office Excel+表格制作和函数的使用教程.docx

office Excel+表格制作和函数的使用教程.docx

《office Excel+表格制作和函数的使用教程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《office Excel+表格制作和函数的使用教程.docx（53页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

officeExcel+表格制作和函数的使用教程

Excel表格制作和函数的使用教程

第一章:

基础篇

第一节:

Excel快捷键

选择单元格、列或行的按键

按下完成

CTRL+SHIFT+*（星号）选定当前单元格周围的区域（选定区域是封闭在空白行和空白列中的数据区域）

SHIFT+ 箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度

CTRL+SHIFT+ 箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格

SHIFT+HOME将选定区域扩展到行首

CTRL+SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表的开始

CTRL+SHIFT+END将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格（右下角）

CTRL+SPACEBAR选定整列

SHIFT+SPACEBAR选定整行

CTRL+A选定整个工作表

SHIFT+BACKSPACE如果已经选定了多个单元格，则只选定其中的活动单元格

SHIFT+PAGE DOWN将选定区域向下扩展一屏

SHIFT+PAGE UP将选定区域向上扩展一屏

CTRL+SHIFT+SPACEBAR在选定了一个对象的情况下，选定工作表上的所有对象

CTRL+6在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换

CTRL+7显示或隐藏“常用”工具栏

F8使用箭头键启动扩展选中区域的功能

SHIFT+F8将其他区域中的单元格添加到选中区域中，或使用箭头键移动到需要添加的选中区域的起始处，然后按下 F8 和箭头键选择下一个区域。

SCROLL LOCK, SHIFT+HOME将选定区域扩展到窗口左上角的单元格

SCROLL LOCK, SHIFT+END将选定区域扩展到窗口右下角的单元格

提示 在“滚动锁定”关闭的情况下使用滚动键（如 PAGEUP 和 PAGEDOWN），选定的区域会随之发生移动。

若要在滚动时保持原来的选定区域，应首先打开“滚动锁定”功能。

处于 End 模式时展开选中区域的按键

按下完成

END打开或关闭 END 模式

END, SHIFT+ 箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一列或同一行的最后一个非空白单元格

END, SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格（右下角）

END, SHIFT+ENTER将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格。

如果已经选中了“1-2-3 的帮助”选项卡中的“Lotus 1-2-3 常用键”选项（单击“工具”菜单中的“选项”命令），则没有此功能。

选择含有特殊字符单元格的按键

按下完成

CTRL+SHIFT+*（星号）选中活动单元格周围的当前区域（当前区域是包含在空行和空列中的数据区域）

CTRL+/选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组

CTRL+SHIFT+O （字母 O）选定所有带批注的单元格

CTRL+选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。

必须选择起始于活动单元格的行。

CTRL+SHIFT+|选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。

必须选择起始于活动单元格的列。

CTRL+[ （左方括号）选定当前选定区域中公式的直接引用单元格

CTRL+SHIFT+{ （左大括号）选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格

CTRL+] （右方括号）只选定直接引用当前单元格的公式所在的单元格

CTRL+SHIFT+} （右大括号）选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格

ALT+; （分号）只选定当前选定区域中的可视单元格

选择图表工作表的按键

按下完成

CTRL+PAGE DOWN选择工作簿中的下一张工作表，直到选中所需图表工作表为止

CTRL+PAGE UP选择工作簿中的上一个工作表，直到选中所需图表工作表为止。

选择嵌入图表的按键

注意  “绘图”工具栏必须处于显示状态。

1.按 F10 键激活菜单。

2.按 CTRL+TAB 或 CTRL+SHIFT+TAB 键选择“绘图”工具栏。

3.按右箭头键选择“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮。

4.按 CTRL+ENTER 键选择第一个对象。

5.按 TAB 键向前循环选择对象（或按 SHIFT+TAB 键向后循环选择对象），直到调整柄出现在要选择的嵌入图表上为止。

6.按 CTRL+ENTER 键激活图表。

选择图表项的按键

按下完成

下箭头选择上一个项组

上箭头选择下一个项组

右箭头选择组内的下一项

左箭头选择组内的上一项

使用数据记录单的按键

按下完成

ALT+ 按键，按键 是字段或命令名中带下划线的字母选择一个字段或命令按钮

下箭头键移动到下一记录中的同一字段

上箭头键移动到上一记录中的同一字段

TAB移动到记录中可编辑的下一字段

SHIFT+TAB移动到记录中可编辑的上一字段

ENTER移动到下一记录的首字段

SHIFT+ENTER移动到上一记录的首字段

PAGE DOWN移动到前 10 个记录的同一字段

CTRL+PAGE DOWN移动到新的记录

PAGE UP移动到后 10 个记录的同一字段

CTRL+PAGE UP移动到首记录

HOME 或 END移动到字段的开头或末尾

SHIFT+END将选定区域扩展到字段的末尾

SHIFT+HOME将选定区域扩展到字段的开头

左箭头键或右箭头键在字段内左移或右移一个字符

SHIFT+左箭头键选定左边的字符

SHIFT+右箭头键选定右边的字符

使用自动筛选的按键

按下完成

用箭头键选择包含列标的单元格，然后按 ALT+ 下箭头键显示当前列的“自动筛选”列表

下箭头键在“自动筛选”列表中选择下一项

上箭头键在“自动筛选”列表中选择上一项

ALT+上箭头键关闭当前列的“自动筛选”列表

HOME选择“自动筛选”列表中的第一项（“全部”）

END选定“自动筛选”列表的最后一项。

ENTER用“自动筛选”列表中的选定项筛选当前列

  分级显示数据的按键

请按如果要

ALT + SHIFT + 右箭头键对行或列分组

ALT + SHIFT + 左箭头键取消行或列分组

CTRL+8显示或隐藏分级显示符号

CTRL+9隐藏选定行

CTRL+SHIFT+（ （左括号）取消隐藏选定行

CTRL+0（零）隐藏选定列

CTRL+SHIFT+）（右括号）取消隐藏选定列

用于“数据透视表和数据透视图向导”的按键

按下完成

上箭头或下箭头键选择列表中的上一个或下一个字段按钮

左箭头或右箭头键选择多列字段按钮列表中左边或右边的字段按钮

ALT+C将选定字段移动到“列”区域中

ALT+D将选定字段移动到“数据”区中

ALT+L显示“数据透视表字段”对话框

ALT+P将选定字段移动到“页”区域中

ALT+R将选定字段移动到“行”区域中

用于数据透视表或数据透视图报表中页字段的按键

按下完成

CTRL+SHIFT+*（星号）选中整个数据透视表报表

用箭头键选定包含字段的单元格，然后按 ALT+ 下箭头键显示数据透视表报表中当前字段的列表

用箭头键选定数据透视图报表中的页字段，然后按 ALT+ 下箭头键显示数据透视图报表中当前页字段的列表

上箭头选择列表中的上一项

下箭头选择列表中的下一项

HOME选择列表中的第一个可见项

END选择列表中的最后一个可见项

ENTER显示选定项

空格键选中或清除列表中的复选框

用于设置数据透视表或数据透视图报表布局的按键

1.按下 F10 键激活菜单栏。

2.按下 CTRL+TAB 或 CTRL+SHIFT+TAB 键选择“数据透视表”工具栏。

3.按左箭头或右箭头键选择左边或右边的菜单，或者如果包含子菜单，则在主菜单和子菜单间进行切换。

4.按 ENTER 键（在字段按钮上）和下箭头以及上箭头键选择该选定字段要移动到的目标区域。

注意   如果要滚动到字段列表的顶部或底部，可在“其他字段”按钮的或上按 ENTER 键。

用于对数据透视表项进行分组或取消分组的按键

按下完成

ALT+SHIFT+ 右箭头对所选数据透视表项进行分组

ALT+SHIFT+ 左箭头取消所选数据透视表项的分组

要将字段从“源”字段列表中移动到“维”框中

1.按 TAB 键选择“源字段”列表。

2.按上箭头键或下箭头键选择需要移动的字段。

由于移动字段后不能更改字段的次序，因此请先选择希望出现在“维”框顶部的字段。

3.按 TAB 键选择“>”按钮，然后按 ENTER 键。

4.如果要移动其他字段，可重复步骤 1 到步骤 3。

在“维”框中将字段移动到较低的或较高的级别。

1.按 TAB 键选择“维”框。

2.按上箭头或下箭头键选择要移动的字段。

3.按 CTRL+X。

4.按上箭头或下箭头键选择字段移动的目的位置。

5.按 CTRL+V。

第二节:

函数简介

一什么是函数

Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。

用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。

例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算.函数是否可以是多重的呢？

也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？

当然可以，这就是嵌套函数的含义。

所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。

例如图1中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函数，并将结果与50相比较。

这个公式的含义是：

如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求F2到F5的和，否则显示数值0。

图1嵌套函数

在学习Excel函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解。

如图2所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。

如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。

在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。

图2函数的结构

公式选项板--帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。

单击编辑栏中的"编辑公式"按钮，或是单击"常用"工具栏中的"粘贴函数"按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。

整个过程如图3所示。

图3公式选项板

二、使用函数的步骤

在Excel中如何使用函数呢？

1.单击需要输入函数的单元格，如图4所示，单击单元格C1，出现编辑栏

图4单元格编辑

2.单击编辑栏中"编辑公式"按钮，将会在编辑栏下面出现一个"公式选项板"，此时"名称"框将变成"函数"按钮，如图3所示。

3.单击"函数"按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函数；

图5函数列表框

4.当选中所需的函数后，Excel2000将打开"公式选项板"。

用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在"公式选项板"中还将显示函数计算的结果；

5.单击"确定"按钮，即可完成函数的输入；

6.如果列表中没有所需的函数，可以单击"其它函数"选项，打开"粘贴函数"对话框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击"确定"按钮返回到"公式选项板"对话框。

在了解了函数的基本知识及使用方法后，请跟随笔者一起寻找Excel提供的各种函数。

您可以通过单击插入栏中的"函数"看到所有的函数。

图6粘贴函数列表

三、函数的种类

Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。

1.数据库函数--当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。

例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于1,000且小于2,500的行或记录的总数。

MicrosoftExcel共有12个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为Dfunctions，也称为D函数，每个函数均有三个相同的参数：

database、field和criteria。

这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。

其中参数database为工作表上包含数据清单的区域。

参数field为需要汇总的列的标志。

参数criteria为工作表上包含指定条件的区域。

2.日期与时间函数--通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。

3.工程函数--工程工作表函数用于工程分析。

这类函数中的大多数可分为三种类型：

对复数进行处理的函数、在不同的数字系统（如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。

4.财务函数--财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。

财务函数中常见的参数：

未来值（fv）--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。

期间数（nper）--投资的总支付期间数。

付款（pmt）--对于一项投资或贷款的定期支付数额。

现值（pv）--在投资期初的投资或贷款的价值。

例如，贷款的现值为所借入的本金数额。

利率（rate）--投资或贷款的利率或贴现率。

类型（type）--付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。

5.信息函数--可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。

信息函数包含一组称为IS的工作表函数，在单元格满足条件时返回TRUE。

例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN工作表函数返回TRUE。

如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用COUNTBLANK工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用ISBLANK工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。

6.逻辑函数--使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。

例如，可以使用IF函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。

7.查询和引用函数--当需要在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。

例如，如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用VLOOKUP工作表函数。

如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用MATCH工作表函数。

8.数学和三角函数--通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。

9.统计函数--统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。

例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜率和y轴截距，或构成直线的实际点数值。

10.文本函数--通过文本函数，可以在公式中处理文字串。

例如，可以改变大小写或确定文字串的长度。

可以将日期插入文字串或连接在文字串上。

下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数TODAY和函数TEXT来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以"dd-mm-yy"的格式表示。

11.用户自定义函数--如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定义函数。

这些函数，称为用户自定义函数，可以通过使用VisualBasicforApplications来创建。

第二章:

应用篇

第一节:

三角函数（SUM）的使用.

一、与求和有关的函数的应用

SUM函数是Excel中使用最多的函数，利用它进行求和运算可以忽略存有文本、空格等数据的单元格，语法简单、使用方便。

相信这也是大家最先学会使用的Excel函数之一。

但是实际上，Excel所提供的求和函数不仅仅只有SUM一种，还包括SUBTOTAL、SUM、SUMIF、SUMPRODUCT、SUMSQ、SUMX2MY2、SUMX2PY2、SUMXMY2几种函数。

这里以某单位工资表为例重点介绍SUM（计算一组参数之和）、SUMIF（对满足某一条件的单元格区域求和）的使用。

（说明：

为力求简单，示例中忽略税金的计算。

）

图1函数求和

SUM

1、行或列求和

以最常见的工资表（如上图）为例，它的特点是需要对行或列内的若干单元格求和。

比如，求该单位2001年5月的实际发放工资总额，就可以在H13中输入公式：

=SUM（H3:

H12）

2、区域求和

区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。

此时你可以让单元格指针停留在存放结果的单元格，然后在Excel编辑栏输入公式"=SUM（）"，用鼠标在括号中间单击，最后拖过需要求和的所有单元格。

若这些单元格是不连续的，可以按住Ctrl键分别拖过它们。

对于需要减去的单元格，则可以按住Ctrl键逐个选中它们，然后用手工在公式引用的单元格前加上负号。

当然你也可以用公式选项板完成上述工作，不过对于SUM函数来说手工还是来的快一些。

比如，H13的公式还可以写成：

=SUM（D3:

D12,F3:

F12）-SUM（G3:

G12）

3、注意

SUM函数中的参数，即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个。

换句话说，SUM函数括号中出现的分隔符（逗号）不能多于29个，否则Excel就会提示参数太多。

对需要参与求和的某个常数，可用"=SUM（单元格区域，常数）"的形式直接引用，一般不必绝对引用存放该常数的单元格。

SUMIF

SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或表达式，可以应用在人事、工资和成绩统计中。

仍以上图为例，在工资表中需要分别计算各个科室的工资发放情况。

要计算销售部2001年5月加班费情况。

则在F15种输入公式为

=SUMIF（$C$3:

$C$12,"销售部",$F$3:

$F$12）

其中"$C$3:

$C$12"为提供逻辑判断依据的单元格区域，"销售部"为判断条件即只统计$C$3:

$C$12区域中部门为"销售部"的单元格，$F$3:

$F$12为实际求和的单元格区域。

二、与函数图像有关的函数应用

我想大家一定还记得我们在学中学数学时，常常需要画各种函数图像。

那个时候是用坐标纸一点点描绘，常常因为计算的疏忽，描不出平滑的函数曲线。

现在，我们已经知道Excel几乎囊括了我们需要的各种数学和三角函数，那是否可以利用Excel函数与Excel图表功能描绘函数图像呢？

当然可以。

这里，以正弦函数和余弦函数为例说明函数图像的描绘方法。

图2函数图像绘制

1、录入数据--如图所示，首先在表中录入数据，自B1至N1的单元格以30度递增的方式录入从0至360的数字，共13个数字。

2、求函数值--在第2行和第三行分别输入SIN和COS函数，这里需要注意的是：

由于SIN等三角函数在Excel的定义是要弧度值，因此必须先将角度值转为弧度值。

具体公式写法为（以D2为例）：

=SIN（D1*PI（）/180）

3、选择图像类型--首先选中制作函数图像所需要的表中数据，利用Excel工具栏上的图表向导按钮（也可利用"插入"／"图表"），在"图表类型"中选择"XY散点图"，再在右侧的"子图表类型"中选择"无数据点平滑线散点图"，单击[下一步]，出现"图表数据源"窗口，不作任何操作，直接单击[下一步]。

4、图表选项操作--图表选项操作是制作函数曲线图的重要步骤，在"图表选项"窗口中进行（如图3），依次进行操作的项目有：

标题--为图表取标题，本例中取名为"正弦和余弦函数图像"；为横轴和纵轴取标题。

坐标轴--可以不做任何操作；

网格线--可以做出类似坐标纸上网格，也可以取消网格线；

图例--本例选择图例放在图像右边，这个可随具体情况选择；

数据标志--本例未将数据标志在图像上，主要原因是影响美观。

如果有特殊要求例外。

5、完成图像--操作结束后单击[完成]，一幅图像就插入Excel的工作区了。

6、编辑图像--图像生成后，字体、图像大小、位置都不一定合适。

可选择相应的选项进行修改。

所有这些操作可以先用鼠标选中相关部分，再单击右键弹出快捷菜单，通过快捷菜单中的有关项目即可进行操作。

至此，一幅正弦和余弦函数图像制作完成。

用同样的方法，还可以制作二次曲线、对数图像等等。

三、常见数学函数使用技巧--四舍五入

在实际工作的数学运算中，特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。

虽然，excel的单元格格式中允许你定义小数位数，但是在实际操作中，我们发现，其实数字本身并没有真正的四舍五入，只是显示结果似乎四舍五入了。

如果采用这种四舍五入方法的话，在财务运算中常常会出现几分钱的误差，而这是财务运算不允许的。

那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？

其实，Excel已经提供这方面的函数了，这就是ROUND函数，它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。

在Excel提供的"数学与三角函数"中提供了一个名为ROUND（number,num_digits）的函数，它的功能就是根据指定的位数，将数字四舍五入。

这个函数有两个参数，分别是number和num_digits。

其中number就是将要进行四舍五入的数字；num_digits则是希望得到的数字的小数点后的位数。

如图3所示：

单元格B2中为初始数据0.，B3的初始数据为0.，将要对它们进行四舍五入。

在单元格C2中输入"=ROUND（B2,2）"，小数点后保留两位有效数字，得到0.12、0.23。

在单元格D2中输入"=ROUND（B2,4）"，则小数点保留四位有效数字，得到0.1235、0.2346。

图3对数字进行四舍五入

对于数字进行四舍五入,还可以使用INT（取整函数），但由于这个函数的定义是返回实数舍入后的整数值。

因此，用INT函数进行四舍五入还是需要一些技巧的，也就是要加上0.5，才能达到取整的目的。

仍然以图3为例，如果采用INT函数，则C2公式应写成：

"=INT（B2*100+0.5）/100"。

附注：

Excel的数学和三角函数一览表

ABS工作表函数

返回参数的绝对值

ACOS工作表函数

返回数字的反余弦值

ACOSH工作表函数

返回参数的反双曲余弦值

ASIN工作表函数

返回参数的反正弦值

ASINH工作表函数

返回参数的反双曲正弦值

ATAN工作表函数

返回参数的反正切值

ATAN2工作表函数

返回给定的X及Y坐标值的反正切值

ATANH工作表函数

返回参数的反双曲正切值

CEILING工作表函数

将参数Number沿绝对值增大的方向，舍入为最接近的整数或基数

COMBIN工作表函数

计算从给定数目的对象集合中提取若干对象的组合数

COS工作表函数

返回给定角度的余弦值

COSH工作表函数

返回参数的双曲余弦值

COUNTIF工作表函数

计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目

DEGREES工作表函数

将弧度转换为度

EVEN工作表函数

返回沿绝对值增大方向取整后最接近的偶数

EXP工作表函数

返回e的n次幂常数e等于2.904，是自然对数的底数

FACT工作表函数

返回数的阶乘，一个数的阶乘等于1*2*3*...*该数

FACTDOUBLE工作表函数

返回参数Num