商务信函的组成部分.docx

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商务信函的组成部分

商务信函的组成部分

　　篇一：

商务信函写作

　　一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:

传统的缩头式和现代的齐头式。

　　根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多.现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。

它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。

这种格式被称作齐头式.但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以，人们使用了一种改良的齐头式，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边.

　　一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。

　　根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。

但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

　　信头

　　案号和日期

　　封内名称和地址

　　开头称呼语

　　信文

　　结尾敬语

　　写信人签名或签署

　　注意事项

　　事由、标题

　　经办人代号

　　附件

　　抄送

　　附言

　　在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随意互换的。

　　信头所包含的是写信人的基本情况，包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E-mail地址。

信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。

质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展

　　示一个公司的风采，增强公司的信誉.

　　案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。

经常以“Ourref”和“Yourref”来区分.它的位置一般是在信头的右边。

而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐.在商务英语书信中，日期一定要写全,不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。

英国的日期标示法是“24thMarch。

2002”，而美国的日期标示法则是“March24，2002"。

月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

　　封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。

　　封内名称和地址要用齐头式，

　　紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。

　　开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用DearSir，DearSirs或Gentlemen，并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。

在DearSir或DearSirs后面用逗号，而在Gentlemen后面用冒号.

　　信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目.尤其注意页边空栏，它是信文的框架。

信文多用单行距，有些短信可用双行距.

　　结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。

它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义,传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今.传统的结尾敬语有：

Yoursfaithfully，Yourstruly等，也有人用倒装的Faithfullyyours，Trulyyours等。

结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。

如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

　　签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。

公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替.这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间.

　　注意事项的习惯用语是：

Fortheattentionof或简单的Attention,下面一般要加上横线.当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。

它在开头称呼语以上两行。

除齐头式外，可放在信文以上中间。

　　事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。

经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。

　　经办人代号在签署以下两行。

是打字员名字的首字母缩写,可用小写，也可用大写。

　　附件在经办人代号以下两行。

写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。

经常使用的形式有：

Enclosure，Enclosures,Encl.，Enc。

等。

　　抄送在附件以下两行。

抄送有明、暗两种方式。

明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上.暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

　　附言在抄送以下两行。

如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。

因为它可能会给人一种错觉,即在写信前，你未能很好地安排你的信件。

这可能会影响到你的信誉.

　　在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。

　　总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：

选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。

布局好的信件是双方交易的好的开始.一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。

　　篇二:

商务信函的书写规则汇总

　　写信的原则（WritingPrinciples）已从原来的3（Conciseness,Clearness，Courtesy）发展到目前的７个”Ｃ”：

Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration）

　　实例

　　DearSirs，

　　CopperWire

　　WithreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofCopperWireasperyourOfferSheet/070/02B.PleasegoaheadandapplyforyourExportLicense.AssoonasweareinformedofthenumberoftheExportLicensewewillopentheL/Cbycable.

　　:

　　关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第８／０７０／０２Ｂ号报盘单所报１００吨紫色铜丝。

请着手办理申请出口许可证。

一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

　　要求书信的"完整”，理由有三：

　　１．一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；

　　２．一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系；

　　３．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；

　　４．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（CompleteandEffective）而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整，建议用五个”Ｗ”来检验，既:

“Who,What,Where，When及Why”

　　例如:

在定货的信中，必须明确说明“需要什么商品"“

　　何时需要”“

　　货物发到何地何人收”“

　　如何付款”如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“

　　为什么”

　　Clearness

（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco，wehavebimonthlydirectservices。

但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？

不明确。

因此，最好清楚明白地说明”一个月两次”还是”两个月一次”：

（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.（每半月一次直达船）（c）WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth。

（每两个月一次直达船）

（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如:

a）Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;b）Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.以上两句中的”“修饰的内容不同:

a）你们要求我们尽快做些什么。

b）请尽快告诉我们。

所以a）可译成"请告你们要我们为此尽快做些什么”;b）可译为”请尽快告知,你们要我们为此事做些什么”。

　　（三）注意代名词,关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。

例句：

不好：

Theyinformed&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.较好：

TheyinformedMessrs.John＆Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.

　　注意前后一致和紧凑，连贯不一致：

Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.一致：

Beingacertifiedpublicaccountant，youcansurelyhelpus.or;Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.

　　五）仔细和恰当地分段落（Paragraphing）商业书信要写得使人一读就明白,因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）。

现举例说明：

　　DearSirs，

　　ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.

　　Yoursfaithfully，

　　以上这封信只有一段，供两句。

第一句39字，第二句66句。

读后虽然能基本了解其内容，但读起来很舒服。

信的内容大体有三点：

１．伊朗中央银行因外汇原因,通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；２．这临时措施,新的进口政策一订，这个措施可能取消；３．希望对方随时告之有关情况.按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：

　　DearSirs，

　　ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy。

Wearemuchconcerned，however，abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs，especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.

　　Yoursfaithfully,

　　Completeness

　　实例解说:

　　"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz。

/-ditto-but1/2”x5yds,1，000doz."这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。

中文意思是:

“纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器,７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码,１０００打。

　　主要问题是后半句不清楚。

“ditto”在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括”带塑料包装容器"，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。

所以最好改成：

“CelluloseTape1/2”x3yds,withplasticdispenser700doz。

CelluloseTape1/2"x5yds，withplasticdispenser1000doz。

”这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。

　　商务信函的书写规则（三）Correctness（正确）

　　商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利,义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。

广义的说，商业书信的正确性表现在:

（一）运用正确的语言水平

（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个"Ｃ”。

　　一．正确的语言水平

　　（１）正式的和非正式的语言水平所用词汇比较

　　formalinformalterminatedomiciledeemtranspireconflagrationedificeendeavorobtain;procureperuse

　　remunerateutilizesubsequentascertaincontingentuponanticipateinterrogateendhomethinkhappenfirebuildingtrygetreadorstudypayusenextorfollowingfindoutdependingonexpectask

　　（２）正式的和非正式的语言比较

　　formalinformalWillattaintheageof18years。

Willbe18yearsoldRenderusmoredetailWewillinstituteamailsearchSendusmoreinformationWewillaskthepostofficetosendoutatracer.WethankyouinanticipationofthiscourtesyandassureyouthatitwillbeapleasuretoserveyouinasimilarmannerWeshallappreciateyour

　　helpingus。

Letusknowwhenwecanreturnthefavor。

Informmeofyourintentionsastotheliquidationofthis

　　balanceLetmeknowwhenyoucansettlethisaccount.Giveconsiderationtoaplan.ConsideraplanThisplan

　　willeffectasavingof$10，000。

Thisplanwillsave＄10，000.Toeffectcertainmodificationsinaprocedure

　　contingentupontheconcurrenceofmanagementTomakecertainchangesifmanagementagrees。

Theconclusionsascertaindfromaperusalofthepertinentdataisthatalucrativemarketexistsfortheproductinthisvicinity。

Thedatastudiedshowthattheproductisingooddemandinthisarea。

　　（３）避免使用不标准的语言水平不要说应该说

　　ain＇thadn＇toughtirregardlessnohowinregardtocan＇thardlybetweenyouandIwhereatisn＇t,aren＇tshoudn＇tregardlessanywayregardingcanhardlybetweenyouandmewhere下列是用一内容三种不同语言水平的比较参考：

Formal：

AlthoughItem12isenumeratedinthereport，thewriterhasascertainedthatitis

　　currentlynotintheorganization＇sinventoryorinthewriter＇spossession.Informal:

AlthoughItem12islistedinthereport，it＇snotinourstocknowandIdon＇thaveiteither。

Standard：

Irregardlessofthereportthatitemain＇tonourshelvesnow，andIhaven＇tgotiteither.

　　二．叙述得正确商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够，更不要说得过头

　　。

　　［例一]Thisstoveisabsolutelythebestonthemarket。

这句话是用来介绍商品的，但没有具体介绍商品的性能，而是抽象地断定这种炉子是”市场上最好的”。

这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对写信人有"卖狗皮膏药"的感觉。

　　［改写］OurmodelA195isdesignedonmodernlinesandgives,withoutanyincreaseinfuelconsumption，25%moreheatthantheoldermodels。

Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.

　　三．字要正确.做对外贸易离不开数字。

对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时”失之毫厘,差之千里"。

甚至引起不同的理解。

（a）”以上"，”以下”，”以前”，”以后”，”从。

.。

到.。

.”等的表达法＄2orabove

　　二美元和二美元以上60dozenorup不少于５０罗的定单5%upto10%inclusive

　　商务信函的书写规则（四）

　　四．理解和运用商业术语

　　一般常用的商业用语用字简洁,意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷，如：

　　Youaskveryshortdeliveryforyourorder。

写信的人原意是说”你们要求赶快交你们的定货。

"可是shortdelivery

　　不是快点交货的意思，而是”短交”的意思，这就用错了商业术语.因此,应该说：

Yourrequirequickdeliveryofyourorder。

　　五．合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个”Ｃ”

　　非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写（spelling）每一个英文字。

拼写正确与否是一个很重要的问题。

有时,一不小心，拼写错了，会误大事或出笑话.你想买靴子，英文应该是BOOTS，要是拼写成BOATS就变成你想买船了。

怎样才能正确地拼写？

最好的办法是读得仔细,注意每个字的正确拼法及字母排列。

要注意音节字根前缀后缀有人就此写了首打油诗做了个”总结”IbeforeEExceptafterCOrwhensoundedasAAsinneighbororweigh。

其基本意思是说除了在字母C之后或是发音是[ei]之外，通常是I在E之前