实用机关公文格式设置规范.docx

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实用机关公文格式设置规范

机关公文格式设置规范

本方法根据《党政机关公文格式国家标准》（GB/T9704-2012）,结合我局实际制定。

具体内容如下:

一、办公软件要求

适用于微软OFFICE—WORD文字处理软件。

永中OFFICE文字处理软件可参照使用。

二、页面设置

1、选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:

3、7厘米,下:

3、5厘米,左:

2、8厘米,右:

2、6厘米。

2、选择“纸张”附签,“纸张大小”设成“A4”。

3、选择“版式”附签,将“页眉与页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”,“页脚”设置成“2、5厘米”。

4、选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮。

5、进入“文档网格”附签,选中“指定行网格与字符网格”,将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。

然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

三、插入页号

1、选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端（页脚）”,“对齐方式”设置为“外侧”。

2、然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为－１－,－２－,－３－显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。

3、双击页码,选中页码（包括左右两条短线）,将页码字号设置成“四号”;字体为宋体的阿拉伯数字;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。

四、文号制作

1、平行文或下行文号:

文号——三号仿宋、居中显示,编排在发文机关标识下空二行位置。

2、上行文文号:

文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离,编排在发文机关标识下空二行位置。

注:

文号一定要使用六角符号。

六角符号插入方法:

选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。

五、公文正文排版

　　制作公文正文内容:

正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:

1、标题——2号小标宋字体,居中显示,编排于红色分隔线下空二行位置。

2、主送机关——3号仿宋字体,居左顶格,冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。

　　3、正文——3号仿宋字体。

4.文种结构层次——依次用“一、”“

（一）”“1、”“

（1）”标注。

一级标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体,三级与四级与正文一样用3号仿宋。

5、附件——就是正文内容的组成部分。

3号仿宋字体,在正文下空一行,左空2字编排,“附件”二字后标全角冒号与附件名称,附件名称后不标注标点符号。

6、发文机关署名——3号仿宋字体,距最后一行正文内容3个空行放置,以成文日期为准居中编排。

7、成文日期——3号仿宋字体,发文机关下方右空4个字格编排。

8、印章——加盖端正,以成文日期中心为准,印章下端压成文日期。

注:

公文正文排版内容请参照“信函格式文件示意图”理解。

六、版记制作

1、选择“表格”——“插入”——“表格”,设置“列数”为1,“行数”为2。

2、选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”。

3、然后单击“边框与底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,竖线取消;同时,设置第一行与最后一行下线的宽度为1½磅,中间一行下线宽度为½磅,点击“确定”。

4、进入“表格属性”——“列”附签,设置指定宽度为15、6厘米,点击确定。

5、在制作成功的表格第一行,输入主送单位、抄送单位,用4号仿宋体字,编排在印发机关与印发日期之上一行,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;表格第二行,输入印发机关、印发日期,用4号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字后加“印发”二字。

主送:

市政府

抄送:

×××××、×××××、××××、××××、××××、

×××××。

××市××××局2015年1月20日

注:

因现行的规范就是要求公文双面打印的,因此公文的最后一页必定就是偶数页,也就就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不就是一个整体。

七、打印设置

机关公文打印采用双面印刷,左侧装订,现有大部分打印设备只具备单面打印功能,请按以下步骤设置文本打印。

1、选择“文件”——“打印”——“打印（R）”,设置奇数页,点击“确定”。

2、将打印完毕的奇数页文件,空白背面按顺序叠放,放置打印设备送纸盒。

3、选择“文件”——“打印”——“打印（R）”,设置偶数页,点击“确定”。

我局红头文件首页纸张一般就是印制好的成品,首页正文内容大部分采用微机“套打”技术输出成文。

上述版面设置方法就是拟制各种公文的前提条件,也就是“套打”输出红头文件首页的基础。

为便于理解,后附公文格式图解说明,请参照学习。

附:

机关正式公文格式图解