华东业务流程档案.docx

1、华东业务流程档案华东业务流程档案中外运华东空运 组织流程图 华东分公司 流 程 档案2003年3月 序 组织流程图是对企业内部实际运行情况或对公司规划发展模式的一种图表式概括。它能够直观而明晰地透视整个企业的各部分环节作业，其作用是明确每个部门和每个岗位在企业中所处的地位.主要承担的责任，同时它也为规范岗位操作.控制整体运作时间提供了较为科学的参考依据。组织流程图设计是经理部工程科组建以来承接的第一个工程实施项目。从绘制初稿到如今，各级部门鼎立相助，积极投稿。值得一提的是在所有提交的设计稿件中，快件中心的设计思路清晰，富有创意；作业中心的设计制作认真，细致周到。总而言之，流程图设计的完稿得益于

2、大家的努力与帮助，我们在此说声谢了！ 组织流程图是企业的基础性管理工具，也是员工培训的辅助性教材，它更是我司工作岗位分析.组织结构调整.实现新一轮经营发展的工作前提。因此，这，只是一个开头；需要我们完成的大任务.重工程还有很多，路还很长！ 让我们携手面对新世纪，锐意进取，开拓创新，迎接未来！ 经理部 二OO三年三月 目录 机构框架图4 普货流程5 进口普货6 出口普货8 进口报关10 出口报关12 物流流程14 快件流程16 进口快件17 出口快件19 市场功能21 销售/市场调研/投诉22 财务流程24 进口普货结算25 出口普货结算27 物流财务29 进出口快件结算31 人力资源33 招聘

3、流程34 试用期36 培训流程38 调动流程40 离职与辞职42 经理部44 合同审批45 行政管理47 车辆管理48 中外运华东空运 财务中心 作业中心 营销中心 行政 管理 经理 部 快件中心 人事 资源 普 货 流 程 快 件 流 程 市场功能 合同审批 财务流程 离职辞职 调动流程 招聘流程 培训流程 车辆管理 试用 期 出口快件 进口快件快件 出口普货 出口报关 物流 流程 进口报关 进口普货 普货 进出口流程 普货流程 进口普货 作业流程 国际运输部 调度部 客户服务部 报关部 国内运输部 查询 航空公司查询 接 货 / 分 检 接货入库 接单 航空清单交接 接 单 / 抽 单 接

4、单整理/输入信息 分单确认 进口抽单 接受报关委托 到货通知客户 报 关 / 转 关 / 出 运 开具出门证/查验押金 进口审核/财务部 二次放行 进口三检/报关 上门派送/外仓提货 信息归档 出货信息/应付费用录入 验货出库 监管单证整理 空运出港 出运信息录入 关键操作描述: 单证.货物交接：交接员与航空公司对进口货物及其随机单证实施交接。分单确认：核对分单信息，敲分运单确认章，并作好相关单证留底工作。二次放行：根据海关要求，实物放行后须确认电脑数据已经加载，确认后敲电子放行章。开具出门证/查验押金：依据海关有关规定，对所有运出监管区的货物须附出门证；对需三检或海关查验的货物，收取一定数额

5、的押金，开出门证。进.出货物情况应及时.准确输入电脑，采用计算机进行仓储物流管理。快速的反映.及时的措施。航空订舱：参照客户提供出口货物的实际尺寸.重量等其它客观因素，与航空公司接洽，预订航班.舱位等事宜。出口三检/报关：细节操作参见“出口报关”章节。货物配载：根据班机的机型.容积和货物的尺寸.重量等特征，将一定数量的货物进行打板打箱。出口审核：细节操作参见财务流程之“出口普货结算”章节。进.出库货物情况应及时.准确输入电脑，采用计算机进行仓储物流管理。快速的反映.及时的措施。接收单证/制单：接受报关委托，审核随机文件，并根据货物随机文件填制草稿报关单。舱单/收回执：确认进口货物舱单信息，对存

6、在问题的单证补输舱单，发送信息，接收海关回执。三检：依据出入境检验检疫局的有关政策规定，对进口货物进行必要的动.植物.卫生检验检疫工作。查验：依据海关/三检要求，对海关控制的部分货物，须将其短拨至指定地点，与报关单证对照进行检查，并将信息汇报至报关部。普货流程 出口报关 作业流程 调度部 制单员 预录入员 三检员 报关员 查验员 调 度 制作调度表 信息/调度员 预审制单 制单 预录入 报 关 / 三检 出口三检 退单 签单 出口报关 查 验 三检查验 海关查验 二放 应付费用录入 应付费用录入 应付费用录入 应付费用录入 应付费用录入 放行 关键操作描述: 出口报关：为了保障出口货物的通关速

7、度，根据国家政策.海关法规及有关管理办法，如实向海关进行申报，协同客户服务部及 调度部人员共同完成出口货物的正常通关手续。由于国内运输部的流程变动非常大，此表乃作业中心预设稿，具体情况以国内运输部提供的为准。售前.中.后服务：对于接受客户委托前后，客户服务人员进行必要的咨询.疑问解答及协助客户处理相关事宜的过程。调度/报关：指在货物转关离港之前必须通过的官方转关手续，以及报关前后的辅助调度工作。财务审核：细节操作参见财务流程之“物流财务”章节。接收进口信息：及时下载.申报进口快件数据，协同单证主管，真实.准确.及时的向海关申报，同时及时接受海关回执，并使相关数据及时录入电脑，保证与报关部相关信

8、息实现对接。接收回执：提供准确.及时.完整的货物与单证信息，按UPS数据录入的要求，准确无误的将进口快件信息输入电脑，并发送进口快件信息，之后接收反馈信息。货入监管库：由库管员负责工作，确保在库的进口货物品质不变。在海关.检疫.等部门监控下以优质的效率及服务完成货物进出库的操作工作，保证货单相符，保持库容库貌，及消防安全。费用结算：结算员为了准确.及时的反映快件运作的业务数据，在结算部经理的要求下,协助主管做好每月本地和华东区域的业务结算及全球代理信息沟通工作。控制要点: 签订协议：按照UPS操作流程，制定销售计划和销售指标，合理安排销售工作，发展新客户并签订合作协议；同时维护原有客户，加强彼

9、此合作。单货核对.分检包装：保证各出口航班快件的及时正确地出运及分拨，在操作主管对工作小组的工作调配下，对出口快件进行一系列的操作，以保证出口快件的正确流向。出口报关：为了保障出口快件的通关速度，根据国家政策.海关法规及有关管理办法，如实向海关进行申报，协同口岸部及本部人员共同完成出口快件的正常通关手续。出口数据输入：出口业务数据集中的地方，提供结算.操作.报关等操作的依据。返回 机构图 返回 目录 市场功能 工作流程 市场功能 销售/市场调研/投诉 作业流程 客户 客户服务部 作业中心 市场部 销售部 航空公司 财会中心 销售 委托 调研 / 投诉 投诉 理赔 询价/委托 接待投诉 调查 接

10、受委托 数据统计 报关 数据统计 索赔 内外调研 统计 分析 销售定价 销售接待 输入系统 定单确认 审核运价 数据统计 最新运价 财务数据 数据统计 关键操作描述: 客户服务：接受客户的代理委托，接待客户有关服务质量品质的合理建议或投诉，妥善处理有关客户的外联性事宜；通过一系列事务的处理，提高客户满意度。市场调研：公司经营情况分析，营销中心内部质量自查及汇总，电脑系统中运价等级.航空区号.港口及杂费.仓储费.运价的管 理，以及客户协议评审的运转管理；完整收集公司市场占有率等相关市场资料.信息。返回 机构图 返回 目录 财务 工作流程 财务中心 进口普货结算 作业流程 代理/客户 结算员 结算

11、主管 财会部 初 审 结算 操作 对帐 操作 制作 凭证 放行单证/客户 放行单证/代理 月结签单开票 垫付关税/外仓费 结算审核/现场结算 结算审核/代理结算 月结对帐 制作综合凭证 定期支付各类成本/费用 领取银行凭证 凭证审核 帐务清理 制作报表 系统汇总 凭证录入 关键操作描述: 关税垫付/结算：负责税.费的资金垫付和回收，及时反映资金动态，制作凭证。凭证录入：由会计员负责完成各类费用核算和帐务处理，协助提供统计资料；协调资金周转；协调与结算部的帐务清理。系统汇总/制作报表：由会计主管负责主持，其职责主要为协调资金的运用，资产的管理，核算费用支出收入的帐务处理，负责核算各项业务，汇总及

12、调整帐务，管理财务电算化工作，并制作相应的财务报表。销售日报1：抽取发票进帐联与航空公司销售日报配对.制作凭证。出口现场结算：依照结算信息打印发票。结算主管：具体负责事务有审核有关支出，协调作业部门关系；制作有关费用支出的凭证；协调与代理和客户的关系。凭证审核：由会计员与稽核员共同负责凭证审核工作，以确保财务结算和财务核算过程的真实.有效.完整。确保财务凭证.报表资料的真实有效。帐务清理：由会计员对审核中有出入的财务数据进行核对.分析，填补错处，以求得财务数据的完全准确。财务中心 物流财务 作业流程 现场结算 结算主管 财会部 信 息 对 帐 / 凭 证 销帐 凭证 开票收费 审核结算信息 制

13、作凭证 领取银行回单 结算主管 制作销帐凭证 打印发票 定期支付各类费用 月结对帐 凭证审核 制作报表 帐务清理 系统汇总 凭证录入 关键操作描述: 物流结算主管：审核物流结算信息;月结客户的对帐.开票和应收款的回笼；审核有关支出，协调作业部门关系；负责物流业务的各项凭证制作。凭证审核：由会计员与稽核员共同负责凭证审核工作，以确保财务结算和财务核算过程的真实.有效.完整。确保财务凭证.报表资料的真实有效。帐务清理：由会计员对审核中有出入的财务数据进行核对.分析，填补错处，以求得财务数据的完全准确。财务中心 进出口快件结算 作业流程 快件中心 结算部 财会部 初审 结算 凭证操作 与 审核 系统

14、汇总 帐务清理 结帐 费用结算/结算员 结算主管 制作UPS综合凭证 结算审核 制作分类凭证 进口/垫付费用 制作出口凭证 制作进口凭证 凭证审核 帐务清理 制作报表 系统汇总 凭证录入 关键操作描述: 关税垫付与结算：负责税.费的资金垫付和回收，及时反映资金动态，制作凭证。结算主管：具体负责事务有审核有关支出，协调作业部门关系；制作有关费用支出的凭证；协调与代理和客户的关系。凭证审核：由会计员与稽核员共同负责凭证审核工作，以确保财务结算和财务核算过程的真实.有效.完整。确保财务凭证.报表资料的真实有效。帐务清理：由会计员对审核中有出入的财务数据进行核对.分析，填补错处，以求得财务数据的完全准

15、确。返回 机构图 返回 目录 人力资源 工作流程 人力资源 人员招聘 作业流程 用人部门 部门/中心经理 招聘主管 人力资源经理 申 请 审核 招聘流程 结束 招聘申请表 上级主管审核 感谢函 录用 结束 面视通过 整理/删选简历 渠道/收集简历 审核招聘编制 否决申请 人事经理审批 关键操作描述: 招聘主管审核：不符合编制计划的增员需求，必须有人力资源部经理签署后，方可进入招聘阶段。各用人申请部门将通过首轮面视的应征者资料转交招聘主管，由招聘主管进行第二轮面视。对未被成功录用者，由招聘主管发感谢函以表敬意。人力资源 试用期 作业流程 带教职员 试用部门 试用人员 人力资源部 录 用 试 用

16、期 审核 结束 带较意见书 转正申请 试用期评定 正式录用 试用期小结 试用实习 带较责任书 退工手续 转正手续 员工录用/解聘 关键操作描述: 带教老师由所属部门推荐。人力资源 人员培训 作业流程 公司职工 所属部门 职能部门 人力资源部 财务部 申请 审 核 执行 组织安排培训 培训申请表 部门审核申请 审核申请 报销手续 审批申请 登记记录档案 费用报销 关键操作描述: 职工须完整填写，亲笔签名。如未纳入培训计划，则须另行申请，上报人力资源部。制作培训申请编号和培训实施计划表。职工单独委外培训费用现金金额超过2000元人民币的，由人力资源部与相关人员签订培训协议。调动申请：属于部门内部调

17、动，只需向人力资源部备案；调动审核：人力资源部经理同意跨部门人员调动后，由招聘主管负责开具调令或人员变动单，转交相关部门。接受/用人部门收到人力资源部有关命令后，可安排相关人员新的工作。人力资源 离职与辞职 作业流程 离职/辞职人员 所属部门 人力资源部 相关部门 申请 审核 手续办理 人员辞职申请 工作交接 审核辞职申请 人员退回申请 辞退通知单 退工手续 审核申请 交接手续 关键操作描述: 辞职：职工出于个人需要，提出不再在公司.部门任职的要求与行为。向部门：开具人员变动通知单；合同起草：合同双方经协商同意，起草合同，同时填写合同评审单，上交经理部审核；合同审核：按照经理部有关合同管理规定，审核合同的合法性及合同双方的履约能力，对不符相关要求的退回有关部门进行修改。修改后的文本须经合同双方书面确认，方可重新进入审核议程。合同审批：审核与会审无修改意见的合同草案交由公司有关领导审核，相关领导无意见的在评审单上签字；相关（审核）部门作好材料整理，副本文件归档工作。