新邮通文本智能审查软件操作手册.docx

1、新邮通文本智能审查软件操作手册新邮通文本智能审查软件操作手册总体概述文本智能审查系统是一套通过人工智能、机器学习、实时留痕、规则引擎等一系列系统底层部署，来完成对合同、信用证、审计、公检法四个系统板块的自动审查。通过机器的学习来完成对各种类型文本的智能审查、自动化审查。辅助我们的文本审查工作者。以高效、专业、专注为理念，致力于建设企业风险防控体系，提高运营成本，降低运营效率，实现企业宝贵数据的资产化。系统介绍：1、系统设计：自有知识产权；平台依据JAVA 框架技术、根据企业合规及法务部门工作场景、在留痕、数据分析的管理思想的指导开发出来；形成一个完整的法律文书专业审查、流程及统计分析的管理系统

2、；2、编程语言：JAVA3、操作系统：Linux、CentOS4、数据库：Oracle、PostgreSQL、 SQL Server5、系统性能：200个并发请求/秒6、系统安全性：登陆验证码认证和短信验证码认证。功能介绍：实际上我们这套系统是涵盖了合同管理、智能审查、留痕、比对、报表五个大的模块；那么合同管理呢，实际上我们涵盖的比如说合同的权限管理，合同的模板库管理、合同的工作流、审批流管理，以及合同状态的管理;智能审查主要是对我们规则的整理，通过对各类文本的规则收集，来做到文本输出标准化的结果；留痕功能主要是针对客户在我们文本内容上的修订批注的留痕，可以用来用来事后回溯；比对这一功能模块主

3、要是针对我们的文本文件在事前与事后的比对，利用OCR技术，减少我们人工比对出现的错误率；报表功能为定制功能，根据客户需要可以定制为各种类型的报表，清晰明了的给客户展示在文本审查过程中出现的问题。安装介绍1.点击安装文件进入以下界面2.点击立即安装按钮等待安装进度完成。3.安装完成后弹出以下提示4.点击我已确认后显示完成安装。然后登录浏览器进行登录。操作介绍1、登录输入登录账户密码，通过拖动验证，点击登录即可登录成功进入系统主页。右上方文档搜索框：可通过搜索文档名称、编号来打开本人创建或审查过的文档。2、工作台新建文档点击新建文档输入文档信息点击创建创建成功！A、文档名称；B、文档编号：可以手动

4、输入自定义编号也可以点击系统自动生成；C、文档类型：选择该合同所属的类型；D、创建空白文档或者选择上传现有文档。模板库展示最近使用过的文档模板和用户部门下所属的文档模板。3、我的文档文档列表展示用户创建所有文档的列表；展示信息：文档名称、创建人/审核人、文档编号、文档状态、文档类型、创建时间。文档分类按文档状态分为：全部、待提交、修订中、审核中、已审核、已退回、已拒绝、已作废、已提交。文档操作用户在列表中可以对文档进行操作：A、未提交审核时：可下载、重新上传新版、修改基本信息、作废B、提交审核后：可下载和重新指派C、审核完成（通过或作废）：下载4、文档审核文档审核列表展示用户审核文档的列表；展

5、示信息：文档名称、创建人、文档状态、文档类型、创建时间。文档操作审核人可以在列表中做下载操作。5、系统设置通用设置管理人员通过通用设置对系统的基本信息进行配置：A、本单位名称：设置公司名称；B、文档编号：设置文档标号格式5-20位数字，编号格式为当前时间+设置随机5-20位数字；C、智能审查时间点：设置需要执行智能审查的时间点。设置为前置审查时：文档在创建后，第一步提交前即需要执行智能审查，未执行则无法提交，提示用户执行智能审查；设置为法务审查时：文档在创建后，在法务审查提交前，需要执行智能审查，未执行则无法提交，提示用户执行智能审查；D、保存：对设置内容进行保存。部门管理设置公司各个部门以及

6、部门信息，部门与文档类型、文档模板、用户关联，即可在部门下创建文档类型、文档模板、用户。A、新建填写部门名称以及部门描述点击确定后即可完成新建。B、部门列表展示所有部门列表，包含部门信息：部门名称、部门描述、创建时间。C、操作点击编辑，对部门基本信息进行修改；修改完成后，点击确定，保存成功。文档类型按不同的分类创建文档类型，父类型下可创建子类型，如：租赁合同下可创建房屋租赁，服务租赁等子类型；文档类型与部门关联，审核规则与审核流程在文档类型下创建。A、创建文档类型文档信息：名称：文档类型名称，文档类型名称唯一，如：租赁合同；描述：对文档的描述；合同方称谓：我方称谓，如甲方，可添加同义词，如出租

7、方；相对方称谓，如乙方，可添加同义词，如承租方；如有第三方存在，可点击“+”继续添加，如：第三方。所属部门：选择该文档类型所属的部门。B、文档类型列表展示所有文档类型列表，点击类型前的箭头展开分类； 点击分类名称预览分类信息； 点击分类后的操作按钮，可在该类型下创建子类型，设置信息与父 类信息创建设置一致； 点击编辑，可对文档类型信息进行修改，与设置信息时一致； 点击删除，可对文档类型执行删除操作；需要注意，如果文档类 型已有关联的审核规则或审核流程，则无法删除该文档类型，提示 该类型已有关联无法删除。文档模板设置文档模板，与文档类型关联；A、新建新建文档模板，填写模板信息：模板名称：输入模板

8、名称；文档类型：选择文档类型，每个类型下可创建多个文档模板；上传文档：上传已有的文档模板文件，可预览和删除文件，点击文件名预览，点击删除按钮删除文件，重新上传；点击确定，创建文档模板成功。B、文档模板列表：展示模板信息：模板名称、文档类型、创建时间；C、操作：编辑模板信息，与新建时内容一致。用户管理系统用户管理，可新建、编辑、删除用户，筛选用户状态。A、新建：用户信息：登陆账号：用户登陆系统所需要的账号，不支持汉字；登陆密码：用户登陆系统所需要的账号密码，支持英文字母和符号，密码区分大小写，且必须存在大小写，长度为8位以上；姓名：用户姓名；手机号码：用户手机号；所属部门：用户所属部门；角色：角

9、色分为4种，法务、决策者、业务人员、管理员；管理员权限只能操作系统设置；其他角色除系统设置不能操作，可操作工作台，我的文档，文档审核；点击确定，用户新建成功。 B、用户列表：展示用户列表信息，包括信息：用户名称、用户账号、角色、部门、手机号；点击用户手机号后的编辑按钮，可编辑手机号码；C、操作：对用户进行操作，重置密码和注销用户；重置密码时需要输入当前管理员密码，输入新密码后，点击确定即可重置密码。注销用户：点击注销用户时，提示是否确认注销？确认后用户注销成功，无法再登录。（注意：注销后的用户名，不能再次用户创建新的用户）D、筛选用户状态：筛选全部、已注销、已启用用户；审核规则设置审核规则，包

10、括检查点和条款，与文档类型关联；父类的审查规则可以被子类型使用，如：父类存在检查点A，子类存在检查点 B，那么子类执行的检查点为 A，B。A、搜索框对文件类型名称的筛选，注意：输入子类时只展示其父类名称。B、文档类型列表展示文档类型信息：类型名称、类型描述C、操作已有规则时为编辑规则，当前还没有规则时为添加规则；进入编辑页面后，左侧展示规则列表，右侧为规则预览界面；点击合同类型名称后的操作按钮，可以创建检查点和子条款；对条款可进行创建检查点、创建子条款、编辑、删除操作，对检查点可进行编辑、删除操作。C-1、创建检查点：注意：系统执行检查点时是通过参考条款和最小语义匹配文档内容。基础规则：检查点

11、名称：输入检查点名称，当名称不确定时，可以用占位符代替。？：代表一个中 文字符；*：表示0个或多个字符；风险等级：风险等级分为低、中、高，根据风险等级不同，审核时提示语颜色分别不同， 低：蓝、中：黄、高：红；风险提示：检查点缺失或者存在问题时的风险提示；倾向性：设置该检查点的倾向性，如：甲方的权利与义务，倾向性选择甲方；问题说明：该检查点存在问题的说明；律师提醒：该检查点存在问题时的律师提醒；参考条款：该检查点缺失或存在问题时给出参考值，也是匹配文档内容的条件之一；可 添加同义词；最小语义表达：在检查点中至少应该存在的最小语义，如：甲方的权利与义务中，甲方、 权利、义务为其最小语义；可添加同义

12、词，关键词：在检查点的关键性词汇，如：甲方的权利与义务中：权利、义务为关键词。触发条件、逻辑表达：触发条件与逻辑表达的关系为，首先需要满足触发条件所设置的参数值，审查时才会执 行逻辑表达；如：租赁期限，首先触发条件参数设置值为“租赁期限”参数包含“租赁 期限”值；后设置逻辑表达：“租赁期限”参数值“不大于”“20”“年”，按照此设 置，检查点中含有“租赁期限”后检查“租赁期限”后的值“不大于”“20年”，大 于20年则提示错误；参数：参数名称；参数类型：参数类型，如汉字租赁期限，则参数类型为字符串；如租赁期限时长，参数 类型则为时间；表达式：判断条件，如：租赁期限不能大于20年，即设置表达式：

13、不大于；值：判断值，如：租赁期限不能大于20年，即值为：20单位：判断值的单位，如：租赁期限不能大于20年，即单位为：年；信息输入完成后，点击添加，一条触发条件或逻辑表达设置完成，点击右上角添加后， 设置成功；如存在触发条件有多条的情况，则继续添加：可选择组内关系，并且或者； 如有多个组，也可与其他组选择关系，并且或者。C-2、创建子条款：基础规则：条款名称：输入条款名称，当名称不确定时，可以用占位符代替。？：代表一个中 文字符；*：表示0个或多个字符；风险等级：风险等级分为低、中、高，根据风险等级不同，审核时提示语颜色分别不同， 低：蓝、中：黄、高：红；风险提示：条款缺失或者存在问题时的风险

14、提示；倾向性：设置该条款的倾向性，如：甲方的权利与义务，倾向性选择甲方；问题说明：该条款存在问题的说明；律师提醒：该条款存在问题时的律师提醒；参考条款：该条款缺失或存在问题时给出参考值，也是匹配文档内容的条件之一；关键词：条款的关键性词汇。D、导入、导出可对审核规则进行导入导出。审核流程设置审核流程，每个文档类型对应一个审核流程；如子类型没有创建流程，则继承父类流程使用；反之，如子类型有自己的审核流程，则执行子类流程。A、搜索框对文件类型名称的筛选，注意：输入子类时只展示其父类名称。B、文档类型列表展示文档类型信息：类型名称、类型描述C、操作已有规则时为编辑规则，当前还没有规则时为创建规则；流

15、程至少要有三步，第一步发起部门不做限制；从第二步开始，审核分为：业务修订、协同审查、法务审查；业务修订：同部门人员对业务的修改检查；协同审查：可由同部门的多个人审查；法务审查：一般由法务部门进行；可灵活定义。点击“+”，添加下一步流程，添加后点击“-”，可删除这步流程，点击“+”继续添加下步流程；审查流程从发起人开始到决策审查结束；发起人对文档有提交、保存、作废、重新上传和重新指派的权限；审查流程中的其他人，对文档做的任何修改、批注都会被记录，同样也可以保存和提交；决策审查部门对文档有：通过、作废、退回的权限；通过后流程结束，作废后，流程结束，文档不能再被启用；退回后，流程回到发起人手里，由发

16、起人重新修改提交，提交后，不经过流程中的其他人，直接到决策审核者手中。应用场景介绍1.业务部门对合同审查的使用业务部门登录账号以后，可以选择先新建文档（合同相对方提供合同模板）或者规则库选择模板（我方已有合同模板） 填文档名称、生产合同流水编号后点击创建提交，创建待审查合同文档成功。创建文档成功后，进入审查界面，图中红色方框部分为对文本的流程流转部分，分为保存、提交、下载、退出。图中的黄色方框部分时对文档的专业识别部分，分为审查、操作留痕、差异比对、审查状态几个功能。下面将逐一进行介绍。1.常规审查：审查进行前可以对上图中的蓝色方框部分进行选择，分为甲方、乙方、中立三种审查视角进行审查合同文档

17、。上图中的黄色椭圆部分将文档审查分为两个部分，左边为常规审查，主要针对合同中的错别字进行审查。2、专业审查将审查的检查点、问题点、修订点进行统计展示。3、批注将审查结果可以一键批注也可以点击到某一具体条款问题后，实现快速定位、及风险提示，律师提醒、参考条款的呈现，人工审查人员可以选择采纳或者否定系统提供的提示。这些操作系统都将记录留痕。4、修订同时也可以对批注的内容进行一键修订或者逐条修订。5、保存提交业务部门完成合同文档的信息填写、并对人工智能审查结果进行自动化批注修订后，选择保存提交到审查流程的下一个环节。2.协同部门、法务部门对合同审查系统的使用法务人员对人工智能批注或者修订的内容进行回

18、复，并可标注为已解决状态。法务人员对内容中的条款可以添加手工批注，操作行为也进行留痕管理。修订记录： 系统也会对法务人员的删除，增加内容等任何操作进行留痕记录。文档历史比较：可以选择当前文档与之前任何版本文档的全文比较。快速统计寻找出差异内容。减少使用者阅读量。审查状态统计：使用者可以看到所有的审查流程状态，并可看到所有审核人输入的审核意见。退回：可对文档进行输入或不输入意见进行退回。保存提交：协同或者法务部门完成合同文档的信息填写、并对人工批注、修订后的文档选择保存提交到审查流程的下一个环节，提交时可输入或不输入意见。3.决策者对合同审查系统的使用决策者可以对文档的批注过程进行查阅。 决策者可以对文档的修订过程进行查阅。 决策者通过查看合同文档的批注、修订过程，可以输入或不输入意见进行同意、作废或拒绝操作，也可以输入或不输入意见进行退回操作，将文档退回到发起部门让其与合同相对方进行沟通（此操作可能循环多次，与现实中的合同双方博弈过程一致）。下载则是可以将电子文档字纸化后成为线下讨论材料。平台扩展性1、提供 Webservice 接口；应用程序集接口及数 据库接口并有丰富的开发示例程序；提供公文交换接口； 2、支持OCR系统对扫描件结构化； 3 、支持电子签章；4 、移动签批系统；5 、移动编辑系统 。