实用机关公文格式设置规范.docx

1、实用机关公文格式设置规范机关公文格式设置规范本方法根据党政机关公文格式国家标准(GB/T9704-2012),结合我局实际制定。具体内容如下:一、办公软件要求适用于微软OFFICEWORD文字处理软件。永中OFFICE文字处理软件可参照使用。二、页面设置1、选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签,上:3、7厘米,下:3、5厘米,左:2、8厘米,右:2、6厘米。2、选择“纸张”附签,“纸张大小”设成“A4”。3、选择“版式”附签,将“页眉与页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”,“页脚”设置成“2、5厘米”。4、选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设

2、置成“三号”,单击“确定”按钮。5、进入“文档网格”附签,选中“指定行网格与字符网格”,将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。三、插入页号1、选择“插入”“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。2、然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为,显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。3、双击页码,选中页码(包括左右两条短线),将页码字号设置成“四号”;字体为宋体的阿拉伯数字;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成

3、左空一个汉字。四、文号制作1、平行文或下行文号:文号三号仿宋、居中显示,编排在发文机关标识下空二行位置。2、上行文文号:文号三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人三号仿宋字体;签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离,编排在发文机关标识下空二行位置。注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”“符号”“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。五、公文正文排版制作公文正文内容:正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:1、标 题2号小标宋字体,居中显示,编排于红色分隔线下空二行位置。 2、主送机

4、关3号仿宋字体,居左顶格,冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。3、正 文3号仿宋字体。4.文种结构层次依次用“一、” “(一)” “1、” “(1)” 标注。一级标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体,三级与四级与正文一样用3号仿宋。5、附件就是正文内容的组成部分。3号仿宋字体,在正文下空一行,左空2字编排,“附件”二字后标全角冒号与附件名称,附件名称后不标注标点符号。6、发文机关署名3号仿宋字体,距最后一行正文内容3个空行放置,以成文日期为准居中编排。7、成文日期3号仿宋字体,发文机关下方右空4个字格编排。8、印章加盖端正,以成文日期中心为准,印章下端压成文日期。注:公文正文排版内容请参

5、照“信函格式文件示意图”理解。六、版记制作1、选择“表格”“插入”“表格”,设置“列数”为1,“行数”为2。2、选中表格,单击鼠标右键表格属性“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”。3、然后单击“边框与底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,竖线取消;同时,设置第一行与最后一行下线的宽度为1磅,中间一行下线宽度为磅,点击“确定”。4、进入“表格属性”“列”附签,设置指定宽度为15、6厘米,点击确定。5、在制作成功的表格第一行,输入主送单位、抄送单位,用4号仿宋体字,编排在印发机关与印发日期之上一行,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;表格第二行,输

6、入印发机关、印发日期,用4号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字后加“印发”二字。主送:市政府抄送:、。 市局 2015年1月20日注:因现行的规范就是要求公文双面打印的,因此公文的最后一页必定就是偶数页,也就就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不就是一个整体。七、打印设置机关公文打印采用双面印刷,左侧装订,现有大部分打印设备只具备单面打印功能,请按以下步骤设置文本打印。1、选择“文件”“打印”“打印(R)”,设置奇数页,点击“确定”。2、将打印完毕的奇数页文件,空白背面按顺序叠放,放置打印设备送纸盒。3、 选择“文件”“打印”“打印(R)”,设置偶数页,点击“确定”。我局红头文件首页纸张一般就是印制好的成品,首页正文内容大部分采用微机“套打”技术输出成文。上述版面设置方法就是拟制各种公文的前提条件,也就是“套打”输出红头文件首页的基础。为便于理解,后附公文格式图解说明,请参照学习。附:机关正式公文格式图解