办公室6S(正式).ppt

1、6S管理之办公室6S推进6S目标v提高工作效率v建立舒适办公环境v改善和提高企业形象v提高员工精神面貌和组织能力v确保安全，减少隐患目录v一、办公室6S的八大原则v二、文件夹管理标识方法v三、公共区域的管理v四、电脑文件的6Sv五、其它管理对象v六、文件6Sv七、其它（范例等）v1.共独明确l共：公共使用；独：个人使用；l公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人专用的放在他的附近。一、办公室6S的八大原则v2、公私分明l在区域规划：业务功能区域识别分明，办公区和会客区、休息区最好能够区分。l物品方面：区分是公司用品还是私人用品。公司的放在明显处，私人物品放在不明显处，有抽屉的话，公司用品放在上

2、层，私人物品放在下层。l在座位上，还要设置姓名标牌等用于识别。一、办公室6S的八大原则v3、柜架标识l文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等，必要时设定最大最小库存、安全库存等内容。文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门及责任人；柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；文件柜内分层分类，用分隔线和标贴进行分区。一、办公室6S的八大原则v 4、资料分类l文件资料要分类整理放置，通过行迹管理等方法，使文件拿走了能够马上发现。：行迹管理是指一、办公室6S的八大原则v 5、桌面整理l 桌面允许放置的物品（较长时间离开时）：文件夹（盒）；电话机（传真机）；文具盒（笔筒）；电脑；水杯

3、；台历。l 桌面文件夹需明确文件夹处理状态（待处理、处理中、已处理）。一、办公室6S的八大原则v6、抽屉物品l抽屉的整理、整顿：l不要的或不应该放在抽屉内的物品清除；l抽屉内物品要分类，做分类标示；l办公用品放置有序；l个人用品放置在底层；l有措施防止物品来回滑动。一、办公室6S的八大原则参考范例v7、墙面张贴l在墙上随意张贴的做法必须纠正l公告尽量使用看板方式一、办公室6S的八大原则v8、公告管理l公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴期限。l对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来，提高工作效率和管理透明度。一、办公室6S的八大原则v1、外部标识l侧

4、面标识要素：文件夹序号；文件夹名称；文件夹管理部门；文件夹管理责任人。l正面标识：正面标识一般可省略；在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。1文件名称 部门 管理人 二、文件夹标识方法v 2、扉页索引l在文件夹的扉页（或文件盒的表面）标明该文件夹中收集的文件种类，便于分类查找。二、文件夹标识方法v 3、内部分页纸l在同一文件夹中用分页纸将不同的文件（资料）分开便于文件管理及寻找。二、文件夹标识方法v 4、文件夹标识注意事项l统一规格及字体，用电脑打印；l对厚薄不一的文件夹，标识长度要一致；l若将文件夹放入文件盒，文件盒也应有对应标识；l侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法（目视化管理）。

5、二、文件夹标识方法三、公共区域的管理(一）会议室1.保持室内干净、整洁、明亮、物品摆放有序、责任落实，各类设施处于完好状态。2.实行禁烟、且有禁烟标志。会议室饮水用具（非一次性使用）应具有严格的消毒措施。一次性用过及时放到垃圾筐。（二）卫生间1.卫生间标识清楚、设备完好、整洁。保证卫生纸供应到位。2.地面无积水、无烟头、痰迹、墙面保持洁净。3.卫生间无异味、无垃圾；墙壁、隔段五刻、画、涂、挂现象。4.门窗、玻璃灯具四壁墙角和各种设施无灰尘、无多余物。5.定期消毒，有防止蚊蝇，杜绝蚊蝇孽生（三）垃圾点1.办公室的垃圾桶、废纸篓内要套垃圾袋，防止垃圾外溢污染。每天下班前将垃圾袋扎口扔进垃圾口内，没

6、有垃圾口的单位，可在每天下午下班将垃圾袋放在办公室门外，有清洁工清理。2.垃圾点要做到日集日清，垃圾无外溢、堆放，周围环境保持清洁。3.增圾点要有要有专人负责清理，垃圾口要求定期消毒垃圾分类垃圾分类(环境管理环境管理)生活垃圾生活垃圾(黄色黄色)绿色垃圾绿色垃圾(纸类纸类)蓝色垃圾蓝色垃圾(塑料塑料)蓝色垃圾蓝色垃圾(金属金属)红色垃圾红色垃圾(毒害毒害)（四）用电安全1.开关控制说明分区域标识，目视清楚。2.禁止私人手机在办公室充电，利用高额电器等防止造成严重的安全隐患。2.下班前关好灯、风扇等各种用电设备，确保安全与减少浪费。张贴和看板的要求1.清理过期的张贴物。2.所有张贴物都需定位，墙

7、上张贴物要明确区域；3.公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可有随处张贴的现象。4.工作台需要张贴物（备忘录等）不可以随意贴，要有规定位置，规定数量贴附玻璃窗上不宜张贴通知资料。5.保持看板的清洁。四四.电脑文件电脑文件6S1 1、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档2 2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求件不做要求件不做要求件不做要求3 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚

8、（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）4 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚C盘盘我的文档我的文档私人文件私人文件*文件文件品质文件品质文件培训文件培训文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件电脑文件分类电脑文件分类（例）：（例）：美克工厂JIT文件分类实例五.其他管理对象v 1、茶具、水杯的定点放置l设立饮水区，将茶具，水杯定点放置，让

9、员工在饮水区内饮水是一个好的办法。如果将水杯放在台面，也不要用画框线的办法来定位，那样很不美观，可以采用其他方法，如用杯垫的形式。v2、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识l办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线，但放置的位置一定要合理。五.其他管理对象v3、办公用品的标识五.其他管理对象 不利于6S的问题：个人办公桌内办公用品太多，使用过程中浪费大（没有用完就过期或作废）；办公用品重复库存多（公司、部门、班组、个人层层库存）；办公用品品种繁多，购买的随意性大。办公用品控制途径：尽可能控制个人持有量；尽可能让办公用品发挥最大的功效；最大限度的减少办公用品的品种；最大限度的减少办

10、公用品库存；6S管理之 文件 6S 文件6S的目的v1.文件的共享和有效利用v2.减少寻找文件的时间，提高工作效率v3.办公室空间的有效利用v4.办公环境的改善v5.提高办公效率办公室文件资料6S的基本原则v1.文件不重复保管：一种文件只在一个位置保管v2.对原件实施管理：不随意复印或使用复印件v3.分类归档管理：不要使文件私有化v4.文件统一规格：原则上统一为A4纸v5.简化报告文件：原则上报告限定在12张A4纸v6.文件去放方便：能够快速的取出保管文件一.整理：留下有必要保管的文件 明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要。无效和不需要的文件及时清理。明确废弃基准是必要的。（1）使用之后废弃（

11、2）保管后废弃（3）保管、保存后废弃二.整顿：将文件分门别类，归入文件夹，文件架，并做好标识v1.使用合适的文件夹v2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，保管担当，保管期限v3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张分页纸，便于迅速寻找v4.设置专门的文件柜存放文件参考范例三.清扫：维护文件的状态 对归档的文件，特别是中长期保管的文件和文件柜，要定期进行清洗维护。对经常使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行及时的修补，发行新的版本，要及时回收销毁旧版本。定期清扫清洁，特别注明做好防潮、防虫等工作。仅具有参考价值的资料，要特别注明；文件增加变更时，要及时更改目录索引。四.清洁：专人

12、管理，责任分明 决定文件管理责任人，并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上。一般的，以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好，防尘、防潮防蛀，定期修补维护。五.素养：养成好的习惯 时时要求员工能很好的维护文件的6S状态，做到爱护性的使用文件，使用完之后及时归位，按规定要求复印和发放文件，节约纸张，培养员工良好的习惯。六.安全：确保文件适当使用v1.安全的使用：在恰当的地方及时间使用正确的文件v2.安全的保管：用适当的方法保管文件，确保文件的完整性v3.文件的保密性：文件在恰当的范围内由适当的人使用安全警钟长鸣 在办公室6S的工作中，因为文件柜等办公家具有搬动的可能，所以大家在工作中一

13、定要注意人身安全！以下为范例附加内容1 1、电源线不可直接拖在地上。、电源线不可直接拖在地上。2 2、绕成大概、绕成大概1520CM1520CM长，用扎带或套纽固定两端；长，用扎带或套纽固定两端；3 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）（不可给其他操作、动作造成障碍）4 4、插头标识清楚、插头标识清楚5 5、电源排插应固定。、电源排插应固定。1、线束整理2、开关标识、开关标识vv1、保持干净、保持干净vv2、功能完好、功能完好vv3、控制区域、控制区域/功能明确功能明确我的6S 行动起来，美化自我！The EndThe End