水平 （二） 叙述得正确 （三) 数字要正确 （四） 正确理解和运用商业术语 （五） 合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个”。 一正确的语言水平 （） 正式的和非正式的语言水平所用词汇比较formal informal terminate domicile deem transpire conflagration edifice endeavor obtain; procure peruse remune

23、rate utilize subsequent ascertain contingent upon anticipate interrogate end home think happen fire building try get read or study pay use next or following find out depending on expect ask （） 正式的和非正式的语言比较 formal informal Will attain the age of 18 years。 Will be 18 years old Render us more detail We

24、 will institute a mail search Send us more information We will ask the post office to send out a tracer. We thank you in anticipation of this courtesy and assure you that it will be a pleasure to serve you in a similar manner We shall appreciate your helping us。 Let us know when we can return the fa

25、vor。 Inform me of your intentions as to the liquidation of this balance Let me know when you can settle this account. Give consideration to a plan. Consider a plan This plan will effect a saving of $10，000。 This plan will save 10，000. To effect certain modifications in a procedure contingent upon th

26、e concurrence of management To make certain changes if management agrees。 The conclusions ascertaind from a perusal of the pertinent data is that a lucrative market exists for the product in this vicinity。 The data studied show that the product is in good demand in this area。 （） 避免使用不标准的语言水平不要说应该说 a

27、int hadnt ought irregardless nohow in regard to cant hardly between you and I where at isnt, arent shoudnt regardless anyway regarding can hardly between you and me where 下列是用一内容三种不同语言水平的比较参考： Formal： Although Item 12 is enumerated in the report， the writer has ascertained that it is currently not i

28、n the organizations inventory or in the writers possession. Informal: Although Item 12 is listed in the report， its not in our stock now and I dont have it either。 Standard： Irregardless of the report that item aint on our shelves now， and I havent got it either. 二 叙述得正确商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够，更不要说得过头

29、 。 例一 This stove is absolutely the best on the market。 这句话是用来介绍商品的，但没有具体介绍商品的性能，而是抽象地断定这种炉子是”市场上最好的”。这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对写信人有卖狗皮膏药的感觉。 改写Our model A195 is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel consumption， 25% more heat than the older models。 So you will agree that it

30、is the outstanding stove for economy of fuel. 三 字要正确.做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时”失之毫厘,差之千里。甚至引起不同的理解。 (a）”以上，”以下”，”以前”，”以后”，”从。.。到.。.”等的表达法 2 or above 二美元和二美元以上 60dozen or up 不少于罗的定单 5% up to 10% inclusive 商务信函的书写规则（四） 四 理解和运用商业术语 一般常用的商业用语用字简洁,意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷，如：

31、You ask very short delivery for your order。写信的人原意是说”你们要求赶快交你们的定货。可是short delivery不是快点交货的意思，而是”短交”的意思，这就用错了商业术语.因此,应该说： Your require quick delivery of your order。 五 合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个” 非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写（spelling)每一个英文字。拼写正确与否是一个很重要的问题。有时,一不小心，拼写错了，会误大事或出笑话. 你想买靴子，英文应该是BOOTS，要是拼写成BOATS就变成你想买船了。怎样才能正确地拼写？最好的办法是读得仔细,注意每个字的正确拼法及字母排列。要注意 音节 字根 前缀 后缀有人就此写了首打油诗做了个”总结” I before E Except after C Or when sounded as A As in neighbor or weigh。其基本意思是说除了在字母C之后或是发音是ei 之外，通常是I在E之前