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1、office Excel+表格制作和函数的使用教程Excel 表格制作和函数的使用教程第一章:基础篇第一节:Excel 快捷键选择单元格、列或行的按键按下 完成CTRL+SHIFT+*（星号） 选定当前单元格周围的区域（选定区域是封闭在空白行和空白列中的数据区域）SHIFT+箭头键 将选定区域扩展一个单元格宽度CTRL+SHIFT+箭头键 将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格SHIFT+HOME 将选定区域扩展到行首CTRL+SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表的开始CTRL+SHIFT+END 将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格（右下角）CTRL

2、+SPACEBAR 选定整列SHIFT+SPACEBAR 选定整行CTRL+A 选定整个工作表SHIFT+BACKSPACE 如果已经选定了多个单元格，则只选定其中的活动单元格SHIFT+PAGEDOWN 将选定区域向下扩展一屏SHIFT+PAGEUP 将选定区域向上扩展一屏CTRL+SHIFT+SPACEBAR 在选定了一个对象的情况下，选定工作表上的所有对象CTRL+6 在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换CTRL+7 显示或隐藏“常用”工具栏F8 使用箭头键启动扩展选中区域的功能SHIFT+F8 将其他区域中的单元格添加到选中区域中，或使用箭头键移动到需要添加的选中区域的起始处，然后

3、按下F8和箭头键选择下一个区域。SCROLLLOCK,SHIFT+HOME 将选定区域扩展到窗口左上角的单元格SCROLLLOCK,SHIFT+END 将选定区域扩展到窗口右下角的单元格提示在“滚动锁定”关闭的情况下使用滚动键（如PAGEUP和PAGEDOWN），选定的区域会随之发生移动。若要在滚动时保持原来的选定区域，应首先打开“滚动锁定”功能。处于End模式时展开选中区域的按键按下 完成END 打开或关闭END模式END,SHIFT+箭头键 将选定区域扩展到与活动单元格同一列或同一行的最后一个非空白单元格END,SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格（右下角

4、）END,SHIFT+ENTER 将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格。如果已经选中了“1-2-3的帮助”选项卡中的“Lotus1-2-3常用键”选项（单击“工具”菜单中的“选项”命令），则没有此功能。选择含有特殊字符单元格的按键按下 完成CTRL+SHIFT+*（星号） 选中活动单元格周围的当前区域（当前区域是包含在空行和空列中的数据区域）CTRL+/ 选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组CTRL+SHIFT+O(字母O) 选定所有带批注的单元格CTRL+ 选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的行。CTRL+SHIFT+| 选中列中不与该列内活动

5、单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的列。CTRL+（左方括号） 选定当前选定区域中公式的直接引用单元格CTRL+SHIFT+（左大括号） 选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格CTRL+（右方括号） 只选定直接引用当前单元格的公式所在的单元格CTRL+SHIFT+（右大括号） 选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格ALT+;（分号） 只选定当前选定区域中的可视单元格选择图表工作表的按键按下 完成CTRL+PAGEDOWN 选择工作簿中的下一张工作表，直到选中所需图表工作表为止CTRL+PAGEUP 选择工作簿中的上一个工作表，直到选中所需图表工作表

6、为止。选择嵌入图表的按键注意“绘图”工具栏必须处于显示状态。1. 按F10键激活菜单。2. 按CTRL+TAB或CTRL+SHIFT+TAB键选择“绘图”工具栏。3. 按右箭头键选择“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮。4. 按CTRL+ENTER键选择第一个对象。5. 按TAB键向前循环选择对象（或按SHIFT+TAB键向后循环选择对象），直到调整柄出现在要选择的嵌入图表上为止。6. 按CTRL+ENTER键激活图表。选择图表项的按键按下 完成下箭头 选择上一个项组上箭头 选择下一个项组右箭头 选择组内的下一项左箭头 选择组内的上一项使用数据记录单的按键按下 完成ALT+按键，按键是字段或命令

7、名中带下划线的字母 选择一个字段或命令按钮下箭头键 移动到下一记录中的同一字段上箭头键 移动到上一记录中的同一字段TAB 移动到记录中可编辑的下一字段SHIFT+TAB 移动到记录中可编辑的上一字段ENTER 移动到下一记录的首字段SHIFT+ENTER 移动到上一记录的首字段PAGEDOWN 移动到前10个记录的同一字段CTRL+PAGEDOWN 移动到新的记录PAGEUP 移动到后10个记录的同一字段CTRL+PAGEUP 移动到首记录HOME或END 移动到字段的开头或末尾SHIFT+END 将选定区域扩展到字段的末尾SHIFT+HOME 将选定区域扩展到字段的开头左箭头键或右箭头键 在

8、字段内左移或右移一个字符SHIFT+左箭头键 选定左边的字符SHIFT+右箭头键 选定右边的字符使用自动筛选的按键按下 完成用箭头键选择包含列标的单元格，然后按ALT+下箭头键 显示当前列的“自动筛选”列表下箭头键 在“自动筛选”列表中选择下一项上箭头键 在“自动筛选”列表中选择上一项ALT+上箭头键 关闭当前列的“自动筛选”列表HOME 选择“自动筛选”列表中的第一项（“全部”）END 选定“自动筛选”列表的最后一项。ENTER 用“自动筛选”列表中的选定项筛选当前列分级显示数据的按键请按 如果要ALT+SHIFT+右箭头键 对行或列分组ALT+SHIFT+左箭头键 取消行或列分组CTRL+

9、8 显示或隐藏分级显示符号CTRL+9 隐藏选定行CTRL+SHIFT+(（左括号） 取消隐藏选定行CTRL+0（零） 隐藏选定列CTRL+SHIFT+)（右括号） 取消隐藏选定列用于“数据透视表和数据透视图向导”的按键按下 完成上箭头或下箭头键 选择列表中的上一个或下一个字段按钮左箭头或右箭头键 选择多列字段按钮列表中左边或右边的字段按钮ALT+C 将选定字段移动到“列”区域中ALT+D 将选定字段移动到“数据”区中ALT+L 显示“数据透视表字段”对话框ALT+P 将选定字段移动到“页”区域中ALT+R 将选定字段移动到“行”区域中用于数据透视表或数据透视图报表中页字段的按键按下 完成CT

10、RL+SHIFT+*（星号） 选中整个数据透视表报表用箭头键选定包含字段的单元格，然后按ALT+下箭头键 显示数据透视表报表中当前字段的列表用箭头键选定数据透视图报表中的页字段，然后按ALT+下箭头键 显示数据透视图报表中当前页字段的列表上箭头 选择列表中的上一项下箭头 选择列表中的下一项HOME 选择列表中的第一个可见项END 选择列表中的最后一个可见项ENTER 显示选定项空格键 选中或清除列表中的复选框用于设置数据透视表或数据透视图报表布局的按键1. 按下F10键激活菜单栏。2. 按下CTRL+TAB或CTRL+SHIFT+TAB键选择“数据透视表”工具栏。3. 按左箭头或右箭头键选择左

11、边或右边的菜单，或者如果包含子菜单，则在主菜单和子菜单间进行切换。4. 按ENTER键（在字段按钮上）和下箭头以及上箭头键选择该选定字段要移动到的目标区域。注意如果要滚动到字段列表的顶部或底部，可在“其他字段”按钮的或上按ENTER键。用于对数据透视表项进行分组或取消分组的按键按下 完成ALT+SHIFT+右箭头 对所选数据透视表项进行分组ALT+SHIFT+左箭头 取消所选数据透视表项的分组要将字段从“源”字段列表中移动到“维”框中1. 按TAB键选择“源字段”列表。2. 按上箭头键或下箭头键选择需要移动的字段。由于移动字段后不能更改字段的次序，因此请先选择希望出现在“维”框顶部的字段。3.

12、 按TAB键选择“”按钮，然后按ENTER键。4. 如果要移动其他字段，可重复步骤1到步骤3。在“维”框中将字段移动到较低的或较高的级别。1. 按TAB键选择“维”框。2. 按上箭头或下箭头键选择要移动的字段。3. 按CTRL+X。4. 按上箭头或下箭头键选择字段移动的目的位置。5. 按CTRL+V。第二节:函数简介一什么是函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如

13、，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算. 函数是否可以是多重的呢？也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？当然可以，这就是嵌套函数的含义。所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如图1中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求F2到F5的和，否则显示数值0。图1 嵌套函数在学习Excel函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解。如图2所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称

14、前面键入等号（=）。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。 图2 函数的结构公式选项板-帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的编辑公式按钮，或是单击常用工具栏中的粘贴函数 按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。整个过程如图3所示。 图3 公式选项板二、使用函数的步骤在Excel中如何使用函数呢？1.单击需要输入函数的单元格，如图4所示，单击单元格C1，出现编辑栏 图4 单元格编辑2.单击编辑栏中编辑公式按钮 ，将会在编辑栏下面出现一个公式选项板，此时名称框将变成函数按钮，如图3所示。3.单击函数按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函

15、数； 图5 函数列表框4.当选中所需的函数后，Excel 2000将打开公式选项板。用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在公式选项板中还将显示函数计算的结果；5.单击确定按钮，即可完成函数的输入；6.如果列表中没有所需的函数，可以单击其它函数选项，打开粘贴函数对话框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击确定按钮返回到公式选项板对话框。在了解了函数的基本知识及使用方法后，请跟随笔者一起寻找Excel提供的各种函数。您可以通过单击插入栏中的函数看到所有的函数。 图6 粘贴函数列表三、函数的种类Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函

16、数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。1.数据库函数-当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于 1,000 且小于 2,500 的行或记录的总数。Microsoft Excel 共有 12 个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为 Dfunctions，也称为 D 函数，每个函数均有三个相同的参数：database、field 和 criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数 database

17、 为工作表上包含数据清单的区域。参数 field 为需要汇总的列的标志。参数 criteria 为工作表上包含指定条件的区域。2.日期与时间函数-通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。3.工程函数-工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型：对复数进行处理的函数、在不同的数字系统（如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。4.财务函数-财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数： 未来值 (fv)-在所有付款发生后

18、的投资或贷款的价值。期间数 (nper)-投资的总支付期间数。付款 (pmt)-对于一项投资或贷款的定期支付数额。现值 (pv)-在投资期初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。利率 (rate)-投资或贷款的利率或贴现率。类型 (type)-付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。5.信息函数-可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为 IS 的工作表函数，在单元格满足条件时返回 TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN 工作表函数返回 TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用 COUNTBLANK

19、工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。6.逻辑函数-使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。例如，可以使用 IF 函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。7.查询和引用函数-当需要在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。例如，如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用 VLOOKUP 工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用 MATCH 工作表函数。8.数学和三角函数-通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整

20、、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。9.统计函数-统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜率和 y 轴截距，或构成直线的实际点数值。10.文本函数-通过文本函数，可以在公式中处理文字串。例如，可以改变大小写或确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数 TODAY 和函数 TEXT 来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以dd-mm-yy的格式表示。11.用户自定义函数-如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定

21、义函数。这些函数，称为用户自定义函数，可以通过使用 Visual Basic for Applications 来创建。第二章:应用篇第一节:三角函数(SUM)的使用.一、与求和有关的函数的应用SUM函数是Excel中使用最多的函数，利用它进行求和运算可以忽略存有文本、空格等数据的单元格，语法简单、使用方便。相信这也是大家最先学会使用的Excel函数之一。但是实际上，Excel所提供的求和函数不仅仅只有SUM一种，还包括SUBTOTAL、SUM、SUMIF、SUMPRODUCT、SUMSQ、SUMX2MY2、SUMX2PY2、SUMXMY2几种函数。这里以某单位工资表为例重点介绍SUM（计算一

22、组参数之和）、SUMIF（对满足某一条件的单元格区域求和）的使用。(说明：为力求简单，示例中忽略税金的计算。) 图1 函数求和SUM 1、行或列求和以最常见的工资表（如上图）为例，它的特点是需要对行或列内的若干单元格求和。比如，求该单位2001年5月的实际发放工资总额，就可以在H13中输入公式：=SUM(H3:H12)2、区域求和区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。此时你可以让单元格指针停留在存放结果的单元格，然后在Excel编辑栏输入公式=SUM（），用鼠标在括号中间单击，最后拖过需要求和的所有单元格。若这些单元格是不连续的，可以按住Ctrl键分别拖过它们。对于需要减去的单元格，则

23、可以按住Ctrl键逐个选中它们，然后用手工在公式引用的单元格前加上负号。当然你也可以用公式选项板完成上述工作，不过对于SUM函数来说手工还是来的快一些。比如，H13的公式还可以写成：=SUM(D3:D12,F3:F12)-SUM(G3:G12)3、注意SUM函数中的参数，即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个。换句话说，SUM函数括号中出现的分隔符（逗号）不能多于29个，否则Excel就会提示参数太多。对需要参与求和的某个常数，可用=SUM（单元格区域，常数）的形式直接引用，一般不必绝对引用存放该常数的单元格。SUMIFSUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本

24、或表达式，可以应用在人事、工资和成绩统计中。仍以上图为例，在工资表中需要分别计算各个科室的工资发放情况。 要计算销售部2001年5月加班费情况。则在F15种输入公式为=SUMIF($C$3:$C$12,销售部,$F$3:$F$12)其中$C$3:$C$12为提供逻辑判断依据的单元格区域，销售部为判断条件即只统计$C$3:$C$12区域中部门为销售部的单元格，$F$3:$F$12为实际求和的单元格区域。二、与函数图像有关的函数应用我想大家一定还记得我们在学中学数学时，常常需要画各种函数图像。那个时候是用坐标纸一点点描绘，常常因为计算的疏忽，描不出平滑的函数曲线。现在，我们已经知道Excel几乎囊

25、括了我们需要的各种数学和三角函数，那是否可以利用Excel函数与Excel图表功能描绘函数图像呢？当然可以。这里，以正弦函数和余弦函数为例说明函数图像的描绘方法。 图2 函数图像绘制1、 录入数据-如图所示，首先在表中录入数据，自B1至N1的单元格以30度递增的方式录入从0至360的数字，共13个数字。2、 求函数值-在第2行和第三行分别输入SIN和COS函数，这里需要注意的是：由于SIN等三角函数在Excel的定义是要弧度值，因此必须先将角度值转为弧度值。具体公式写法为（以D2为例）： =SIN(D1*PI()/180)3、 选择图像类型-首先选中制作函数图像所需要的表中数据，利用Excel

26、工具栏上的图表向导按钮（也可利用插入图表），在图表类型中选择XY散点图，再在右侧的子图表类型中选择无数据点平滑线散点图，单击下一步，出现图表数据源窗口，不作任何操作，直接单击下一步。4、 图表选项操作-图表选项操作是制作函数曲线图的重要步骤，在图表选项窗口中进行（如图3），依次进行操作的项目有：标题-为图表取标题，本例中取名为正弦和余弦函数图像；为横轴和纵轴取标题。坐标轴-可以不做任何操作； 网格线-可以做出类似坐标纸上网格，也可以取消网格线； 图例-本例选择图例放在图像右边，这个可随具体情况选择；数据标志-本例未将数据标志在图像上，主要原因是影响美观。如果有特殊要求例外。5、完成图像-操作结

27、束后单击完成，一幅图像就插入Excel的工作区了。6、 编辑图像-图像生成后，字体、图像大小、位置都不一定合适。可选择相应的选项进行修改。所有这些操作可以先用鼠标选中相关部分，再单击右键弹出快捷菜单，通过快捷菜单中的有关项目即可进行操作。至此，一幅正弦和余弦函数图像制作完成。用同样的方法，还可以制作二次曲线、对数图像等等。三、常见数学函数使用技巧-四舍五入在实际工作的数学运算中，特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。虽然，excel的单元格格式中允许你定义小数位数，但是在实际操作中，我们发现，其实数字本身并没有真正的四舍五入，只是显示结果似乎四舍五入了。如果采用这种四舍五入方法的话，在财务运

28、算中常常会出现几分钱的误差，而这是财务运算不允许的。那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？其实，Excel已经提供这方面的函数了，这就是ROUND函数，它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。在Excel提供的数学与三角函数中提供了一个名为ROUND(number,num_digits)的函数，它的功能就是根据指定的位数，将数字四舍五入。这个函数有两个参数，分别是number和num_digits。其中number就是将要进行四舍五入的数字；num_digits则是希望得到的数字的小数点后的位数。如图3所示：单元格B2中为初始数据0.，B3的初始数据为0.，将要对它们进行四舍五入。在

29、单元格C2中输入=ROUND(B2,2)，小数点后保留两位有效数字，得到0.12、0.23。在单元格D2中输入=ROUND(B2,4)，则小数点保留四位有效数字，得到0.1235、0.2346。 图3 对数字进行四舍五入对于数字进行四舍五入,还可以使用INT（取整函数），但由于这个函数的定义是返回实数舍入后的整数值。因此，用INT函数进行四舍五入还是需要一些技巧的，也就是要加上0.5，才能达到取整的目的。仍然以图3为例，如果采用INT函数，则C2公式应写成：=INT(B2*100+0.5)/100。附注：Excel的数学和三角函数一览表ABS 工作表函数返回参数的绝对值ACOS 工作表函数返回

30、数字的反余弦值ACOSH 工作表函数返回参数的反双曲余弦值ASIN 工作表函数返回参数的反正弦值ASINH 工作表函数返回参数的反双曲正弦值ATAN 工作表函数返回参数的反正切值ATAN2 工作表函数返回给定的 X 及 Y 坐标值的反正切值ATANH 工作表函数返回参数的反双曲正切值CEILING 工作表函数将参数 Number 沿绝对值增大的方向，舍入为最接近的整数或基数COMBIN 工作表函数计算从给定数目的对象集合中提取若干对象的组合数COS 工作表函数返回给定角度的余弦值COSH 工作表函数返回参数的双曲余弦值COUNTIF 工作表函数计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目DEGREES 工作表函数将弧度转换为度EVEN 工作表函数返回沿绝对值增大方向取整后最接近的偶数EXP 工作表函数返回 e 的 n 次幂常数 e 等于 2.904，是自然对数的底数FACT 工作表函数返回数的阶乘，一个数的阶乘等于 1*2*3*.*该数FACTDOUBLE 工作表函数返回参数 Num