政府机关公文写作基础知识.ppt

1、机关单位公文写作与处理技巧培训,机关单位公文写作与处理技巧培训讲师：谭小琥,机关公文写作与处理,课程结构,一、公文的定义、特点、作用、分类二、公文的文体、格式三、公文的行文规范四：各类公文详解五、题型讲解,公文的涵义,公文=公务文书=公务文件是法定机关与社会组织 在公务活动中 为行使职权、实施管理 而制作的 具有法定效用和规范体式的书面文字材料 是传达和贯彻 党的路线、方针和国家政策 发布 行政法律和规章 实施 行政措施 指示答复问题 指导、布置和商洽工作 报告情况，交流经验的 重要工具。,广义的公文,通用公文,专用公文 财经、外交、军事、司法等,狭义的公文法定公文:国家行政机关公文 中国共产

2、党机关公文,法定公文,事务文书：计划、总结、调查报告、简报等,公文的特点,是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。,公文的作用,1决策与领导作用（最主要的作用）2强制执行和处理的作用3依据和凭证作用4公务联系与沟通作用5宣传与教育作用,公文的分类,一、按照行文关系和行文方向可分为 上行文：报告、请示 平行文：函 下行文：命令、决定、批复、通告、通知、通报二、按公文的来源划分 收进公文外发公文内部公文三、按公文的职能划分 法规性公文指挥性公文报请性公文 知照性公文实录性公文,四、按公文内容的处理要求划分 参

3、阅性公文（阅件）承办性公文（办件）五、按公文的秘密等级划 秘密公文机密公文绝密公文六、按照公文的紧急程度划分 特急公文急办公文常规公文,公文文种的种类（表格）,国家行政机关公文处理办法（13种）命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要中国共产党机关公文处理条例（14种）决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,上述文种共27个 相同：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同：9个属党的机关的5个：公报、指示、决议、条例、规定；属行政机关有4个：命令（令）、议案、通告、公告由于这18个文件

4、是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种,二、公文的文体、格式,1、公文的文体：公文的表达方式。兼用：说明叙述议论三种表达方式。,公文的用纸规范,2、公文格式的组成要素：,（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间,0000123 机 密 20年 浙江省教育厅文件 浙教 2006 2号 浙江省教育厅关于的通知各市教育局：,特 急,各市教育局：。一、。

5、（一）、。1、。（1）、。、。,。附件：1.2.浙江省教育厅 二六年十月十三日,二、公文格式规范,公文格式的具体项目：眉首：（文头，在红色反线上方）印制份数顺序号密级和保密期限、紧急程度发文机关标识、发文字号、签发人,1、公文份数顺序号：7位数（机密、绝密件才标注）2、密级和保密期限（秘密、机密、绝密 年份）3、紧急程度：特急、急件；（电报：特提、特急、加急、平急）4、发文机关标识：XXX人民政府文件 5、发文字号：发文机关代字：（沪府发）年份 1998 序号（联合行文只标主办机关的发文字号）6、签发人：只有上行文才标注，（请示应在附注处注明联系人姓名和电话）,0000123 机 密 20年

6、上海市人民政府文件 沪府发 2008 2号 上海市人民政府关于的通知各区县（自治县、市）人民政府：,特 急,上海市人民政府文件沪府文20033号 签发人：王维刚上海市人民政府关于 的请示国务院：,_,主体,标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注,标题、主送机关和公文正文,1、标题（位于红色反线空两行之下）：三要素：发文机关、事由（关于的）、文种 文章的标题除法规、规章名称可加书名号外 一般不用标点符号。2、主送机关（全称或规范化简称、统称）注：公告、通告等属周知性的公文，无主送单位 3、公文正文：首页必须显示正文,附件和成文时间,4、附件：附件是正文内容的组成部分 与公文正

7、文一样具有同等效力。5、成文日期：行政机关公文用汉字 党委系统用阿拉伯数码标识,（正文略）附件：XXX（上海市人民政府印）二OO五年一月九日（联系人：XXX 电话：XXXXXX）,主题词：XX XX 请示 抄送：国家发改委，财政部。市政府办公厅 2005年1月10日印发,公文生效标识和附注,6、公文生效标识：公文除会议纪要、以电报形式发出外 均要盖印章7、附注：请示、用作上行文的意见、函 需在此处标明联系人姓名、电话,版记：,1、主题词：除类别词外，最多不超过5个 类别词类属词文种2、抄送机关：抄送单位之间用逗号停顿 结尾用句号3、印发机关和印发日期：党的机关公文才有份数,三、公文行文规范,（

8、一）公文的行文关系1、隶属（上下级）关系：国务院上海市人民政府 闵行区人民政府 吴泾镇人民政府2、指导关系（人事部市人事局区人事局）3、平级关系：市人事局市卫生局 区交通局镇政府4、不相隶属关系：某大学区政府,（二）公文的行文方式,根据发文机关划分：单独行文联合行文根据受文对象划分：纵向行文横向行文,（三）公文行文规则,1、依据隶属关系行文的规则：党政分开行文2、上行文的规则（1）要单头主送，不要多头主送（2）要逐级行文，不要越级行文（3）要向机关行文，不要向领导者个人行文（4）请示的行文规则：一文一事 不能一文数事,（三）公文行文规则,3、下行文的规则：按照职权范围行文 部门之间应当经过协商

9、一致，方可就有关问题向下行文4、联合行文的规则：同级或准同级 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以；政府部门和相应的党组织和军队机关可以；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以,四、公文中运用数字的规范,汉字：成文时间、部分结构层次序数和词、词组（短语）惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字 必须使用汉字 阿拉伯数字：其余,公文的语言规范,准确、庄重、严谨、简洁、平实、规范准确：概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏。如：1、没有能源的开发和交通运输业的发展，工

10、业的发展是不可想象的。2、这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。,庄重,庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真1、把握文体特点，把准文章语言基调。命令、决定、决议庄重严肃；法规讲求严谨、确切、利落。2、注意接受心理。上行文尊重而不阿谀讨好；下行文谦和但不失度；平行文以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。,简洁,简洁：语言简洁明快、干净利落、言简意赅。如：可不可以，请马上批示意见 可否，请即批示 在处理公务的记录里在案 收到了，知道 了收悉 为了这个目的为此,严谨、平实、规范,严 谨：不仅指具体语句的严谨 还包括整篇文章的结构表达上的严谨平 实：语言平直自然，通俗易懂规范：讲“普通话”，不说“方

11、言”使用规范的现代书面语言 正确使用标点符号,四：各类公文详解,行政机关公文：命令、议案、决定、意见、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要；事务性文书：计划、记录、总结、调查报告,一、命令,1、定义：法定的 领导机关or领导人 对下级发布的一种具有 强制性 领导性 指挥性 的公文。2、主要使用范围：发布行政法规和重要规章 采取重大强制性措施 奖励有关人员 撤销下级机关适当的决定 等,3、有权使用命令的机关,全国人民代表大会的常务委员会、委员长国家主席国务院、国务院总理国务院各部委及其部长、主任地方各级人民政府和各级人民代表大会,4、最常用的命令类型,任免令：任免国家行政机关的负责人

12、公布令：公布法律法规行政令：实施重大强制性措施嘉奖令：奖励有突出贡献的人员或集体,5、命令令 的异同（表格）6、结构（例）文头：标题+编号 正文：结尾：发文人签名+发文日期,7、写法,（1）标题：中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令（发令机关+主要内容+文种）中华人民共和国主席令（发令机关名称or发令人身份+文种）（2）正文：特点：内容简短（3）结尾：由和单位负责执行 从何时起负责执行 等,8、注意,（1）是最具有强制性的公文文种，必须经法定代表人签署。（2）NO：党的机关 企事业单位 人民团体,二、议案,1、定义：各级人民政府 按照法律程序向 同级人民代表大会 Or人民代表大会常务委

13、员会 提请审议事项。2、特点：制作主体的法定性：只有各级政府和少数法定机构 才可提出议案 内容的特定性：议案的内容必须在（）职权氛围之内 超出氛围，不予（）接受（）会议期间提出。（各级人代会）（是重要事项，并且切实可行，才可能获得通过）,3、类型,立法性议案：国务院关于提请审议的议案决策性议案：国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案任免性议案：国务院关于提请王维刚同志职务任免的议案建议性议案：以行政部门的身份向权力部门提出建议 供人代会审议、采纳的议案,4、结构：标题+主送机关+正文（+附件）+签署+成文日期5、写法：标题：上海市人民政府关于提请审议国庆7天假期的议案 关于提请审议修改后国务

14、院机构改革方案的议案 正文：案据=提出议案的根据 方案=对提请审议的事项提出解决的方法 结束语=“请审议”6、注意事项（讲义）,三、决定（指令性 下行文）,1、定义：对重大事项or重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更or撤销下级机关不适当的决定事项 的公文 2、适用范围：行政机关、企事业单位、人民团体（凡是有立法权+决策权的，均可使用）3、特点：决策性：体现领导机关的 指挥意志 处理意图 政治倾向 制约性：体现对决策内容的不可动摇性 要求下级机关必须遵照执行,4、类型：安排性决定：着眼于工作部署。奖惩性决定：分类：奖励决定 惩戒决定 变更性决定：5、结构：标题+主送机关+正文（+附件）+

15、落款+成文日期6、写法：标题：发文机关+事由+文种 正文：发文缘由：写明发文意义、根据、背景。决定事项：定义中的2点 结尾：提出要求 决定实施日期7、补充（讲义）,四、意见,1、定义：对 重要问题 提出见解和处理办法的公文（只有“重要问题”，才可以使用“意见”）发文机关：上级机关：表明主张，做出计划 阐明处理问题的办法和要求 下级机关：提出工作见解和建议 平行机关：提出与对方协商的参考性意见2、适用范围：行政机关、企事业单位、人民团体。,3、特点,针对性：对某个问题提出具体的处理办法，有鲜明的指向性。多问性：可多向行文。作为上行文：可报上级机关 作为下行文：可发给下级机关 作为平行文：可送平行

16、机关和不相隶属机关多属性：作为上行文时，像请示 作为下行文时，像批复 作为平行文时，像函实施性：可操作性。作为上行文时，使上级了解情况，供决策时参考 作为下行文时，使下级感到有法可依 作为平行文时，使之感到理由充分，切实可行,4、类型,建议性意见：采用上行文格式，若经上级机关批转，具有行政约束力。指导性意见：采用下行文格式，具有行政约束力。协商性意见：采用信函式格式，较“函”：内容更具体，篇幅更长 主要针对具体问题提出见解和处理办法,6、写法：标题：发文机关+事由+文种 正文：发文缘由：开头：发布意见的背景、根据、目的、意义等（上行、平行：充分说明依据、意义，获取支持和批准 下行：充分说明依据、意义，便于执行）末尾：“特提出如下意见”意见事项：分条列项，条理清晰（采用大、小标题形式）结尾：上行文：请求批准 下行文：具体执行的相关事宜 平行文：帮助和支持7、补充（讲义）,五、通告,1、定义：公布 社会各个方面 应当遵守or周知的事项 的公文。2、适用范围：行政机关、企事业单位、人民团体3、通告公告（讲义）4、类型：制约性通告：带有强制性的行政措施 以保证某一事项顺利执行or处理 告知性公