新邮通文本智能审查软件操作手册.docx

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新邮通文本智能审查软件操作手册

新邮通文本智能审查

软件操作手册

总体概述

文本智能审查系统是一套通过人工智能、机器学习、实时留痕、规则引擎等一系列系统底层部署，来完成对合同、信用证、审计、公检法四个系统板块的自动审查。

通过机器的学习来完成对各种类型文本的智能审查、自动化审查。

辅助我们的文本审查工作者。

以高效、专业、专注为理念，致力于建设企业风险防控体系，提高运营成本，降低运营效率，实现企业宝贵数据的资产化。

系统介绍：

1、系统设计：

自有知识产权；平台依据JAVA框架技术、根据企业合规及法务部门工作场景、在留痕、数据分析的管理思想的指导开发出来；形成一个完整的法律文书专业审查、流程及统计分析的管理系统；

2、编程语言：

JAVA

3、操作系统：

Linux、CentOS

4、数据库：

Oracle、PostgreSQL、SQLServer

5、系统性能：

200个并发请求/秒

6、系统安全性：

登陆验证码认证和短信验证码认证。

功能介绍：

实际上我们这套系统是涵盖了合同管理、智能审查、留痕、比对、报表五个大的模块；那么合同管理呢，实际上我们涵盖的比如说合同的权限管理，合同的模板库管理、合同的工作流、审批流管理，以及合同状态的管理;智能审查主要是对我们规则的整理，通过对各类文本的规则收集，来做到文本输出标准化的结果；留痕功能主要是针对客户在我们文本内容上的修订批注的留痕，可以用来用来事后回溯；比对这一功能模块主要是针对我们的文本文件在事前与事后的比对，利用OCR技术，减少我们人工比对出现的错误率；报表功能为定制功能，根据客户需要可以定制为各种类型的报表，清晰明了的给客户展示在文本审查过程中出现的问题。

安装介绍

1.点击安装文件进入以下界面

2.点击立即安装按钮等待安装进度完成。

3.安装完成后弹出以下提示

4.点击我已确认后

显示完成安装。

然后登录浏览器进行登录。

操作介绍

1、登录

输入登录账户密码，通过拖动验证，点击登录即可登录成功进入系统主页。

右上方文档搜索框：

可通过搜索文档名称、编号来打开本人创建或审查过的文档。

2、工作台

①新建文档

点击新建文档→输入文档信息→点击创建→创建成功！

A、文档名称；

B、文档编号：

可以手动输入自定义编号也可以点击系统自动生成；

C、文档类型：

选择该合同所属的类型；

D、创建空白文档或者选择上传现有文档。

②模板库

展示最近使用过的文档模板和用户部门下所属的文档模板。

3、我的文档

①文档列表

展示用户创建所有文档的列表；展示信息：

文档名称、创建人/审核人、文档编号、文档状态、文档类型、创建时间。

②文档分类

按文档状态分为：

全部、待提交、修订中、审核中、已审核、已退回、已拒绝、已作废、已提交。

③文档操作

用户在列表中可以对文档进行操作：

A、未提交审核时：

可下载、重新上传新版、修改基本信息、作废

B、提交审核后：

可下载和重新指派

C、审核完成（通过或作废）：

下载

4、文档审核

①文档审核列表

展示用户审核文档的列表；展示信息：

文档名称、创建人、文档状态、文档类型、创建时间。

②文档操作

审核人可以在列表中做下载操作。

5、系统设置

①通用设置

管理人员通过通用设置对系统的基本信息进行配置：

A、本单位名称：

设置公司名称；

B、文档编号：

设置文档标号格式5-20位数字，编号格式为当前时间+设置随机5-20位数字；

C、智能审查时间点：

设置需要执行智能审查的时间点。

设置为前置审查时：

文档在创建后，第一步提交前即需要执行智能审查，未执行则无法提交，提示用户执行智能审查；

设置为法务审查时：

文档在创建后，在法务审查提交前，需要执行智能审查，未执行则无法提交，提示用户执行智能审查；

D、保存：

对设置内容进行保存。

②部门管理

设置公司各个部门以及部门信息，部门与文档类型、文档模板、用户关联，即可在部门下创建文档类型、文档模板、用户。

A、新建

填写部门名称以及部门描述点击确定后即可完成新建。

B、部门列表

展示所有部门列表，包含部门信息：

部门名称、部门描述、创建时间。

C、操作

点击编辑，对部门基本信息进行修改；修改完成后，点击确定，保存成功。

③文档类型

按不同的分类创建文档类型，父类型下可创建子类型，如：

租赁合同下可创建房屋租赁，服务租赁等子类型；文档类型与部门关联，审核规则与审核流程在文档类型下创建。

A、创建文档类型

文档信息：

名称：

文档类型名称，文档类型名称唯一，如：

租赁合同；

描述：

对文档的描述；

合同方称谓：

我方称谓，如甲方，可添加同义词，如出租方；

相对方称谓，如乙方，可添加同义词，如承租方；

如有第三方存在，可点击“+”继续添加，如：

第三方。

所属部门：

选择该文档类型所属的部门。

B、文档类型列表

展示所有文档类型列表，点击类型前的箭头展开分类；

点击分类名称预览分类信息；

点击分类后的操作按钮，可在该类型下创建子类型，设置信息与父类信息创建设置一致；

点击编辑，可对文档类型信息进行修改，与设置信息时一致；

点击删除，可对文档类型执行删除操作；需要注意，如果文档类型已有关联的审核规则或审核流程，则无法删除该文档类型，提示该类型已有关联无法删除。

④文档模板

设置文档模板，与文档类型关联；

A、新建

新建文档模板，填写模板信息：

模板名称：

输入模板名称；

文档类型：

选择文档类型，每个类型下可创建多个文档模板；

上传文档：

上传已有的文档模板文件，可预览和删除文件，点击文件名预览，点击删除按钮删除文件，重新上传；

点击确定，创建文档模板成功。

B、文档模板列表：

展示模板信息：

模板名称、文档类型、创建时间；

C、操作：

编辑模板信息，与新建时内容一致。

⑤用户管理

系统用户管理，可新建、编辑、删除用户，筛选用户状态。

A、新建：

用户信息：

登陆账号：

用户登陆系统所需要的账号，不支持汉字；

登陆密码：

用户登陆系统所需要的账号密码，支持英文字母和符号，密码区分大小写，且必须存在大小写，长度为8位以上；

姓名：

用户姓名；

手机号码：

用户手机号；

所属部门：

用户所属部门；

角色：

角色分为4种，法务、决策者、业务人员、管理员；管理员权限只能操作系统设置；其他角色除系统设置不能操作，可操作工作台，我的文档，文档审核；

点击确定，用户新建成功。

B、用户列表：

展示用户列表信息，包括信息：

用户名称、用户账号、角色、部门、手机号；

点击用户手机号后的编辑按钮，可编辑手机号码；

C、操作：

对用户进行操作，重置密码和注销用户；

重置密码时需要输入当前管理员密码，输入

新密码后，点击确定即可重置密码。

注销用户：

点击注销用户时，提示是否确认注销？

确认后用户注销成功，无法再登录。

（注意：

注销

后的用户名，不能再次用户创建新的用户）

D、筛选用户状态：

筛选全部、已注销、已启用用户；

⑥审核规则

设置审核规则，包括检查点和条款，与文档类型关联；父类的审查规则可以被子类型使用，如：

父类存在检查点A，子类存在检查点B，那么子类执行的检查点为A，B。

A、搜索框

对文件类型名称的筛选，注意：

输入子类时只展示其父类名称。

B、文档类型列表

展示文档类型信息：

类型名称、类型描述

C、操作

已有规则时为编辑规则，当前还没有规则时为添加规则；

进入编辑页面后，左侧展示规则列表，右侧为规则预览界面；点击合同类型名称后的操作按钮，可以创建检查点和子条款；对条款可进行创建检查点、创建子条款、编辑、删除操作，对检查点可进行编辑、删除操作。

C-1、创建检查点：

注意：

系统执行检查点时是通过参考条款和最小语义匹配文档内容。

·基础规则：

检查点名称：

输入检查点名称，当名称不确定时，可以用占位符代替。

？

：

代表一个中文字符；*：

表示0个或多个字符；

风险等级：

风险等级分为低、中、高，根据风险等级不同，审核时提示语颜色分别不同，低：

蓝、中：

黄、高：

红；

风险提示：

检查点缺失或者存在问题时的风险提示；

倾向性：

设置该检查点的倾向性，如：

甲方的权利与义务，倾向性选择甲方；

问题说明：

该检查点存在问题的说明；

律师提醒：

该检查点存在问题时的律师提醒；

参考条款：

该检查点缺失或存在问题时给出参考值，也是匹配文档内容的条件之一；可添加同义词；

最小语义表达：

在检查点中至少应该存在的最小语义，如：

甲方的权利与义务中，甲方、权利、义务为其最小语义；可添加同义词，

关键词：

在检查点的关键性词汇，如：

甲方的权利与义务中：

权利、义务为关键词。

·触发条件、逻辑表达：

触发条件与逻辑表达的关系为，首先需要满足触发条件所设置的参数值，审查时才会执行逻辑表达；如：

租赁期限，首先触发条件参数设置值为“租赁期限”参数包含“租赁期限”值；后设置逻辑表达：

“租赁期限”参数值“不大于”“20”“年”，按照此设置，检查点中含有“租赁期限”后检查“租赁期限”后的值“不大于”“20年”，大于20年则提示错误；

参数：

参数名称；

参数类型：

参数类型，如汉字租赁期限，则参数类型为字符串；如租赁期限时长，参数类型则为时间；

表达式：

判断条件，如：

租赁期限不能大于20年，即设置表达式：

不大于；

值：

判断值，如：

租赁期限不能大于20年，即值为：

20

单位：

判断值的单位，如：

租赁期限不能大于20年，即单位为：

年；

信息输入完成后，点击添加，一条触发条件或逻辑表达设置完成，点击右上角添加后，设置成功；如存在触发条件有多条的情况，则继续添加：

可选择组内关系，并且或者；如有多个组，也可与其他组选择关系，并且或者。

C-2、创建子条款：

基础规则：

条款名称：

输入条款名称，当名称不确定时，可以用占位符代替。

？

：

代表一个中文字符；*：

表示0个或多个字符；

风险等级：

风险等级分为低、中、高，根据风险等级不同，审核时提示语颜色分别不同，低：

蓝、中：

黄、高：

红；

风险提示：

条款缺失或者存在问题时的风险提示；

倾向性：

设置该条款的倾向性，如：

甲方的权利与义务，倾向性选择甲方；

问题说明：

该条款存在问题的说明；

律师提醒：

该条款存在问题时的律师提醒；

参考条款：

该条款缺失或存在问题时给出参考值，也是匹配文档内容的条件之一；

关键词：

条款的关键性词汇。

D、导入、导出

可对审核规则进行导入导出。

⑦审核流程

设置审核流程，每个文档类型对应一个审核流程；如子类型没有创建流程，则继承父类流程使用；反之，如子类型有自己的审核流程，则执行子类流程。

A、搜索框

对文件类型名称的筛选，注意：

输入子类时只展示其父类名称。

B、文档类型列表

展示文档类型信息：

类型名称、类型描述

C、操作

已有规则时为编辑规则，当前还没有规则时为创建规则；

流程至少要有三步，第一步发起部门不做限制；从第二步开始，审核分为：

业务修订、协同审查、法务审查；业务修订：

同部门人员对业务的修改检查；协同审查：

可由同部门的多个人审查；法务审查：

一般由法务部门进行；可灵活定义。

点击“+”，添加下一步流程，添加后点击“-”，可删除这步流程，点击“+”继续添加下步流程；

审查流程从发起人开始到决策审查结束；

发起人对文档有提交、保存、作废、重新上传和重新指派的权限；

审查流程中的其他人，对文档做的任何修改、批注都会被记录，同样也可以保存和提交；

决策审查部门对文档有：

通过、作废、退回的权限；通过后流程结束，作废后，流程结束，文档不能再被启用；退回后，流程回到发起人手里，由发起人重新修改提交，提交后，不经过流程中的其他人，直接到决策审核者手中。

应用场景介绍

1.业务部门对合同审查的使用

业务部门登录账号以后，可以选择先新建文档（合同相对方提供合同模板）或者规则库选择模板（我方已有合同模板）

填文档名称、生产合同流水编号后点击创建提交，创建待审查合同文档成功。

创建文档成功后，进入审查界面，图中红色方框部分为对文本的流程流转部分，分为保存、提交、下载、退出。

图中的黄色方框部分时对文档的专业识别部分，分为审查、操作留痕、差异比对、审查状态几个功能。

下面将逐一进行介绍。

1.常规审查：

审查进行前可以对上图中的蓝色方框部分进行选择，分为甲方、乙方、中立三种审查视角进行审查合同文档。

上图中的黄色椭圆部分将文档审查分为两个部分，左边为常规审查，主要针对合同中的错别字进行审查。

2、专业审查

将审查的检查点、问题点、修订点进行统计展示。

3、批注

将审查结果可以一键批注也可以点击到某一具体条款问题后，实现快速定位、及风险提示，律师提醒、参考条款的呈现，人工审查人员可以选择采纳或者否定系统提供的提示。

这些操作系统都将记录留痕。

4、修订

同时也可以对批注的内容进行一键修订或者逐条修订。

5、保存提交

业务部门完成合同文档的信息填写、并对人工智能审查结果进行自动化批注修订后，选择保存提交到审查流程的下一个环节。

2.协同部门、法务部门对合同审查系统的使用

法务人员对人工智能批注或者修订的内容进行回复，并可标注为已解决状态。

法务人员对内容中的条款可以添加手工批注，操作行为也进行留痕管理。

修订记录：

系统也会对法务人员的删除，增加内容等任何操作进行留痕记录。

文档历史比较：

可以选择当前文档与之前任何版本文档的全文比较。

快速统计寻找出差异内容。

减少使用者阅读量。

审查状态统计：

使用者可以看到所有的审查流程状态，并可看到所有审核人输入的审核意见。

退回：

可对文档进行输入或不输入意见进行退回。

保存提交：

协同或者法务部门完成合同文档的信息填写、并对人工批注、修订后的文档选择保存提交到审查流程的下一个环节，提交时可输入或不输入意见。

3.决策者对合同审查系统的使用

决策者可以对文档的批注过程进行查阅。

决策者可以对文档的修订过程进行查阅。

决策者通过查看合同文档的批注、修订过程，可以输入或不输入意见进行同意、作废或拒绝操作，也可以输入或不输入意见进行退回操作，将文档退回到发起部门让其与合同相对方进行沟通（此操作可能循环多次，与现实中的合同双方博弈过程一致）。

下载则是可以将电子文档字纸化后成为线下讨论材料。

平台扩展性

1、提供Webservice接口；应用程序集接口及数据库接口并有丰富的开发示例程序；提供公文交换接口；

2、支持OCR系统对扫描件结构化；

3、支持电子签章；

4、移动签批系统；

5、移动编辑系统。